Realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico que lo requieren

Marcando los mensajes de correo electrónico, se puede realizar un seguimiento de las respuestas a los mensajes enviados. También es una buena manera de asegurarse de hacer un seguimiento de los mensajes que se reciben. En ambos casos, se puede incluir un aviso.

En este artículo


Seguimiento de mensajes de correo electrónico

Si marca los mensajes de correo electrónico, podrá administrar mejor su correo. Los mensajes marcados crean elementos pendientes, sólo para usted o para usted y los destinatarios del mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, puede marcar un mensaje de correo electrónico solicitando información que necesita tener para una fecha determinada. Cuando los destinatarios reciben el mensaje, éste aparece con una marca y se muestra un mensaje especial en la Barra de información del Panel de lectura y en la parte superior del mensaje cuando se abre en Outlook.

Un mensaje marcado para usted puede ayudarle a realizar el seguimiento sobre quién ha respondido a ese mensaje. En el caso anterior, envió un mensaje de correo electrónico marcado solicitando información para una fecha determinada. Al marcar también el mensaje para usted, se está recordando que debe comprobar las respuestas a ese mensaje. Outlook puede incluso ayudarle buscando automáticamente las respuestas al mensaje original marcado.

Los mensajes marcados aparecen en la barra Tareas pendientes, en Tareas y en la Lista de tareas diarias en el Calendario.

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Marcar un mensaje que se va a enviar para recordar a los destinatarios que realicen el seguimiento

Necesita respuestas a un mensaje de correo electrónico que está a punto de enviar. Para recordar a los destinatarios que respondan, puede usar una marca para enviar un aviso con el mensaje.

 Sugerencia   Use esta función con cautela. Es posible que a algunos destinatarios no les guste que se agreguen avisos en su Microsoft Outlook.

  1. En un mensaje de correo electrónico nuevo, en la ficha Mensaje, en el grupo Opciones, haga clic en SeguimientoImagen del botón.
  2. Haga clic en Marcar para los destinatarios.
  3. En Marcar para los destinatarios, haga clic en el tipo de marca en la lista Marca.
  4. De forma predeterminada, un aviso acompañará a la tarea. Si desea agregar sólo la marca sin el aviso, desactive la casilla de verificación Aviso.

Cuando haga clic en Aceptar, aparecerá la opción que elija en la barra de información.

Barra de información de Outlook

 Nota   Los mensajes de correo electrónico marcados recibidos no se agregan automáticamente a Tareas, a la barra Tareas pendientes ni a la Lista de tareas diarias. Si se incluye un aviso, la alerta del aviso se activará a la hora especificada a no ser que se abra el elemento y se desactive el aviso.

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Marcar un mensaje que se va a enviar para acordarse de comprobar más tarde si hay respuestas

En ocasiones, sabe que necesita una respuesta a un mensaje de correo electrónico que está a punto de enviar. Para asegurarse de que no olvida comprobar si llega la respuesta del destinatario, siga este procedimiento:

  1. En un mensaje de correo electrónico nuevo, en la ficha Mensaje, en el grupo Opciones, haga clic en SeguimientoImagen del botón.
  2. Indique cuándo desea que se le recuerde el mensaje.

De forma predeterminada, las siguientes marcas para las fechas de inicio, las fechas de vencimiento y los avisos están disponibles.

Marca Fecha de inicio Fecha de vencimiento Aviso
Hoy Fecha actual Fecha actual Una hora antes de la hora de vencimiento de la jornada laboral
Mañana Fecha actual más un día Fecha actual más un día Hora de comienzo del día actual más un día de trabajo
Esta semana Fecha actual más dos días, pero no más tarde del último día de trabajo de esta semana Último día de trabajo de esta semana Hora de comienzo del día actual más dos días de trabajo
La semana próxima Primer día de trabajo de la semana próxima Último día de trabajo de la semana próxima Hora de comienzo del primer día de trabajo de la semana próxima
Sin fecha Sin fecha Sin fecha Fecha actual
Personalizada Fecha actual Fecha actual Fecha actual

También se puede hacer clic en Personalizada para crear una Fecha de inicio y una Fecha de vencimiento que no aparezcan en la lista. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

La barra de información muestra la opción que elija.

 Nota   Si desea personalizar más la marca especificando fechas de inicio y de vencimiento o cambiando cuando aparezca una alerta de un aviso, siga los pasos de la sección Marcar mensajes para usted y para otros usuarios. Siempre puede desactivar la casilla de verificación Marcar para los destinatarios para personalizar marcas sólo para usted.

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Marcar un mensaje que se va a enviar para recordar a los destinatarios que realicen un seguimiento y acordarse de comprobar más tarde si hay respuestas

Para marcar un mensaje simultáneamente para usted y para los destinatarios, siga este procedimiento:

  1. En un mensaje de correo electrónico nuevo, en la ficha Mensaje, en el grupo Opciones, haga clic en SeguimientoImagen del botón.
  2. Haga clic en Marcar para los destinatarios.

Las casillas de verificación Marcar para los destinatarios y Aviso están activadas. Si desea que el destinatario reciba una marca pero no el aviso, desactive la casilla de verificación Aviso.

  1. Active la casilla de verificación Marcar para mí y, si lo desea, también Aviso.
  2. Puede especificar una Fecha de inicio y una Fecha de vencimiento para la opción Marcar para mí.
  3. Tanto para usted como para los destinatarios, puede escribir el texto de la marca que desee mostrar. Si la lista Marcar no contiene el texto que desea, escriba uno nuevo en el cuadro de texto y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.
  4. Si se ha activado la casilla de verificación Aviso para Marcar para mí o para Marcar para los destinatarios, puede especificar una hora para que se active un aviso.
  5. Haga clic en Aceptar.

La barra de información muestra las opciones que elija.

Barra de información de Outlook

 Nota   Si utiliza una cuenta de correo electrónico IMAP, no puede cambiar el texto de la marca ni definir fechas de inicio o de vencimiento.

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Buscar las respuestas a los mensajes marcados que se hayan enviado

Esta característica requiere que se guarden los mensajes de correo electrónico enviados. De forma predeterminada, los mensajes enviados se guardan en la carpeta Elementos enviados. Si la ubicación predeterminada de entrega (el lugar donde se guardan los mensajes entrantes) está en un servidor que ejecute Microsoft Exchange, asegúrese de que los elementos enviados no se muevan, ni manualmente ni mediante Autoarchivar, a un archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.) del equipo. La característica no funciona si los mensajes se mueven a un archivo .pst.  

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Abra el mensaje original en la carpeta Elementos enviados.
    • Abra el mensaje marcado y enviado en la Barra Tareas pendientes.
    • Abra cualquier mensaje de correo electrónico que sea una respuesta al mensaje original, haga clic en la barra de información y, a continuación, haga clic en Abrir mensaje original marcado.
  2. Haga clic en la barra de información y, a continuación haga clic en Buscar mensajes relacionados.

Aparecerá el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada y se iniciará una búsqueda de los mensajes de correo electrónico relacionados.

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Finalizar el seguimiento de una conversación por correo electrónico

En cualquier momento, puede decidir desactivar una marca de seguimiento.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Ha compuesto un mensaje de correo electrónico y seleccionado una marca, pero ahora desea quitar la marca    
    1. En el borrador del mensaje, en la ficha Mensaje, en el grupo Opciones, haga clic en SeguimientoImagen del botón.
    2. Haga clic en Borrar marca.
  • Ha enviado un mensaje de correo electrónico que había marcado para usted y para otros usuarios, pero ahora desea quitar la marca    

Siga uno de estos procedimientos:

  • Elimine el mensaje marcado original de la Barra Tareas pendientes.

De este modo, el mensaje de correo electrónico también se eliminará de sus carpetas de correo.

  • Haga clic con el botón secundario en el mensaje donde sea que aparezca y, a continuación, haga clic en Marcar como completada o en Borrar marca.

 Nota   Los destinatarios del mensaje de correo electrónico seguirán viendo la marca. Quitar la marca sólo afecta a lo que usted ve.

  • Aparece un aviso de una marca y desea quitar la marca    
  • Cuando aparezca la alerta de aviso, haga clic con el botón secundario en éste y, a continuación, haga clic en Marcar como completada o en Borrar marca.

MostrarHaga clic aquí para aprender la diferencia entre Marcar como completada y Borrar marca

Marcar como completada     El elemento continúa marcado con una marca de seguimiento, pero ahora se muestra tachado. Si se configura la barra Tareas pendientes o Tareas para mostrar todas las tareas y elementos pendientes independientemente de que esté o no completados, continuará viendo el mensaje hasta que lo elimine de las carpetas de correo.

Borrar marca     La marca se quita del mensaje de correo electrónico y en vistas como la barra Tareas pendientes y Tareas deja de aparecer el registro del mensaje.

Si desea mantener un registro de los elementos completados, utilice Marcar como completado. Sin embargo, una vez que elimine el mensaje de correo electrónico, el elemento completado desaparecerá por completo de todas las vistas de Outlook.

  • Llega una respuesta a un mensaje de correo electrónico marcado y desea quitar la marca    
  1. En el Panel de lectura o en el mensaje abierto, haga clic en la barra de información y, a continuación, en Abrir mensaje original marcado.
  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Seguimiento, haga clic en SeguimientoImagen de botón.
  3. Haga clic en Borrar marca.

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Marcar un mensaje recibido

Puede marcar un mensaje de correo electrónico que reciba para acordarse de realizar el seguimiento o realizar alguna acción más adelante. Para marcar un mensaje recibido, siga uno de estos procedimientos:

  1. En la lista de mensajes, haga clic en al columna de marca situada junto al mensaje, con el fin de marcar el mensaje con la marca predeterminada.

Si no ha cambiado la marca predeterminada, tendrá una fecha de inicio y una fecha de vencimiento en la fecha actual.

  1. En la lista de mensajes, haga clic con el botón secundario en la columna de marca situada junto al mensaje.
  2. Seleccione la fecha de vencimiento de la tarea. Por ejemplo, si selecciona la próxima semana, especificará una fecha de inicio el lunes próximo y una fecha de vencimiento el viernes próximo. Haga clic en Personalizar para crear una fecha de inicio y una fecha de vencimiento que no aparezcan en la lista.

Cuando haga clic en Aceptar, aparecerá la opción que elija en la barra de información.

El mensaje marcado aparecerá en la barra Tareas pendientes, en Tareas y en la Lista de tareas diarias en el Calendario.

De forma predeterminada, las siguientes marcas para las fechas de inicio, las fechas de vencimiento y los avisos están disponibles.

Marca Fecha de inicio Fecha de vencimiento Aviso
Hoy Fecha actual Fecha actual Una hora antes de la hora de vencimiento de la jornada laboral
Mañana Fecha actual más un día Fecha actual más un día Hora de comienzo del día actual más un día de trabajo
Esta semana Fecha actual más dos días, pero no más tarde del último día de trabajo de esta semana Último día de trabajo de esta semana Hora de comienzo del día actual más dos días de trabajo
La semana próxima Primer día de trabajo de la semana próxima Último día de trabajo de la semana próxima Hora de comienzo del primer día de trabajo de la semana próxima
Sin fecha Sin fecha Sin fecha Fecha actual
Personalizada Fecha actual Fecha actual Fecha actual

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