Usar clips y Galería multimedia

Se aplica a
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Office FrontPage® 2003
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft Office Word 2003
Cubierta de libro Este artículo es una adaptación del libro Microsoft Office System Inside Out de Michael J. Young y Michael Halvorson (disponible en inglés).

En este artículo se explica cómo insertar imágenes en un documento de Microsoft utilizando Galería multimedia de Office. En Office, el término imagen designa un objeto gráfico creado desde fuera del programa de Office.

Puede utilizar el programa Galería multimedia de Office para organizar, buscar, obtener vistas previas e insertar en sus documentos el contenido de archivos multimedia (imágenes, películas o sonidos) almacenadas en su equipo. Galería multimedia, que se proporciona con Office XP, sustituye al programa Galería de imágenes de Microsoft que se incluía con Microsoft Office 2000.

Galería multimedia proporciona acceso sólo a los archivos multimedia que se han importado en el programa. En esta galería, estos archivos importados se conocen como clips multimedia. El programa de instalación de Office importa automáticamente un conjunto de archivos multimedia proporcionados con Office. Si lo desea, puede importar archivos multimedia adicionales almacenados en sus unidades de disco locales o de red. Tenga en cuenta que algunos clips de Galería multimedia incluidos con Office insertan autoformas, no imágenes.

Para cada archivo multimedia importado, Galería multimedia guarda la ubicación del archivo y su descripción, así como una lista de palabras clave (para ayudarle a encontrar un clip adecuado) y una imagen en miniatura del contenido del archivo (para que pueda obtener una vista previa del clip). El archivo propiamente dicho permanece en su ubicación original.

Este artículo describe cómo:

Insertar imágenes prediseñadas

Ejecutar Galería multimedia en modo independiente

Importar clips en Galería multimedia

Importante     Si no está disponible Galería multimedia de Microsoft, puede que sea necesario instalarla.

Mostrar¿Cómo?

Si al principio instaló Microsoft Office desde un servidor de archivos de red o desde una carpeta compartida, debe instalar Galería multimedia desde esa ubicación. Si instaló Office desde un CD-ROM, deberá instalar Galería multimedia desde el disco.

  1. Cierre todos los programas.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si utiliza Microsoft Windows 2000, haga doble clic en el icono Agregar o quitar programas del Panel de control.
    • Si usa Microsoft Windows XP, haga clic en el elemento Agregar o quitar programas del Panel de control.
  3. En el cuadro Programas actualmente instalados, haga clic en la entrada de la lista correspondiente a Microsoft Office o al programa de Office concreto, dependiendo de si instaló el programa como parte de Office o de manera independiente, y haga clic en Cambiar.
  4. En la pantalla Opciones del modo de mantenimiento, haga clic en Agregar o quitar funciones y, después, en Siguiente.
  5. Si aparece una pantalla Instalación personalizada, active la casilla de verificación Elegir personalización avanzada de aplicaciones y haga clic en Siguiente.
  6. En la pantalla Personalización avanzada, dentro de la lista de funciones que instalar, haga clic en el indicador de expansión (+) que aparece junto a Herramientas compartidas de Office.
  7. Haga clic en la flecha que aparece al lado de Galería multimedia y después haga clic en Ejecutar desde mi PC.
  8. Haga clic en Actualizar.
  9. Reinicie el programa de Office que estaba utilizando.

Insertar imágenes prediseñadas

  1. En Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint o FrontPage, la manera más rápida de usar Galería multimedia de insertar un clip gráfico en un documento consiste en colocar el punto de inserción en el lugar del documento donde desea que aparezca la imagen.
  2. En el menú Insertar, elija Imagen y haga clic en Imágenes prediseñadas o haga clic en el botón Insertar imagen prediseñadaBotón Insertar imagen prediseñada de la barra de herramientas de la barra de herramientas Dibujo (si está visible).

El panel de tareas Imágenes prediseñadas aparecerá dentro de la aplicación de Office que esté utilizando. En el ejemplo siguiente, se muestra el panel de tareas Imágenes prediseñadas en Word.

Panel de tareas Imágenes prediseñadas mostrada en Word

  1. A continuación, buscará clips usando palabras clave en el panel de tareas Imágenes prediseñadas. Escriba una palabra clave en el cuadro de texto Buscar del panel de tareas Imágenes prediseñadas.

Por ejemplo:

  • Para buscar todas las imágenes de hojas, escriba hojas.
  • Si desea buscar todas las imágenes que representen las estaciones del año, escriba estaciones.
  1. En la lista desplegable Buscar en, seleccione la colección o colecciones en las que desea buscar, o bien, haga clic en la opción En todo para buscar en todas las colecciones.

Galería multimedia guarda los clips organizándolos en colecciones con distintos nombres, como Artes, Comunicaciones o Naturaleza. Igual que las carpetas de archivos, las colecciones se disponen en una estructura jerárquica en árbol, con unas colecciones almacenadas dentro de otras. Es decir, una colección puede contener una o varias subcolecciones además de los clips multimedia.

Hay un detalle que se debe tener en cuenta al seleccionar colecciones en la lista Buscar en. Si una colección incluye subcolecciones y se expande para mostrar todas las subcolecciones, la primera vez que haga clic en la casilla de verificación de la colección, sólo se selecciona esa colección. La segunda vez que haga clic en la casilla de verificación, se seleccionará esa colección más todas sus subcolecciones. La tercera vez que haga clic en la casilla, se elimina la selección de esa selección y, la cuarta vez que haga clic en la casilla de verificación, se desactiva la selección de esa colección y todas sus subcolecciones.

Si desea examinar todos los clips de una colección concreta, seleccione esa colección en la lista desplegable Buscar en y deje en blanco el cuadro Buscar.

  1. En la lista desplegable Los resultados deben ser, seleccione los tipos de clips específicos que desea buscar (Imágenes prediseñadas, Fotografías, Películas o Sonidos) o haga clic en Todos los tipos de elementos multimedia para buscar en todos los tipos de elementos.

Para insertar una imagen en su documento, seleccione Imágenes prediseñadas, Fotografías, o ambos. (Los gráficos del tipo Fotografías normalmente tienen una gran cantidad de colores y están en formato JPEG.) Si está creando un documento pensado para ser leído en línea (en lugar de en formato impreso) o si está diseñando una página Web, quizás desee insertar clips de película o sonido además de imágenes.

  1. Haga clic en el botón Ir para comenzar la búsqueda.

Cuando haga clic en el botón Ir, en el área de resultados del panel de tareas Imágenes prediseñadas se mostrarán todos los clips que cumplen los criterios de búsqueda. El ejemplo siguiente muestra los resultados de buscar “hojas” en el panel de tareas Imágenes prediseñadas.

Panel de tareas Imágenes prediseñadas

Para poder ver más clips al mismo tiempo, puede ensanchar el panel de tareas Imágenes prediseñadas moviendo el cursor sobre el borde exterior del panel de tareas hasta que se transforme en una flecha de dos puntas y, a continuación, arrastrando el borde del panel de tareas hasta que adquiera el ancho deseado.

  1. La manera más rápida de insertar un clip específico es hacer clic en él, como se indica más abajo:

Imagen prediseñada con puntero de flecha

También puede insertar un clip, o utilizarlo de otras maneras, haciendo clic en la flecha hacia abajo que aparece cuando se coloca el puntero sobre el clip y eligiendo un comando del menú desplegable:

Imagen prediseñada con el menú desplegable mostrado

 Notas 

  • Galería multimedia incluye una colección llamada Colecciones Web, que aparece tanto en la lista desplegable Buscar en del panel de tareas Imágenes prediseñadas como en el programa independiente Galería multimedia, explicado más adelante. Esta colección está pensada para colecciones de clips multimedia ubicadas en el Web. La colección Colecciones Web proporcionada por Office incluye una subcolección denominada Microsoft Office Online, que ofrece acceso directo a los clips multimedia incluidos en el sitio Web de Office Online (cuando hay disponible una conexión a Internet). Cuando un clip está ubicado en el Web, en la esquina inferior izquierda de la imagen en miniatura del clip aparece un icono con un pequeño globo terráqueo y el comando Copiar en una colección del menú mostrado más arriba se sustituye por el comando Disponible sin colección, que le permite descargar el clip y almacenar una copia permanente en una de sus colecciones locales.
  • Si desea ver y descargar clips desde el sitio de Microsoft con su explorador en lugar de con el panel de tareas Imágenes prediseñadas, haga clic en el comando Imágenes prediseñadas de Office Online de la parte inferior del panel de tareas Imágenes prediseñadas.

Sin embargo, ni la colección de imágenes prediseñadas Colecciones Web ni el comando Imágenes prediseñadas de Office Online estarán disponibles si no está activada la casilla de verificación Mostrar contenido y vínculos de Microsoft Office Online. Para tener acceso a esta opción, en el menú Ayuda, elija Opciones de comentarios del cliente y, a continuación, en el cuadro de diálogo Opciones de servicios, bajo Categoría, haga clic en Contenido en línea.

  • Cuando inserte un clip, aparecerá como una imagen en su documento, como se puede ver en este ejemplo:

Imagen prediseñada insertada en un documento de Word

Ejecutar Galería multimedia en modo independiente

Además de trabajar con Galería multimedia desde un panel de tareas de una aplicación, puede ejecutarla como un programa independiente. Cuando se ejecuta Galería multimedia en modo independiente, no puede pegar los clips directamente en los documentos. Puede copiar el clip en el Portapapeles y después insertarlo en el documento con el comando Pegar o arrastrarlo y colocarlo. Sin embargo, el programa independiente le permite ver los clips y trabajar con ellos de maneras que no pueden utilizarse en el panel de tareas. Además, permite agregar clips a elementos de Microsoft Outlook o a objetos de base de datos de Microsoft Access (estos programas no muestran el panel de tareas Imágenes prediseñadas).

Cuando inicie Galería multimedia, verá el siguiente cuadro de diálogo:

Cuadro de diálogo Agregar clips a la galería

Si hace clic en el botón Aceptar, la Galería multimedia buscará e importará los archivos multimedia que estén almacenados en ese momento en el equipo. (Estos archivos se importan además de los clips previamente importados con Office.) Galería multimedia organiza los clips importados en categorías (es decir, agrega cada uno a una colección concreta que tenga un nombre correspondiente a la carpeta donde está almacenado el clip) y les asigna palabras clave. Si deja que realice la búsqueda el programa Galería multimedia, quizás descubra clips que no sabía que había almacenado en su equipo. Si desea comenzar a utilizar Galería multimedia sin importar más clips, haga clic en el botón Más adelante.

  1. Si actualmente está abierto el panel de tareas Imágenes prediseñadas en un programa de Office, la manera más rápida de ejecutar Galería multimedia en modo independiente es hacer clic en el vínculo Organizar clips del panel de tareas.

También puede ejecutar el programa en modo independiente haciendo clic en el menú Inicio de Windows, eligiendo Todos los programas (o Programas) y seleccionando después Microsoft Office. Elija Herramientas de Microsoft Office y haga clic en Galería multimedia de Microsoft.

  1. Para usar Galería multimedia, seleccione primero una de sus dos vistas principales: Buscar o Lista de colecciones haciendo clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.
  2. Para buscar un clip utilizando palabras clave, haga clic en el botón Buscar para abrir la vista Buscar.

Galería multimedia en la vista de búsqueda

  1. A continuación, realice la búsqueda usando el panel de tareas Buscar de la ventana Galería multimedia, que tiene el mismo funcionamiento que el panel de tareas Imágenes prediseñadas de otros programas de Office, explicado en la sección anterior. Los resultados de la búsqueda aparecerán en la parte principal de la ventana del programa.

Puede modificar la forma en que el programa Galería multimedia muestra los clips mediante los comandos Miniaturas, Lista o Detalles del menú Ver (las imágenes de este artículo están en vista Miniaturas).

  1. Para trabajar con un clip concreto que se haya encontrado, haga clic en la flecha hacia abajo que aparece cuando se coloca el puntero sobre el clip en la vista Miniaturas y elija un comando en el menú desplegable.

Menú desplegable de las imágenes prediseñadas encontradas

Observe que este menú desplegable es parecido al que aparece en el panel de tareas Imágenes prediseñadas de otros programas de Office.

  1. Para insertar un clip en un documento, haga clic en el comando Copiar del menú desplegable.
  2. A continuación, cambie al documento, coloque el punto de inserción donde desee insertar el clip y utilice el comando Pegar del programa para insertarlo.

También puede realizar diversas operaciones en los clips (como copiarlo en una colección distinta) haciendo clic en él para seleccionarlo y eligiendo un comando del menú Edición de Galería multimedia, como se puede ver en el ejemplo siguiente.

Menú Edición

Una manera alternativa de insertar un clip de Galería multimedia en cualquier tipo de documento de Office es arrastrar el clip y colocarlo en la ubicación del documento donde desea que aparezca. Esta técnica se puede utilizar tanto desde el programa independiente Galería multimedia como desde el panel de tareas Imágenes prediseñadas que aparece en otros programas de Office.

Para examinar los clips disponibles u organizar los suyos, haga clic en el botón Lista de colecciones para mostrar la vista Lista de colecciones. Si desea abrir una colección concreta, expanda la jerarquía correspondiente (si es necesario) en el panel de tareas Lista de colecciones y haga clic en la colección. Su contenido aparecerá en la parte principal de la ventana.

Galería multimedia en la vista Lista de colecciones

El ejemplo anterior muestra el programa Galería multimedia en la vista Lista de colecciones, mostrando los clips de la colección Negocios.

En la vista Lista de colecciones también puede administrar sus colecciones haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una colección concreta del panel de tareas Lista de colecciones y eligiendo después un comando del menú contextual.

Menú contextual para la colección Logotipos

 Notas 

  • Sólo es posible agregar nuevas colecciones o nuevos clips multimedia dentro de Mis colecciones, y sólo puede modificar una colección si la agregó usted.
  • Hacer clic en el botón Galería multimedia en línea del programa Galería multimedia surte el mismo efecto que hacer clic en Imágenes prediseñadas de Office Online en el panel de tareas Imágenes prediseñadas, ejecutar el explorador y abrir la página principal de Galería de imágenes y multimedia del sitio Office Online.

Importar clips en Galería multimedia

La manera más rápida de hacer que Galería multimedia importe todos los archivos multimedia almacenados en su equipo es ejecutar la característica de función automática en el cuadro de diálogo Agregar clips a la galería que aparece cuando se inicia Galería multimedia. Después de haber usado la característica de importación automática, el cuadro de diálogo dejará de aparecer automáticamente. Sin embargo, puede mostrarlo y utilizar dicha función en cualquier momento desde el programa Galería multimedia.

  • En el menú Archivo de Galería multimedia, elija Agregar clips a la galería y haga clic en Automáticamente.

También puede importar un clip concreto en Galería multimedia utilizando cualquiera de los métodos siguientes. (Puede importar el clip en cualquier colección, excepto en los grupos Colecciones de Office o Colecciones Web.)

  • Para importar un clip desde un archivo multimedia, en el menú Archivo del programa Galería multimedia, elija Agregar clips a la galería y haga clic en Por mi cuenta.
  • Para importar un objeto gráfico que aparezca en un documento (como por ejemplo un documento de Word), arrastre el objeto y, en el programa Galería multimedia, colóquelo en la colección en la que desea almacenarlo. Puede colocarlo tanto en el nombre de la colección de destino en la vista Lista de colecciones o, si la colección ya está mostrada, puede colocarlo en la parte principal de la ventana (que presenta el contenido de la colección).
  • Otra forma de importar un objeto gráfico contenido en un documento consiste en copiar el gráfico en el Portapapeles, pasar a Galería multimedia, abrir la colección en la que desea almacenar el clip y, por último, en el menú Edición, hacer clic en Pegar.

 Sugerencia   Galería multimedia asigna automáticamente palabras clave a los clips que importe. Sin embargo, deduce esas palabras clave no a partir del contenido real del clip, sino a partir de información bastante irrelevante, como la carpeta en la que está almacenado el archivo multimedia y el formato del clip. Para facilitar la búsqueda del clip cuando lo necesite, debería agregar palabras clave significativas basándose en el contenido real del clip. Para ello, seleccione el clip en la ventana principal del programa Galería multimedia. A continuación, en el menú Edición, haga clic en Palabras clave, escriba dichas palabras clave y haga clic en Agregar. Para asignar las mismas palabras clave a todo un conjunto de clips, selecciónelos todos antes de usar el comando Palabras clave. Para seleccionar varios clips, presione la tecla Ctrl mientras hace clic en cada uno de ellos. Si desea seleccionar clips contiguos, haga clic en el primero de ellos, presione la tecla Mayús y haga clic en el último clip.

 
 
Corresponde a:
PowerPoint 2003