Compartir documentos o carpetas en OneDrive para la Empresa

Los documentos y las carpetas que almacene en OneDrive para la Empresa son privados hasta que decida compartirlos. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea que los usuarios puedan editarlos o simplemente verlos. También puede compartir documentos o carpetas en una biblioteca de sitios.

 Nota    Si usa Office 365, puede compartir documentos con usuarios externos (personas que no forman parte de su red) invitándolos como "Invitados" o creando y publicando vínculos de invitado. Para más información, vea Compartir sitios o documentos con usuarios externos a la organización.

¿Qué desea hacer?


Compartir un documento

  1. Inicie sesión en Office 365 o SharePoint 2013 y seleccione OneDrive en la parte superior de la página para ir a la biblioteca de OneDrive para la Empresa.
  2. Haga clic en los puntos suspensivos (...) que hay junto al documento para abrir su ventana de globo y, a continuación, haga clic en Compartir. La siguiente imagen muestra la ventana de globo abierta para el documento "Casos judiciales 2013".
    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de sitio
  3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas de la organización, o bien escriba Todos los usuarios.

Según el nombre, es posible que tenga que escribir solamente unas cuantas letras antes de que vea el usuario que busca. Seleccione el usuario para agregarlo al cuadro.
Invitar a usuarios de su red para compartir un documento

  1. Seleccione si desea conceder permiso de edición o solo de visualización a los invitados.
  2. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados.
    El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.
  3. Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y después desactive Enviar una invitación por correo electrónico.

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Compartir una carpeta

Al compartir una carpeta, comparte automáticamente todos los elementos de esa carpeta. Al compartir una carpeta, proporciona un modo rápido de compartir muchos documentos con otras personas a la vez, y le evita los problemas de compartir los documentos uno por uno.

  1. Cree la nueva carpeta.
  2. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento.

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Compartir un documento con “Todos”

En ocasiones, puede tener documentos que simplemente desea que estén disponibles para cualquier usuario de la organización. Pueden ser documentos de revisión de productos u otros documentos de referencia general.

Hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

  • Coloque los documentos en la carpeta Compartido con todos los usuarios.
    Carpeta Compartido con todos los usuarios en OneDrive para la empresa
  • Invite a "Todos los usuarios" con el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento.

¿Cuál es la diferencia? Utilizar la carpeta "Compartido con todos los usuarios" es rápido y sencillo. Solo debe arrastrar un documento a la carpeta "Compartido con todos los usuarios" o crear nuevos documentos en esta carpeta. Sin embargo, tenga en cuenta que todos los documentos de esta carpeta tienen permisos de solo lectura.

La diferencia más importante es que el cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar "Todos los usuarios excepto los externos". Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización.

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¿Cómo pueden encontrar los usuarios documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

  • Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico. Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en su globo de documento.
    Una dirección URL web de un documento
    Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a las personas específicas a las cuales desea notificar de ello.
  • Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa. En este ejemplo, Marta Galván busca la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar cualquier documento pertinente compartido con ella en su organización.

    Palabras clave de búsqueda para buscar documentos compartidos con usted

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Ver con quién comparte un documento

  • Seleccione el documento que le interese y haga clic en Archivos > Compartido con.
    Ver las personas que comparten un documento

    La ventana Compartido con muestra todas las personas que están compartiendo el documento actualmente.

    El cuadro de diálogo Compartido con muestra quién está compartiendo un documento

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Dejar de compartir un documento o una carpeta

Puede dejar de compartir un documento o una carpeta con todas las personas o solo con algunas.

  1. Seleccione el documento o la carpeta que quiera dejar de compartir y haga clic en Archivos > Compartido con.
  2. En la ventana Compartido con, haga clic en la flecha desplegable junto a la persona con la que desee dejar de compartir y haga clic en Dejar de compartir.

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