Responder automáticamente a los mensajes entrantes mientras está fuera de la oficina

Cuando esté lejos de su equipo y no consulte los mensajes de correo electrónico, puede configurar Microsoft Office Outlook 2007 para que envíe una respuesta automática a algunos o a todos los mensajes.

En este artículo


¿Qué tipo de cuenta de correo electrónico utiliza?

El tipo de cuenta de correo electrónico (cuenta de correo electrónico: nombre del servidor, nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico que utiliza Outlook para conectarse a un servicio de correo electrónico. Cree la cuenta de correo electrónico en Outlook utilizando la información proporcionada por su administrador o proveedor de acceso a Internet (ISP).) que utiliza determina las funcionalidades disponibles:

  • Si sabe el tipo de servidor de correo electrónico al que está conectado, puede saltar a la sección correspondiente.
  • Si necesita identificar el tipo de cuenta que utiliza, continúe leyendo esta sección.

Una de las formas más fáciles de ver si está usando una cuenta de Exchange consiste en comprobar si hay un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas. No olvide hacer clic en el botón Expandir Botón Expandir en la parte inferior del menú, para que se muestren todos los comandos del menú Herramientas.

Si hay un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas y al hacer clic en él ve el cuadro de diálogo siguiente, tiene una cuenta en Exchange 2007. Si es así, pase a la sección Respuestas automáticas desde cuentas de Microsoft Exchange Server 2007.

Cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina

Si hay un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas y al hacer clic en él ve el siguiente cuadro de diálogo, tiene una cuenta en Exchange Server 2003 o anterior. Si es así, pase a la sección Respuestas automáticas desde cuentas de Microsoft Exchange Server 5.5-2003.

Cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina

Si no hay ningún comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas, es probable que no tenga una cuenta de Exchange. Sin embargo, puede reproducir aproximadamente la mayoría del comportamiento del Asistente para fuera de oficina usando reglas. Para aprender a hacerlo, pase a la sección Respuestas automáticas desde cuentas POP3 e IMAP.

MostrarOtra forma de identificar el tipo de cuenta de correo electrónico que usa

Puede comprobar el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta de Outlook para identificar qué tipo de cuentas de correo electrónico tiene en su perfil de Outlook.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
  2. En la ficha Correo electrónico, la columna Tipo muestra el tipo de cuenta de cada dirección de correo electrónico.

Ficha Correo electrónico en Configuración de la cuenta

Algunas funciones pueden requerir versiones específicas de Microsoft Exchange. Por ejemplo, Outlook en cualquier lugar requiere Exchange 2003 o posterior.

Para identificar a qué versión de Exchange se conecta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

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Respuestas automáticas desde cuentas de Microsoft Exchange Server 2007

Esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no utilizan un servidor de Exchange.

En esta sección


Activar o desactivar el Asistente para fuera de oficina

Cuando utilice Outlook con una cuenta de Exchange 2007, tendrá acceso a la nueva funcionalidad Asistente para fuera de oficina y a una interfaz de usuario mejorada. Entre las nuevas funciones se incluyen:

  • Formato de texto enriquecido     Use fuentes, colores y formato en las respuestas.
  • Envíe respuestas automáticas fuera de la organización     las respuestas automáticas de Fuera de la oficina pueden personalizarse para destinatarios tanto dentro como fuera de la organización. Por ejemplo, quizá desee que se envíe un mensaje más genérico fuera de la empresa, quizá uno que no muestre nombres de contactos alternativos, números de teléfono ni direcciones de correo electrónico.
  • Programe respuestas automáticas de Fuera de la oficina por adelantado con una hora de inicio y final     Nunca volverá a olvidarse de activar (o desactivar) la función de respuesta automática de Fuera de la oficina. Programe las fechas y horas a las que deben enviarse las respuestas automáticas.
  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

  1. Haga clic en Enviar autorrespuestas de fuera de la oficina.
  2. En la ficha Dentro de mi organización, escriba la respuesta que desea enviar mientras está fuera de la oficina.

Puede usar los controles para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y otros elementos de formato del texto.

Opcionalmente, puede enviar autorrespuestas a personas de fuera de su organización. Puede elegir si desea enviar una autorrespuesta a cada persona que le envíe un mensaje de correo electrónico o sólo a las personas que aparezcan en la lista de Contactos.

 Nota   El contacto debe existir en la carpeta Contactos de Exchange. Si el contacto sólo existe en una carpeta que forma parte de un archivo de carpetas personales (.pst), el mensaje de respuesta automática no se envía.

  1. En la ficha Fuera de mi organización, escriba la respuesta que desea enviar mientras está fuera de la oficina.

Puede usar los controles para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y otros elementos de formato del texto.

  1. Active la casilla de verificación Autorresponder a personas que no pertenezcan a mi organización.
  2. Haga clic en Sólo a mis contactos o en A cualquiera que no pertenezca a mi organización para especificar las personas a las que se enviarán respuestas automáticas.

Cuando está activada la casilla de verificación Autorresponder a personas que no pertenezcan a mi organización, la ficha Fuera de mi organización muestra (activado) junto al nombre de la ficha.

Usar reglas con el Asistente para fuera de oficina

Esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000, 2003 o 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no utilizan un servidor de Exchange. Para determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

Si no va a consultar los mensajes de correo electrónico mientras está fuera de la oficina, utilice el Asistente para fuera de oficina con reglas para administrar automáticamente los mensajes entrantes, especificando qué acción debe realizar Outlook con ellos. Por ejemplo, puede crear reglas para mover o copiar automáticamente los mensajes a otras carpetas, para eliminar mensajes, para enviar respuestas personalizadas, etc.

Si crea reglas, es importante que comprenda cómo se aplican en Outlook:

  • Las reglas se aplican en el orden en que aparecen, de arriba a abajo, en la lista de reglas.
  • Si selecciona más de una condición en el cuadro de diálogo Editar regla, la regla sólo se aplicará a los mensajes que cumplan todas las condiciones seleccionadas. Por ejemplo, si especifica Laura Saavedra como el remitente (condición) y "Reunión de marketing" (condición) en el cuadro Asunto, la regla sólo se aplicará a los mensajes que cumplan ambas condiciones.
  • Sin embargo, si establece varios criterios para una única condición, la regla se aplicará a todos los mensajes que cumplan al menos uno de los criterios para dicha condición. Por ejemplo, si especifica "Laura Saavedra;Carmen del Valle" en el cuadro De, la regla se aplicará a los mensajes de Laura Saavedra y de Carmen del Valle.
  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.
  2. Haga clic en Agregar regla.
  3. En Cuando llegue un mensaje que cumpla las condiciones especifique las condiciones que el mensaje debe cumplir para que se aplique la regla.
  4. Si desea especificar más condiciones, haga clic en Avanzadas, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Si desea especificar que esta regla debe ser la última en aplicarse, active la casilla de verificación No procesar las reglas que siguen a ésta.
  6. En Ejecutar estas acciones, seleccione las acciones deseadas. Puede seleccionar más de una acción.

 Nota   Si especifica que se debe eliminar un mensaje, las reglas siguientes a la regla de eliminación en la lista de reglas del cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina no afectarán al mensaje.

Modificar reglas utilizadas con el Asistente para fuera de oficina

Esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000, 2003 o 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no utilizan un servidor de Exchange. Para determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

  1. Para modificar las reglas, siga uno de estos procedimientos:
    • Cambiar una regla específica    
      1. Haga clic en Reglas, seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.
      2. Efectúe los cambios deseados en las condiciones y acciones de la regla.
    • Cambiar el orden en que las reglas se aplican a los mensajes entrantes    
  1. En Estas reglas se aplicarán a los mensajes entrantes mientras esté fuera de la oficina, haga clic en la regla que desee subir o bajar en la lista.
  2. Haga clic en Subir o en Bajar.
  • Eliminar una regla    
  1. En Estas reglas se aplicarán a los mensajes entrantes mientras esté fuera de la oficina, haga clic en la regla que desea eliminar.
  2. Haga clic en Eliminar regla.

Activar o desactivar reglas utilizadas con el Asistente para fuera de oficina

Esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000, 2003 o 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no utilizan un servidor de Exchange. Para determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

  1. Para activar o desactivar las reglas de fuera de la oficina, en el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

  1. Haga clic en Reglas.
  2. En la columna Estado, active o desactive la casilla de verificación que hay junto a la regla que desea activar o desactivar.

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Respuestas automáticas para cuentas de Microsoft Exchange Server 2000 y Exchange Server 2003

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000 o 2003. La mayoría de las cuentas domésticas y personales no usan Exchange. Para determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

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Activar o desactivar el Asistente para fuera de oficina

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.
  2. Haga clic en Actualmente estoy fuera de la oficina.
  3. En el cuadro Autorresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente, escriba el mensaje que desee enviar a quienes le envíen mensajes mientras está fuera.
  4. Si lo desea, cree reglas para administrar el correo entrante.
    1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

 Nota   El comando Asistente para fuera de oficina no aparece a menos que esté utilizando una cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  1. Haga clic en Agregar regla.
  2. En Cuando llegue un mensaje que cumpla las condiciones especifique las condiciones que el mensaje debe cumplir para que se produzca la acción asociada con la regla.
  3. Si desea especificar más condiciones, haga clic en Avanzadas, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Si desea especificar que esta regla debe ser la última en aplicarse, active la casilla de verificación No procesar las reglas que siguen a ésta.
  5. En Ejecutar estas acciones, seleccione las opciones deseadas. Puede seleccionar más de una opción.

 Nota   Si especifica que se debe eliminar un mensaje, las reglas siguientes a la regla de eliminación en la lista de reglas del cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina no afectarán al mensaje.

Usar reglas con el Asistente para fuera de oficina

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000 o 2003. Para determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

Si no va a consultar los mensajes de correo electrónico mientras está fuera de la oficina, utilice el Asistente para fuera de oficina con reglas para administrar automáticamente los mensajes entrantes, especificando qué acción debe realizar Outlook con ellos. Por ejemplo, puede crear reglas para mover o copiar automáticamente los mensajes a otras carpetas, para eliminar mensajes, para enviar respuestas personalizadas, etc.

Si crea reglas, es importante que comprenda cómo se aplican en Outlook:

  • Las reglas se aplican en el orden en que aparecen, de arriba a abajo, en la lista de reglas.
  • Si selecciona más de una condición en el cuadro de diálogo Editar regla, la regla sólo se aplicará a los mensajes que cumplan todas las condiciones seleccionadas. Por ejemplo, si especifica Laura Saavedra como el remitente (condición) y "Reunión de marketing" (condición) en el cuadro Asunto, la regla sólo se aplicará a los mensajes que cumplan ambas condiciones.
  • Sin embargo, si establece varios criterios para una única condición, la regla se aplicará a todos los mensajes que cumplan al menos uno de los criterios para dicha condición. Por ejemplo, si especifica "Laura Saavedra;Carmen del Valle" en el cuadro De, la regla se aplicará a los mensajes de Laura Saavedra y de Carmen del Valle.
  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

  1. Haga clic en Reglas.
  2. Haga clic en Agregar regla.
  3. En Cuando llegue un mensaje que cumpla las condiciones especifique las condiciones que el mensaje debe cumplir para que se produzca la acción asociada con la regla.
  4. Si desea especificar más condiciones, haga clic en Avanzadas, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Si desea especificar que esta regla debe ser la última en aplicarse, active la casilla de verificación No procesar las reglas que siguen a ésta.
  6. En Ejecutar estas acciones, seleccione las opciones deseadas. Puede seleccionar más de una opción.

 Nota   Si especifica que se debe eliminar un mensaje, las reglas siguientes a la regla de eliminación en la lista de reglas del cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina no afectarán al mensaje.

Modificar reglas utilizadas con el Asistente para fuera de oficina

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000 o 2003. Para determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

El comando Asistente para fuera de oficina no aparece a menos que esté utilizando una cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  1. Para modificar las reglas, siga uno de estos procedimientos:
    • Cambiar una regla específica    
      1. Elija la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.
      2. Efectúe los cambios deseados en las condiciones y acciones de la regla.
    • Cambiar el orden en que las reglas se aplican a los mensajes entrantes    
  1. En Estas reglas se aplicarán a los mensajes entrantes mientras esté fuera de la oficina, haga clic en la regla que desee subir o bajar en la lista.
  2. Haga clic en Subir o en Bajar.
  • Eliminar una regla    
  1. En Estas reglas se aplicarán a los mensajes entrantes mientras esté fuera de la oficina, haga clic en la regla que desea eliminar.
  2. Haga clic en Eliminar regla.

Activar o desactivar reglas utilizadas con el Asistente para fuera de oficina

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000 o 2003. Para determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

  1. Para activar o desactivar las reglas de fuera de la oficina, en el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

  1. En la columna Estado, active o desactive la casilla de verificación que hay junto a la regla que desea activar o desactivar.

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Respuestas automáticas para cuentas POP3 e IMAP

Si su perfil no incluye una cuenta de correo electrónico de Exchange Server, puede combinar una plantilla de correo de Outlook con reglas de Outlook para reproducir la funcionalidad del Asistente para fuera de oficina. Mediante esta combinación, puede utilizar la cuenta de correo POP3 o IMAP para enviar respuestas automáticas a mensajes entrantes.

 Importante   Para que se envíen las autorrespuestas, debe dejar el equipo y Outlook en funcionamiento.

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Crear una plantilla de mensaje

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Formato, haga clic en Texto sin formato.
  3. En el cuerpo del mensaje, escriba el mensaje que desea enviar como respuesta automática.
  4. En la ventana del mensaje, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook (*.oft).
  6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de mensaje y, a continuación, haga clic en Guardar.

Cree una regla para responder de manera automática a nuevos mensajes de correo electrónico

Siga uno de estos procedimientos:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.
  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.
  3. Bajo Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen y, a continuación, en Siguiente.
  4. En ¿Qué condiciones desea comprobar?, active la casilla de verificación enviado a mí solamente y cualquier otro criterio que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. Cuando vea un cuadro de diálogo que le informa de que esta regla se aplicará a todos los mensajes que reciba, haga clic en .
  6. En ¿Qué desea hacer con el mensaje?, active la casilla de verificación responder usando una plantilla determinada.
  7. En Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en una plantilla determinada.
  8. En el cuadro de diálogo Seleccione una plantilla de respuesta, en el cuadro Buscar en, haga clic en Plantillas del usuario en el sistema de archivos.
  9. Seleccione la plantilla que creó en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Abrir.
  10. Haga clic en Siguiente.
  11. De manera opcional, active las casillas de verificación para todas las excepciones a la regla de respuesta automática.
  12. Haga clic en Siguiente.
  13. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre para la regla de respuesta automática y, a continuación, haga clic en Finalizar.

La regla responder usando una plantilla determinada del Asistente para reglas envía la respuesta automática una sola vez a cada remitente durante una sesión. Esta regla evita que Outlook envíe respuestas repetitivas a un único remitente del que recibe varios mensajes.Durante una sesión, Outlook realiza un seguimiento de la lista de usuarios a los que ha respondido. Si sale de Outlook y lo reinicia, la lista de los remitentes que han recibido respuestas automáticas se restablece.

 Importante   Para que el Asistente para reglas responda automáticamente, Outlook debe estar ejecutándose y debe estar configurado de manera que compruebe periódicamente si hay nuevos mensajes.

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Corresponde a:
Outlook 2007