Publicar como PDF o XPS

Muchos de los programas de 2007 Microsoft Office System incluyen una función de Guardar o Editar como Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format) o Especificación para papel XLS (XPS, XML Paper Specification) que permite también controlar lo que se guarda o se edita, como se hace al imprimir. Elija esta configuración en el cuadro de diálogo Opciones que se abre si hace clic en Opciones (o en Cambiar en Microsoft Office Publisher 2007) en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS

 Nota   Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

¿Qué programa de está usando?


Access

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
  3. Haga clic en Opciones para que se muestren los elementos siguientes.

En Intervalo:

  • Todo    Haga clic para publicar todos los registros de la base de datos.
  • Registros seleccionados    Haga clic para publicar sólo los registros seleccionados.
  • Páginas    Haga clic para publicar los registros que estén en el intervalo de páginas especificado. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y Hasta.

En Incluir información no imprimible:

  • Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad     Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permiten que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.

Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:

  • Active la casilla de verificación Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) si desea que el archivo PDF tenga en este formato.

Mostrar¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?

Entre las razones para activar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Debe enviar el archivo a una autoridad gubernamental que requiere este formato.
  • Necesita el archivo para archivarlo durante mucho tiempo y desea que incluya toda la información necesaria para mostrarlo en el futuro de la forma más parecida posible al aspecto que tiene ahora.

Entre las razones para desactivar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Lo más importante es el aspecto del archivo y desea que el PDF se parezca al documento original al máximo posible. Se habilitan las características de diseño, como efectos y transparencia.
  • Lo más importante es el tamaño del archivo. Desea que el tamaño del archivo sea lo más pequeño posible.

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Excel

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
  3. Haga clic en Opciones para que se muestren los elementos siguientes.

En Intervalo de páginas:

  • Todo    Haga clic para publicar todas las páginas de información del libro.
  • Páginas    Haga clic para publicar las páginas especificadas del libro. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y hasta.

En Qué desea publicar:

  • Selección    Haga clic para publicar las celdas seleccionadas de la hoja de cálculo activa.
  • Hojas activas    Haga clic para publicar la hoja o las hojas de cálculo seleccionadas.
  • Todo el libro    Haga clic para publicar todos los datos del libro.
  • Tabla    Haga clic para publicar la tabla seleccionada.
  • Omitir áreas de impresión    Haga clic para imprimir toda la hoja, aunque haya áreas de impresión definidas en la hoja de cálculo.

En Incluir información no imprimible:

  • Propiedades del documento    Al activar esta casilla de verificación se incluyen las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.

MostrarProteger la privacidad

Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.

  • Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad     Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos en el archivo que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.

Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:

  • Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)    Active esta casilla de verificación si desea que el archivo PDF tenga este formato.

Mostrar¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?

Entre las razones para activar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Debe enviar el archivo a una autoridad gubernamental que requiere este formato.
  • Necesita el archivo para archivarlo durante mucho tiempo y desea que incluya toda la información necesaria para mostrarlo en el futuro de la forma más parecida posible al aspecto que tiene ahora.

Entre las razones para desactivar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Lo más importante es el aspecto del archivo y desea que el PDF se parezca al documento original al máximo posible. Se habilitan las características de diseño, como efectos y transparencia.
  • Lo más importante es el tamaño del archivo. Desea que el tamaño del archivo sea lo más pequeño posible.

Si va a guardar un archivo XPS, en Opciones de documento XPS:

  • Mantener permisos restringidos en XPS    Active esta casilla de verificación para garantizar que los libros que tengan activada la protección IRM (Information Rights Management) conservan la configuración IRM después de la conversión a XPS. Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada al guardar como XPS. La configuración IRM se conserva en cualquier documento XPS que se cree a menos que se desactive la casilla de verificación.

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PowerPoint

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
  3. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Opciones para mostrar los elementos siguientes.

En Intervalo:

  • Todo     Haga clic para publicar todas las diapositivas de la presentación.
  • Diapositiva actual     Haga clic para publicar sólo la diapositiva que se está mostrando actualmente.
  • Selección     Haga clic para publicar las diapositivas seleccionadas.
  • Presentación personalizada     Si creó una o varias presentaciones personalizadas que muestren las diapositivas seleccionadas, haga clic para publicar sólo las diapositivas de la presentación personalizada especificada.
  • Diapositivas     Haga clic para publicar el intervalo especificado de diapositivas. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y Hasta.

En Opciones de publicación:

  • Qué desea publicar     Seleccione qué desea publicar: Diapositivas, Documentos, Páginas de notas o Vista Esquema.
  • Diapositivas por página     Seleccione el número de diapositivas que desee imprimir en cada página.
  • Enmarcar diapositivas     Active esta casilla de verificación si desea que cada diapositiva publicada esté rodeada por un marco.
  • Incluir diapositivas ocultas     Active esta casilla de verificación si desea que se publiquen las diapositivas ocultas.
  • Incluir comentarios y entrada manuscrita     Active esta casilla de verificación para publicar el documento con los comentarios y las entradas manuscritas a la vista.
  • Ordenar    Cuando publique diapositivas como documentos, haga clic en Horizontal o en Vertical para determinar el orden en el que aparecen las diapositivas en una página.

En Incluir información no imprimible:

  • Propiedades del documento     Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.

MostrarProteger la privacidad

Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.

  • Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad     Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.

Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:

  • Active la casilla de verificación Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) si desea que el archivo PDF tenga en este formato.

Mostrar¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?

Entre las razones para activar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Debe enviar el archivo a una autoridad gubernamental que requiere este formato.
  • Necesita el archivo para archivarlo durante mucho tiempo y desea que incluya toda la información necesaria para mostrarlo en el futuro de la forma más parecida posible al aspecto que tiene ahora.

Entre las razones para desactivar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Lo más importante es el aspecto del archivo y desea que el PDF se parezca al documento original al máximo posible. Se habilitan las características de diseño, como efectos y transparencia.
  • Lo más importante es el tamaño del archivo. Desea que el tamaño del archivo sea lo más pequeño posible.
  • Texto de mapas de bits cuando las fuentes no están incrustadas     Esta casilla de verificación es importante cuando no tenga derechos para incrustar una o varias fuentes en el documento. En este caso:
    • Si activa la casilla de verificación     El programa reemplaza las fuentes con representaciones de mapas de bits. El resultado es un archivo cuyo aspecto es muy probable que sea igual al diseñado. Para algunas personas que vean o impriman el archivo, puede que el aspecto del texto sea tosco en las resoluciones más altas.
    • Si desactiva esta casilla de verificación     El programa crea el archivo para que si la persona que lo lee tiene la fuente, se usa la fuente; pero si no la tiene, otra fuente la sustituye.

Si va a guardar un archivo XPS, en Opciones de documento XPS:

  • Mantener permisos restringidos en XPS     Active esta casilla de verificación para garantizar que la presentación que tenga activada la protección IRM (Information Rights Management) conserven la configuración IRM después de la conversión a XPS. Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada al guardar como XPS. La configuración IRM se conserva en cualquier documento XPS que se cree a menos que se desactive la casilla de verificación.

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Publisher

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.
  2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
  3. Para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de publicación, haga clic en Cambiar.
  • Especifique cómo se va a imprimir o a distribuir esta publicación     Seleccione Tamaño mínimo, Estándar o Impresión de alta calidad. Según cómo se imprima o se distribuya la publicación, se usarán diferentes algoritmos de compresión para optimizar la publicación.
  • Opciones avanzadas     Haga clic para mostrar las siguientes opciones.

En Imágenes:

  • Imágenes en color y escala de grises     Seleccione los números en las listas Reducir resolución a y cuando sea superior a La reducción de resolución reduce los puntos por pulgada (ppp) de la imagen para reducir el tamaño de archivo.
  • Blanco y negro (1 bit)     Seleccione los números en las listas Reducir resolución a y cuando sea superior a La reducción de resolución reduce los ppp de la imagen para reducir el tamaño de archivo.

En Verificador de diseño:

  • Avisar sobre la transparencia y el uso del color    Cuando active esta casilla de verificación, se le advertirá antes de publicar el documento si los gráficos usan transparencias o colores Rojo-Verde-Azul (RGB) que puedan crear problemas en algunos procesos de impresión.

En Incluir información no imprimible:

  • Propiedades del documento     Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.

MostrarProteger la privacidad

Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.

  • Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad     Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.

Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:

  • Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)     Active esta casilla de verificación si desea que el archivo PDF tenga este formato.

Mostrar¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?

Entre las razones para activar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Debe enviar el archivo a una autoridad gubernamental que requiere este formato.
  • Necesita el archivo para archivarlo durante mucho tiempo y desea que incluya toda la información necesaria para mostrarlo en el futuro de la forma más parecida posible al aspecto que tiene ahora.

Entre las razones para desactivar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Lo más importante es el aspecto del archivo y desea que el PDF se parezca al documento original al máximo posible. Se habilitan las características de diseño, como efectos y transparencia.
  • Lo más importante es el tamaño del archivo. Desea que el tamaño del archivo sea lo más pequeño posible.
  • Texto de mapas de bits cuando las fuentes no están incrustadas     Esta casilla de verificación es importante cuando no tenga derechos para incrustar una o varias fuentes en el documento. En este caso:
    • Si activa la casilla de verificación     El programa reemplaza las fuentes con representaciones de mapas de bits. El resultado es un archivo cuyo aspecto es muy probable que sea igual al diseñado. Para algunas personas que vean o impriman el archivo, puede que el aspecto del texto sea tosco en las resoluciones más altas.
    • Si desactiva esta casilla de verificación     El programa crea el archivo para que si la persona que lo lee tiene la fuente, se usa la fuente; pero si no la tiene, otra fuente la sustituye.

Opciones de impresión    Haga clic para mostrar cuadro de diálogo Opciones de impresión. La mayoría de las opciones de configuración de este cuadro de diálogo están también disponibles en la ficha Configuración de publicación y papel del cuadro de diálogo Imprimir.

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Visio

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.
  2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
  3. Haga clic en Opciones para mostrar los elementos siguientes.

En Intervalo de páginas:

  • Todo     Haga clic para publicar todas las páginas del dibujo.
  • Vista actual     Haga clic para publicar la parte del dibujo que aparece en la ventana de programa.
  • Página actual     Haga clic para publicar la página de dibujo que se muestra actualmente:
    • Si la página es una página de primer plano, se publica la página actual de primer plano y todas sus páginas de fondo.
    • Si la página es una página de fondo, se publica el fondo y todos los fondos que tenga asignados.
    • Si está en modo Vista preliminar, se publica el mosaico actual.
  • Selección     Haga clic para publicar la parte del dibujo que está seleccionada. Si no se selecciona ninguna parte del dibujo, esta opción no está disponible.
  • Páginas     Haga clic para publicar el intervalo de páginas seleccionadas en los cuadros Desde y Hasta. Si el dibujo consta de una sola página, esta opción no está disponible.
  • Color a negro     Active esta casilla de verificación con el fin de publicar todos los colores como negro, para garantizar que se vean todas las formas en el dibujo impreso.
  • Incluir fondo     Active esta casilla de verificación para incluir el fondo en el dibujo publicado.

En Incluir información no imprimible:

  • Propiedades del documento     Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor e información similar.

MostrarProteger la privacidad

Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.

  • Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad     Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.

Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:

  • Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)     Active esta casilla de verificación si desea que el archivo PDF tenga este formato.

Mostrar¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?

Entre las razones para activar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Debe enviar el archivo a una autoridad gubernamental que requiere este formato.
  • Necesita el archivo para archivarlo durante mucho tiempo y desea que incluya toda la información necesaria para mostrarlo en el futuro de la forma más parecida posible al aspecto que tiene ahora.

Entre las razones para desactivar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Lo más importante es el aspecto del archivo y desea que el PDF se parezca al documento original al máximo posible. Se habilitan las características de diseño, como efectos y transparencia.
  • Lo más importante es el tamaño del archivo. Desea que el tamaño del archivo sea lo más pequeño posible.

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Word

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
  2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
  3. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Opciones para mostrar los elementos siguientes.

En Intervalo de páginas:

  • Todo     Haga clic para publicar todas las páginas del documento.
  • Página actual     Haga clic para publicar sólo la página en la que se encuentra el punto de inserción actualmente.
  • Selección     Haga clic para publicar el texto seleccionado. Si no hay nada seleccionado en el documento, esta opción no está disponible.
  • Páginas     Haga clic para publicar el intervalo de páginas seleccionadas en los cuadros Desde y Hasta. Si el dibujo consta de una sola página, esta opción no está disponible.

En Qué desea publicar:

  • Documento     Haga clic para publicar el documento limpio, sin marcas de revisión ni comentarios.
  • Documento con marcas     Haga clic para publicar el documento con marcas de revisión y comentarios visibles.

En Incluir información no imprimible:

  • Crear marcadores usando    Active esta casilla de verificación para crear marcadores en el documento basados en la selección. Si el documento contiene encabezados, está disponible la opción Títulos. Si el documento contiene marcadores, está disponible la opción Marcadores de Word.
  • Propiedades del documento     Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.

MostrarProteger la privacidad

Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.

  • Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad     Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactive esta casilla de verificación si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos en el archivo que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.

Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:

  • Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)     Active esta casilla de verificación si desea que el archivo PDF tenga este formato.

Mostrar¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?

Entre las razones para activar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Debe enviar el archivo a una autoridad gubernamental que requiere este formato.
  • Necesita el archivo para archivarlo durante mucho tiempo y desea que incluya toda la información necesaria para mostrarlo en el futuro de la forma más parecida posible al aspecto que tiene ahora.

Entre las razones para desactivar esta casilla de verificación cabe destacar las siguientes:

  • Lo más importante es el aspecto del archivo y desea que el PDF se parezca al documento original al máximo posible. Se habilitan las características de diseño, como efectos y transparencia.
  • Lo más importante es el tamaño del archivo. Desea que el tamaño del archivo sea lo más pequeño posible.
  • Texto de mapas de bits cuando las fuentes no están incrustadas     Esta casilla de verificación es importante cuando no tenga derechos para incrustar una o varias fuentes en el documento. En este caso:
    • Si activa la casilla de verificación     El programa reemplaza las fuentes con representaciones de mapas de bits. El resultado es un archivo cuyo aspecto es muy probable que sea igual al diseñado. Para algunas personas que vean o impriman el archivo, puede que el aspecto del texto sea tosco en las resoluciones más altas.
    • Si desactiva esta casilla de verificación     El programa crea el archivo para que si la persona que lo lee tiene la fuente, se usa la fuente; pero si no la tiene, otra fuente la sustituye.

Si va a guardar un archivo XPS, en Opciones de documento XPS:

  • Mantener permisos restringidos en XPS     Active esta casilla de verificación para garantizar que el documento que tenga activada la protección IRM (Information Rights Management) conserven la configuración IRM después de la conversión a XPS. Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada al guardar como XPS. La configuración IRM se conserva en cualquier documento XPS que se cree a menos que se desactive la casilla de verificación.

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Corresponde a:
Access 2007, Excel 2007, InfoPath 2007, OneNote 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007