Information Rights Management en 2007 Microsoft Office system

En este artículo, se explica cómo se puede restringir el permiso para tener acceso al contenido de los documentos, libros y presentaciones mediante Information Rights Management (IRM), que está disponible en 2007 Microsoft Office System. Para obtener información acerca de cómo puede restringir el permiso para tener acceso al contenido de los mensajes de correo electrónico, vea Restringir el permiso de acceso a información confidencial en los mensajes de correo electrónico.

Para obtener información acerca de cómo establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo, vea Establecer una contraseña para abrir o modificar un documento, un libro o una presentación. En otros artículos, se describe el uso de las contraseñas para proteger el formato de los documentos y proteger los elementos de las hojas de cálculo o de los libros.

En este artículo


Objetivo de IRM y sus limitaciones

Information Rights Management (IRM) permite a los usuarios y administradores especificar permisos de acceso a los documentos, libros y presentaciones. Esto ayuda a evitar que las personas no autorizadas impriman, reenvíen o copien información confidencial. Después de restringir el permiso para un archivo mediante IRM, las restricciones de acceso y uso se aplican con independencia de dónde se encuentre la información, ya que el permiso de un archivo se almacena en el propio documento.

IRM ayuda a los usuarios a aplicar sus preferencias personales en relación con la transmisión de información personal o privada. IRM ayuda también a las organizaciones a exigir las directivas empresariales que regulan el control y la divulgación de información confidencial o de carácter propietario.

IRM ayuda a lograr los siguientes objetivos:

  • Evitar que un destinatario no autorizado del contenido restringido reenvíe, copie, modifique, imprima, envíe por fax o pegue el contenido para uso no autorizado
  • Evitar que se copie el contenido restringido mediante la característica Imprimir pantalla de Microsoft Windows
  • Restringir contenido con independencia del destino al que se envíe
  • Admitir la caducidad de archivo, de forma que el contenido de los documentos no se pueda ver con posterioridad a un período de tiempo especificado
  • Exigir las directivas empresariales que regulan el uso y la divulgación de contenido en la empresa

IRM no puede impedir las siguientes acciones:

  • Eliminación, robo o captura y transmisión del contenido por parte de programas malintencionados como los caballos de Troya, capturadores de teclado y determinados tipos de programas spyware
  • Pérdida o daño del contenido debido a las acciones de virus informáticos
  • Copia manual o reescritura del contenido restringido desde la pantalla de un destinatario
  • Realización de una fotografía digital por parte de un destinatario del contenido restringido mostrado en una pantalla
  • Copia del contenido restringido mediante programas de captura de pantalla de otros fabricantes

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Tipos de archivos que puede administrar mediante derechos con IRM

Con el uso de IRM en la Versión de Office 2007, puede administrar mediante derechos los archivos XML Paper Specification (.xps) y los siguientes tipos de archivos:

Archivos de Word

Tipo de archivo Extensión
Documento .doc
Documento .docx
Documento habilitado para macros .docm
Plantilla .dot
Plantilla .dotx
Plantilla habilitada para macros .dotm

Archivos de Excel

Tipo de archivo Extensión
Libro .xls
Libro .xlsx
Libro habilitado para macros .xlsm
Plantilla .xlt
Plantilla .xltx
Plantilla habilitada para macros .xltm
Libro binario no XML .xlsb
Complemento habilitado para macros .xla
Complemento habilitado para macros .xlam

Archivos de PowerPoint

Tipo de archivo Extensión
Presentación .ppt
Presentación .pptx
Presentación habilitada para macros .pptm
Plantilla .pot
Plantilla .potx
Plantilla habilitada para macros .potm
Presentación .pps
Presentación .ppsx
Presentación habilitada para macros .ppsm
Tema de Office .thmx

 Notas 

  • Si estos tipos de archivos se adjuntan a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados en Office Outlook 2007, también tendrán automáticamente derechos administrados.
  • Cuando se adjunta un archivo de mensaje (.msg) a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados, el mensaje adjunto no tendrá derechos administrados. IRM no confiere derechos administrados a archivos de tipo .msg.

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Configurar el equipo para usar IRM

Para usar IRM en la Versión de Office 2007, el software mínimo necesario es el Service Pack 1 (SP1) del cliente de los Servicios de Windows Rights Management (RMS). En caso de usar un equipo que ejecute Windows Vista, el cliente de los Servicios de Windows Rights Management (RMS) ya se encuentra instalado. En caso de usar un equipo que ejecute Windows XP, el Service Pack 1 (SP1) del cliente de los Servicios de Windows Rights Management (RMS) deberá instalarlo en el equipo el propio usuario o el administrador de RMS. El administrador de RMS puede configurar directivas IRM específicas de la empresa que definan quién puede tener acceso a la información y qué nivel de edición se permite para un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, un administrador de la empresa puede definir una plantilla de derechos denominada "Información confidencial de la compañía", en la que se especifique que un mensaje de correo electrónico que use esta directiva sólo puede ser abierto por usuarios que pertenezcan al dominio de la empresa.

Instalar el cliente de los Servicios de Windows Rights Management (RMS)

  1. En Windows XP, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de control.
  2. Haga clic en Agregar o quitar programas y, a continuación, haga clic en Agregar o quitar programas. En el panel izquierdo, haga clic en Agregar nuevos programas. En la lista de programas, haga clic en Cliente de los Servicios de Windows Rights Management y, a continuación, en Agregar.

 Nota   En la Vista clásica, haga doble clic en Agregar o quitar programas y, a continuación, en el panel izquierdo, haga clic en Agregar nuevos programas. En la lista de programas, haga clic en Cliente de los Servicios de Windows Rights Management y, a continuación, en Agregar.

Como alternativa, cuando intente abrir por primera vez archivos con derechos administrados mediante IRM, la Versión de Office 2007 le pedirá que descargue el cliente de los Servicios de Windows Rights Management en caso de que el equipo no cuente con ese software. Para obtener más información acerca del cliente de los Servicios de Windows Rights Management, visite el sitio web de Servicios de Windows Rights Management.

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Descargar permisos

La primera vez que intente abrir un documento, libro o presentación con permiso restringido, debe conectarse a un servidor de licencias para comprobar sus credenciales y descargar una licencia de uso. La licencia de uso define el nivel de acceso que tiene un usuario para un archivo. Este proceso es necesario para cada archivo con permiso restringido. Es decir, el contenido con permiso restringido no se puede abrir sin una licencia de uso. La descarga de permisos requiere que Microsoft Office envíe al servidor de licencias sus credenciales (que incluyen su dirección de correo electrónico) así como información acerca de los derechos de permisos. La información contenida en el documento no se envía al servidor de licencias. Para obtener más información, lea la declaración de privacidad.

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Restringir el permiso de acceso al contenido de los archivos

Los autores pueden restringir el permiso de los documentos, libros y presentaciones por usuario, por documento o por grupo (los permisos de grupo requieren el servicio de directorio Microsoft Active Directory para la expansión del grupo). Los autores utilizan el cuadro de diálogo Permiso para conceder a los usuarios acceso de lectura y modificación así como establecer fechas de caducidad para el contenido. Por ejemplo, el autor Diego puede conceder a Almudena permiso para leer un documento pero no para realizar cambios en él. Después, Diego puede conceder a Antonio permiso para realizar cambios en el documento y guardarlo. Diego puede decidir también limitar el acceso de Almudena y Antonio a este documento durante cinco días antes de que caduque el permiso. Para obtener información acerca de cómo establecer una fecha de caducidad para un documento, vea Establecer una fecha de caducidad para un archivo.

Cuadro de diálogo Permiso

  1. Guarde el documento, libro o presentación.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, seleccione Finalizar, seleccione Restringir permiso y, a continuación, haga clic en No distribuir.
  3. Active la casilla de verificación Restringir el acceso a este documento y, a continuación, asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

Las opciones pueden ser limitadas si un administrador ha establecido directivas de permisos personalizadas que los usuarios no pueden modificar.

niveles de permisos

  • Lectura     Los usuarios con permiso de lectura pueden leer un documento, libro o presentación, pero no tienen permiso para modificarlo, imprimirlo o copiarlo.
  • Modificación     Los usuarios con permiso de modificación pueden leer, modificar y guardar los cambios en un documento, libro o presentación, pero no pueden imprimirlo.
  • Control total     Los usuarios con permiso de control total disponen de permisos completos de creación y pueden realizar las mismas acciones en el documento, libro o presentación que un autor, como establecer fechas de caducidad del contenido, impedir la impresión y conceder permisos a los usuarios. Después de que caduque el permiso de los usuarios autorizados para un documento, el documento sólo puede abrirlo su autor o los usuarios que tengan el permiso Control total en el documento. Los autores siempre tienen el permiso Control total.
  1. Para conceder a un usuario el permiso Control total, haga clic en Más opciones y, a continuación, en la columna Nivel de acceso, haga clic en la flecha y, a continuación, en Control total en la lista Cambiar.

Cuadro de diálogo Permiso

  1. Después de asignar los niveles de permisos, haga clic en Aceptar.

Aparece la barra de mensajes para indicar que el documento está administrado mediante derechos. Si necesita realizar cambios en los permisos de acceso del documento, haga clic en Modificar permisos.

Barra de mensajes

Si se reenvía un documento con permiso restringido a una persona no autorizada, aparece un mensaje con la dirección de correo electrónico o la dirección del sitio Web del autor para que el usuario pueda solicitar permiso para el documento.

Imagen del cuadro de diálogo

Si el autor no incluye una dirección de correo electrónico, los usuarios no autorizados recibirán un mensaje de error.

Establecer una fecha de caducidad para un archivo

  1. Abra el archivo.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, seleccione Finalizar, seleccione Restringir permiso y, a continuación, haga clic en No distribuir.
  3. Active la casilla de verificación Restringir el acceso a este documento y, a continuación, haga clic en Más opciones.
  4. En Permisos adicionales para los usuarios, active la casilla de verificación La fecha de caducidad del documento es y especifique una fecha.
  5. Haga clic en Aceptar dos veces.

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Usar una cuenta de usuario de Windows diferente para administrar archivos mediante derechos

  1. Abra el documento, libro o presentación.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, seleccione Finalizar, seleccione Restringir permiso y, a continuación, haga clic en Administrar credenciales.
  3. Siga uno de estos procedimientos:
    • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario, seleccione la dirección de correo electrónico de la cuenta que desee usar y haga clic en Aceptar.
    • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario, haga clic en Agregar, escriba las credenciales de la nueva cuenta y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

Cuadro de diálogo Seleccionar usuario

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Ver contenido con permiso restringido

Para ver contenido administrado mediante derechos para el que tiene permisos utilizando la Versión de Office 2007, abra el documento, libro o presentación.

Si desea ver los permisos que tiene, haga clic en Ver permisos en la barra de mensajes, o haga clic en el botón de la barra de estado en la parte inferior de la pantalla.

Barra de estado

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Corresponde a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007