Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional

Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión anterior. Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto.

Sin embargo, antes de comenzar a realizar un seguimiento de la programación (programación: medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, restricciones e información del proyecto en función del tiempo.), debe establecer una línea de base (plan de línea base: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.) para poder compararla más adelante con la programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es posible que también desee guardar periódicamente un plan provisional (plan provisional: conjunto de fechas de comienzo y de finalización de tareas que puede guardar en determinadas etapas del proyecto. Puede comparar un plan provisional con el plan de línea base o actual para controlar el progreso o el atraso del proyecto. Puede guardar hasta 10 planes provisionales.).

 Nota   Para definir o actualizar una línea de base o un plan provisional en un proyecto de empresa (proyecto de empresa: proyecto almacenado en Project Server para asegurar la integridad de la información. Para efectuar cambios en un proyecto de empresa, los usuarios con permisos de acceso deberán ser protegidos y desprotegidos desde Project Server.), debe conectarse a Microsoft Office Project Server y disponer de los permisos necesarios. Para obtener más información sobre la configuración de los permisos, póngase en contacto con el administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project Professional y Project Server.) del servidor.

¿Qué desea hacer?


Obtener más información acerca de las líneas de base y los planes provisionales

Los planes de línea de base y los planes provisionales son similares en el sentido que el usuario puede comparar las fechas actuales con una fecha anterior. Pero tienen importantes diferencias que debe comprender.

Líneas de base

Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio (fecha de comienzo: fecha en la que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las restricciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios calendarios y restricciones.), fechas de finalización (fecha de finalización: fecha en la que está programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las restricciones de la tarea.), duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.), trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.) y costos (costo: costo total programado de una tarea, un recurso o una asignación o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina "costo actual". En Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto".)) que puede definir para registrar el plan de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.

Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el avance real (real: información que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el día en que ha comenzado la tarea realmente.) del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del proyecto. La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede ser una indicación de que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la naturaleza de éste. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas (participantes: personas y organizaciones que están involucradas de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto.) del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio. Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en los que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o los costos programados.

Planes provisionales

Un plan provisional, por otro lado, es un conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda una vez que comienza el proyecto, y que puede comparar con la línea de base para evaluar el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda solo dos tipos de información:

  • Fechas de inicio actuales
  • Fechas de finalización actuales

Puede definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, es aconsejable que defina varias líneas de base en lugar de usar planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir una línea de base en cada hito (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) principal de diseño. Posteriormente, si necesita guardar únicamente las fechas de inicio y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede definir varios planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional cada mes o cada trimestre.

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Definir una línea de base

  1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

Imagen del área Vista de tarea.

  1. Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este paso).

 Sugerencia   Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.

  1. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y, a continuación, haga clic en Establecer línea de base.

gráfico de línea de base

  1. Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.
  2. En Para, siga uno de estos procedimientos:
  • Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.
  • Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.
  1. En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:
  • En todas las tareas de resumen    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
  • De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.

 Nota   Si ha seleccionado tanto las subtareas como sus tareas de resumen, active ambas casillas.

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Definir un plan provisional

  1. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.

gráfico de línea de base

  1. Haga clic en Establecer plan provisional.
  2. En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de inicio y finalización o línea de base que desea guardar. (Estos valores no están numerados).
  3. En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desee copiar los valores.
    Los planes provisionales se almacenan en los campos de inicio y finalización.

 Nota   Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y otra en el cuadro En, guardará una línea de base en lugar de un plan provisional. Se copiarán todos los datos de línea de base. Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y un plan provisional de inicio y finalización en el cuadro En, solo se copiará la fecha de inicio y finalización de la línea de base en el plan provisional.

  1. Haga clic en Proyecto completo o Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee.

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Actualizar una línea de base o un plan provisional

Si después de definir una línea de base o un plan provisional cambia el plan inicial, puede actualizar los datos guardados.

 Sugerencia   Si se producen cambios en el plan mientras el proyecto está en marcha, tal vez le resulte útil guardar un segundo conjunto de datos de línea de base o provisionales en lugar de actualizar los datos guardados existentes.

  1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

Imagen del área Vista de tarea.

  1. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que contienen los datos de línea de base o provisionales que desea actualizar. (Si va a actualizar datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, omita este paso).

 Sugerencia   Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.

  1. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.

gráfico de línea de base

  1. Siga uno de estos pasos:
  • Si va a actualizar una línea de base, haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea actualizar.
  • Si va a actualizar un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En la lista Copiar, seleccione los datos que va a copiar. En la lista En, haga clic en el plan provisional que desea actualizar.
  1. En Para, siga uno de estos procedimientos:
  • Para actualizar los datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.
  • Para actualizar los datos de línea de base o provisionales solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.
  1. En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base actualizados:
  • En todas las tareas de resumen    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
  • De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.

 Nota   Si ha seleccionado tanto las subtareas como sus tareas de resumen, active ambas casillas.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. Cuando se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic en .

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Analizar datos de línea de base y provisionales

Una vez definidos los datos de línea de base y provisionales, puede compararlos con los datos previstos y reales para comparar el proyecto con los objetivos iniciales.

Ver información de línea de base del proyecto

Una vez definida la línea de base para todo el proyecto, puede ver los datos simultáneamente con los datos previstos actuales, los datos reales y la variación.

  1. En la ficha Proyecto, haga clic en Información del proyecto en el grupo Propiedades.

Grupo Propiedades en la ficha Proyecto

  1. Haga clic en Estadísticas.

Comparar la información de línea de base y la información programada

Puede comparar los datos de línea de base y los datos programados de dos formas distintas:

  • Para ver los datos de variación en una vista de hoja, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Datos, haga clic en Tablas y, a continuación, en Variación
  • Para ver gráficamente los datos de variación, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Gantt de seguimiento.

En la tabla Variación se muestran las fechas de inicio y finalización de los datos programados y los datos de línea de base, lo que le permite evaluar su previsión sobre cómo debería progresar el proyecto (línea de base) frente a cómo progresa en realidad (real).

Barra de línea de base y real con un lapso de dos días

Si la variación del proyecto no muestra los valores previstos, puede deberse a varias causas:

  • Es posible que no haya definido una línea de base. La variación es el valor de línea de base comparado con el valor real de un campo. Si no hay línea de base, Project calcula esta diferencia usando un valor de 0 para los campos de línea de base, lo que da lugar a variaciones tan grandes como el propio campo programado. Por ejemplo, si tiene un costo programado de 60 dólares para una tarea y no define una línea de base, el costo de línea de base es de 0 dólares. El campo Variación de costo indicará, por tanto, 60 dólares
  • Es posible que haya definido varias líneas de base, pero Project usa solo los valores de línea de base iniciales (es decir, los valores del campo Línea de base y no los de Línea de base1 a Línea de base10) al calcular la variación. En ese caso, tal vez aparezca información en los campos de variación, pero esa información puede no estar actualizada y posiblemente sea demasiado grande
  • Puede que haya agregado nuevas tareas al proyecto pero que no las haya agregado al plan de línea de base. En ese caso, tal vez aparezcan variaciones iguales a los valores programados.
  • Puede que no haya actualizado los valores reales de las tareas finalizadas o en curso. En ese caso, las variaciones podrían ser iguales que los valores programados o más grandes de lo previsto.
  • Puede que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y, después, haber definido un plan de línea de base, y que la información de línea de base aún no se haya actualizado para la tarea de resumen. En ese caso, se muestran valores precisos de variación para las distintas tareas, pero no para las tareas de resumen.

Comparar varias líneas de base

Si desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, tal vez desee definir varias líneas de base, ya que las líneas de base contienen más valores que los planes provisionales. Para ver la información de seguimiento de varias líneas de base, use la vista Gantt con varias líneas de base.

  1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

Imagen del área Vista de tarea.

  1. Haga clic en Más vistas.
  2. En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Gantt de varias líneas base y, a continuación, haga clic en Aplicar.

 Nota   De manera predeterminada, en la vista Gantt con varias líneas de base se muestran las tres primeras líneas de base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2). Para que se muestren otras líneas de base, modifique los estilos de barra del diagrama de Gantt.

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Corresponde a:
Project 2010