Objetivo: iniciar un plan de proyecto

Se aplica a
Microsoft Office Project 2003 Microsoft Office Project Server 2003 Microsoft Project 2000 y 2002

Después de realizar la planificación inicial, se puede comenzar el proyecto, escribir sus datos preliminares y adjuntarle los documentos de planificación.

Sugerencia Este documento forma parte de una serie de artículos que describen una amplia variedad de actividades de administración de proyectos. Denominamos a estas actividades "objetivos" porque se organizan en torno al ciclo de administración del proyecto: creación de un plan, supervisión y administración del proyecto, y cierre del proyecto. El ciclo de administración del proyecto se esboza en el mapa del proyecto, en el que podrá encontrar un vínculo a un artículo sobre cada objetivo de administración de proyectos. La mayoría de los artículos incluyen vínculos a información de referencia o procedimientos que se realizan en Project o Project Server. Estos artículos sobre "objetivos" se han diseñado para ayudarle no sólo a usar Project sino también a entender mejor la administración de los proyectos.

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Número 1 Decidir si necesita un proyecto Antes de comenzar una serie de actividades que se prolongan en el tiempo, debe preguntarse si lo que está haciendo constituye un proyecto.

Más . . .

Desde el punto de vista de la administración de proyectos, un proyecto tiene la mayoría de los siguientes atributos:

Un proyecto es temporal y único Es un programa único y no una serie de actividades continuadas. El diseño de una fábrica de camiones es un proyecto porque se trata de una actividad única. La fabricación de los automóviles, si bien implica numerosos pasos vinculados, es una serie continuada de actividades y, por lo tanto, no es un proyecto.
Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final En el anterior ejemplo, el diseño de una fábrica de automóviles tiene una fecha de finalización mientras que la fabricación es continuada. Cuando se finaliza la fábrica, termina el proyecto.
Los proyectos consumen recursos Los recursos (personas, recursos materiales como herramientas y textiles) deben administrarse minuciosamente, sobre todo si se comparten entre varios proyectos.
Un proyecto tiene fondos limitados descritos en el presupuesto Los jefes de proyecto suele preocuparse por la rentabilidad global de un proyecto y por si los costos de las actividades no sobrepasan los costos asignados al proyecto.

Ejemplos de proyectos:

Desarrollo de un nuevo producto o servicio.
Diseño de un nuevo procedimiento comercial o reestructuración de una organización.
Construcción de una casa u otra estructura.
Desarrollo de una directiva de control medioambiental.
Diseño de un tipo de vehículo con emisión reducida.
Diseño de la ampliación de una casa.

Número 2 Crear un proyecto Se puede crear un nuevo proyecto, que es el modo habitual de empezar. O bien, se puede basar el nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que contenga tareas o recursos similares a los que se necesitarán en el proyecto actual.

Haga clic en los vínculos que procedan:

Crear un nuevo proyecto si desea empezar de cero, elegir una fecha de inicio o finalización para el proyecto y agregar las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) y los recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) necesarios.
Basar un nuevo proyecto en un proyecto o plantilla existente cuando los dos proyectos son similares. Utilizar un proyecto o plantilla (plantilla: formato de archivo de Project [*.mpt] que permite volver a utilizar programaciones existentes como punto de partida para crear nuevas programaciones. La información de tareas y recursos, el formato, las macros y la configuración específica del proyecto forman parte de una plantilla.) elimina la necesidad de volver a escribir la información.

Número 3 Especificar las propiedades del archivo Las propiedades del archivo, como el título del proyecto o el nombre de la empresa, pueden ayudar a los integrantes de la organización a identificar y localizar información específica del proyecto.

Especificar las propiedades del archivo de un proyecto

Número 4 Vincular o almacenar documentos relacionados con el proyecto en Project Se pueden adjuntar al archivo del proyecto documentos relacionados con el proyecto. Por ejemplo, se puede vincular un plan de administración del alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) o plan de administración de riesgos (plan de administración de riesgos: documento que define cómo administrar los riesgos en el transcurso del proyecto. Puede incluir riesgos identificados, probabilidades, planes de emergencia y métodos para implantarlos y una estrategia para asignar recursos si se produce un evento de riesgo.) al proyecto para facilitar el acceso.

Haga clic en los vínculos que procedan:

Insertar un hipervínculo para incluir un vínculo en una página Web.
Agregar una nota a las tareas, los recursos o las asignaciones para incluir una pequeña cantidad de información directamente en el proyecto. Asimismo, se puede agregar un archivo a una nota, lo que constituye un modo sencillo de examinar el archivo para buscar información importante para una tarea, un recurso o un proyecto.
Ver y cargar documentos mediante Project Server (Project Server: producto que acompaña a Project que permite la programación por colaboración y la generación de informes de estado entre integrantes del grupo de trabajo, jefes de proyecto y otros participantes al intercambiar y trabajar con información del proyecto en un sitio Web.).

Número 5 Establecer el período laborable para el calendario del proyecto Es posible que precise cambiar los días y horas laborables del calendario del proyecto (calendario del proyecto: calendario base utilizado por un proyecto.). En Project, el período laborable predeterminado es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. durante los días laborables, con una hora libre para comer. Se pueden cambiar las horas de trabajo de todos los días laborables, de días determinados (como todos los jueves) o de ciertas fechas, como las vacaciones.

Establecer el periodo laborable para el calendario del proyecto

Número 6 Guardar un proyecto De vez en cuando, necesitará guardar el proyecto para conservar los cambios realizados, crear una copia de seguridad del proyecto o crear una plantilla que se pueda usar para otro proyecto. Project permite guardar un proyecto de varias maneras.

Haga clic en todos los puntos siguientes aplicables:

Guardar un proyecto en el formato de la base de datos de Project para trabajar en Microsoft Office Access 2003 o en cualquier programa compatible con el formato de archivos de Access.
Guardar un nuevo proyecto en una carpeta local o de red para guardar el proyecto en el equipo o en una carpeta de la red local, a fin de compartirlo con otros usuarios.
Guardar un proyecto para trabajar sin conexión de modo que se pueda trabajar en él cuando no se está conectado a Project Server y se puedan guardar los cambios realizados sin conexión de nuevo en Project Server.
Guardar una versión de un proyecto mediante Microsoft Office Project Web Access 2003 (Project Web Access: interfaz de usuario basada en Web para tener acceso a la información que hay en Project Server.). Se pueden guardar distintas versiones de un proyecto para archivarlas o usarlas como modelos.
Guardar un proyecto en Project Server si se guarda un proyecto de empresa (proyecto de empresa: proyecto almacenado en Project Server para asegurar la integridad de la información. Para efectuar cambios en un proyecto de empresa, los usuarios con permisos de acceso deberán ser protegidos y desprotegidos desde Project Server.) recién creado o existente.