Crear un presupuesto para el proyecto

La creación de un presupuesto para el proyecto permite al jefe de proyecto especificar la capacidad máxima de gasto de dinero, ejecución de trabajo o uso de materiales de un proyecto.

En este artículo


Introducción a la creación de un presupuesto

Para crear un presupuesto para el proyecto, debe realizar cinco procesos:

Volver al principio Volver al principio

Paso 1: Crear recursos del presupuesto del proyecto

Como ejemplo de cómo crear un presupuesto para el proyecto, suponga que desea crear tres recursos de presupuesto denominados Presupuesto-Viajes, Presupuesto-Mano de obra y Presupuesto-Materiales. Los nombres que asigne a estos recursos del presupuesto le ayudarán a distinguirlos de otros recursos del proyecto cuando los clasifique en el paso 4.

  1. En la hoja de recursos, cree los tres recursos que va a utilizar como recursos de presupuesto del proyecto.
  2. Para cada recurso de presupuesto, haga clic en Información del recurso.
  3. En el cuadro Información del recurso, cree el tipo de recurso de presupuesto que desee haciendo clic en el tipo en la lista Tipo y activando la casilla de verificación Presupuesto.
  4. Haga clic en Aceptar.

Volver al principio Volver al principio

Paso 2: Asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto

Para mostrar el presupuesto asignado a todo el proyecto, debe asignar todos los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto:

  1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista.
  3. En la sección Opciones del esquema, haga clic en Mostrar tarea de resumen del proyecto.
  4. Haga clic en Aceptar.
  5. Seleccione la tarea de resumen del proyecto y, a continuación, haga clic en Asignar recursosImagen del botón.
  6. En el campo Nombre del recurso, seleccione los recursos de presupuesto que ha creado en el primer paso y, después, haga clic en Asignar.

 Sugerencia   Si tiene muchos recursos de distintos tipos, pero sólo desea mostrar los recursos del presupuesto, haga clic en Opciones de lista de recursosImagen del botón. Active la casilla de verificación situada bajo Filtrar por y, a continuación, haga clic en Recursos del presupuesto en la lista.

  1. Después de asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto, haga clic en Cerrar.

Volver al principio Volver al principio

Paso 3: Introducir valores para los recursos del presupuesto

  1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
  2. En la vista Uso de recursos, especifique valores para el presupuesto insertando columnas para los campos Costo presupuestado y Trabajo presupuestado:
    1. En el menú Insertar, haga clic en Columna.
    2. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Costo presupuestado y luego en Aceptar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo presupuestado.

 Sugerencia   Si las asignaciones de recursos están ocultas, haga clic en el símbolo de esquema de la tarea Imagen del botón para mostrarlas.

  1. En la fila que representa la tarea de resumen del proyecto, especifique los valores de los presupuestos de costo y trabajo.

 Nota   Tenga en cuenta que el campo Trabajo presupuestado incluye valores para los recursos de trabajo y de material. Para un recurso de trabajo, el presupuesto se calcula en horas. Para un recurso de material, el presupuesto se calcula según la etiqueta de material creada para dicho recurso. Por ejemplo, un valor de presupuesto en cemento de 20 con la etiqueta de material Toneladas se muestra como 20 toneladas en el campo Trabajo presupuestado.

Puede especificar también los importes de costo de trabajo y presupuesto para un período de tiempo específico en la parte de fase temporal (fase temporal: información sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar la información de fase temporal en cualquier período de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.) de la vista Uso de recursos. Este método le resultará útil cuando desee especificar, por ejemplo, que se va a asignar una determinada cantidad de dinero al mes mientras dure el proyecto.

  1. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle.
  2. En el cuadro Campos disponibles, haga clic en Costo presupuestado y luego en Mostrar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo presupuestado.
  3. Haga clic en Aceptar.

Los campos Trabajo presupuestado y Costo presupuestado aparecen como filas. Especifique valores de presupuesto para cada período de tiempo. Tenga en cuenta que sólo puede especificar valores para la tarea de resumen del proyecto.

Volver al principio Volver al principio

Paso 4: Clasificar los costos de los recursos según el tipo de presupuesto

En este paso, se clasifican todos los recursos, incluidos los del presupuesto, según el tipo de presupuesto al que pertenecen. Para ello, se crea un campo de texto personalizado que contiene palabras o frases que identifican cada tipo de presupuesto. Una vez clasificado cada recurso de esta manera, en el siguiente y último paso, agrupará los tipos de presupuestos para compararlos con el presupuesto general.

  1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
  2. Cree un campo de texto personalizado que contenga una palabra o frase que identifique cada tipo de presupuesto al que pertenecen los recursos:
    1. En el menú Herramientas, elija Personalizar y, a continuación, haga clic en Campos.
    2. En el cuadro de diálogo Campos personalizados, haga clic en Recurso y, a continuación, en la lista Tipo, haga clic en Texto1 (o en cualquier otro campo de texto desde Texto1 hasta Texto30).
    3. Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el campo de forma que indique la categoría de presupuesto que desea agrupar, como Tipo de presupuesto.
    4. Seleccione la opción Aplicar a menos que se indique manualmente y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Agregue el campo de texto del recurso personalizado a la vista Hoja de recursos.
  4. En la vista Hoja de recursos, para cada recurso (incluidos los recursos de presupuesto), escriba una palabra o frase que identifique el tipo de presupuesto de ese recurso.

Por ejemplo, para cada persona del proyecto que trabaje activamente en las tareas, puede utilizar el término Mano de obra para indicar el tipo de presupuesto. Para cada recurso de material, puede utilizar la palabra Materiales. Para cada recurso de costo que implique un viaje, puede usar la palabra Viaje.

 Nota   Asegúrese de usar estas mismas palabras o frases de catalogación para los recursos del presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto y para cada uno de los recursos de trabajo, material y costo.

Configuración de recursos del presupuesto

Llamada 1 Se ha agregado el campo personalizado Tipo de presupuesto a la hoja de recursos.
Llamada 2 Todos los recursos de viajes, incluido el recurso de presupuesto denominado Presupuesto-Viaje, se han clasificado en el mismo tipo de presupuesto.

Las palabras o frases de catalogación que ha escrito en el campo personalizado se utilizarán para agrupar los recursos en el paso siguiente.

Volver al principio Volver al principio

Paso 5: Agrupar los recursos para compararlos con el presupuesto

  1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
  2. En el menú Proyecto, elija Agrupar por y, a continuación, haga clic en Personalizar Agrupar por.
  3. En el cuadro de diálogo Personalizar Agrupar por, en la columna Nombre de campo, haga clic en el nombre del campo de texto del recurso personalizado que ha creado en el paso 4 y, después, haga clic en Aceptar.

Los recursos se agrupan por tipo de presupuesto. Ahora puede ver el costo de los recursos en comparación con el presupuesto general definido para el proyecto en el paso 3.

Gráfico en el que se muestran los recursos del presupuesto en la vista Uso de recursos.

Llamada 1 El presupuesto total del trabajo para todo el proyecto.
Llamada 2 La cantidad total de trabajo de todos los recursos del proyecto. El trabajo asignado supera el trabajo presupuestado en 24 horas.
Llamada 3 La cantidad de trabajo asignado a Pedro.

 Sugerencia   Puede ver también un informe gráfico del presupuesto. En el menú Informe, haga clic en Informes visuales. En el cuadro de diálogo Informes visuales, haga clic en la ficha Uso de la asignación y luego en Informe Trabajo presupuestado o Informe Costo presupuestado. Haga clic en Ver para ver el informe.

Volver al principio Volver al principio

 
 
Corresponde a:
Project 2007