Novedades de Microsoft SharePoint Online

La versión actual de Microsoft SharePoint Online incluye una gran variedad de mejoras y nuevas características. Este artículo las resume en distintas áreas de temas.

En este artículo


Colaboración

Colaborar con usuario externos

Ahora ya puede invitar a personas externas a su compañía (como proveedores, partners empresariales de confianza o clientes) a ver, compartir y trabajar con el contenido de sus sitios.

  • El uso compartido externo está activado de forma predeterminada. Si así lo desean, los administradores de colecciones de sitios y los propietarios de sitios específicos pueden usar sus sitios y documentos de este modo.
  • Los usuarios externos deben iniciar sesión en el servicio con una dirección de correo electrónico asociada con una cuenta de Windows.
  • Además de habilitar o deshabilitar el uso compartido externo, los administradores de SharePoint Online pueden quitar a los invitados existentes de este tipo de uso.

Para más información sobre las posibilidades de uso compartido externo con usuarios de Office 365 para profesionales y pequeñas empresas, vea Administración del uso compartido con usuarios externos. Este artículo explica de forma detallada el uso compartido de Office 365 para empresas.

Integración de OneNote con sitios de grupo

Ahora, cuando se crea un sitio de grupo, se crea también de forma automática un bloc de notas compartido de OneNote como parte del sitio. En este bloc de notas puede capturar, compilar y compartir información.

  • El bloc de notas compartido hereda los permisos del sitio de grupo.
  • En sus páginas puede incrustar documentos, que se almacenan de forma automática como archivos independientes en una biblioteca de documentos, y pueden administrarse y compartirse de forma idéntica al resto de documentos que se almacenan en SharePoint.

Redes sociales

Al igual que en las versiones anteriores de SharePoint, cada usuario tiene un perfil y un sitio personal (o “Mi sitio”). SharePoint Online se ha reorganizado ahora en tres concentradores distintos: Suministro de noticias, SkyDrive y Sitios. Estos concentradores se encuentran disponibles en cualquier barra de navegación global y la experiencia de SharePoint ahora integra por completo las características sociales asociadas con Mis sitios. De este modo, ya se tiene acceso a ellas sin necesidad de visitar Mi sitio en un explorador web de forma específica.

Crear y ver publicaciones y actualizaciones en Suministro de noticias

Siempre que lo desee puede ir a su página Suministro de noticias para realizar publicaciones en el suministro de noticias público o en el del resto de sitios que sigue, iniciar una conversación en un sitio de grupo o ver las actualizaciones sobre las actividades de otras personas. Tenga en cuenta que, para crear publicaciones o iniciar “conversaciones”, usará las nuevas características de microblogs que describe la sección siguiente. Seleccione las opciones de Suministro de noticias para ordenar la información como se indica:

  • “Suministro de noticias” muestra las actualizaciones de todas las áreas que tenga activas: publicaciones, personas, documentos, sitios y etiquetas.
  • “Todos” muestra las conversaciones que inician los usuarios de su compañía.
  • “Menciones” solo muestra las publicaciones en donde se le menciona.
  • “Actividades” muestra solo una fuente de las actividades actuales, tal como aparece en la página “Acerca de mí”.
  • “Le gusta” muestra todos los elementos que indica que le gustan.

Desde la página Suministro de noticias puede acceder rápidamente a las listas de personas, documentos, sitios y etiquetas que sigue. Sobre estas listas, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si lo desea, en la lista de personas que sigue puede ver otra lista de las personas que le siguen a usted.
  • Haga clic en el icono de globo de cualquier persona para ver su suministro de noticias actual y un vínculo a su perfil.
  • Recibir actualizaciones en su suministro de noticias cuando alguna persona a la que sigue comienza a seguir a otro usuario, documento, sitio o etiqueta. Si lo desea, también puede recibir una notificaciones de correo electrónico sobre estas actividades.
  • Las etiquetas se corresponden con la lista de intereses que agrega en el perfil de usuario.

Nuevas características de microblogs

Si ya está familiarizado con las populares redes sociales, se sentirá como en casa con las nuevas características de microblogs concebidas para participar en conversaciones encadenadas desde el suministro de noticias. Con los microblogs puede:

  • Publicar en un suministro de noticias público, donde el resto de usuarios de su organización pueden ver y responder a sus publicaciones.
  • Publicar en el suministro de noticias de un sitio de grupo, compartido con un grupo de personas seleccionadas.
  • Hacer referencia en las publicaciones a otras personas (ellas recibirán una notificación) y ver rápidamente todas las publicaciones en las que otros usuarios le han mencionado a usted.
  • Incluir etiquetas en las publicaciones del suministro de noticias y ver rápidamente todas las conversaciones que muestran cada etiqueta.
  • Enviar un vínculo para compartir conversaciones completas.
  • Indicar “Me gusta” en las publicaciones del suministro de noticias. Las personas que le siguen podrán ver qué publicaciones de sus respectivos suministros le han parecido interesantes. Y usted puede buscar en cualquier otro momento las publicaciones que le gustan y verlas de nuevo.
  • Incluir en las publicaciones imágenes, vídeos, vínculos a documentos y direcciones URL (también puede modificar estas direcciones para que se muestren como texto).

Otros procedimientos para compartir documentos o sitios

Esta versión ofrece más opciones para compartir documentos y sitios:

  • Ahora ya puede almacenar documentos personales en una única biblioteca personal, a la que puede acceder desde cualquier ubicación: “SkyDrive”. Así evita tener que clasificar los documentos como “Documentos compartidos” o “Documentos privados”: todos los documentos de la biblioteca son privados en un primer momento y usted decide si quiere compartirlos.
  • Use el nuevo comando Compartir para compartir rápidamente documentos o sitios. Puede invitar a otras personas a compartir documentos específicos y determinar qué acciones pueden realizar con ellos (lectura, escritura, etc.). Con el control Compartir, también puede:
    • Envíe un "vínculo de invitado" a un documento a personas externas a la organización o que carecen de nombre de usuario y contraseña. Use un vínculo para "personas selectivas" para compartir un sitio o documento con un grupo seleccionado de personas. Busque rápidamente quién está compartiendo un sitio o documento.
    • Envíe una invitación de correo personalizada al compartir un sitio o documento.
  • Reciba alertas en el suministro de noticias cuando se actualice un documento.

Realizar un seguimiento de los sitios importantes de SharePoint desde la página Sitios

En la página Sitios puede crear nuevos sitios de grupo rápidamente. Siga sitios de SharePoint e inclúyalos en una lista en la página Sitios. Las personas que le siguen recibirán una alerta cuando comience a seguir un sitio. Si crea un sitio con suministro de noticias, puede publicar en él desde su suministro personal.

Realizar un seguimiento de las tareas

Vea una escala de tiempo de las tareas actuales, incluidas las que tiene asignadas en SharePoint y las que introduzca en otras aplicaciones como Outlook, que se envían a SharePoint a través de Exchange. Cree nuevas tareas y fíltrelas con las vistas. Por ejemplo, puede ver qué tareas están activas, completadas o próximas a su vencimiento.

Características para mantener perfiles de usuario

Los perfiles de usuario de SharePoint Online son similares a los de las versiones anteriores, aunque ofrecen mejoras importantes:

  • La navegación se simplifica para cambiar fácilmente entre las distintas áreas del perfil personal y el de los demás usuarios al visitarlos.
  • Las opciones de uso compartido de todos los campos se han simplificado e incluyen “Todos” o “Solo yo”.
  • La configuración del suministro de noticias (“Actividades que deseo compartir” y “Personas a las que sigo”) está desactivada de forma predeterminada por motivos de privacidad, aunque puede activarla manualmente para las actividades que quiera compartir. Las notificaciones de correo electrónico y conversación están activadas de forma predeterminada.

Bibliotecas de documentos

Administrar documentos con la nueva característica de globo

Use la nueva característica de globo con cualquier documento de una biblioteca para ver un conjunto de información contextual y comandos relevantes. Abra, comparta y siga documentos, acceda a la vista previa de un documento con información adicional y realice acciones directamente desde el globo.

Usar arrastrar y colocar

Con el Explorador de archivos y SharePoint, ahora ya puede arrastrar y colocar archivos entre el escritorio y cualquier otra ubicación.

Sincronizar las bibliotecas de documentos del equipo con SkyDrive Pro

Use SkyDrive Pro para sincronizar bibliotecas de documentos con las carpetas de su sistema de archivos de Windows. SkyDrive Pro le permite tener acceso a sus documentos cuando esté sin conexión y sincroniza automáticamente las actualizaciones en el servidor cuando vuelva a estar en línea.

Office a petición

Si su plan de Office 365 incluye una suscripción a Office 2013, podrá usar Office a petición con SharePoint Online. Office a petición le permite usa las aplicaciones de Office en PCs que no tengan Office instalado. Imagine que tiene que cumplir una fecha de entrega en su trabajo, pero que no se puede quedar hasta tarde en la oficina. Podrá ir a casa, preparar la cena para sus hijos y terminar después el trabajo desde el ordenador de casa.

Cuando inicia sesión en Office 365, puede abrir el archivo desde su sitio de SharePoint y comenzar a editarlo tal y como si la aplicación Office estuviera instalado en su PC. Se le otorga derecho a las funciones completas de edición en su explorador de Internet.  Las aplicaciones de Office a petición se "transmiten" a su PC sin que tengan que estar instaladas de una forma permanente. Una vez que cierre sesión en Office 365, las aplicaciones y los documentos dejarán de estar disponibles para otros usuarios de ese PC.

Puede usar Office a petición en un equipo que esté conectado a Internet y ejecute Windows 7 o posterior.

Personalización de sitios

Crear y editar listas con mayor rapidez

Ahora puede crear y editar listas directamente desde la página, tal como lo hace en otros programas como Microsoft Excel. Por ejemplo, al hacer clic en un vínculo ahora puede agregar, editar, o eliminar columnas sin salir de la página en la que está realizando la edición.

Editar el texto de los sitios

El editor de texto enriquecido presenta mejoras importantes para tipos de sitios diversos, incluidos los blogs y las wikis. Ahora puede incrustar vídeos, cortar y pegar desde Microsoft Word sin perder el formato, y arrastrar y colocar imágenes en el editor de texto enriquecido.

Elegir nuevos aspectos y temas para los sitios

Con la nueva característica Elegir aspecto puede cambiar fácilmente el aspecto de un sitio y elegir cualquiera de los diseños que ofrece. Solo tiene que elegir un aspecto, un fondo, un diseño y las fuentes. Y listo.

Nuevo Administrador de diseño para tareas avanzadas de diseño o personalización de marca

Si necesita realizar de nuevo el diseño de un sitio partiendo de cero, o reusar un diseño propio anterior, use el Administrador de diseño para modificar páginas principales, diseños de página, vistas móviles y mucho más. Esta característica resulta especialmente útil en tareas avanzadas de diseño y personalización de marca en sitios web públicos, o en portales o colecciones de sitios internas.

Sitios web públicos

El sitio web público de SharePoint Online incluye nuevo diseño y características para personalizar una página o sitio específico. Como el sitio web está integrado en la plataforma SharePoint, puede disfrutar de las capacidades de publicación, elementos web adicionales y opciones avanzadas de diseño.

Habilitar o deshabilitar un sitio web público

Ahora puede deshabilitar un sitio web público para que no esté visible en Internet, directamente desde el propio sitio o desde las páginas de administración de Office 365. Esta posibilidad resulta muy útil con sitios en construcción o en casos excepcionales en los que debe usarse un sitio web sin conexión. Cuando el sitio público esté listo para funcionar en línea, habilítelo de nuevo.

Más opciones de edición de páginas

Los sitios web públicos ahora incluyen más opciones de edición de páginas. Puede editarlas y guardarlas como borrador, o publicarlas, agregar texto e imágenes y darles formato, incrustar vídeos, agregar elementos web y mucho más. También resulta más fácil cambiar elementos de los sitios web como el título, el logotipo o el pie, entre otros. Si lo desea, también puede copiar y pegar su propia hoja de estilos en cascada, y aplicarla al sitio.

Cambiar el aspecto y el tema fácilmente

Cambie el aspecto y el tema de un sitio web completo con gran facilidad con Cambiar el aspecto, una característica que permite explorar un catálogo de diseños, elegir uno y cambiar fuentes e imagen de fondo. Y listo. Los nuevos diseños presentan un aspecto totalmente renovado respecto a los sitios públicos anteriores de Office 365.

Navegación del sitio web

Ahora puede personalizar la navegación del sitio web directamente desde los propios vínculos de navegación. La nueva opción de navegación Modificar vínculos permite agregar vínculos nuevos, cambiarles el nombre, arrastrarlos y colocarlos en ubicaciones distintas, etc.

Administrador de diseño para tareas avanzadas de diseño de los sitios

Si quiere modificar por completo el diseño de un sitio web partiendo de cero o reusar un diseño existente, use el Administrador de diseño. Este conjunto de características permite convertir una página web HTML convencional en una página principal de SharePoint, con diseños de página, vistas móviles, hojas de estilos en cascada y mucho más. También puede usar su propio editor de sitios web para realizar las tareas de diseño antes de actualizar los archivos en el Administrador de diseño.

Optimizar un sitio para las búsquedas

Ahora, SharePoint Online permite optimizar los sitios para las búsquedas con gran facilidad de modo que sus clientes le encuentren en la web con mayor rapidez. Escriba los metadatos de descripción, palabra clave y título mientras crea la página, y ajuste estas propiedades posteriormente cuando analice los resultados de las búsquedas. También puede especificar los valores que desea incluir en el mapa del sitio y que posteriormente usarán los motores de búsqueda para encontrar las páginas nuevas del sitio web.

Ver informes de uso del sitio web

Para comprobar si un sitio web está funcionando en cuanto a visitantes, abra informes de uso del sitio (o tendencias de popularidad) en Microsoft Excel. Estos informes ofrecen datos diarios o mensuales sobre las visitas y los usuarios únicos de un sitio web.

Sitios de la comunidad

SharePoint Online amplía el concepto de panel de discusión con los sitios de la comunidad: colecciones de sitios creadas con la nueva plantilla Sitio de la comunidad.

Ventajas

Los sitios de la comunidad facilitan el uso compartido de la información entre los distintos equipos y grupos de una organización. Para promover una comunicación abierta, permiten a los usuarios compartir intereses y experiencias de un modo sencillo, y beneficiarse así del conocimiento o la experiencia en áreas específicas de los demás.

Los sitios de la comunidad presentan varias ventajas respecto al correo electrónico, la mensajería instantánea y otros métodos de comunicación. Por ejemplo:

  • El contenido de un sitio de la comunidad se encuentra disponible íntegramente para todos los miembros de dicha comunidad.
  • Se conserva el historial de las discusiones conforme a las instrucciones de gobierno corporativo.
  • La búsqueda integrada permite a los miembros buscar cualquier contenido de la comunidad.
  • Las clasificaciones permiten a los miembros de la comunidad votar en publicaciones y respuestas individuales, y se reflejan en su reputación.
  • Un sistema de logros recompensa a los miembros por su participación en la comunidad.
  • La categorización del contenido mejora la detectabilidad y simplifica el mantenimiento.
  • El mantenimiento del sitio se realiza a través de listas de SharePoint, con una interfaz familiar que permite aprovechar las características enriquecidas de integración de flujos de trabajo, administración de registros y gobierno de SharePoint.

Sitios de proyecto

Los sitios de proyecto habilitan a las personas de una organización para colaborar de forma eficaz en proyectos ligeros. Los jefes de proyecto obtienen información rápida sobre la evolución de los proyectos y los miembros de equipos pueden comprobar en un instante cómo encaja su trabajo en el contexto global. Los sitios de proyecto también permiten a los equipos acceder y compartir a comunicaciones, documentos y datos relevantes.

Los sitios de proyecto ofrecen:

  • Elemento web Resumen del proyecto.
  • Escala de tiempo visual de las tareas del proyecto.
  • Programación de las tareas del proyecto.
  • Biblioteca para almacenar los documentos relevantes del proyecto.
  • Bloc de notas para capturar y organizar con rapidez la información sobre el proyecto.
  • Calendario compartido para los eventos de equipo.
  • Capacidad de conectar con la aplicación cliente de Project Server 2013.

Cuando SharePoint está conectado a Exchange, el sitio del proyecto también puede incluir un buzón de correo de equipo que facilita la comunicación unificada sobre el progreso del proyecto. Cuando un sitio de proyecto forma parte de una colección de sitios que está asociada a Project Server 2013, este puede usarse para capturar problemas, riesgos y entregas. La lista de tareas del sitio del proyecto (o del sitio de grupo) puede agregarse a Project Web App para mejorar la funcionalidad de administración de proyectos.

Administración de contenido empresarial

Administración de casos, conservación y cumplimiento (solo en SharePoint Online para empresas)

Microsoft SharePoint Online incluye nuevas herramientas de administración de casos, conservación y cumplimiento.

Detección y administración de los casos

La plantilla de sitio Centro de detección crea un portal en el que puede acceder a casos de detección para dirigir búsquedas, poner contenido en espera (por ejemplo, durante litigios o investigaciones) y exportar contenido. Para cada caso, el administrador de SharePoint Online puede crear una colección de sitios de caso de detección y conceder permiso a los usuarios para crear sus propios sitios correspondientes. Un caso es un sitio de colaboración que incluye una biblioteca de documentos donde puede almacenar documentos relacionados con su administración.

Además, cada caso del centro de detección puede asociarse con los elementos siguientes:

  • Orígenes: buzones de Exchange o sitios de SharePoint.
  • Consultas: criterios de búsqueda como el autor, el intervalo de fechas, los términos de texto libre y el ámbito de la búsqueda. Las consultas se usan para identificar el contenido que se debe exportar.
  • Conjuntos de detección: combinaciones de orígenes, consultas e información sobre la conservación (o no conservación) del contenido. Estos conjuntos se usan para identificar y conservar el contenido.
  • Exportaciones: ubicación donde se descargan las exportaciones de contenido.

Si surgen nuevas necesidades de detección (por ejemplo, un caso legal o una auditoría), un usuario con el permiso adecuado puede crear un caso nuevo, agregar orígenes de información donde realizar búsquedas, crear consultas para identificar el material específico que debe ubicarse y ejecutar las consultas. Después, el usuario puede conservar los sitios y los buzones donde se detecta el contenido, y conservar y exportar los elementos que coinciden con las búsquedas. Cuando se cierra un caso, se da salida a todo el contenido en espera asociado.

Conservación del contenido

El contenido en espera se conserva, aunque los usuarios pueden modificarlo. Se registra el estado del contenido en el momento de aplicar la conservación y, si un usuario lo modifica o incluso lo elimina, se conserva el elemento en el momento de la eliminación y también se encuentra disponible la versión original conservada. Los usuarios habituales pueden ver la versión actual del contenido, mientras que los responsables de cumplimiento normativo con permiso para usar las características de exhibición de documentos electrónicos pueden acceder a la versión original conservada.

Conservar el contenido es parecido a ponerlo en espera, con las mejoras siguientes:

  • Los sitios de SharePoint y los buzones de Exchange pueden conservarse y esto, a su vez, protege los documentos, los elementos de página, las páginas y los elementos de correo que contienen.
  • La conservación se realiza en el nivel de sitio: cuando se conserva un sitio se conserva también su contenido.
  • Los usuarios pueden continuar trabajando con el contenido que se conservó que permanece en la misma ubicación y, si lo desean, pueden editarlo, eliminarlo y agregar contenido nuevo.
  • Los usuarios con permiso para exhibir documentos electrónicos pueden acceder a la versión original del contenido conservado.

No tiene por qué conservar un buzón o sitio completo: especifique una consulta para definir el ámbito de conservación y conserve solo el contenido coincidente con la consulta.

Nuevas posibilidades para trabajar con vídeo y medios enriquecidos (solo en SharePoint Online para empresas)

Administrar vídeos

  • Además de mostrarse en una página estándar, cada vídeo que se carga en un sitio de SharePoint tiene su propia página de reproductor con metadatos sobre él.
  • Los conjuntos de vídeos permiten administrar representaciones diferentes de cada vídeo con cabida para distintas resoluciones, formatos de codificación y contenido de vídeo con ligeras modificaciones (por ejemplo, el audio doblado en varios idiomas). SharePoint administra la codificación que se reproduce en función de la capacidad del explorador y el dispositivo.
  • También se admite la incrustación de orígenes de vídeo externos a SharePoint (como YouTube).

Detectar vídeos

  • Si lo desea, puede obtener una vista previa de los vídeos directamente desde la página de resultados de búsqueda.
  • Al realizar una búsqueda habitual, SharePoint reconoce si la consulta del usuario indica un interés por su parte en los vídeos basados en palabras clave simples, como velocidad, hablar, vídeo, etc., y ubica todos los vídeos relevantes en los primeros puestos del grupo de vídeos que muestra.
  • Al realizar una búsqueda de vídeo puede refinar el listado de resultados en función de propiedades como la longitud o la fecha de carga del vídeo.

Reproducir vídeos

  • Cada vídeo tiene su propia página de reproductor con metadatos sobre el vídeo y su propietario, y una lista de documentos relacionados. Por ejemplo, si un usuario quiere difundir una conferencia impartida en clase, también puede cargar la presentación de PowerPoint que usó junto a la grabación de vídeo para que el resto de usuarios la vean. La página del reproductor también permite al visor cambiar entre las distintas representaciones disponibles, calificar y descargar vídeos.
  • Son compatibles los reproductores de vídeo HTML 5 y Silverlight.

Búsquedas

Mejoras para buscar a personas y experiencias

Ahora, la búsqueda fonética funciona en varios idiomas y, además de la información sobre la organización y el contacto, los resultados de la búsqueda muestran documentos creados e información sobre proyectos anteriores que pueden presentar la experiencia de una persona. Con las tarjetas de contacto, también puede ponerse en contacto con otras personas directamente desde los resultados de la búsqueda.

Mejoras en la navegación

Con la navegación mejorada los usuarios pueden detectar el cuadro de búsqueda rápidamente, realizar una búsqueda y hallar resultados en el nivel de sitio (o en otro más amplio que pueden determinar fácilmente). Los resultados se agrupan de forma lógica y ofrecen sugerencias de búsqueda basadas en resultados anteriores. El panel activable permite ver datos adicionales sobre un elemento en los resultados de la búsqueda, sin necesidad de hacer clic en él.

Centros de búsqueda

Los administradores de sitios pueden crear y mantener centros de búsqueda, y personalizar el estilo y la configuración de los resultados correspondientes.

Inteligencia empresarial

Conectar con datos externos a través de proveedores de OData en Excel

En Microsoft Excel 2013, puede conectarse a datos externos con proveedores de OData hospedados en Office 365 o en SharePoint. Esto permite crear informes para Project Online y para otros fines.

Almacenar contenido de inteligencia empresarial en un Centro de inteligencia empresarial nuevo y mejorado

Con la nueva y mejorada plantilla de sitio disponible Centro de inteligencia empresarial, podrá administrar orígenes de datos, paneles, cuadros de mando e informes con mayor facilidad, en una ubicación central. Use Servicios de Excel para publicar informes, cuadros de mando y paneles. El Centro de inteligencia empresarial también contiene archivos de ejemplo (entre otros, libros de ejemplo de Servicios de Excel).

Flujos de trabajo (solo en SharePoint Online para empresas)

Microsoft SharePoint Designer 2013 incluye mejoras importantes respecto al diseño de flujos de trabajo y el modelado de procesos y lógicas empresariales más complejos. Las nuevas características de flujo de trabajo habilitan el uso de soluciones sin código más sólidas y avanzadas.

Una arquitectura de flujo de trabajo rediseñada y compatible con los flujos de trabajo heredados

Los flujos de trabajo de SharePoint 2013 están integrados en una nueva infraestructura denominada Windows Workflow Foundation 4 (WWF4). En cualquier caso, los flujos de trabajo de SharePoint 2010 pueden seguir ejecutándose, incluidos todos los flujos integrados basados en Windows Workflow Foundation 3 (WWF3). Entre los flujos integrados se encuentran los de recopilación de firmas y comentarios, y los flujos de aprobación, todos ellos diseñados en respuesta a las necesidades más comunes de los trabajadores de la información. Estos flujos pueden crearse directamente en el explorador, si bien también pueden modificarse con SharePoint Designer 2013.

Fases que permiten lógicas más complejas

Las fases de flujo de trabajo permiten modelar los flujos como si fueran contenedores de acciones agrupadas de forma lógica. Veamos lo útiles que pueden ser las fases en este ejemplo: imaginemos que crea un sitio de servicio de asistencia donde cada solicitud es una formulario con un ciclo de vida propio, y que este ciclo se modela a través de una serie de cambios en el campo Estado (Abierto, Asignado, Resuelto, Confirmado y Cerrado). Para diseñar el flujo de trabajo que controlará este proceso, considere cada valor de Estado como una fase, cree fases que contengan acciones y condiciones relacionadas, y use transiciones para cambiar de una fase a otra.

Bucles que permiten repetir operaciones

Con las fases puede usar bucles, que permiten ejercer un mayor control sobre el flujo y la lógica, y crear flujos de trabajo más sofisticados. Un bucle es un contenedor en el que puede agrupar condiciones y acciones para que el flujo de trabajo las procese de forma repetida. Puede especificar el número de veces N que debe procesarse un bucle, o bien, permitir que se procese hasta que se produzca una condición de salida o una expresión determinada se evalúe como True. También puede anidar unos bucles dentro de otros, sin olvidar que no se aplica una protección predeterminada frente a bucles infinitos.

Dos formas de crear flujos de trabajo

Ahora puede crear flujos de trabajo con dos procedimientos: con el diseñador tradicional de flujos de trabajo basados en texto o mediante un nuevo diseñador visual basado en las formas de flujo de trabajo de Visio y Microsoft Visio 2013. Es más, puede cambiar entre ambos diseñadores de forma dinámica para editar un mismo flujo de trabajo, lo que permite usar en cada momento la herramienta que mejor se adapte a su estilo de creación.

Diseñador visual    Para diseñar de forma visual un flujo de trabajo, arrastre, coloque y conecte las formas directamente. De hecho, puede establecer todas las propiedades de una acción de flujo de trabajo desde este nuevo diseñador de flujo visual: solo tiene que seleccionar la forma y hacer clic en la etiqueta de acción. Asimismo, si hace clic en Propiedades en la etiqueta, aparecerán en el diseñador visual las cuadrículas de condiciones y acciones de la propiedad, al igual que sucedería en el diseñador de flujos de trabajo declarativos. Para que el diseñador visual "se encienda" y esté disponible, debe tener Visio 2013 instalado en el equipo cliente y el sitio en el que quiere diseñar los flujos de trabajo debe residir en un servidor basado en Windows Workflow Foundation 4.0.

Diseñador tradicional basado en texto    Para trabajar en el editor de flujos de trabajo basado en texto, use los comandos siguientes: Copiar (CTRL+C), Pegar (CTRL+V), Cortar (CTRL+X), Deshacer (CTRL+Z), Rehacer (CTRL+Y) y Seleccionar todo (CTRL+A). También puede arrastrar para seleccionar, o usar MAYÚS+arrastrar y MAYÚS+tecla de dirección+arrastrar. Además, si tras realizar una selección en el editor de flujos declarativos hace clic con el botón secundario sobre ella, podrá ver un menú contextual con comandos como Cortar, Copiar, Pegar, Subir y Bajar.

Editor de correo electrónico mejorado

Cuando un flujo de trabajo envía un mensaje de correo, ahora es más fácil dar formato al mensaje con la barra de herramientas estándar de formato del editor de correo. Además, si tras realizar una selección en este editor hace clic con el botón secundario sobre ella, podrá ver un menú contextual con comandos como Cortar, Copiar, Pegar, Deshacer y Rehacer.

Nuevas acciones

Para ampliar la compatibilidad a nuevas características se han agregado nuevas acciones generales:

  • Asignar una tarea, Iniciar un proceso de tarea e Ir a esta fase
  • Llamar al servicio web
  • Iniciar un flujo de trabajo de lista, Iniciar un flujo de trabajo de sitio
  • Crear DynamicValue, Obtener propiedad de DynamicValue y Contar elementos en DynamicValue
  • Recortar cadena, Buscar subcadena en cadena y Reemplazar subcadena en cadena
  • Traducir documento
  • Establecer estado de flujo de trabajo

Para crear flujos de trabajo basados en proyectos se ha agregado un nuevo subconjunto de acciones:

  • Crear un proyecto a partir del elemento actual
  • Establecer este valor para el estado de la etapa actual del proyecto
  • Establecer este valor para el campo de estado en el elemento de la lista de idea
  • Esperar el evento del proyecto
  • Establecer este valor en este campo del proyecto

Acceso a datos externos

A la hora de trabajar con datos externos que se habilitaron desde los Servicios de conectividad empresarial y los Servicios de almacenamiento seguro, puede usar estas nuevas características:

Analizar datos externos en Excel

Puede exportar datos desde una lista externa a Excel 2013 y mantenerlos sincronizados. Por ejemplo, quizá desee mantener un inventario de productos en una lista para compartirlo y actualizarlo fácilmente, y realizar también un análisis periódico del inventario en Excel. Los datos externos que se exportan a Excel vienen determinados por la vista de lista externa actual, los filtros definidos en el tipo de contenido externo y la lista externa, y la configuración de idioma del sitio de SharePoint.

Al exportar una lista externa a Excel, el programa crea una tabla con una conexión de datos a la lista externa a partir de un archivo de consulta web. Si desea ver en Excel otros cambios que se realizaron en la lista de SharePoint, actualice los datos. Recuerde que no puede hacer cambios en el origen de los datos externos desde Excel, y que una operación de actualización sobrescribirá todas las modificaciones realizadas en Excel.

Agregar datos externos a diagramas de Visio publicados

Con Visio 2013, puede vincular datos de una lista externa a un diagrama y sus formas. Después, puede publicar el diagrama en una biblioteca de documentos de SharePoint como dibujo web interactivo para que los usuarios puedan visualizar el diagrama y ver los datos externos asociados. Hay tres maneras de vincular filas de datos a las formas de un dibujo: vincular las filas a formas existentes de una en una, vincular las filas a las formas automáticamente o crear formas a partir de los datos.

Mejoras generales de rendimiento

Los Servicios de conectividad empresarial se diseñaron de nuevo para mitigar los cuellos de botella en el rendimiento. En general, la recuperación de datos, la paginación, el filtrado y la ordenación se pueden descargar en el origen de datos externos para minimizar los recursos de memoria y procesamiento que necesitan los productos de SharePoint.

Por lo general, estas características de rendimiento contribuyen a agilizar las operaciones de los datos externos, actualización y visualización, en páginas web de SharePoint y productos de Office que trabajan con datos externos.

Seguridad, administración y actualización de sitios

Permitir o no iframes

Los administradores de colecciones de sitios pueden reforzar la seguridad de los elementos iframes. Para ello, deben especificar los derechos de los colaboradores a insertar elementosiframes en las páginas y, si es necesario, usar la lista de dominios desde donde se aceptan los iframes.

Actualización mejorada de las colecciones de sitios

Al crear colecciones de sitios durante una actualización, el administrador de SharePoint Online puede elegir entre dos “versiones de experiencia”: la experiencia de SharePoint Online descrita para Office 365 (Office 14), o la interfaz que se muestra en Office 365 (Office 15).

Actualización diferida de las colecciones de sitios

Los propietarios de sitios pueden realizar las actualizaciones de sus sitios siempre que lo consideren conveniente. Por su parte, SharePoint Online ofrece nuevas características compatibles, como las colecciones de sitios de evaluación y el comprobador de estado.

Comprobador de estado de colecciones de sitios

Los administradores y propietarios de colecciones de sitios pueden usar el comprobador de estado de colecciones de sitios para detectar problemas en sus colecciones, y solucionarlos antes de actualizar los sitios a una nueva versión. Aunque el comprobador puede reparar de forma automática algunos de estos problemas, es posible que otros necesiten un procesamiento manual. El comprobador de estado también se puede aplicar tras la actualización para obtener información sobre el progreso de los distintos problemas.

Solicitar una colección de sitios de evaluación

Una ventaja clave de diferenciar el proceso de actualización del software y los datos, del proceso de actualización de los sitios, es que de este modo los administradores y propietarios de sitios pueden ejecutar sus sitios en modo de SharePoint 2010 hasta que estén listos para actualizarse a la versión 2013. Al preparar la actualización de sus sitios, los administradores y propietarios pueden solicitar una colección de sitios de evaluación, una copia del sitio, para proceder a su revisión. Los sitios de evaluación están configurados para expirar y eliminarse de forma automática.

Mejoras en el Centro de administración de SharePoint Online (solo en SharePoint Online para empresas)

El Centro de administración de SharePoint Online disponible con SharePoint Online para empresas incorpora ahora una ampliada variedad de tareas administrativas que permiten a los administradores trabajar con características, como:

  • Colecciones de sitios
  • Formularios de InfoPath
  • Perfiles de usuario
  • Servicios de conectividad empresarial (BCS, Business Connectivity Services)
  • Almacén de términos y metadatos administrados
  • Administración de registros
  • Búsquedas
  • Almacenamiento seguro
  • Duet
  • Aplicaciones para SharePoint
  • Uso compartido externo
  • Information Rights Management
  • Creación de sitios sin intervención del administrador

Integración de SharePoint Online y Duet

Además de usar el Servicio de conectividad a datos empresariales para conectar con orígenes de datos externos, como los servicios de WCF (Windows Communication Foundation), los administradores de SharePoint Online pueden usar Duet para conectar con los datos externos en sistemas con Protocolo de anuncio de servicios (SAP).

La integración con Duet permite a los administradores de SharePoint Online configurar conexiones a SAP o usar los modelos de conectividad a datos empresariales para administrar las credenciales de aplicaciones para el complemento SAP, y sincronizar los roles entre SAP y SharePoint Online.

Otros procedimientos para compartir con usuarios externos

Ahora ya puede compartir sitios de SharePoint Online con usuarios externos, lo que significa que puede conceder permisos para acceder a un sitio a, por ejemplo, los usuarios con direcciones de correo de Hotmail. Si así lo quiere, también puede invitar a usuarios como invitados.

Los administradores de SharePoint Online pueden habilitar o deshabilitar esta posibilidad para los inquilinos y, a su vez, los administradores de colecciones de sitios también puede elegir si desean habilitarla o no.

En la versión de SharePoint Online para profesionales y pequeñas empresas, esta característica está disponible para los administradores de colecciones de sitios, y ellos son quienes deciden si desean habilitarla y usarla en sus colecciones.

Nueva papelera de reciclaje

Ahora, el Centro de administración de SharePoint Online incluye una papelera de reciclaje desde la que podrá restaurar las colecciones de sitios que elimine de forma accidental.

Integración de SharePoint Online y Project Server

Si lo desean, los clientes de SharePoint Online también pueden suscribirse al complemento Project Server. La experiencia no será igual que la de crear un sitio de SharePoint Online con una plantilla de Project, ya que esta suscripción crea una instalación totalmente nueva de Project Server para su uso en segundo plano.

Si realiza la suscripción, el Centro de administración de SharePoint Online mostrará un nuevo botón en la cinta de opciones para Project. Además, el botón Nuevo de la cinta del centro de administración permite crear nuevas colecciones de sitios desde Project. La configuración específica para Project (como el tipo de modelo de permisos que debe usarse con los sitios que se creen desde el programa), puede administrarse con el nuevo botón de la cinta de Project.

Consola de administración de SharePoint Online

Los administradores de SharePoint Online pueden usar ahora Windows PowerShell para administrar su suscripción. Los administradores de SharePoint Online pueden conectarse a SharePoint Online desde una máquina cliente y realizar tareas remotas como la creación de sitios, la evaluación para la actualización de sitios, la actualización de sitios, la agregación y eliminación de usuarios y grupos de SharePoint, la reparación de sitios y la administración de la papelera de reciclaje. Estos tipos de tareas de administración pueden estar incluidos en un script y automatizados con Windows PowerShell.

Presentación de las aplicaciones para SharePoint

SharePoint Online ofrece ahora soporte técnico para el desarrollo, la instalación, la administración y el uso de las aplicaciones. Una aplicación es un programa independiente a pequeña escala que satisface una necesidad específica del usuario final. Los usuarios finales pueden detectar y descargar las aplicaciones desde el almacén de SharePoint o desde el directorio de aplicaciones interno de su organización. El administrador de SharePoint Online puede usar la configuración del Centro de administración de SharePoint Online para administrar este directorio, obtener las aplicaciones desde el almacén de SharePoint, administrar las licencias de las aplicaciones que se adquieran en el almacén y supervisar las aplicaciones en uso.

 
 
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