Crear mensajes de correo electrónico reutilizables

Cada mes, necesita que su equipo revise los informes de operaciones antes de enviarlas a los directores de la empresa. Probablemente adjunta los borradores de los documentos a un mensaje de correo electrónico, y es posible que cree estos mensajes desde cero cada mes: escribiendo los nombres de los destinatarios, redactando el mensaje y agregando los datos del informe del mes actual. Es fácil que cometa errores como no incluir un destinatario, crear un mensaje incoherente o olvidar adjuntar los datos.

Microsoft Office Outlook® 2003 ofrece un método mejor. Puede crear listas de distribución y mensajes de correo electrónico reutilizables para las comunicaciones repetitivas de forma rápida y precisa.

Configurar una lista de distribución

Una lista de distribución es un conjunto de contactos (contacto: persona, de su organización o de fuera de ella, acerca de la que puede guardar varios tipos de información, como su calle y dirección de correo electrónico, números de teléfono y fax y dirección URL de la página Web.). Proporciona un modo sencillo de enviar mensajes a un grupo definido de personas sin tener que escribir sus direcciones de correo electrónico individuales. Puede agregar y eliminar nombres de la lista de distribución, enviarla a otros e imprimirla con gran facilidad.

Crear una lista de distribución usando los nombres de la Libreta de direcciones

  1. En Outlook, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Lista de distribución.
  2. En la ficha Integrantes, en el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista.

 Nota   Los destinatarios no verán el nombre que le asigne a la lista de distribución; verán los nombres individuales del campo Para del mensaje.

  1. Haga clic en Seleccionar integrantes.
  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar integrantes, haga clic en la flecha desplegable situada al lado de Mostrar los nombres que figuran en, y seleccione la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo electrónico que desee de la lista de distribución.
  3. En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba un nombre que desee incluir. En la lista siguiente, seleccione el nombre y, a continuación, haga clic en Integrantes. Haga esto para cada persona que desee agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Si desea agregar una descripción más extensa a la lista de distribución, haga clic en la ficha Notas, y escriba la descripción.

La lista de distribución se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que le asigne.

Crear una lista de distribución copiando los nombres de un mensaje de correo electrónico

  1. En el mensaje de correo electrónico del que desee copiar los nombres, selecciónelos en el cuadro Para o Cc (cuadros Para, CC y CCO: mensaje que se envía a los destinatarios del mensaje del cuadro Para. Los destinatarios de los cuadros CC (con copia) y CCO (con copia oculta) también reciben el mensaje; no obstante, los nombres de los destinatarios del cuadro CCO no son visibles a los otros destinatarios.).
  2. En el menú Edición, haga clic en Copiar.
  3. En el menúArchivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Lista de distribución.
  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de distribución.
  5. Haga clic en Seleccionar integrantes.
  6. Haga clic con el botón secundario en Agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).

Agregar un nombre a la lista de distribución o eliminarlo

  1. En la carpeta Contactos, abra la lista de distribución.

Las listas de distribución se marcan con Imagen del icono.

  1. Siga uno o varios de estos procedimientos:
    • Para agregar una dirección de una libreta de direcciones o carpeta de contactos, haga clic en Seleccionar integrantes.
    • Para agregar una dirección que no esté en una libreta de direcciones o carpeta de contactos, haga clic en Agregar nueva.
    • Para eliminar un nombre, haga clic en el nombre y, a continuación, en Quitar.

Configurar una plantilla de correo electrónico

Use plantillas de correo electrónico para enviar mensajes que incluyan información que no cambie de un mes a otro. Puede redactar y guardar un mensaje como una plantilla y usarla posteriormente cada vez que la necesite. Simplemente agregue la nueva información antes de enviar la plantilla como un mensaje de correo electrónico.

Crear una plantilla de correo electrónico

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Formato de correo.
  2. Desactive la casilla de verificación Usar Microsoft Office Word 2003 para modificar mensajes de correo electrónico .
  3. Haga clic en Aplicar y, a continuación, en Aceptar.
  4. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje de correo.

 Nota   También puede iniciar un nuevo mensaje de correo electrónico haciendo clic en el botón Nuevo mensaje de correoImagen del botón en la barra de herramientas Estándar.

  1. Cuando se abra el nuevo mensaje, incluya un asunto apropiado y redacte el contenido. Deje espacio para la información variable que se agregará al enviar el mensaje.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
  3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook y, a continuación, haga clic en Guardar.
  4. Para restaurar Word como el editor de mensajes, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, haga clic en la ficha Formato de correo y, a continuación, active la casilla de verificación Usar Microsoft Office Word 2003 para modificar mensajes de correo electrónico.
  5. Haga clic en Aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Preparar el mensaje

Ahora que ha configurado la lista distribución y creado la plantilla del mensaje, ya podrá preparar el mensaje de fin de mes para su equipo. La plantilla creada ya contiene la mayor parte de la información que necesita enviar, de forma que sólo tendrá que actualizarla con los datos actuales antes de agregar la lista distribución a la línea Para y enviar el mensaje.

Redactar el mensaje

  1. En la carpeta Bandeja de entrada de Outlook, en el menú Herramientas, seleccione Formularios y, a continuación, haga clic en Elegir formulario.
  2. En el cuadro de diálogo Elegir formulario, haga clic en la flecha desplegable Buscar en y, a continuación, haga clic en Plantillas del usuario en el sistema de archivos.
  3. Seleccione la plantilla y, a continuación, haga clic en Abrir.

Dirigir el mensaje mediante una lista distribución

  1. En el mensaje abierto, haga clic en Para.
  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres, en la lista desplegable Mostrar los nombres que figuran en, haga clic en Contenido.

Cuadro de diálogo Seleccionar nombres

  1. Seleccione la lista distribución, haga clic en Para y, a continuación, haga clic en Aceptar.
 
 
Corresponde a:
Outlook 2003