Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: personalizar Outlook

Este artículo forma parte de una serie Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac. Para obtener información sobre secciones específicas de la serie, consulte los vínculos Consulte también en la parte inferior de la página.

MostrarConfigurar Outlook 2011 para Mac: el diseño

El primer paso para seguir estas prácticas recomendadas es configurar un sistema para optimizar su uso de Outlook para Mac 2011. Se considera práctica recomendada tener:

Para obtener más información sobre cómo configurar el diseño recomendado, consulte la sección de Preguntas más frecuentes al final de este documento.

MostrarCarpetas

Se considera práctica recomendada tener:

  • Una bandeja de entrada para los mensajes que necesita procesar (abordar). A la bandeja de entrada llegan los mensajes que se le envían directamente o cuya lectura puede ser importante. Si recibe muchos mensajes que tiene que consultar repetidamente entre varias personas diferentes, cambie a la vista Conversaciones. En caso contrario, utilice la organización por fechas (la organización predeterminada).
  • Una única carpeta de referencia, debajo de la bandeja de entrada, para todo el material de referencia al que desee volver posteriormente. Nada se archivará automáticamente (por ejemplo, con una regla) en esta carpeta. Llame 1-Referencia a esta carpeta. (Si agrega este 1-, pasará a ser el primer elemento en la bandeja de entrada). Esta carpeta se crea bajo la bandeja de entrada para que pueda contraerla y ocultarla a la vista.

 Nota   Si esta carpeta es muy grande (10.000 elementos o más), Outlook para Mac 2011 puede ralentizarse al cambiarse a esta carpeta.

  • Una carpeta para los mensajes profesionales, privados y personales. Contar con una carpeta separada para la información personal y profesional puede dar la libertad de buscar un mensaje mientras tiene a alguien a la espalda sin preocuparse de que pueda aparecer un mensaje confidencial. Llame a esta carpeta 2-Personal.

Los administradores pueden tener una única carpeta para los comentarios sobre sus empleados denominada 3-Administración.

  • Un conjunto de carpetas para mensajes del grupo de contactos. No es preciso leer todos los mensajes enviados a los grupos de contactos (también conocidos como servidores de listas, listas de correo o listas de distribución). Este conjunto de carpetas constituye el repositorio para todos los mensajes del grupo de contactos que no se entregan automáticamente a la bandeja de entrada. Cree una única carpeta de nivel superior en la bandeja de entrada denominada Grupos de contactos y, a continuación, cree una subcarpeta para cada tema de los grupos. Por lo general, suele ser suficiente una carpeta por grupo de contactos, pero si pertenece a varios grupos de contactos, puede ser útil hacer que todos los mensajes lleguen a la misma carpeta. Contraiga la carpeta Grupo de contactos de nivel superior para que no se distraiga con los mensajes no leídos de las carpetas en su interior.

 Nota    Si necesita leer todos los mensajes de un grupo de contactos, no cree una carpeta específica. Estos mensajes deberían ir directamente a la bandeja de entrada.

Carpetas inteligentes    

Las carpetas inteligentes, también conocidas como carpetas de búsqueda, resultan útiles para recopilar información de distintas carpetas de correo. Las carpetas inteligentes son especialmente útiles cuando se precisa recopilar información que se guarda en distintas carpetas, por ejemplo, al prepararse para una reunión trimestral.

Carpetas inteligentes

Si recibe un gran volumen de mensajes (más de 200 mensajes al día), las carpetas de búsqueda pueden constituir una excelente forma de analizar el correo de distintos remitentes.

Para obtener más información sobre cómo configurar las carpetas inteligentes, consulte la sección Preguntas más frecuentes al final de este documento.

MostrarReglas

El objetivo de organizar Outlook es reducir todo el "ruido" innecesario en la bandeja de entrada y hacer que los elementos más importantes aparezcan en primera posición. Las reglas ayudan a este proceso al mover los mensajes a carpetas creadas en función de criterios que se hayan establecido. Las reglas filtran los mensajes que entran en la bandeja de entrada solo para los elementos cuya lectura sea imprescindible.

Se considera una práctica recomendada tener las reglas siguientes (más información sobre cómo configurar estas reglas se obtiene en las Preguntas más frecuentes, al final de este documento).

  • Para: A mí     Todos los mensajes enviados directamente a usted o con usted en la línea de CC se enviarán a la bandeja de entrada y no se procesarán por otras reglas, aunque también se envíen a un grupo de contactos.
  • Grupos de contactos     Todos los mensajes enviados a un grupo de contactos se envían a la carpeta Grupo de contactos, a no ser que sus palabras clave sugieran que sea importante para usted, en cuyo caso se envían a la bandeja de entrada. Si cuenta con varios grupos de contactos que son similares, debe usar la misma regla para todos ellos y archivarlos en la misma carpeta. Si es miembro de un grupo de contactos cuyos mensajes debe leer, no cree ninguna regla para él. Todos los mensajes que tenga que leer deben dirigirse directamente a la bandeja de entrada.

MostrarNotificaciones

Si recibe muchos mensajes o se distrae fácilmente por el sonido de notificación que se reproduce con los mensajes entrantes, le recomendamos que desactive las siguientes opciones:

Icono del Dock de Outlook 2011

  • El sonido que acompaña a todas las configuraciones anteriores

Para cambiar esta configuración, en el menú Outlook, haga clic en Preferencias y después en Notificaciones y sonidos. En haga Llegada del mensaje, desactive todas las casillas.

Llegada del mensaje

MostrarCategorías

Las categorías de Outlook para Mac 2011 le permiten administrar elementos en varias formas distintas. Hay tres tipos principales de categorías que recomendamos crear:

  • Proyecto (se pueden incluir personas)
  • Tema
  • Ubicación o actividad

Las categorías no es un aspecto requerido de este sistema, pero facilitará la vida si está dispuesto a utilizarlas. Por ejemplo, con ellas podrá identificar con más facilidad lo que puede hacer ahora y ayudarle a agrupar tareas similares para que pueda realizarlas todas a la vez.

Para crear categorías, haga lo siguiente:

  • En la pestaña Inicio, haga clic en Clasificar y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo.

Se considera práctica recomendada tener una categoría para:

  • Elementos de todos sus subordinados directos y de su administrador que desea revisar la próxima vez que se reúna (por ejemplo, una categoría denominada 1:1 Administrador).
  • Cada una de las principales ubicaciones o tipos de actividades que realiza, para que pueda realizar acciones por lote (una parte útil para administrar sus tareas), por ejemplo:

@Viaje al trabajo     para tareas que puede realizar en el trayecto del domicilio al trabajo.

@Correo electrónico     para tareas que implican mensajes de correo electrónico, o cualquier otro aspecto de Outlook para Mac 2011

@Domicilio     para tareas que solo puede realizar en casa.

@Reunión     para elementos que tiene que preparar para una reunión.

@Sin conexión     para tareas que le alejan del equipo, como hacer una fotocopia de un documento.

@En línea     para tareas que puede realizar solo conectado o a través de un explorador web.

@Teléfono     para llamadas que tiene que hacer o recibir.

@Leer     para tareas que implica solo la lectura, no la respuesta. Esta categoría es útil para aquellos mensajes largos o datos adjuntos que tiene que leer pero que no puede hacerlo de inmediato.

@En espera     para mensajes o tareas para las que está esperando una respuesta, pero no hay una explícita acción posterior por su parte.

Categorías de Outlook

 Nota   Con el uso del símbolo @ hace destacar las categorías en la lista de categorías. Marcar con un @ delante de ciertas categorías permite mantener esas categorías en la parte superior de la lista y le recuerda dónde debe estar cuando está realizando esta tarea (por ejemplo @Teléfono significa "al teléfono").

  • Cada tema o proyecto importante para que pueda encontrar fácilmente mensajes sobre un tema determinado, especialmente si no hay ninguna palabra en el cuerpo o asunto del mensaje que podría aparecer en la búsqueda.
  • Temas importantes que deben realizarse en el momento y no pueden posponerse para otro día.

 Nota   Puede aplicar varias categorías a un elemento individual, al contrario que el archivado, donde los elementos pueden alojarse en una carpeta al mismo tiempo. Por ejemplo, un mensaje importante que desea discutir con su administrador antes de responderlo puede estar clasificado tanto en la categoría @Correo electrónico y la categoría 1:1 Administrador.

Como podrá ver, las categorías ayudan a realizar búsquedas con más eficacia, así como a estar preparado para las reuniones.

 Nota   Tenga muy cuidado cuando clasifica los mensajes salientes, pues es posible que los destinatarios puedan ver sus categorías. Si los destinatarios no están usando Outlook para Mac 2011 o Exchange Server 2010, podrán ver las categorías que haya establecido.

Ver también

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: administración correcta del tiempo

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: domesticar la bandeja de entrada con las cuatro reglas

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: administrar el tiempo con una revisión diaria

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: trabajar con las tareas

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: buscar un mensaje

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: redactar correos electrónicos impactantes

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: calendarios y reuniones

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: preguntas más frecuentes

 
 
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