Crear y configurar un nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos

En este tema se explica cómo habilitar la característica de conjuntos de documentos para una colección de sitios y luego cómo configurar el tipo de contenido del conjunto de documentos.

En este artículo


Habilitar conjuntos de documentos para una colección de sitios

Si no se ha activado la característica de conjuntos de documentos para su colección de sitios, deberá activarla para poder crear o configurar nuevos tipos de contenido del conjunto de documentos. Para activar la característica de conjuntos de documentos debe ser administrador de la colección de sitios.

  1. Vaya el sitio de primer nivel de la colección de sitios para la que desee habilitar Conjuntos de documentos.
  2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.
  4. Busque Conjuntos de documentos en la lista y, a continuación, haga clic en Activar.

Crear un nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos

Para que los usuarios del sitio puedan usar conjuntos de documentos para crear nuevas instancias de productos de trabajo con varios documentos, primero debe crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos para cada producto que desee administrar y luego agregarlo a la biblioteca de documentos donde se usará. Después de crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos, debe agregarlo a la biblioteca donde desee que los usuarios creen sus conjuntos de documentos.

Para crear o configurar tipos de contenido del conjunto de documentos, debe ser administrador de la colección de sitios o propietario del sitio.

  1. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
  2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
  3. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en Crear.
  4. En la sección Nombre y descripción, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee aplicar al nuevo conjunto de documentos. Éste será el nombre que verán los usuarios al crear una nueva instancia de un conjunto de documentos.
  5. En el cuadro Descripción, escriba una descripción del conjunto de documentos.
  6. En Seleccionar tipo de contenido primario de, haga clic en Tipos de contenido del conjunto de documentos. (Si Tipos de contenido del conjunto de documentos no aparece como una opción, es posible que la característica de conjuntos de documentos no esté activada para esta colección de sitios).
  7. En la sección Grupo, especifique si desea clasificar el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos en un grupo nuevo o existente.
  8. Haga clic en Aceptar.
    Cuando se haya creado el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos, verá la página Información de tipo de contenido de sitio para el tipo de contenido, donde podrá configurar valores adicionales para el mismo.

Configurar o personalizar un tipo de contenido del conjunto de documentos

  1. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
  2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
  3. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del conjunto de documentos que desea configurar.
  4. En Configuración, haga clic en Configuración del conjunto de documentos.
  5. En la sección Tipos de contenido permitidos, en Tipos de contenido de sitio disponibles, seleccione el tipo de contenido que desee permitir dentro de este conjunto de documentos y, a continuación, haga clic en el botón Agregar para moverlo al cuadro Tipos de contenido permitidos en el conjunto de documentos. Repita este paso para cada tipo de contenido que desee incluir en el conjunto de documentos.
  6. En la sección Contenido predeterminado, seleccione el tipo de contenido para el cual desee cargar contenido predeterminado y, a continuación, haga clic en Examinar para ubicar el archivo que desee cargar. El contenido predeterminado se crea automáticamente para los autores cuando crean nuevas instancias de un conjunto de documentos.

    Por ejemplo, suponga que está creando un conjunto de documentos para administrar el proceso de diseño de productos. Este conjunto de documentos puede incluir un documento de diseño de productos (un documento de Microsoft Word), un dibujo del diseño (un dibujo de Microsoft Visio) y especificaciones de rendimiento (una hoja de Microsoft Excel). Es posible que su organización cuente con una plantilla de documento de Microsoft Word estándar para el documento de diseño de productos que se rellene previamente con algunos de los datos estándar que los autores deben completar. Puede cargar esta plantilla como contenido predeterminado. Cuando los autores crean una nueva instancia del conjunto de documentos de diseño de productos, se crea automáticamente una copia del documento de diseño de productos que podrán editar para agregar información adicional.

    Si decide no incluir contenido predeterminado para los tipos de contenido del conjunto de documentos, no se creará automáticamente ningún archivo cuando los autores creen una nueva instancia de un conjunto de documentos, y los autores podrán crearlas desde el principio dentro del conjunto de documentos o cargar documentos al conjunto.
  7. Dentro de este conjunto de documentos hay varios tipos de contenido, y desea cargar contenido predeterminado para cada uno de ellos; haga clic en Agregar nuevo contenido predeterminado, seleccione el siguiente tipo de contenido para el cual desea especificar contenido predeterminado y, a continuación, haga clic en Examinar para ubicar el archivo que desee cargar. Repita este paso hasta que haya especificado todo el contenido predeterminado deseado para los tipos de contenido individuales en este conjunto de documentos.
  8. Si desea que el nombre del conjunto de documentos se agregue a los nombres de archivos individuales dentro de una instancia de un conjunto de documentos, active la casilla de verificación que aparece junto a Agregar el nombre del conjunto de documentos a cada nombre de archivo. Incluir esta información puede ayudar a los usuarios a identificar archivos en ciertas vistas de la biblioteca, especialmente si una biblioteca contiene más de un tipo de conjunto de documentos.
  9. En la sección Columnas compartidas, seleccione las columnas que desee que comparta cada uno de los tipos de contenido dentro del conjunto de documentos.

    Las columnas compartidas son de solo lectura para los documentos dentro del conjunto y pueden modificarse sólo para el conjunto de documentos en sí. Cuando se realizan cambios en los valores de las columnas compartidas del conjunto de documentos, estas actualizaciones se sincronizarán con los valores de columnas compartidas de los documentos del conjunto.
  10. En la sección Columnas de página de bienvenida, especifique qué columnas desea mostrar en la página de bienvenida del conjunto de documentos.
  11. En la sección Página de bienvenida, haga clic en Personalizar la página de bienvenida para personalizar la apariencia de la página de bienvenida que los usuarios ven para cada instancia del conjunto de documentos.
  12. Si desea aplicar estos cambios de la página de bienvenida a aquellos conjuntos de documentos que hereden de este conjunto, active la casilla de verificación que aparece junto a Actualizar la página de bienvenida de los conjuntos de documentos que heredan de este tipo de contenido.
  13. En la sección Actualizar tipos de contenido de sitio y lista, especifique si desea actualizar cualquier tipo de contenido que herede de este conjunto de documentos con los cambios que ha realizado.
  14. Haga clic en Aceptar.

Después de crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos, debe agregarlo a la biblioteca donde desee que los usuarios creen sus conjuntos de documentos.

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