Utilizar gráficos y diagramas en las presentaciones

 Importante   Si no está instalado Microsoft Office Excel 2007 en el equipo, no podrá aprovechar al máximo las funcionalidades avanzadas para la creación de gráficos de 2007 Microsoft Office System. Si no está instalado Office Excel 2007, cuando cree un gráfico nuevo en Microsoft Office PowerPoint 2007, se abrirá Microsoft Graph. Aparecerá un gráfico con los datos asociados en una tabla denominada hoja de datos. Podrá incluir sus propios datos en esta hoja, importar datos desde un archivo de texto o pegar los datos procedentes de otro programa en la hoja de datos.

Office PowerPoint 2007 incluye muchos tipos de diagramas y gráficos diferentes que puede utilizar para informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios en la organización, las cifras de ventas, etc. Podrá agregar diagramas y gráficos a su presentación de una de las siguientes maneras:

Gráfico de datos de ejemplo

Un gráfico de PowerPoint creado con datos de ejemplo de una hoja de cálculo de Excel

 Notas 

  • Si abre una presentación creada con una versión anterior de Microsoft Office, con un diagrama o gráfico creado con Microsoft Graph, Versión de Office 2007 mantendrá la misma apariencia y funcionamiento y le permitirá continuar actualizando el diagrama o gráfico.
  • Para obtener más información sobre los gráficos, vea Introducción a los gráficos.
  • Para aprender más acerca de los diferentes tipos de gráficos que puede agregar a sus presentaciones, vea Tipos de gráficos disponibles.

Incrustar e insertar gráficos en las presentaciones

Cuando desee conservar los datos asociados al gráfico de PowerPoint, haga lo siguiente:

  1. En PowerPoint, haga clic en el marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) que desee que contenga el gráfico.
  2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Gráfico.
  3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en un gráfico y, a continuación, en Aceptar.

Office Excel 2007 se abre en una ventana dividida y muestra los datos de ejemplo en una hoja de cálculo.

Datos de ejemplo del gráfico

Datos de ejemplo en una hoja de cálculo de Excel
  1. En Excel, para sustituir los datos de ejemplo, haga clic en una celda de la hoja de cálculo y escriba los datos que desee.

También puede reemplazar las etiquetas eje (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.) del ejemplo de la Columna A y el nombre de entrada leyenda (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.) de la Fila 1.

 Nota   Una vez actualizada la hoja de cálculo, el gráfico de PowerPoint se actualizará automáticamente con los datos nuevos.

  1. En Excel, haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  2. En la lista Guardar en del cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la carpeta o la unidad en la que desee guardar la hoja de cálculo.

 Sugerencia   Para guardar la hoja de cálculo en otra carpeta, seleccione una unidad diferente en la lista Guardar en u otra carpeta en la lista de carpetas. Para guardar la hoja de cálculo en una carpeta nueva, haga clic en Crear nueva carpetaImagen del botón.

  1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nuevo nombre del archivo.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. En Excel, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Pegar un gráfico de Excel en las presentaciones y vincularlo con datos de Excel

Siga este procedimiento si desea vincular datos a una hoja de cálculo de Office Excel 2007 externa. Cree y copie el gráfico en Office Excel 2007 y péguelo en la presentación de PowerPoint. Cuando actualice los datos en Office Excel 2007, se actualizará también el gráfico de PowerPoint.

  1. Para seleccionar el gráfico en Excel haga clic en el borde y, a continuación, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Cortar.
  2. En PowerPoint, haga clic en el marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) de la diapositiva o en las páginas de nota en las que desee insertar el gráfico.
  3. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y haga clic en Pegar.

 Nota   También puede crear representaciones visuales de información utilizando gráficos SmartArt. Para obtener más información, vea Crear un gráfico SmartArt.

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