Agrupar los mensajes mediante carpetas de búsqueda

Se aplica a
Microsoft Office Outlook® 2003

Prueba de Outlook ¿Se le pasó por alto ese mensaje urgente que le envió el administrador de IT? ¿Olvidó leer el mensaje importante que le envió su jefe la semana pasada? ¡Se acabaron las búsquedas y los desplazamientos interminables! Utilice Carpetas de búsqueda (carpetas de búsqueda: carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos del correo electrónico que coincidan con los criterios de búsqueda especificados. Los elementos siguen almacenados en una o varias carpetas de Outlook.) para agrupar automáticamente los mensajes que elija (en función de los criterios que defina) y tenerlos a mano y para poder saber inmediatamente cuándo llegan nuevos mensajes y cuántos mensajes debe leer.

Pruebe las carpetas de búsqueda. ¿Por qué no configurar una para sus mensajes importantes?



Carpetas en el panel Carpetas favoritas

Llamada 1 Mueva las carpetas importantes al panel Carpetas favoritas por poder verlas fácilmente y acordarse de las tareas o actos importantes.
Llamada 2 Guarde las carpetas que utiliza habitualmente donde pueda verlas de una sola ojeada. Puede ver fácilmente los nuevos elementos que precisan su atención.

¿Qué es una carpeta de búsqueda?

Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que contiene elementos de correo electrónico que coinciden con criterios de búsqueda específicos.

Outlook proporciona tres carpetas de búsqueda predeterminadas: Para seguimiento, Correo grande y Correo sin leer. Puede crear también su propia carpeta de búsqueda para ordenar y reunir los mensajes que recibe durante la jornada laboral. Cada carpeta de búsqueda es una carpeta guardada que Outlook mantiene actualizada examinando las demás carpetas para determinar si algún elemento coincide con los criterios de búsqueda de las carpetas de búsqueda. Cuando llegan nuevos mensajes a la Bandeja de entrada, permanecen en su carpeta de entrega, pero puede verlos también en su carpeta de búsqueda. Puede leer y responder a los mensajes desde una carpeta de búsqueda como lo hace normalmente.

 Importante   Cuando elimine una carpeta de búsqueda, los mensajes de correo electrónico incluidos en esa carpeta no se eliminan, ya que no se almacenan en la carpeta de búsqueda, sino que sólo se muestran. Sin embargo, si abre o selecciona un mensaje de correo electrónico mostrado en una carpeta de búsqueda y lo elimina, el mensaje se elimina de la carpeta de Outlook donde está almacenado.

Crear una carpeta de búsqueda para el correo importante

Encuentre rápidamente todos sus mensajes importantes. En Outlook, los mensajes importantes se indican por el grado de importancia Alta Imagen del botón. Utilice una carpeta de búsqueda para reunir estos mensajes de forma que sepa dónde encontrarlos.

 Sugerencia   Una vez creada una carpeta de búsqueda para mensajes importantes, mueva la carpeta al panel Carpetas favoritas para que sepa cuándo llegan nuevos elementos.

  1. En Correo, en el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta de búsqueda.
  2. En Seleccionar una carpeta de búsqueda, en la sección Lectura de correo, seleccione Correo importante.
  3. En la lista Buscar correo en, seleccione el archivo de datos de Outlook que incluye esta carpeta de búsqueda y, después, haga clic en Aceptar.

 Nota   Las carpetas de búsqueda son específicas de un buzón de Microsoft Exchange Server o archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.). Para buscar en varios archivos de datos de Outlook, debe crear una carpeta de búsqueda para cada archivo de datos.

La nueva carpeta de búsqueda se crea en el panel de exploración en Carpetas de búsqueda.

Ahora que ha creado una carpeta de búsqueda, puede crear tantas como necesite. Utilice las categorías proporcionadas por Outlook o cree las suyas propias.

Cuadro de diálogo Nueva carpeta de búsqueda

Llamada 1 Outlook proporciona una lista de categorías comunes para las carpetas de búsqueda.
Llamada 2 Desplácese a la parte inferior de la lista hasta una opción que le permite crear sus propias categorías de carpetas de búsqueda.
Llamada 3 Aunque elija una categoría existente, puede personalizarla de acuerdo con sus necesidades.

Mover una carpeta de búsqueda al panel Carpetas favoritas

Guarde las carpetas que utiliza todos los días en el panel Carpetas favoritas. Establezca la prioridad de las carpetas en el panel Carpetas favoritas en el orden que desee para tener acceso a ellas rápidamente con un solo clic. En este panel no es necesario que las carpetas estén ordenadas alfabéticamente, como ocurre en el resto del Panel de exploración.

  • Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta de búsqueda que desea mover y, a continuación, haga clic en Agregar a carpetas favoritas.

 Sugerencia   Para quitar una carpeta del panel Carpetas favoritas, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta que desea quitar y, después, haga clic en Quitar de carpetas favoritas en el menú contextual.

Obtenga más información sobre la comodidad de utilizar carpetas de búsqueda y el panel Carpetas favoritas.

 
 
Corresponde a:
Outlook 2003