Si es propietario de un sitio de grupo, es aconsejable crear un modelo de gobierno que se ocupe de las directivas, los procesos, los roles y las responsabilidades del sitio.
En este artículo:
¿Qué es el gobierno?
Una parte importante pero a menudo invisible de cualquier sitio es su modelo de gobierno, es decir,el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que se establezcan para determinar cómo los miembros de un grupo usan SharePoint.
Muchas organizaciones tienen un modelo de gobierno para sitios en el nivel de la Administración central o la colección de sitios, que puede crear y mantener un departamento o equipo de tecnologías de la información (TI).
Si es propietario de un subsitio de una colección de sitios, por ejemplo, un sitio de grupo, es aconsejable que cree su propio modelo de gobierno adicional para tratar sus problemas específicos.
Con un modelo de gobierno es más fácil:
- Avisar a los usuarios del sitio cuándo deberían crear un nuevo subsitio, en lugar de crear una lista u otro contenido de sitio.
- Garantizar que los subsitios y el contenido se retiren cuando están obsoletos, en lugar de ocupar espacio de almacenamiento y diluir los resultados de las búsquedas.
- Garantizar que las personas adecuadas tengan acceso al contenido adecuado.
- Avisar a los propietarios de subsitios qué plantillas y temas pueden usar.
- Realizar una transición fluida de la propiedad de un sitio de una persona a otra.
Elementos de un modelo de gobierno
El modelo de gobierno debe ocuparse de temas como:
- Creación de sitios
- Administración de permisos
- Arquitectura de la información
- Ciclo de vida y retirada del sitio
- Límites de almacenamiento
- Clasificación de la información
- Personalización
- Protección de los datos
- Navegación
- Búsqueda
- Roles y responsabilidades de soporte del sitio
Es posible que pueda decidir algunas de estas cuestiones mediante el modelo de gobierno en el nivel de la colección de sitios o de la organización, como cuánto espacio de almacenamiento tiene para el sitio y de qué forma se puede personalizar la apariencia del sitio. Es posible que otras preguntas no sean relevantes, según la complejidad del sitio de grupo y la cantidad de usuarios. Pero aunque no tenga que tomar decisiones sobre estos temas, es aconsejable saber qué decisiones se han tomado para poder informar al respecto a los usuarios del sitio y aplicar las directivas de forma apropiada.
Estos son algunos aspectos que se deben tener en cuenta al configurar un nuevo sitio.
Creación de subsitios
Quizá desea que los miembros del equipo puedan crear subsitios debajo del sitio de grupo para usarlos en proyectos específicos.
Poder crear espontáneamente nuevos subsitios puede ser un gran beneficio para el grupo, pero la creación de sitios sin restricciones puede salirse del control. Cuando los subsitios proliferan libremente, pueden surgir problemas, como por ejemplo:
- Es difícil para los usuarios encontrar el subsitio adecuado o estar seguros de si lo han encontrado.
- La información puede duplicarse en varios subsitios, lo que consume un espacio de almacenamiento valioso y requiere el doble de esfuerzo para mantenerlos.
- Puede haber información obsoleta en subsitios, a veces durante años, que aparece en los resultados de búsqueda. Puede ser difícil determinar qué versión de la información es la correcta.
- La administración de permisos para una multitud de subsitios puede convertirse en una tarea engorrosa y los usuarios podrían accidentalmente terminar teniendo acceso a información a la que no deberían tenerlo.
- A medida que los empleados dejan de pertenecer al grupo, los subsitios que crean pueden quedar abandonados, lo que crea confusión y confunde los resultados de búsqueda para los usuarios del sitio restantes.
Puede ahorrar tiempo y energía si establece algunas directivas para la creación de sitios que se ocupen de las siguientes áreas:
- ¿Quiénes pueden crear subsitios?
- ¿Los nuevos subsitios deben aprobarse previamente? En ese caso, ¿cuáles son los criterios para la aprobación y quiénes otorgan la aprobación?
- ¿Los subsitios nuevos deben usar plantillas y temas establecidos?
- ¿Cuánta información puede almacenarse en un sitio? (Es decir, ¿cuánto espacio en disco de servidor pueden ocupar?)
- ¿Cuáles son las reglas para incluir estrategias de navegación en el sitio?
- ¿Cuánta información debería almacenarse en subsitios antes de eliminarla o archivarla?
Administración de permisos
La integridad, confidencialidad y privacidad de la información crucial de la organización reside en el nivel de protección que se le asigna al sitio, específicamente los usuarios a los que decida conceder acceso al sitio.
Conceder y restringir el acceso al sitio se conoce como administrar permisos y es una de las responsabilidades más importantes como propietario del sitio.
A continuación, se ofrecen algunos consejos para tener en cuenta al desarrollar una estrategia de permisos.
- Siga el principio de privilegios mínimos: conceda a los usuarios los niveles de permisos más bajos que necesiten para ejecutar las tareas asignadas.
- Al conceder acceso a los usuarios, agréguelos a grupos predeterminados estándar (como Miembros, Visitantes y Propietarios). Haga a la mayoría de las personas miembros de los grupos de miembros o visitantes, y limite el número de personas en el grupo de propietarios.
- Use la herencia de permisos para crear una jerarquía ordenada y fácil de visualizar. Es decir, evite conceder permisos a individuos y trabaje con grupos. Cuando sea posible, haga que los subsitios simplemente hereden permisos del sitio de grupo, en lugar de tener permisos exclusivos.
- Organice el contenido para aprovechar la herencia de permisos: contemple la posibilidad de segmentar el contenido por nivel de seguridad. Cree un sitio o una biblioteca específicamente para los documentos confidenciales, en lugar de mantenerlos dispersos en una biblioteca más grande y bajo la protección de permisos exclusivos.
Arquitectura de la información
La arquitectura de la información de un sitio es como la tabla de materias de un libro: determina cómo está organizada la información —sus páginas web, documentos, listas y datos— en dicho sitio y cómo se presenta a los usuarios del sitio. La arquitectura de la información suele registrarse como una lista jerárquica de contenido de sito, palabras clave de búsqueda, tipos de datos y otros conceptos.
Para crear una arquitectura de la información, debe analizar la información que desea presentar en el sitio. Estas son algunas de las preguntas que se pueden usar para desarrollar una arquitectura de la información:
- ¿Qué tipo de contenido habrá en el sitio? ¿Cómo se traducirá en subsitios, listas, bibliotecas, etc.?
- ¿Cómo se presentará la información en el sitio?
- ¿Cómo navegarán los usuarios por el sitio?
- ¿Cómo se dirigirá la información a audiencias específicas?
- ¿Cómo se configurará y optimizará la búsqueda?
Parte de la arquitectura de la información puede incluir la clasificación de la información.
Si la información con la que trata tiene mucho valor para la compañía, requiere seguridad especial o está sujeta a reglas de cumplimiento regulatorio, puede convenirle establecer un esquema de clasificación para identificar tipos específicos de contenido que deben administrarse con cuidado.
Después de organizar la información en listas y bibliotecas específicas, puede usar característica de gobierno para administrar la forma en que se administra el contenido. Por ejemplo:
Requerir la desprotección de archivos
Cuando requiere la desprotección de un archivo, se garantiza que solo una persona puede editar el archivo hasta que se protege. Requerir que los documentos se desprotejan impide que varias personas realicen cambios al mismo tiempo, lo que podría crear conflictos en la modificación y provocar confusión. Requerir la desprotección también ayuda a recordar a los miembros del grupo que agreguen un comentario cuando protejan un archivo, para que se pueda realizar el seguimiento de lo que ha cambiado en cada versión con más facilidad.
Realizar el seguimiento de las versiones
Si necesita conservar versiones anteriores de los archivos, las bibliotecas pueden ayudar a hacer un seguimiento, almacenar y restaurar los archivos. Puede elegir hacer el seguimiento de todas las versiones del mismo modo. O bien, puede elegir designar algunas versiones como principales, por ejemplo, cuando se agrega un capítulo nuevo a un manual, y otras versiones como secundarias, por ejemplo, cuando se corrige un error de ortografía. Para ayudar a administrar el espacio de almacenamiento, puede elegir el número de cada tipo de versión que desea almacenar.
Requerir la aprobación de documentos
Puede especificar que se requiera la aprobación de un documento. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un documento antes de aprobarlo. Esta característica puede resultar útil cuando la biblioteca contiene directrices o procedimientos importantes que deben ser finales antes de que otras personas puedan verlos.
Mantenerse informado acerca de los cambios
Las bibliotecas son compatibles con la tecnología RSS, de modo que los miembros del grupo de trabajo pueden recibir y ver actualizaciones o avances de noticias e información automáticamente en una ubicación consolidada. Puede usar la tecnología RSS para avisarle de los cambios efectuados en una biblioteca, como cuando cambian los archivos almacenados en ella. Las fuentes RSS permiten a los miembros de un grupo de trabajo ver una lista consolidada de los archivos que han cambiado. También puede crear alertas por correo electrónico, para que se le informe cuando los archivos cambien.
Crear flujos de trabajo
Una biblioteca de documentos o un tipo de contenido pueden usar flujos de trabajo que la organización haya definido para los procesos de negocio, por ejemplo, para administrar la aprobación o revisión de documentos. El grupo puede aplicar procesos de negocio a los documentos, conocidos como flujos de trabajo, que especifican acciones que se deben realizar en secuencia, como aprobar o traducir documentos. Un flujo de trabajo es una forma automatizada de mover documentos o elementos por una secuencia de acciones o tareas. Hay tres flujos de trabajo disponibles de forma predeterminada para las bibliotecas: Aprobación, que distribuye el documento a un grupo de personas para su aprobación; Recopilar comentarios, que distribuye un documento a un grupo de personas para recopilar comentarios y devuelve el documento a la persona que inició el flujo de trabajo como compilación; y Recopilar firmas, que distribuye un documento a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales.
Definir tipos de contenido
Si el grupo trabaja con varios tipos de archivos, como hojas de cálculo, presentaciones y documentos, puede extender la funcionalidad de la biblioteca habilitando y definiendo varios tipos de contenido. Los tipos de contenido agregan flexibilidad y coherencia a las diferentes bibliotecas. Cada tipo de contenido puede especificar una plantilla e incluso procesos del flujo de trabajo. Las plantillas funcionan como punto de partida, para dar formato y texto repetitivo, y para las propiedades que se aplican a los documentos de ese tipo, como el nombre del departamento o el número de contrato.
Seguimiento de auditoría
Si tiene un grupo de archivos delicados y quiere conocer cómo se están usando los documentos, puede definir una directiva que permita habilitar el seguimiento de 'Auditoría' de eventos, como cambios, copias o eliminaciones en los archivos.
Ciclo de vida y retirada del sitio
Algunos sitios, como los sitios de trabajo en documentos y los sitios de discusión, suelen continuar existiendo mucho tiempo después de que hayan dejado de ser útiles, lo que ocupa espacio de almacenamiento valioso y confunde los resultados de las búsquedas. Es aconsejable revisar los sitios y su contenido (al menos una vez al año) para determinar si merece la pena conservarlos.
También es aconsejable que el modelo de gobierno más grande de la organización controle los sitios obsoletos. Por ejemplo, un administrador podría eliminar automáticamente sitios que no se han modificado durante 90 días. Como propietario del sitio, recibiría un mensaje de correo electrónico que le advertirá de que esto va a ocurrir.
Límites de almacenamiento
Un administrador puede haber establecido un límite sobre la cantidad de almacenamiento en disco que puede usar un grupo. Deberá averiguar si existe un límite y, en ese caso, decidir cómo distribuirlo entre sus sitios, páginas y bibliotecas.
De forma predeterminada, SharePoint Server impone un tamaño máximo de 50 MB por documento que se carga a una biblioteca de documentos. Además, de forma predeterminada, los propietarios de sitios de grupo reciben alertas cuando el almacenamiento llega al 90% de la cuota.
Una vez que sepa cuáles son los límites, puede usar características como el control de versiones o el seguimiento de auditoría para garantizar que el sitio permanezca dentro de los límites.
Personalización
Es probable que la organización tenga algunas personalizaciones de marca estandarizadas, plantillas de sitios o diseños de sitio preferidos o necesarios. ¿Hasta dónde pueden llegar los usuarios en la personalización de sus sitios y sus páginas?
Para controlar la personalización, puede decidir restringir qué miembros del equipo tienen permiso de personalización, o bien optar por usar diseños de página estandarizados para garantizar que se cumplan ciertos requisitos, como pedir que el propietario del sitio aparezca en la esquina superior izquierda de todos los sitios.
También puede convenirle establecer instrucciones sobre la funcionalidad que los individuos pueden usar en sus subsitios. Por ejemplo, puede convenirle pedir a los usuarios que no usen elementos web que requieran codificación personalizada.
En el otro extremo del espectro, puede proporcionar SharePoint Designer a todos los miembros del equipo, para que puedan hacer todas las modificaciones que deseen.
Navegación
Los elementos de navegación ayudan a las personas a examinar el contenido que necesitan. Dos elementos de navegación que se pueden personalizar son la barra de vínculos superior e Inicio rápido.
Con las páginas de configuración de cada lista o biblioteca, puede elegir qué listas y bibliotecas aparecen en Inicio rápido. También puede cambiar el orden de los vínculos, agregar o eliminar vínculos y agregar o eliminar las secciones en las que están organizados los vínculos. Por ejemplo, si tiene demasiadas listas en la sección Lista, puede agregar una sección nueva para Listas de tareas, donde puede incluir vínculos a las listas de tareas.
La barra de vínculos superior ofrece una manera para que los usuarios de su sitio lleguen a otros sitios de la colección mostrando una fila de pestañas en la parte superior de cada página del sitio. Cuando cree un sitio nuevo, puede elegir si incluirlo en la barra de vínculos superior del sitio primario y si usar la barra de vínculos superior del sitio primario.
Búsqueda
El contenido aparece en muchos lugares, entre ellos sitios, listas, bibliotecas, elementos web y columnas. De forma predeterminada, cuando alguien busca en su sitio, todo el contenido del sitio de cualquiera de sus subsitios aparece en los resultados de búsqueda.
Como propietario de un sitio, puede elegir si desea mostrar o no el contenido de su sitio en los resultados de búsqueda. Cuando impide que el contenido de un sitio aparezca en los resultados de búsqueda, el contenido de todos los subsitios también se bloquea y no aparece en los resultados de búsqueda.
De forma predeterminada, el contenido con permisos restringidos no aparece en los resultados de búsqueda para los usuarios que no tienen los permisos para leerlo. Puede modificar esto para que el contenido restringido aparezca en los resultados de búsqueda, pero los usuarios no podrán abrir el contenido para el que no tengan permisos.
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Roles y responsabilidades de soporte del sitio
Es aconsejable definir roles y responsabilidades para reducir el caos que puede generarse en un sitio cuando los miembros del personal se unen a un equipo y dejan de pertenecer a él. Estas son algunos aspectos que conviene tener en cuenta sobre quién hace qué en el sitio:
- Aprendizaje: la instrucción básica sobre navegación, búsqueda y administración de documentos puede ser muy útil para la gente que usa por primera vez el producto.
- Soporte técnico: puede designar un experto en el equipo para que solucione los problemas y actúe como enlace con el administrador.
- Cumplimiento de directivas legales o de la organización: a veces puede ser simplemente cuestión de mantener vínculos actualizados con las directivas apropiadas, pero es aconsejable tener una persona responsable.
Protección de los datos
Las características de copia de seguridad y recuperación protegen los datos contra pérdidas accidentales. El administrador establece la frecuencia de la copia de seguridad, así como la velocidad y el nivel de recuperación.
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