Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza de manera automática en los mensajes entrantes y salientes en función de las condiciones que se hayan especificado. Puede crear una regla a partir de una plantilla, de un mensaje o usando sus propias condiciones.
En este artículo
Ventajas en el uso de reglas para la administración de mensajes de correo electrónico
Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente en un mensaje entrante o saliente cuando cumple las condiciones especificadas en la regla. Se pueden elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas. El uso de reglas puede ayudarlo a estar organizado y actualizado.
Las reglas se dividen en dos categorías: organización y notificación. Las reglas no funcionan en mensajes que se leyeron, sólo sobre los no leídos.
El Asistente para reglas incluye plantillas para las reglas que se usan con más frecuencia, que incluyen:
- Mantenerse organizado Estas reglas le ayudarán a archivar y realizar un seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un determinado remitente, como Enrique Gil, que contengan la palabra "ventas" en la línea Asunto, se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de Enrique.
- Mantenerse actualizado Estas reglas le notificarán la recepción de un determinado mensaje de alguna manera. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su teléfono móvil cuando reciba un mensaje de un miembro de su familia.
- Iniciar desde una regla en blanco Estas son la reglas que se crean desde el principio.
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Crear una regla
- En la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haga clic en Reglas y, a continuación, haga clic en Administrar reglas y alertas.
- Si tiene más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a esta carpeta, seleccione la Bandeja de entrada que desee y, a continuación, haga clic en Nueva regla.
Si desea crear una regla desde una plantilla, haga lo siguiente:
- En Paso 1: seleccione una plantilla, seleccione la plantilla que desee del grupo de plantillas Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado.
- En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en el valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el vínculo personas o lista de distribución, se abre la Libreta de direcciones.
- En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
- En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
- En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
- En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
- En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione cualquier excepción para la regla y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Para finalizar, escriba un nombre para la regla y después seleccione cualquier otra opción que desee.
- Si desea ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en una de sus carpetas, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la "carpeta".
- Para aplicar esta regla a todas sus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja de entrada asociada con cada cuenta, active la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.
- Haga clic en Finalizar.
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Para crear una regla de acuerdo con sus propias condiciones, acciones y excepciones, siga este procedimiento:
- En la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haga clic en Reglas.
- Si tiene más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a esta carpeta, seleccione la Bandeja de entrada que desee.
- Haga clic en Nueva regla.
- En Comenzar con una regla en blanco, seleccione o bien Comprobar los mensajes cuando lleguen, o bien Comprobar mensajes después de enviar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
- En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
- En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
- En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.
- En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione cualquier excepción para la regla y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Para finalizar, escriba un nombre para la regla y después seleccione cualquier otra opción que desee.
- Si desea ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en una de sus carpetas, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la "carpeta".
- Para aplicar esta regla a todas sus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja de entrada asociada con cada cuenta, active la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.
- Haga clic en Finalizar.
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Puede crear una regla directamente desde un mensaje. Por ejemplo, puede crear una regla para mover los mensajes de cierta persona a una carpeta determinada.
Si desea crear una regla desde un mensaje, haga lo siguiente:
- Haga clic en el mensaje para el cual desea crear una regla; a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haga clic en Crear regla.
- En el cuadro de diálogo Crear regla, active las casillas de las condiciones que desee. Muchas opciones ya contienen información proveniente de su mensaje seleccionado.
- Active la casilla de verificación Mover el elemento a la carpeta.
- Haga clic en una carpeta existente o haga clic en Nueva para crear una carpeta nueva para almacenar los mensajes.
- Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas.
Sugerencia Para ejecutar la regla inmediatamente después de crearla, active la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la carpeta de la última página del Asistente para reglas.
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Ejecutar una regla manualmente
Si desea ejecutar manualmente una o más reglas, siga este procedimiento:
- En el menú Acciones, haga clic en Reglas.
- En el cuadro de diálogo Administrar reglas y alertas, deshabilite la regla desactivando la casilla que se encuentra junto a ésta.
- Haga clic en Ejecutar reglas ahora.
- En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desee ejecutar, active la casilla de verificación de la regla que desea ejecutar.
- En el cuadro Ejecutar en carpeta, haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione la carpeta a la que desea aplicar la regla.
- En el cuadro de lista Aplicar regla a, haga clic en la categoría de mensajes a la que desea aplicar la regla.
Por ejemplo, puede aplicar la regla sólo a los mensajes no leídos de una carpeta.
- Haga clic en Ejecutar ahora.
Excepciones
Puede agregar excepciones a las reglas para circunstancias especiales, como por ejemplo cuando un mensaje está marcado con una acción de seguimiento o con importancia alta. Una regla no se aplica a un mensaje si se cumple sólo una de las excepciones especificadas.
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Reglas basadas en servidor y reglas sólo de cliente
Reglas basadas en servidor Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, puede crear reglas basadas en el servidor. Estas reglas se ejecutan en el buzón de correo del servidor de correo, incluso si no se está ejecutando Outlook. Las reglas basadas en servidores se aplican a los mensajes apenas éstos se entregan en su Bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta que hayan finalizado en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje debe imprimirse no puede ejecutarse hasta que haya finalizado en el servidor. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica cuando inicie Outlook y se convierte en una regla sólo de cliente.
Reglas de sólo cliente Las reglas sólo de cliente son reglas que se ejecutan sólo en el equipo. Estas reglas no pueden ejecutarse hasta que se hayan finalizado en el servidor, como especificar la impresión de ciertos mensajes. Las reglas de sólo cliente pueden ejecutarse únicamente cuando Outlook se está ejecutando.
Si su lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas de sólo cliente.
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Aplicación de reglas a otros elementos de Outlook
Confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas
Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas reciben el mismo tratamiento que los mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) que contienen la palabra "reunión" en el asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas que contienen dicha palabra en el asunto.
Nota Cuando una regla mueve respuestas de voto desde la Bandeja de entrada a otra carpeta, se ve afectado su seguimiento de votos. Cuando abre un mensaje enviado que incluía un botón de voto, la información de seguimiento no incluirá un registro de respuestas movidas por una regla. Mover o eliminar una respuesta manualmente no afecta el seguimiento.
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Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos
Cuando se aplican reglas, las convocatorias de reunión, las solicitudes de tareas y los documentos reciben el mismo tratamiento que los mensajes. Por ejemplo, si se crea una regla que mueva a una carpeta determinada los elementos (elemento: un elemento es la entidad básica que contiene información en Outlook (similar a un archivo en otros programas). Los elementos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.) con la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, también se moverán todas las solicitudes de tareas y convocatorias de reunión que cumplan esta condición. No obstante, tenga presente que al crear reglas que afecten a este tipo de elementos, tendrá las siguientes limitaciones:
- Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si un mensaje se mueve al Calendario, no se crea una nueva cita.
- Si una respuesta de reunión o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados mediante el uso de una regla, el mensaje original no seguirá la respuesta.
- Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.
- Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican a las solicitudes de tareas y a las convocatorias de reunión.
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Grupos de contacto
Una regla que incluye una lista de distribución puede comportarse de manera distinta dependiendo de cómo se creó la regla:
- Mover a una carpeta los mensajes enviados a un Grupo de contactos Esta regla sólo está disponible si usa una cuenta de Exchange. Sólo se mueven a la carpeta especificada los mensajes que se enviaron al Grupo de contactos. Los mensajes de las personas que son miembros de un Grupo de contactos no se mueven a la carpeta especificada.
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Reenviar mensajes fuera de la organización
Si usa una cuenta de Exchange 2010, no puede usar reglas para reenviar mensajes a direcciones de correo electrónico externas ajenas a su organización. Esta configuración ayuda a evitar que se distribuya información corporativa interna. Sólo el administrador de Exchange puede cambiar esta configuración.
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