Compartir blocs de notas en OneNote 2010

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Formas de compartir blocs de notas en OneNote

En Microsoft OneNote 2010, puede compartir un bloc de notas para poder tener acceso al mismo en otros equipos o en Internet, o para poder trabajar en él junto con otros usuarios.

La toma de notas por parte de un grupo es un proceso de colaboración. Como herramienta de colaboración, OneNote ofrece mucho más que la capacidad de enviar páginas de bloc de notas estáticos por correo electrónico. En función de la naturaleza de sus proyectos, puede usar OneNote para aportar ideas juntos con otras personas en reuniones, usar las páginas del bloc de notas como una pizarra virtual y configurar blocs de notas compartidos en los que todos los usuarios puedan ver, agregar y editar información.

A diferencia de otros programas que "bloquean" los archivos de forma que sólo un usuario pueda modificarlos en un momento dado, OneNote 2010 permite que varios autores tengan acceso a un bloc de notas compartido a la vez. Siempre que alguien realiza modificaciones en las páginas y secciones del bloc de notas compartido, OneNote sincroniza automáticamente los cambios para que el bloc de notas siempre está actualizado para todos los usuarios.

Además, OneNote mantiene sin conexión una copia de las notas en el equipo de cada usuario. De este modo, los usuarios de la toma de notas compartida pueden seguir editando las notas de forma local aunque se encuentren desconectados temporalmente de la red. La próxima vez que se conecten al bloc de notas compartido, OneNote combinará automáticamente sus cambios con los cambios realizados por los demás usuarios.

Crear un nuevo bloc de notas compartido

  1. En el menú Archivo, haga clic en Nueva.
  2. En Almacenar bloc de notas en, elija dónde debe almacenarse el nuevo bloc de notas:
    • Si desea poder utilizar el bloc de notas desde cualquier equipo o desde un explorador web, haga clic en Web. Necesitará iniciar sesión o registrar una cuenta, tras lo cual puede controlar si a su bloc de notas sólo puede tener acceso usted o también otros usuarios.
    • Si desea compartir el nuevo bloc de notas con otras personas en la misma red de equipo o en un sitio de SharePoint (por ejemplo, en su trabajo o en su centro de enseñanza), haga clic en Red.
  3. En el cuadro Nombre, escriba un título descriptivo para el asunto del nuevo bloc de notas (por ejemplo, Bloc de notas del equipo).
  4. En el campo Ubicación web o en el campo Ubicación de red, realice una de las siguientes acciones:
    • Especificar una ubicación web    Si el servicio web está disponible, inicie sesión con una cuenta existente (como Windows Live) o registre una nueva. Tras iniciar sesión, verá una lista de sus carpetas web en las que puede crear blocs de notas compartidos. Si no necesita compartir nada con otros usuarios, seleccione una de las carpetas personales. Si necesita compartir algo, seleccione una carpeta compartida a la que tendrán acceso otros usuarios. Para establecer permisos de uso compartido en carpetas nuevas y existentes, OneNote iniciará el explorador web, donde puede terminar de crear la nueva carpeta para el bloc de notas. Vuelva a OneNote y, a continuación, actualice la lista de carpetas del campo Ubicación web para ver la carpeta que acaba de crear. Ahora, seleccione dicha carpeta y continúe con el paso 5 que se explica a continuación.
    • Especificar una ubicación de red    Puede escribir la ruta de acceso completa de un recurso compartido de archivos de red, especificar una unidad de red asignada o pegar la dirección completa de una biblioteca de documentos de SharePoint donde desee crear el bloc de notas compartido. También puede seleccionar una de las ubicaciones recientes de SharePoint, si está disponible. Tenga en cuenta que cualquier usuario con permisos en esta ubicación de red o sitio de SharePoint podrá tener acceso al bloc de notas.
  5. Haga clic en Crear bloc de notas.

Compartir un bloc de notas existente

  1. En el menú Archivo, haga clic en Compartir.
  2. En Seleccionar bloc de notas, seleccione un bloc de notas existente que desea compartir con otras personas o entre otros equipos que vaya a usar.
  3. En Compartir en, elija dónde debe compartirse el bloc de notas
    • Si desea poder utilizar el bloc de notas desde cualquier equipo o desde un explorador web, haga clic en Web.
    • Si desea compartir el nuevo bloc de notas con otras personas en la misma red de equipo o en un sitio de SharePoint (por ejemplo, en su trabajo o en su centro de enseñanza), haga clic en Red.
  4. En el campo Ubicación web o en el campo Ubicación de red, realice una de las siguientes acciones:
    • Especificar una ubicación web    Si el servicio web está disponible, inicie sesión con una cuenta existente (como Windows Live) o registre una nueva. Tras iniciar sesión, verá una lista de sus carpetas web en las que puede crear blocs de notas compartidos. Si no necesita compartir nada con otros usuarios, seleccione una de las carpetas personales. Si necesita compartir algo, seleccione una carpeta compartida a la que tendrán acceso otros usuarios. Para establecer permisos de uso compartido en carpetas nuevas y existentes, OneNote iniciará el explorador web, donde puede terminar de crear la nueva carpeta para el bloc de notas. Vuelva a OneNote y, a continuación, actualice la lista de carpetas del campo Ubicación web para ver la carpeta que acaba de crear. Ahora, seleccione dicha carpeta y continúe con el paso 5 que se explica a continuación.
    • Especificar una ubicación de red    Puede escribir la ruta de acceso completa de un recurso compartido de archivos de red, especificar una unidad de red asignada o pegar la dirección completa de una biblioteca de documentos de SharePoint donde desee crear el bloc de notas compartido. También puede seleccionar una de las ubicaciones recientes de SharePoint, si está disponible. Tenga en cuenta que cualquier usuario con permisos en esta ubicación de red o sitio de SharePoint podrá tener acceso al bloc de notas.
  5. Haga clic en Compartir bloc de notas.

 Nota   Si una ubicación web o de red que desea usar se muestra como no disponible, asegúrese de que está conectado a Internet o a su red y de que tiene los permisos necesarios antes de intentar guardar y usar blocs de notas en dichas ubicaciones.

Crear un mensaje de correo electrónico con un vínculo al bloc de notas compartido para usted o para otros usuarios

Después de crear o compartir un bloc de notas, OneNote le preguntará si desea crear un mensaje de correo electrónico con un vínculo al bloc de notas compartido.

Si comparte el bloc de notas con otros usuarios, haga clic en Enviar un vínculo por correo electrónico para redactar el mensaje de correo electrónico para los destinatarios. Este mensaje incluirá un vínculo al bloc de notas compartido en el que pueden hacer clic los destinatarios para abrir dicho bloc de notas en sus equipos.

 Nota   Los destinatarios de correo que aún no tienen permiso para tener acceso a la ubicación del bloc de notas compartido no podrán usarlo. El vínculo del correo electrónico sólo dirige a la ubicación, no proporciona acceso automático.

Si no va a compartir el bloc de notas con otras personas pero desea usarlo en varios equipos, puede hacer clic en Enviar un vínculo por correo electrónico y, a continuación, enviar el mensaje de correo electrónico con el vínculo a su propia cuenta de correo electrónico basada en web. De esta forma, puede abrir fácilmente el bloc de notas compartido desde otro equipo.

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