¿Qué se puede hacer con los datos recopilados en un formulario?

Corresponde a
Service Pack 1 de Microsoft Office InfoPath™ 2003

Los formularios de InfoPath se pueden utilizar para recopilar con eficacia datos de otras personas de su equipo u organización. Una vez recopilados los datos necesarios, se pueden utilizar en otro lugar, tal vez integrándolos en un proceso empresarial existente o utilizándolos en otro programa de software. Por ejemplo, el personal del mostrador de recepción de un hospital podría utilizar un formulario de InfoPath para recopilar los datos de los pacientes entrantes. A continuación, esos datos se podrían encaminar directamente desde el formulario a otros puntos del hospital, donde los podrían utilizar los médicos, los ATS o los farmacéuticos.

En este artículo se ofrecen ideas y técnicas para la reutilización de los datos. Las opciones disponibles en cada caso dependen de las herramientas, los sistemas y el software utilizados en cada organización, y también del diseño global del formulario.

Resaltar datos de una biblioteca de formularios
Combinar datos de varios formularios en uno solo
Analizar datos en Microsoft Office Excel
Compartir datos en formato de sólo lectura
Enviar datos a otra ubicación
Integrar datos en un proceso empresarial existente

Resaltar datos de una biblioteca de formularios

Puede utilizar las bibliotecas de formularios (biblioteca de formularios: carpeta donde se almacena y comparte una colección de formularios basados en la misma plantilla. Cada formulario de una biblioteca de formularios está asociado con información definida por el usuario que se muestra en el contenido que se enumera para esa biblioteca.) de Microsoft Windows SharePoint Services para almacenar colecciones de formularios de InfoPath relacionaos. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios que guarde formularios de informes de gastos y otra que almacene solicitudes de viaje.

Al diseñar el formulario, puede especificar que los datos de determinados campos aparezcan fuera de él, en columnas de biblioteca de formularios (columnas de biblioteca de formularios: información de formularios mostrada en columnas en una biblioteca de formularios de Windows SharePoint Services. Por cada formulario de la biblioteca, las columnas muestran la información escrita en los controles que ha designado el diseñador del formulario como columnas de biblioteca de formularios.). Esto resulta útil cuando desea examinar información importante en varios formularios sin tener que abrir cada uno de ellos individualmente. Por ejemplo, si se almacenan los informes de gastos del equipo en una biblioteca de formularios, podrá crear columnas de biblioteca de formularios automáticamente, con el nombre de cada empleado y los gastos totales que se reclaman. En la siguiente ilustración se muestra la apariencia que podrían tener estas columnas en una biblioteca de formularios.

Columnas de biblioteca de formularios que muestran el nombre de los empleados y los gastos totales reclamados

Para aprender a hacer que las columnas de biblioteca de formularios aparezcan en un sitio de SharePoint, vea Agregar, quitar o modificar columnas de biblioteca de formularios en un sitio de SharePoint.

Combinar datos de varios formularios en uno solo

En InfoPath, resulta muy sencillo combinar los datos de varios formularios distintos en uno solo. Esto resulta de especial utilidad cuando se desea que los usuarios comparen o resuman la información de varios formularios. Por ejemplo, los directivos podrían querer combinar los datos de varios formularios de informe de estado en un solo resumen para presentárselo al director general de la organización.

De forma predeterminada, los datos de un formulario se pueden combinar en otro del mismo tipo. En el ejemplo de los informes de estado, cada director podría crear un nuevo informe de estado y luego elegir varios para combinarlos en él.

Comando Combinar formularios del menú Archivo con el cuadro de diálogo Combinar formularios

Al combinar formularios, las únicas partes de ellos que realmente se combinan son las contenidas en una tabla de repetición (tabla de repetición: control de un formulario que contiene otros controles en formato de tabla y que se repite cuando es necesario. Los usuarios pueden insertar varias filas al rellenar el formulario.) o en una sección de repetición (sección de repetición: control de un formulario que contiene otros controles y que se repite cuando es necesario. Los usuarios pueden insertar varias secciones al rellenar el formulario.), y los asociados con un control de lista (control de lista: control de un formulario al que se puede aplicar el formato de lista con viñetas, lista numerada o lista simple. Un usuario puede escribir texto en un control de lista, que se repite siempre que se necesite.) o un cuadro de texto enriquecido.

Para obtener más información sobre la combinación, vea Diseñar un formulario para la combinación. Para obtener más información sobre la experiencia del usuario, vea Combinar formularios.

Analizar datos en Microsoft Office Excel

Si los usuarios desean ver los datos de uno o varios formularios en una hoja de cálculo, pueden utilizar el Asistente para la exportación a Excel de InfoPath para enviar los datos directamente a Microsoft Office Excel 2003, donde los podrán filtrar, clasificar y analizar.

Por ejemplo, si recopila los datos informes de gastos de las personas de un equipo mediante un formulario de InfoPath, puede exportar a Excel algunos elementos de cada formulario, como el nombre del empleado, sus gastos y el precio correspondiente. Una vez introducidos los datos en una hoja de cálculo, podrá estudiar los gastos del equipo por categorías, nombre de empleado, u otro criterio.

Asistente para la exportación a Excel y hoja de cálculo con datos de formularios

Para obtener más información sobre exportar datos a Excel, vea Sugerencias para sacarle el máximo partido a Exportar a Excel y Exportar un formulario a Excel.

Compartir datos en formato de sólo lectura

Para rellenar un formulario, el usuario tiene que tener InfoPath instalado en su equipo. Sin embargo, en algunas situaciones el usuario puede preferir compartir una copia de sólo lectura de un formulario ya rellenado con otra persona que no tenga instalado InfoPath. Esto se puede hacer de dos maneras:

Guardar un formulario como página Web    La función Exportar a Web permite al usuario guardar sus formularios como Página Web de un solo archivo (MHTML) (Página web de un solo archivo (MHTML): documento HTML guardado en formato MHTML que integra gráficos incorporados, applets, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace referencia en el documento.). Este tipo de archivo permite a las personas leer (pero no modificar) el contenido de un formulario en Microsoft Internet Explorer.

Enviar el formulario en un mensaje de correo electrónico    Los usuarios que tengan Microsoft Office Outlook 2003 instalado podrán hacer clic en el comando Enviar a Destinatario de correo para enviar el formulario en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico.

Para obtener más información sobre el uso compartido de formularios, vea Compartir formularios de InfoPath con usuarios que no tienen InfoPath instalado.

Enviar datos a otra ubicación

De forma predeterminada, los usuarios deciden dónde almacenar un formulario de InfoPath haciendo clic en Guardar o en Guardar como en el menú Archivo. Si desea que, en lugar de ello, los usuarios envíen datos de formularios a una ubicación determinada, puede habilitar otras opciones de envío para el formulario. Al hacerlo, InfoPath agrega un comando Enviar al menú Archivo y, en algunos casos, un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar. También puede agregar un botón Enviar personalizado en el propio formulario, o deshabilitar algunos comandos (como Guardar y Guardar como) cuando esté activado el envío del formulario.

Puede diseñar el formulario de modo que los datos se envíen a las ubicaciones indicadas en la siguiente tabla.

Ubicación Detalles
Base de datos Si diseña un nuevo formulario basado en una base de datos de Microsoft Access o Microsoft SQL Server™ 2000, los usuarios podrán enviar datos a esa base de datos. Por ejemplo, si utiliza una base de datos de SQL Server para realizar el seguimiento de las solicitudes de asistencia técnica dirigidas al personal del departamento de asistencia técnica, puede diseñar un formulario que permita a los empleados solicitar asistencia técnica. Cuando los usuarios envíen el formulario, sus datos se guardarán en la base de datos. Asimismo, puede enviar los datos a otros tipos de bases de datos, bien utilizando secuencias de comandos, o bien enviando el formulario a un servicio Web que esté conectado a esa base de datos.
Servicio Web Puede enviar datos a un servicio Web conectando un formulario existente a un servicio Web o diseñando un formulario nuevo basado en el servicio Web. Por ejemplo, se podría usar un servicio Web para que los usuarios envíen datos a una base de datos de Oracle (que no es compatible directamente con InfoPath).
Biblioteca de formularios Si la organización utiliza Microsoft Windows SharePoint Services para compartir información, puede diseñar un formulario que los usuarios puedan enviar a una biblioteca de formularios. Por ejemplo, el equipo de marketing podría utilizar un formulario de InfoPath para recopilar información sobre productos de la competencia. Una vez rellenados los formularios, los usuarios los podrían enviar a una biblioteca de formularios para que los datos sobre la competencia estén almacenados en una misma ubicación compartida.
Mensaje de correo electrónico Puede diseñar un formulario que permita a los usuarios enviarlo cuando esté completo como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico. La dirección de correo electrónico, la línea de asunto y el nombre del archivo adjunto pueden predefinirse, ya sea con valores especificados por el diseñador o con valores que cambien de acuerdo con los datos introducidos en el formulario. Este método resulta idóneo en las situaciones de colaboración, en que los usuarios necesitan la capacidad de enviarse rápidamente los datos del formulario entre sí. Por ejemplo, imaginemos un formulario de revisión del rendimiento que contenga distintas secciones para los empleados y sus superiores. Una vez rellenada la sección de evaluación del empleado, éste podría hacer clic en Enviar en el menú Archivo para enviar el formulario automáticamente a su superior en un mensaje de correo electrónico. Igualmente, el jefe podrá completar su sección de evaluación y enviar el formulario al departamento de Recursos Humanos.

También se puede enviar un formulario a un servidor Web mediante HTTP, o escribir código administrado o secuencias de comandos para crear funcionalidades avanzadas para el envío de formularios. Para obtener más información sobre el envío de formularios y la personalización de sus opciones de envío, vea Introducción al envío de formularios de InfoPath.

Integrar datos en un proceso empresarial existente

El lenguaje de marcado extensible (XML) (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) cada vez se utiliza más en las empresas para estandarizar, intercambiar y administrar la información empresarial. Cuando los usuarios rellenan formularios en InfoPath, los datos contenidos en ellos se guardan o se envían en formato XML estándar. Esto facilita a las organizaciones la reutilización de los datos de los formularios en los sistemas empresariales existentes basados en XML o en programas de software que comprendan y utilicen este lenguaje.

Dado que XML es un formato de archivo estandarizado, los datos almacenados en un formulario de InfoPath se pueden compartir con cualquier proceso existente que utilice un esquema XML (esquema XML: especificación formal escrita en XML que define la estructura de un documento XML, incluidos los nombres de elementos y tipos de datos enriquecidos, los elementos que pueden aparecer combinados y los atributos que están disponibles para cada elemento.). Un mismo formulario de informe de viajes de InfoPath, por ejemplo, podría proporcionar datos XML para un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) que utilice un esquema, un sistema de caja de gastos menores basado en otro esquema y un sistema de planificación de viajes que utilice un tercer esquema diferente. La información necesaria en cada uno de estos sistemas se puede introducir en un formulario de InfoPath y distribuirse (a través de un servicio Web, de una llamada a HTTP, código administrado o secuencias de comandos (script: tipo de código de equipo que se utiliza para realizar tareas en páginas web tales como incrementar el contador de "número de visitantes" cada vez que hay un nuevo visitante. Es posible escribir los scripts web en varios lenguajes de script. No es necesario compilar los scripts para ejecutarlos.)) a cada uno de los sistemas correspondientes sin tener que volver a escribir ni introducir los datos varias veces.

 Nota   La implementación de un escenario sofisticado como éste exige comprender bien cómo trabaja InfoPath con XML y otras tecnologías de programación. Para obtener más información, vea Obtener ayuda sobre el desarrollo de formularios.

 
 
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InfoPath 2003