Crear e imprimir etiquetas postales mediante Combinar correspondencia

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Word

El Administrador de combinación de correspondencia de Word permite convertir las direcciones de correo que se encuentran en una hoja de Excel, un documento de Word o la Libreta de direcciones de Office en etiquetas postales imprimibles. En los siguientes procedimientos se muestra el modo de crear un origen de datos para la combinación de correspondencia en Excel y, a continuación, utilizar el Administrador de combinación de correspondencia en Word para imprimir etiquetas postales.

MostrarPaso 1: Crear una lista de destinatarios en una hoja de Excel

Cada columna de la hoja de Excel contiene una categoría de información o campo de datos, por ejemplo, nombre, dirección, ciudad, estado y código postal. La primera fila de celdas, denominada registro inicial, contiene los nombres de los campos de datos. Cada fila subsiguiente contiene un registro, por ejemplo, el nombre y la dirección de una persona.

 Importante   Asegúrese de que los datos están en formato de lista (lista: Una serie de filas de hoja que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. Una lista se puede usar como una base de datos, en la que las filas son registros y las columnas, campos. La primera fila de la lista contiene etiquetas para las columnas.). Cada columna de datos debe tener una etiqueta en la primera fila. No puede haber ninguna columna ni fila vacía en la lista.

  1. Abra Excel.
  2. En la primera fila de la hoja, escriba un registro inicial para las direcciones.

Por ejemplo, en la primera columna de la primera fila, escriba Nombre; en la segunda columna, escriba Dirección; en la tercera columna, escriba Ciudad; en la cuarta columna, escriba Estado y en la quinta columna, escriba Código postal. La hoja de Excel tendrá el siguiente aspecto:

Hoja de Excel que contiene registros iniciales

 Nota   Más adelante, cuando cree las etiquetas, usará los campos del registro inicial para especificar los datos y el lugar que ocuparán.

  1. En la segunda fila, escriba la información sobre el nombre y la dirección de un destinatario.

Agregue tantas filas adicionales de direcciones como desea. La hoja de Excel se parecerá ahora a la siguiente:

Hoja de Excel que contiene direcciones de correo

  1. Haga clic en Guardar Botón Guardar.
  2. Escriba un nombre para el libro, por ejemplo, direcciones.

No se olvide del lugar donde guarda la hoja. Necesitará conocer su ubicación más adelante.

  1. Cierre el libro de Excel que contiene la lista de destinatarios.

No podrá completar la combinación si no cierra el libro de Excel que contiene la lista, o si lo vuelve a abrir antes de finalizar la combinación de correspondencia.

MostrarPaso 2: Crear un documento de Word para las etiquetas

  1. En Word, asegúrese de que hay abierto un nuevo documento en blanco.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Administrador de combinación de correspondencia.
  3. En 1. Seleccione el tipo de documento, haga clic en Crear nuevo y, a continuación, haga clic en Etiquetas.
  4. En Información de impresora, haga clic en el tipo de impresora que usa.
  5. En el menú emergente Productos de etiquetas, haga clic en el fabricante de sus etiquetas.

 Sugerencia   Para obtener más productos de etiqueta, en el menú emergente Productos de etiquetas, haga clic en Otro.

  1. En Número de producto, haga clic en el tipo de etiqueta que tiene y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   Para obtener información acerca de los márgenes y de otras características de las etiquetas, haga clic en Detalles.

MostrarPaso 3: Buscar la lista de destinatarios y modificar las etiquetas

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Obtener lista y, a continuación, haga clic en Abrir origen de datos.
  2. Busque el libro de Excel con las direcciones que creó en el paso 1 y haga doble clic en él.

 Nota   Cuando un mensaje le pida abrir el libro con un convertidor de texto de libro, haga clic en Aceptar.

  1. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Abrir documento del libro y, a continuación, seleccione la hoja que contiene las direcciones que creó en el paso 1.
  2. Asegúrese de que Toda la hoja de cálculo aparece en el cuadro Rango de celdas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. En el menú emergente Insertar campo de combinación, haga clic en cada uno de los campos siguientes de esta secuencia: Nombre, Dirección, Ciudad, Estado y Código postal.
  4. En Etiqueta de muestra, modifique los campos de combinación para que se muestren de la manera que desee.

Por ejemplo, presione RETORNO después de los campos Nombre, Dirección y Provincia o estado y, después, escriba un espacio entre los campos Ciudad y Provincia o estado, y entre los campos Provincia o estado y Código postal.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. En el documento, modifique las etiquetas la manera que desee. Por ejemplo, puede aplicar el formato de negrita o cursiva a los marcadores de posición del texto.

 Sugerencia   

  • Para dar formato a todas las etiquetas de la misma manera, cambie la primera etiqueta y, a continuación, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Rellenar los elementos para completar el documento Botón Rellenar elementos para completar documento.
  • Para agregar la misma imagen a todas las etiquetas, inserte una imagen en la primera etiqueta y, a continuación, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Rellenar los elementos para completar el documento Botón Rellenar elementos para completar documento

MostrarPaso 4: Filtrar y ordenar a los destinatarios (opcional)

Puede filtrar y ordenar a los destinatarios de la lista de destinatarios. Por ejemplo, la lista de destinatarios puede incluir direcciones de varias provincias. Si desea crear etiquetas postales sólo para los contactos que viven en la provincia de Madrid, puede filtrar la lista de destinatarios para que muestre sólo a los residentes de dicha provincia. También puede ordenar las etiquetas por código postal, por ejemplo.

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 4. Filtrar destinatarios, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en la pestaña Filtrar registros.
  3. En Campo, en el primer menú emergente, haga clic en el campo que desee, por ejemplo, Estado.
  4. En Comparación, en el primer menú emergente, haga clic en la opción que desee, por ejemplo, Igual a.
  5. En Comparar con, en el primer cuadro de texto, escriba el valor de campo que desee, por ejemplo, WA.
  6. Haga clic en la pestaña Ordenar registros.

En Ordenar por, en el menú emergente, haga clic en la opción que desee, por ejemplo, Código postal y, a continuación, haga clic en Ascendente.

  1. Haga clic en Aceptar.

MostrarPaso 5: Vista previa de resultados (opcional)

Para asegurarse de que las etiquetas postales tienen el aspecto que desea antes de imprimirlas, puede obtener una vista previa de su aspecto con los datos. Mientras obtiene dicha vista previa de los resultados, puede cambiar el diseño y el formato de las etiquetas.

  • En el Administrador de combinación de correspondencia, en 5. Vista previa de resultados, haga clic en Ver datos combinados Botón Ver datos combinados

MostrarPaso 6: Finalizar la combinación e imprimir las etiquetas

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 6. Finalizar la combinación, haga clic en Todo.

 Sugerencia   Para combinar e imprimir un intervalo concreto de etiquetas, haga clic en Personalizar y, a continuación, escriba el intervalo que desea.

  1. Realice uno de estos procedimientos:
Para Haga lo siguiente
Imprimir las etiquetas Haga clic en Combinar al imprimir Botón Combinar al imprimir.
Para guardar las etiquetas combinadas en un nuevo documento para imprimirlas después Haga clic en Combinar en un documento nuevo Botón Combinar correspondencia.

Ver también

Crear sobres con Combinar correspondencia

Crear etiquetas postales con Combinar correspondencia

Excel

El Administrador de combinación de correspondencia de Word permite convertir las direcciones de correo que se encuentran en una hoja de Excel, un documento de Word o la Libreta de direcciones de Office en etiquetas postales imprimibles. En los siguientes procedimientos se muestra el modo de crear un origen de datos para la combinación de correspondencia en Excel y, a continuación, utilizar el Administrador de combinación de correspondencia en Word para imprimir etiquetas postales.

MostrarPaso 1: Crear una lista de destinatarios en una hoja de Excel

Cada columna de la hoja de Excel contiene una categoría de información o campo de datos, por ejemplo, nombre, dirección, ciudad, estado y código postal. La primera fila de celdas, denominada registro inicial, contiene los nombres de los campos de datos. Cada fila subsiguiente contiene un registro, por ejemplo, el nombre y la dirección de una persona.

 Importante   Asegúrese de que los datos están en formato de lista (lista: Una serie de filas de hoja que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. Una lista se puede usar como una base de datos, en la que las filas son registros y las columnas, campos. La primera fila de la lista contiene etiquetas para las columnas.). Cada columna de datos debe tener una etiqueta en la primera fila. No puede haber ninguna columna ni fila vacía en la lista.

  1. Asegúrese de que hay abierta una hoja de Excel en blanco.
  2. En la primera fila de la hoja, escriba un registro inicial para las direcciones.

Por ejemplo, en la primera columna de la primera fila, escriba Nombre; en la segunda columna, escriba Dirección; en la tercera columna, escriba Ciudad; en la cuarta columna, escriba Estado y en la quinta columna, escriba Código postal. La hoja de Excel tendrá el siguiente aspecto:

Hoja de Excel que contiene registros iniciales

 Nota   Más adelante, cuando cree las etiquetas, usará los campos del registro inicial para especificar los datos y el lugar que ocuparán.

  1. En la segunda fila, escriba la información sobre el nombre y la dirección de un destinatario.

Agregue tantas filas adicionales de direcciones como desea. La hoja de Excel se parecerá ahora a la siguiente:

Hoja de Excel que contiene direcciones de correo

  1. Haga clic en Guardar Botón Guardar.
  2. Escriba un nombre para el libro, por ejemplo, direcciones.

No se olvide del lugar donde guarda la hoja. Necesitará conocer su ubicación más adelante.

  1. Cierre el libro de Excel que contiene la lista de destinatarios.

No podrá completar la combinación si no cierra el libro de Excel que contiene la lista, o si lo vuelve a abrir antes de finalizar la combinación de correspondencia.

MostrarPaso 2: Crear un documento de Word para las etiquetas

  1. Abra Word
  2. Asegúrese de que hay abierto un nuevo documento en blanco.
  3. En el menú Herramientas, haga clic en Administrador de combinación de correspondencia.
  4. En 1. Seleccione el tipo de documento, haga clic en Crear nuevo y, a continuación, haga clic en Etiquetas.
  5. En Información de impresora, haga clic en el tipo de impresora que usa.
  6. En el menú emergente Productos de etiquetas, haga clic en el fabricante de sus etiquetas.

 Sugerencia   Para obtener más productos de etiqueta, en el menú emergente Productos de etiquetas, haga clic en Otro.

  1. En Número de producto, haga clic en el tipo de etiqueta que tiene y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   Para obtener información acerca de los márgenes y de otras características de las etiquetas, haga clic en Detalles.

MostrarPaso 3: Buscar la lista de destinatarios y modificar las etiquetas

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Obtener lista y, a continuación, haga clic en Abrir origen de datos.
  2. Busque el libro de Excel con las direcciones que creó en el paso 1 y haga doble clic en él.

 Nota   Cuando un mensaje le pida abrir el libro con un convertidor de texto de libro, haga clic en Aceptar.

  1. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Abrir documento del libro y, a continuación, seleccione la hoja que contiene las direcciones que creó en el paso 1.
  2. Asegúrese de que Toda la hoja de cálculo aparece en el cuadro Rango de celdas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. En el menú emergente Insertar campo de combinación, haga clic en cada uno de los campos siguientes de esta secuencia: Nombre, Dirección, Ciudad, Estado y Código postal.
  4. En Etiqueta de muestra, modifique los campos de combinación para que se muestren de la manera que desee.

Por ejemplo, presione RETORNO después de los campos Nombre, Dirección y Provincia o estado y, después, escriba un espacio entre los campos Ciudad y Provincia o estado, y entre los campos Provincia o estado y Código postal.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. En el documento, modifique las etiquetas la manera que desee. Por ejemplo, puede aplicar el formato de negrita o cursiva a los marcadores de posición del texto.

 Sugerencia   

  • Para dar formato a todas las etiquetas de la misma manera, cambie la primera etiqueta y, a continuación, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Rellenar los elementos para completar el documento Botón Rellenar elementos para completar documento.
  • Para agregar la misma imagen a todas las etiquetas, inserte una imagen en la primera etiqueta y, a continuación, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Rellenar los elementos para completar el documento Botón Rellenar elementos para completar documento

MostrarPaso 4: Filtrar y ordenar a los destinatarios (opcional)

Puede filtrar y ordenar a los destinatarios de la lista de destinatarios. Por ejemplo, la lista de destinatarios puede incluir direcciones de varias provincias. Si desea crear etiquetas postales sólo para los contactos que viven en la provincia de Madrid, puede filtrar la lista de destinatarios para que muestre sólo a los residentes de dicha provincia. También puede ordenar las etiquetas por código postal, por ejemplo.

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 4. Filtrar destinatarios, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en la pestaña Filtrar registros.
  3. En Campo, en el primer menú emergente, haga clic en el campo que desee, por ejemplo, Estado.
  4. En Comparación, en el primer menú emergente, haga clic en la opción que desee, por ejemplo, Igual a.
  5. En Comparar con, en el primer cuadro de texto, escriba el valor de campo que desee, por ejemplo, WA.
  6. Haga clic en la pestaña Ordenar registros.

En Ordenar por, en el menú emergente, haga clic en la opción que desee, por ejemplo, Código postal y, a continuación, haga clic en Ascendente.

  1. Haga clic en Aceptar.

MostrarPaso 5: Vista previa de resultados (opcional)

Para asegurarse de que las etiquetas postales tienen el aspecto que desea antes de imprimirlas, puede obtener una vista previa de su aspecto con los datos. Mientras obtiene dicha vista previa de los resultados, puede cambiar el diseño y el formato de las etiquetas.

  • En el Administrador de combinación de correspondencia, en 5. Vista previa de resultados, haga clic en Ver datos combinados Botón Ver datos combinados

MostrarPaso 6: Finalizar la combinación e imprimir las etiquetas

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 6. Finalizar la combinación, haga clic en Todo.

 Sugerencia   Para combinar e imprimir un intervalo concreto de etiquetas, haga clic en Personalizar y, a continuación, escriba el intervalo que desea.

  1. Realice uno de estos procedimientos:
Para Haga lo siguiente
Imprimir las etiquetas Haga clic en Combinar al imprimir Botón Combinar al imprimir.
Para guardar las etiquetas combinadas en un nuevo documento para imprimirlas después Haga clic en Combinar en un documento nuevo Botón Combinar correspondencia.

Ver también

Insertar o eliminar celdas, filas, columnas u hojas

Outlook

El Administrador de combinación de correspondencia de Word permite convertir las direcciones de correo que se encuentran en una hoja de Excel, un documento de Word o la Libreta de direcciones de Office en etiquetas postales imprimibles. En los siguientes procedimientos se muestra el modo de crear un origen de datos para la combinación de correspondencia en Excel y, a continuación, utilizar el Administrador de combinación de correspondencia en Word para imprimir etiquetas postales.

MostrarPaso 1: Crear una lista de destinatarios en una hoja de Excel

Cada columna de la hoja de Excel contiene una categoría de información o campo de datos, por ejemplo, nombre, dirección, ciudad, estado y código postal. La primera fila de celdas, denominada registro inicial, contiene los nombres de los campos de datos. Cada fila subsiguiente contiene un registro, por ejemplo, el nombre y la dirección de una persona.

 Importante   Asegúrese de que los datos están en formato de lista (lista: Una serie de filas de hoja que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. Una lista se puede usar como una base de datos, en la que las filas son registros y las columnas, campos. La primera fila de la lista contiene etiquetas para las columnas.). Cada columna de datos debe tener una etiqueta en la primera fila. No puede haber ninguna columna ni fila vacía en la lista.

  1. Abra Excel.
  2. En la primera fila de la hoja, escriba un registro inicial para las direcciones.

Por ejemplo, en la primera columna de la primera fila, escriba Nombre; en la segunda columna, escriba Dirección; en la tercera columna, escriba Ciudad; en la cuarta columna, escriba Estado y en la quinta columna, escriba Código postal. La hoja de Excel tendrá el siguiente aspecto:

Hoja de Excel que contiene registros iniciales

 Nota   Más adelante, cuando cree las etiquetas, usará los campos del registro inicial para especificar los datos y el lugar que ocuparán.

  1. En la segunda fila, escriba la información sobre el nombre y la dirección de un destinatario.

Agregue tantas filas adicionales de direcciones como desea. La hoja de Excel se parecerá ahora a la siguiente:

Hoja de Excel que contiene direcciones de correo

  1. Haga clic en Guardar Botón Guardar.
  2. Escriba un nombre para el libro, por ejemplo, direcciones.

No se olvide del lugar donde guarda la hoja. Necesitará conocer su ubicación más adelante.

  1. Cierre el libro de Excel que contiene la lista de destinatarios.

No podrá completar la combinación si no cierra el libro de Excel que contiene la lista, o si lo vuelve a abrir antes de finalizar la combinación de correspondencia.

 Nota   Para crear una hoja de Excel en la Libreta de direcciones de Outlook , exporte los contactos a un archivo de texto delimitado por tabulaciones y, a continuación, ábralo en Excel. Para obtener más información, vea Exportar o archivar manualmente elementos de Outlook.

MostrarPaso 2: Crear un documento de Word para las etiquetas

  1. Abra Word
  2. Asegúrese de que hay abierto un nuevo documento en blanco.
  3. En el menú Herramientas, haga clic en Administrador de combinación de correspondencia.
  4. En 1. Seleccione el tipo de documento, haga clic en Crear nuevo y, a continuación, haga clic en Etiquetas.
  5. En Información de impresora, haga clic en el tipo de impresora que usa.
  6. En el menú emergente Productos de etiquetas, haga clic en el fabricante de sus etiquetas.

 Sugerencia   Para obtener más productos de etiqueta, en el menú emergente Productos de etiquetas, haga clic en Otro.

  1. En Número de producto, haga clic en el tipo de etiqueta que tiene y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   Para obtener información acerca de los márgenes y de otras características de las etiquetas, haga clic en Detalles.

MostrarPaso 3: Buscar la lista de destinatarios y modificar las etiquetas

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Obtener lista y, a continuación, haga clic en Abrir origen de datos.
  2. Busque el libro de Excel con las direcciones que creó en el paso 1 y haga doble clic en él.

 Nota   Cuando un mensaje le pida abrir el libro con un convertidor de texto de libro, haga clic en Aceptar.

  1. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Abrir documento del libro y, a continuación, seleccione la hoja que contiene las direcciones que creó en el paso 1.
  2. Asegúrese de que Toda la hoja de cálculo aparece en el cuadro Rango de celdas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. En el menú emergente Insertar campo de combinación, haga clic en cada uno de los campos siguientes de esta secuencia: Nombre, Dirección, Ciudad, Estado y Código postal.
  4. En Etiqueta de muestra, modifique los campos de combinación para que se muestren de la manera que desee.

Por ejemplo, presione RETORNO después de los campos Nombre, Dirección y Provincia o estado y, después, escriba un espacio entre los campos Ciudad y Provincia o estado, y entre los campos Provincia o estado y Código postal.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. En el documento, modifique las etiquetas la manera que desee. Por ejemplo, puede aplicar el formato de negrita o cursiva a los marcadores de posición del texto.

 Sugerencia   

  • Para dar formato a todas las etiquetas de la misma manera, cambie la primera etiqueta y, a continuación, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Rellenar los elementos para completar el documento Botón Rellenar elementos para completar documento.
  • Para agregar la misma imagen a todas las etiquetas, inserte una imagen en la primera etiqueta y, a continuación, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Rellenar los elementos para completar el documento Botón Rellenar elementos para completar documento

MostrarPaso 4: Filtrar y ordenar a los destinatarios (opcional)

Puede filtrar y ordenar a los destinatarios de la lista de destinatarios. Por ejemplo, la lista de destinatarios puede incluir direcciones de varias provincias. Si desea crear etiquetas postales sólo para los contactos que viven en la provincia de Madrid, puede filtrar la lista de destinatarios para que muestre sólo a los residentes de dicha provincia. También puede ordenar las etiquetas por código postal, por ejemplo.

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 4. Filtrar destinatarios, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en la pestaña Filtrar registros.
  3. En Campo, en el primer menú emergente, haga clic en el campo que desee, por ejemplo, Estado.
  4. En Comparación, en el primer menú emergente, haga clic en la opción que desee, por ejemplo, Igual a.
  5. En Comparar con, en el primer cuadro de texto, escriba el valor de campo que desee, por ejemplo, WA.
  6. Haga clic en la pestaña Ordenar registros.

En Ordenar por, en el menú emergente, haga clic en la opción que desee, por ejemplo, Código postal y, a continuación, haga clic en Ascendente.

  1. Haga clic en Aceptar.

MostrarPaso 5: Vista previa de resultados (opcional)

Para asegurarse de que las etiquetas postales tienen el aspecto que desea antes de imprimirlas, puede obtener una vista previa de su aspecto con los datos. Mientras obtiene dicha vista previa de los resultados, puede cambiar el diseño y el formato de las etiquetas.

  • En el Administrador de combinación de correspondencia, en 5. Vista previa de resultados, haga clic en Ver datos combinados Botón Ver datos combinados

MostrarPaso 6: Finalizar la combinación e imprimir las etiquetas

  1. En el Administrador de combinación de correspondencia, en 6. Finalizar la combinación, haga clic en Todo.

 Sugerencia   Para combinar e imprimir un intervalo concreto de etiquetas, haga clic en Personalizar y, a continuación, escriba el intervalo que desea.

  1. Realice uno de estos procedimientos:
Para Haga lo siguiente
Imprimir las etiquetas Haga clic en Combinar al imprimir Botón Combinar al imprimir.
Para guardar las etiquetas combinadas en un nuevo documento para imprimirlas después Haga clic en Combinar en un documento nuevo Botón Combinar correspondencia.

Ver también

 
 
Corresponde a:
Excel para Mac 2011, Word para Mac 2011