Guardar como PDF

Si tiene un archivo de 2007 Microsoft Office que desea compartir con otros usuarios, pero no desea que ellos le cambien el formato, puede resultar conveniente guardarlo como PDF.

En este artículo


¿Qué es el formato PDF?

El formato Portable Document Format (PDF) garantiza que los archivos impresos o visualizados conserven el formato original. El formato PDF también es útil si se desea usar métodos de impresión comercial.

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Guardar como PDF en un programa de Office

En la siguiente lista, busque el programa de 2007 Microsoft Office System que usa para obtener más información sobre cómo guardar en formato PDF.

¿Qué programa de está usando?


Access

  1. Abra la tabla o el informe que desee publicar como PDF.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  3. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el archivo.
  4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  5. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.
  6. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
    • Si la tabla o el informe requieren una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
    • Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
  7. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.
  8. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Publicar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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Excel

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.
  5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
    • Si el libro requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
    • Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
  6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Publicar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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InfoPath

Al rellena un formulario de Office InfoPath 2007, siga el procedimiento siguiente:

  1. En el menú Archivo, elija Exportar a y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el formulario.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.
  5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
    • Si el formulario requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
    • Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
  6. Haga clic en Publicar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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OneNote

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.
  2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el archivo.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  4. Junto a Intervalo de páginas, haga clic en la opción que representa la parte del bloc de notas que desea guardar como PDF.
  5. Haga clic en Publicar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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PowerPoint

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la presentación.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.
  5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
    • Si la presentación requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
    • Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
  6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Publicar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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Publisher

Guardar PDF para compartir o para distribución Web

Si desea compartir la publicación en un formato fijo en Web o en una red, siga el procedimiento siguiente:

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.
  2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la publicación.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  4. Junto a Optimizar para, haga clic en Cambiar.
  5. En el cuadro de diálogo Opciones de publicación, haga clic en la optimización de la lista Especifique cómo se va a imprimir o a distribuir esta publicación que coincida con las necesidades de publicación. Por ejemplo, si la publicación se distribuirá en línea y la calidad de impresión es menos importante que un tamaño de archivo pequeño, haga clic en Tamaño mínimo. Si la calidad de la impresión es más importante que el tamaño del archivo, haga clic en Impresión de alta calidad.
  6. Haga clic en Avanzadas para mostrar el cuadro de diálogo completo y seleccionar la configuración que necesite. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.)
  7. Haga clic en Aceptar.
  8. En el cuadro de diálogo Guardar como, si desea abrir el archivo inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar. Esta casilla de verificación sólo está disponible si tiene un lector de archivos PDF instalado en el equipo y si no está seleccionada la opción Servicio de impresión comercial en el cuadro de diálogo Opciones de publicación.
  9. Haga clic en Guardar.

Guardar como PDF para impresión comercial

Si se va a enviar enviando la publicación a una imprenta comercial, siga el procedimiento siguiente:

  1. En el menú Archivo, elija Empaquetar publicaciones y, a continuación, haga clic en Llevar al servicio de impresión comercial.
  2. En el panel de la izquierda, en la lista ¿Cómo se va a imprimir esta publicación? haga clic en la opción que desee. Si va a utilizar un servicio de impresión en offset, haga clic en Servicio de impresión comercial. Si va a utilizar una copistería de gama alta, haga clic en Impresión de alta calidad.
  3. Haga clic en Opciones de impresión.
  4. En el cuadro de diálogo Opciones de impresión, seleccione las opciones que necesita. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.
  5. En Seleccionar un elemento para corregirlo, repare cualquier problema que haya identificado Publisher.
  6. En Exportar, active Crear un PDF.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. En el Asistente para empaquetar publicaciones, seleccione la ubicación en la que desea exportar el archivo y haga clic en Siguiente.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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Visio

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.
  2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el dibujo.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.
  5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
    • Si el dibujo requiere una calidad alta de impresión, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
    • Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
  6. Para imprimir sólo una selección de páginas o definir otras opciones de publicación, haga clic en Opciones y seleccione las configuraciones que necesita. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Publicar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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Word

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el documento.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
  4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.
  5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
    • Si el documento requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
    • Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
  6. Haga clic en Opciones con el fin de establecer el intervalo de páginas que se van a imprimir, para seleccionar si se debe imprimir el marcado y seleccionar las opciones de salida. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Publicar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo de 2007 Microsoft Office System original donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF. Para obtener más información, vea Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS.

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Corresponde a:
Access 2007, Excel 2007, OneNote 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007