OneNote y PowerPoint: Mejor juntos

Microsoft Office PowerPoint 2007 se usa para presentaciones y Office OneNote 2007, para notas. Dado que no se puede concebir una presentación sin notas, no deja de sorprenderme la poca cantidad de usuarios de PowerPoint que usan OneNote para organizar y compartir información.

Una de las nuevas características de OneNote 2007 es la capacidad de "imprimir" los documentos y los archivos en las páginas de OneNote. Esto puede hacerse desde prácticamente cualquier programa de Windows con la impresora "Enviar a OneNote". La eficacia de la combinación reside en lo que envía a través de OneNote y lo que puede hacer con lo que se ha enviado.

En este artículo


OneNote y PowerPoint para el participante

En el nivel más básico, puede enviar las diapositivas de PowerPoint a una sección de OneNote. Abra la presentación en PowerPoint y seleccione Imprimir. En la parte inferior del cuadro de diálogo Imprimir, seleccione Diapositivas en la lista desplegable Imprimir, tal como se muestra a continuación.

Imprimir en OneNote desde un programa de Windows

Llamada 1 Seleccione Enviar a OneNote 2007 como impresora.
Llamada 2 Elija lo que desea imprimir.

Si hace clic en Aceptar, obtendrá una copia de tamaño completo de cada una de las diapositivas de la presentación. Si es el moderador, es posible que desee ese tamaño de diapositiva. Sin embargo, si planea tomar notas en las diapositivas, es probable que desee una versión más pequeña. Creo que la opción Documentos (4 por página) es la indicada. Ofrece una imagen lo suficientemente grande de cada diapositiva para ver lo que dice y aún deja mucho espacio para tomar notas; además, las imágenes no son tan grandes y no es necesario desplazarse por tantas páginas.

Haga clic en Aceptar y espere un momento. OneNote crea una nueva página en Notas sin archivar que contiene una página con imágenes de las diapositivas. Esto, amigos míos, es el comienzo de una experiencia totalmente nueva en lo que respecta a la toma de notas.

 Sugerencia   ¿Qué sucede si deseo que mi copia impresa aparezca en una sección diferente? En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en Enviar a OneNote. Elija uno de los dos últimos botones de opción para que las notas vayan a la sección actual, o bien, seleccione el primer botón de opción y una sección existente para reunir todas las copias impresas.

Cambiar la configuración predeterminada de OneNote en el cuadro de diálogo Opciones

Ahora que las diapositivas están en OneNote, puede incluir notas encima de las diapositivas a medida que habla el moderador. ¿Tiene Tablet PC? Fabuloso. También puede usar características de escritura a mano para escribir las notas. ¿No cuenta con Tablet PC? No se preocupe. Puede crear notas con el teclado con la misma facilidad que con un lápiz. Tan sólo debe hacer clic donde desea que aparezcan las notas y comenzar a escribir.

Las diapositivas llegarán a OneNote a todo color. Esto es estupendo para ver lo que contienen las diapositivas, pero no es tan bueno para tomar notas sobre ellas.

Esto puede solucionarse de dos maneras:

  • Cambiar el color del texto por algún color que contraste con el fondo de las diapositivas. Si los fondos de las diapositivas son sencillos, esto será suficiente para poder ver las notas.
  • Cambiar el color de resaltado del texto a amarillo o gris y asegurarse de que el color del texto contraste con eso. Los fondos amarillos y grises se destacan frente a la mayoría de los fondos de diapositiva, por lo que las notas se destacan.

 Sugerencia   También puede optar por imprimir la presentación en OneNote en escala de grises y, luego, usar texto en color para incluir notas en las diapositivas. En el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en la lista desplegable Color o escala de grises y elija Escala de grises.

Puesto que puede crear notas en cualquier lugar de la página, ahora dispone de un documento virtual que puede llevar con usted después de la presentación.

Pase al nivel siguiente y grabe en audio la reunión o presentación. Asegúrese de obtener permiso de los asistentes a la reunión para realizar la grabación. OneNote colocará automáticamente marcadores dentro de las notas que determinan dónde empezará el audio o vídeo cuando haga clic en un marcador. Al grabar el audio de una presentación, no sólo cuenta con las diapositivas y las notas, sino que además tiene exactamente lo que se ha dicho.

Después de la presentación, hay tres cosas más que puede hacer con las diapositivas y las notas que seguramente jamás había imaginado: buscar, copiar y compartir el texto y las notas de las diapositivas.

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Realizar búsquedas en las notas

Una vez impresas las diapositivas en OneNote, la aplicación examina y procesa el contenido de cada diapositiva automáticamente para que pueda realizar búsquedas de texto en las diapositivas. Para mostrar cómo funciona, creé una presentación simple y la imprimí en OneNote. Una vez que las diapositivas se encontraban en OneNote, incluí algunas notas en la parte superior de la diapositiva.

Después de las anotaciones, la diapositiva presenta el siguiente aspecto:

Resultados de la búsqueda resaltados en el texto y la imagen

Una vez que la diapositiva se haya impreso en las notas, escriba la palabra "anotaciones" en el cuadro de búsqueda en OneNote y la encontrará en dicha diapositiva. La búsqueda encontrará esa palabra dos veces en la diapositiva: una vez en el gráfico de la diapositiva y otra en las notas:

Notas agregadas sobre una diapositiva de PowerPoint impresa

¿Observa que la copia de las notas está resaltada en amarillo, pero la copia de la diapositiva está en rosa? Esto es sólo para asegurarme de que puede ver ambos elementos destacados. Es una buena forma de ahorrar tiempo.

El contenido y las notas de la diapositiva en un solo lugar en el que se pueden realizar búsquedas. Si grabó el audio de la presentación, también puede realizar búsquedas automáticamente en las notas de audio. OneNote hará lo posible por encontrar las palabras de búsqueda en el archivo de audio y resaltar la nota cuyo marcador está más próximo al punto en la grabación en el que se mencionó la palabra.

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Copiar texto de las diapositivas

La búsqueda de OneNote 2007 es fabulosa. Pero el paso siguiente pasa de fabuloso a sorprendente. Una vez que tenga la diapositiva en OneNote, también puede indicar que desea extraer el contenido de texto de la diapositiva y copiarlo en el Portapapeles.

Copiar texto de un gráfico es tan fácil como hacer clic con el botón secundario del mouse. Haga clic con el botón secundario en cualquier imagen en una copia impresa de PowerPoint y, a continuación, haga clic en Copiar texto de esta página de la copia impresa en el menú contextual. Al hacer esto, OneNote tomará el contenido del texto de la imagen y lo colocará en el Portapapeles.

Ahora puede pegar el texto donde desee, ya sea en otra página de notas, en un correo electrónico, en un documento o en otro programa.

En mi diapositiva de ejemplo, la conversión de OneNote detectó que cada una de las formas del elemento de SmartArt es un elemento único de la diapositiva y dividió el contenido en consecuencia. La primera vez que vi cómo funcionaba esto, me sorprendí mucho. Me imaginé que sólo leía de derecha a izquierda, independientemente de la forma. Pero OneNote es más inteligente de lo que esperaba.

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Compartir notas

Al final de la reunión contará con toda esta información increíble: la presentación, sus notas e incluso una grabación de audio. Podrá encontrar todo lo que necesite en relación con la reunión. Pero, ¿qué ocurre con un compañero de trabajo que no pudo asistir a la reunión?

No pasa nada. Puede compartir las notas con otras personas si les envía la página de notas por correo electrónico. Haga clic en el botón Correo electrónico en la barra de herramientas de OneNote, escriba los destinatarios, agregue una introducción y, a continuación, haga clic en Enviar una copia. De este modo, todos obtienen la misma información que usted tiene en el bloc de notas.

Si el bloc de notas está almacenado en una unidad compartida, ni siquiera es necesario que envíe las notas. Simplemente, debe proporcionarles a sus compañeros de trabajo un vínculo al bloc de notas para que puedan abrirlo ellos mismos. Podrán ver las notas y agregar comentarios y preguntas.

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OneNote y PowerPoint para el moderador

Si es el moderador, aún tiene más poder. Cuando imprime la presentación de PowerPoint en OneNote, puede imprimir no sólo las diapositivas, sino también las notas de la presentación. Esto le permite crear una sección en el bloc de notas que contenga las diapositivas y las notas, en cualquier formato estándar.

Uno de los trucos que uso es imprimir las diapositivas en una sección de OneNote y, luego, agregar mis notas allí, en lugar de en PowerPoint. De este modo, puedo tener las diapositivas y el esquema en una sola sección, agregar notas a cada diapositiva o viñeta del esquema según sea necesario. Mediante la creación de una sección de OneNote con esta información, se puede crear también una guía de para cuándo y dónde están programadas las animaciones de las presentaciones.

Por lo general, no hago presentaciones lineales. Suelo realizar presentaciones en las que las diapositivas se vinculan entre sí y con recursos externos. Después de imprimir la presentación en OneNote, también creo una tabla en una de las páginas que muestra las diapositivas que contienen vínculos y animaciones desencadenadas.

En presentaciones muy complicadas, la tabla puede llegar a tener tres columnas:

  • El número de diapositiva
  • El objeto en el que se hace clic para avanzar o iniciar la animación
  • El destino o el objeto que animará

Dado que OneNote 2007 permite vincular notas y páginas, incluso es posible configurar la descripción de destino para que sea un vínculo a la nota o la página en el que se pueda hacer clic. La tabla no sólo permite aprender el contenido, sino que además proporciona una guía de estudio rápida que se puede usar para conocer una guía básica de la presentación.

Si tengo documentos externos a los cuales debo hacer referencia durante la presentación, los coloco también en OneNote. En el menú Insertar, haga clic en Archivos para insertar el documento en sí o un vínculo al documento en las notas con muy poco esfuerzo.

¿Qué ocurre si no se realiza la presentación en el mismo equipo donde la desarrolló? No pasa nada. Puede colocar el archivo del bloc de notas en una unidad USB y llevarlo con usted o guardar sólo la sección como un paquete de archivos .onepkg. Se trata de archivos especiales creados por OneNote 2007 que contienen toda la sección, junto con los documentos incrustados para que pueda moverlos fácilmente entre distintos equipos.

Al ejecutar las presentaciones, casi siempre las configuro para mostrar un conjunto de información en la pantalla y un conjunto diferente de información mediante el proyector. Siempre he sido fanática de la vista Moderador de PowerPoint. Con OneNote, ejecuto la presentación en la pantalla de proyección y OneNote en la pantalla del equipo portátil. Es fabuloso para ver lo que está ocurriendo. Una sugerencia: si va a hacer esto, asegúrese de llevar un mouse real a la reunión. Facilita mucho las cosas.

Ver la demostración de procedimientos recomendados

Para obtener una demostración práctica de lo fácil que es trabajar con diapositivas de PowerPoint y otros archivos de Office en OneNote, vea nuestra demostración en vídeo gratuita de procedimientos recomendados para OneNote 2007 por un ejecutivo.


Kathy Jacobs es MVP de Microsoft. Su blog, Vitamin CH, es uno de los recursos de información de OneNote más importantes. Aún conserva las transparencias de sus primeras presentaciones, que creó a principios de los años noventa en un equipo Macintosh. Su experiencia informática es mucho anterior. El libro más reciente de Kathy sobre Microsoft Office Excel 2007, "Microsoft Office Excel 2007: The L Line, The Express Line to Learning", se encuentra disponible en las librerías más importantes.

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