Configurar una reunión de Lync

Si usa Outlook o Outlook Web App, puede programar una reunión en línea única o periódica de un modo parecido al que usa Outlook para programar las reuniones ordinarias. El vínculo a la reunión de Lync se agrega automáticamente a la convocatoria de reunión. Además, si la cuenta está configurada para usar la conferencia de acceso telefónico local, la convocatoria de la reunión incluirá información de llamada a la reunión (número de teléfono e identificador de conferencia).

Si no usa un programa de Outlook (o Windows), puede configurar reuniones nuevas usando el Programador web de Lync. Puede acceder a este programa desde https://sched.lync.com; si quiere más información, vea Programador web de Lync.

Configurar una reunión en línea mediante using Outlook Web App

   
  1. En el portal de Office 365, realice una de las acciones siguientes:
  • Para configurar una reunión según fecha, haga clic en la pestaña Calendario y, en la esquina superior izquierda, haga clic en Nuevo evento.
  • Para configurar una reunión según las personas que desee invitar, haga clic en la pestaña Personas, haga clic en un contacto o grupo de la lista de contactos y luego, en el nombre de la persona o el grupo, haga clic en Programar reunión.

 Sugerencia    Para agregar un contacto o grupo, en la pestaña Personas , en la esquina superior izquierda, haga clic en Nuevo y luego en Crear contacto y escriba la información solicitada o haga clic en Crear grupo , escriba un nombre de grupo, haga clic en el cuadro de texto Agregar miembros y luego escriba la dirección de correo electrónico de cada persona que desee agregar. A medida que escriba, aparecerán las sugerencias de su lista de contactos en el cuadro de texto. Si aparece el nombre del contacto, haga clic en él.

  1. En el medio de la ventana de reunión, encima del área de mensaje, haga clic en Reunión en línea. Aparecerán los detalles de llamada en el área de mensaje, si la cuenta está configurada para las conferencias de acceso telefónico, y aparecerá Reunión en línea en Ubicación.
  2. Configure la reunión tal como lo haría habitualmente; es decir, asignando un nombre al evento, agregando o quitando participantes, eligiendo una hora de inicio y duración, etc.. Si habrá asistentes en persona, en Ubicación, escriba una ubicación para la reunión, tal como una sala de conferencias, o haga clic en Agregar un salón para ayudar a buscar una sala de conferencias.

 Sugerencia    Para buscar un horario adecuado para todos los asistentes, haga clic en Asistente para programación de la parte superior de la ventana de reunión.

 Sugerencia    Para ver la configuración de quién tiene acceso a la reunión en línea, quién debe esperar autorización para unirse a la reunión y quién puede presentar durante la reunión, haga clic en Configuración de la reunión en línea

.
  1. En el área de reunión, escriba un orden del día. Tenga cuidado de no cambiar la información sobre la reunión en línea.
  2. (Opcional) Para agregar una imagen o datos adjuntos al orden del día, en la parte superior de la ventana de reunión, haga clic en el icono Más acciones (…) a la derecha del Asistente para programación, haga clic en Insertar y luego en Datos adjuntos o Imagen.
  3. En la parte superior de la ventana de reunión, haga clic en Enviar.

Para configurar una reunión de Lync mediante Outlook 2013

   
  1. Abra Outlook y vaya al calendario.
  2. En la pestaña Inicio, en la cinta Reunión de Lync, haga clic en Nueva reunión de Lync.
  3. Configure la reunión como lo haría habitualmente; o sea:
  • En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico de cada persona a la que va a invitar, separadas por punto y coma.
  • En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la reunión.
  • Si habrá asistentes en persona, haga clic en Buscador de salas , en la cinta Opciones de la pestaña Reunión, y luego busque una sala o bien escriba una ubicación de reunión, tal como una sala de conferencias, en el cuadro Ubicación .
  • Seleccione una hora de inicio y una hora de finalización.

 Nota    Para buscar una hora adecuada para todos los asistentes, haga clic en Asistente para programación , en la cinta Mostrar de la pestaña Reunión.

  1. En el área de reunión, escriba una agenda. Tenga cuidado de no cambiar nada de la información de la reunión de Lync.
  2. (Opcional) En la cinta de Outlook, haga clic en Asistente para programación para asegurarse de que reserva la mejor hora para la reunión.
  3. Haga clic en Enviar.

 Importante    Programar una reunión con las opciones predeterminadas, como hemos hecho, es adecuado para reuniones pequeñas e internas, como reuniones informales con unos cuantos compañeros de trabajo. Si tiene que celebrar una reunión con personas de fuera de la compañía o está programando un evento grande, cambie las opciones de la reunión antes de enviar las invitaciones para adaptarlas mejor a sus necesidades. En la convocatoria de reunión, en la cinta de Reunión de Lync de la pestaña Reunión, haga clic en Opciones de la reunión y seleccione las opciones adecuadas.

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Para iniciar una reunión no planeada con Lync

Si necesita abordar un asunto de forma inmediata, puede iniciar rápidamente una reunión ad hoc con Lync. Vea el tema sobre cómo iniciar una reunión no planeada en Lync.

 
 
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