Redistribución de recursos

La redistribución (redistribuir: resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a programar.) de recursos es un modo de resolver las sobreasignaciones (sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) de los recursos. Normalmente, los recursos se redistribuyen de dos formas:

Puede retrasar o dividir las tareas de forma manual, o bien dejar que Microsoft Office Project 2003 lo haga automáticamente, utilizando la función de redistribución de recursos. Además, existen otros métodos que pueden utilizarse para equilibrar la carga de trabajo de los recursos. Los métodos que elija para reducir las sobreasignaciones dependen de las limitaciones del proyecto, incluido el presupuesto, la disponibilidad de los recursos, la fecha de fin y la flexibilidad para programar tareas.

Mostrar¿Cómo queda sobreasignado un recurso?

Un recurso (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) sobreasignado (sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) tiene más trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo de que dispone. Cuando Project programa tareas, calcula la programación basándose en las necesidades de las tareas, no en la disponibilidad de los recursos asignados. Por ejemplo, la disponibilidad (disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) de Sofía es de ocho horas diarias, pero Project puede programar para ella dos tareas de ocho horas para el mismo día. Este conflicto sólo se resuelve cuando se redistribuye (redistribuir: resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a programar.) la sobreasignación de Sofía.

Las sobreasignaciones se pueden producir por alguno de los siguientes motivos:

Como regla general, debería evitar asignar recursos a tareas de resumen. Pero puede hacerlo si el tiempo del recurso dedicado al grupo de tareas aumenta a medida que aumenta la duración total de las subtareas. Asignar un recurso a una tarea de resumen es una manera rápida de dar al recurso la responsabilidad de todas las subtareas. Sin embargo, si el tiempo del recurso dedicado al grupo de tareas permanece inalterado independientemente de los cambios efectuados en la duración total de las subtareas, debería asignar el recurso a las tareas individuales y no a la tarea de resumen. Para ver si un recurso está asignado tanto a la tarea de resumen como a una o más de sus subtareas, en el menú Ver, haga clic en Uso de recursos. Observe el campo Nombre del recurso correspondiente a las tareas de resumen y a las subtareas.

MostrarBuscar recursos sobreasignados en el proyecto

Puede buscar recursos sobreasignados de las siguientes maneras:

MostrarCuándo se deben redistribuir los recursos

En la mayoría de los casos, tenga en cuenta la posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados sólo cuando haya introducido toda la información acerca de la programación de las tareas y la disponibilidad (disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) de los recursos. En algunos casos, es posible que desee redistribuir los recursos, comprobar el resultado y luego ajustar otra información de tareas y asignaciones.

Al introducir la información de programación para las tareas, tenga en cuenta lo siguiente para asegurarse de que Project programa el proyecto de modo que se ajuste de forma precisa a sus necesidades, evitando de ese modo sobreasignaciones de recursos innecesarias:

MostrarCómo redistribuye Project los recursos

Utilizar la función de redistribución de recursos de Project es la manera más fácil de redistribuir los recursos. Cuando Project redistribuye los recursos, toma una serie de decisiones acerca de cada una de las tareas de la programación, para determinar si pueden retrasarse o dividirse para aliviar las sobreasignaciones de recursos. Se examinan los siguientes factores para determinar las tareas que deben retrasarse o dividirse:

En el proceso de redistribución también se examina la información de los recursos:

Cuando Project redistribuye los recursos, sólo retrasa o divide las tareas. No hará lo siguiente:

Sólo puede hacer que Project redistribuya los recursos seleccionados. También puede hacer que Project redistribuya los recursos compartidos en varios proyectos.

Cuando esté listo para hacer que Project redistribuya los recursos, haga clic en Redistribuir recursos en el menú Herramientas. Para aceptar los valores predeterminados, haga clic en Redistribuir ahora.

MostrarEfecto de las prioridades al redistribuir

Existen dos tipos de prioridades (prioridad: indicador de la importancia y disponibilidad de una tarea para la redistribución (es decir, para resolver los conflictos y las sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas). Las tareas con la prioridad más baja se retrasan o dividen en primer lugar.) que pueden configurarse para controlar el orden en el que Project redistribuye las tareas: prioridades de tarea y de proyecto.

Las prioridades abarcan del 0 al 1000, la prioridad más alta es 1000 y la más baja es 0. Este amplio intervalo proporciona la mayor flexibilidad cuando se realiza una redistribución. La prioridad predeterminada de tarea es 500.

Configure la prioridad de las tareas cuando desee establecer prioridades en tareas específicas para controlar cómo se redistribuyen entre ellas. La prioridad más alta (1000) indica que la tarea no debe redistribuirse, lo que significa que Project nunca retrasará (retraso: espacio de tiempo entre el comienzo programado de una tarea y el momento en que realmente se debería comenzar a trabajar en la tarea. Suele utilizarse para resolver casos de sobreasignación de recursos. Existen dos tipos de retrasos: retraso de asignación y retraso de redistribución.) ni dividirá (tarea dividida: tarea cuya programación se interrumpe. Por ejemplo, una tarea de dos días que no requiere un trabajo continuo se puede dividir de forma que el primer día de trabajo se programe para el lunes y el segundo para el jueves.) la tarea al redistribuir, ni eliminará los retrasos o divisiones existentes. La prioridad de las tareas puede configurarse en la ficha General del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Configure la prioridad de los proyectos cuando desee definir prioridades en proyectos específicos de un plan de varios proyectos (varios proyectos: varios planes de proyectos que pueden o no vincularse o consolidarse entre sí. Si está trabajando en varios proyectos a la vez, puede comparar la información sobre rutas críticas, compartir recursos o prioridades entre los proyectos.) o cuando vaya a compartir recursos entre proyectos diferentes. Las prioridades en el nivel de proyecto controlan cómo se redistribuyen las tareas del proyecto en relación con otros proyectos y tareas de un plan de varios proyectos. La prioridad más alta (1000) indica que las tareas del proyecto no deben redistribuirse, lo que significa que Project nunca retrasará ni dividirá las tareas de este proyecto al redistribuir, ni tampoco eliminará los retrasos o divisiones existentes. La prioridad de los proyectos puede configurarse en el cuadro de diálogo Información del proyecto.

No existe superposición de prioridades entre proyectos. Por ejemplo, si el Proyecto A tiene una prioridad 500 y el Proyecto B una prioridad 400, las tareas del Proyecto A tendrán siempre una prioridad más alta de redistribución que las del Proyecto B. Por tanto, una tarea con prioridad 1000 en el Proyecto B tendrá una prioridad más baja que una tarea con prioridad 0 en el Proyecto A.

MostrarResultado de la redistribución

Cuando Project termina de redistribuir un recurso sobreasignado, determinadas tareas asignadas a dicho recurso se retrasan o dividen. A continuación, las tareas divididas o retrasadas se programan en el momento en el que el recurso tenga tiempo de trabajar en ellas. Puede ver los resultados de la redistribución en la vista Gantt de redistribución, que muestra gráficamente los valores anteriores a la redistribución comparados con los obtenidos después de la redistribución, incluidos los retrasos y las divisiones de tareas que se hayan agregado.

El orden de redistribución elegido en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos (estándar, sólo identificador, prioridad, estándar) determina las tareas que se retrasan o dividen en primer lugar. Con el orden de redistribución estándar, Project examina las dependencias con las predecesoras, el margen de demora, las fechas, las delimitaciones y las prioridades. Si se redistribuye por identificador, Project realiza el proceso en la lista de tareas en orden descendente por identificador de tarea. En el caso de redistribución por prioridad y estándar, Project primero examina las prioridades (prioridad: indicador de la importancia y disponibilidad de una tarea para la redistribución (es decir, para resolver los conflictos y las sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas). Las tareas con la prioridad más baja se retrasan o dividen en primer lugar.) de cualquier conjunto de tareas, tarea de resumen o proyecto, y luego los factores estándar.

MostrarEfecto de los retrasos en la redistribución y la programación

Se pueden agregar dos tipos de retrasos a una programación: retraso de asignación (retraso de la asignación: intervalo de tiempo entre la fecha de comienzo programada de una tarea y el momento en el que el recurso asignado comienza a trabajar en la tarea.) y retraso de redistribución (retraso por distribución: período de tiempo que una asignación o tarea se puede retrasar con respecto a la fecha de comienzo original programada como resultado de una redistribución de recursos o de especificar manualmente un retraso por redistribución.). El retraso de asignación indica cuánto tiempo debe esperar un recurso asignado después de la fecha de comienzo (fecha de comienzo: fecha en la que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las restricciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios calendarios y restricciones.) de la tarea antes de empezar el trabajo en la asignación. Puede agregar un retraso de asignación para solucionar problemas de sobreasignaciones de recursos.

Project agrega un retraso de redistribución a la programación como resultado de la redistribución. También puede especificar un retraso de redistribución personalmente para retrasar una tarea de forma manual. Tenga en cuenta que si especifica personalmente el retraso de redistribución, este valor se borrará al hacer clic en Borrar redistribución o Redistribuir ahora en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos.

MostrarResolver sobreasignaciones de recursos manualmente

Es posible que prefiera resolver las sobreasignaciones personalmente, aunque de este modo empleará más tiempo que si deja que Project lo haga. Esto es especialmente útil cuando las redistribuciones de Project no producen el resultado deseado en la programación o las asignaciones (asignación: recurso específico asignado a una tarea concreta.), o bien si desea tener un control mayor sobre el modo en el que se redistribuyen las sobreasignaciones.

Aunque los siguientes métodos pueden ampliar la fecha de fin, puede utilizarlos para resolver las sobreasignaciones:

Los siguientes cuatro métodos implican el ajuste de los recursos para resolver las sobreasignaciones:

  • Ajustar los recursos asignados a una tarea.
  • Asignar más recursos a una tarea.
  • Reemplazar un recurso sobreasignado por uno infraasignado o eliminar un recurso.
  • Ajustar o crear un perfil de la cantidad de trabajo asignada a un recurso.
 
 
Corresponde a:
Project 2003