Usar un libro compartido para colaborar

Cuando comparta un libro, varios usuarios no pueden trabajar en el mismo archivo a la vez. En su lugar, combine cambios de una o más copias de dicho libro en el nuevo que ha compartido.

El proceso funciona de la siguiente forma: comparte un libro, y como parte del hecho de compartirlo, lo guarda. Otro usuario copia el libro compartido y agrega sus datos a la copia. Cuando hayan terminado, usted combina los datos de la copia de nuevo en el original.

Una de las mejores maneras de compartir un libro es colocarlo en una ubicación de red o una carpeta de OneDrive. De esa manera se permite a los demás usuarios acceder fácilmente al libro, copiarlo y agregar sus cambios.

Compartir un libro

  1. Cree un libro nuevo o abra un libro existente que desee poner disponible para compartirlo.
  2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro
  3. En la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro, active la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
  4. En la pestaña Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar un control de los cambios y actualizarlos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. En el cuadro Guardar como, especifique una ubicación de red en la Barra de direcciones.
  6. Siga uno de los procedimientos siguientes:
  • Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.
  • Si se trata de un libro existente, haga clic en Guardar.
  1. Envíe un mensaje de correo a la personas que van a compartir el libro. En el mensaje, incluya la ubicación del archivo y pídales que cree una copia del libro para su uso y conserve todas las copias de la carpeta con el original.

Combinar cambios

Una vez que sus compañeros de trabajo agreguen sus datos a sus copias del libro, combine los cambios que realicen con los que haga usted. Sin embargo, antes de empezar, tiene que agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido.

Agregar el comando

  1. La barra de herramientas de acceso rápido se coloca en la esquina superior izquierda de su pantalla de Excel. Haga clic en la flecha abajo del lado derecho de la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Más comandos.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, abra la lista debajo de Comandos disponibles en y seleccione Todos los comandos.
  3. Desplácese en esa lista hasta que vea Comparar y combinar libros.
  4. Seleccione dicho elemento y haga clic en Agregar.
  5. De esa manera se desplaza el comando encima de la lista de comandos de su barra de herramientas de acceso rápido.
  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel y el nuevo comando aparecerá en la barra de herramientas de acceso rápido.

Barra de herramientas de acceso rápido con la opción Comparar y combinar libros

Combinar cambios

  1. Abra la copia del libro compartido en el libro en el que desea combinar cambios.
  2. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Comparar y combinar libros.
  3. Si se le solicita, guarde el libro.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos para combinar en el libro actual, haga clic en la copia del libro que contiene los cambios que desea combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   

  • Para combinar el libro con varias copias del libro compartido al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL o Mayús y haga clic en el nombre de archivo correspondiente. A continuación, haga clic en Aceptar.
  • Si ve un mensaje que indica que no hay cambios nuevos para combinar, haga clic en Aceptar.

¿Qué más desea hacer?


Resolver conflictos de cambios en un libro compartido

Cuando dos usuarios tratan de guardar cambios en la misma celda, se produce un conflicto. Excel solo puede conservar uno de los cambios realizados en la celda. Cuando el segundo usuario guarda el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos a dicho usuario.

  1. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información acerca de cada cambio y los cambios conflictivos realizados por el otro usuario.
  2. Para mantener el cambio que ha realizado o el del otro usuario y continuar con el siguiente cambio en conflicto, haga clic en Aceptar los míos o en Aceptar otros.
    Para mantener todos los cambios restantes o todos los cambios de los demás usuarios, haga clic en Aceptar todos los míos o Aceptar todos los otros.
  3. Para que sus cambios anulen todos los demás cambios sin mostrar de nuevo el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, haga lo siguiente:
    1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
    2. En la pestaña Uso avanzado, en En caso de cambios conflictivos entre usuarios, haga clic en Prevalecen los cambios guardados y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Para ver cómo usted u otros usuarios resolvieron los conflictos anteriores, haga lo siguiente:
    1. En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Resaltar cambios.
    2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
    3. Desactive las casillas Quién y Dónde.
    4. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
    5. En la hoja de cálculo de historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo separada que muestra los cambios de los que se está realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué datos se han reemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los conflictos.), desplácese hacia la derecha para ver las columnas Tipo de acción y Cambio perdedor.

Los cambios en conflicto que se han mantenido tienen el valor Prevalece en Tipo de acción. Los números de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las filas con información acerca de los cambios en conflicto que no se han mantenido, incluidos los datos eliminados.

Sugerencia     Para guardar una copia del libro con todos los cambios que ha realizado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. A continuación, guarde una copia nueva del archivo, lo cual requiere que escriba un nombre nuevo para el archivo.

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Modificar un libro compartido

Después de abrir un libro compartido, puede especificar y cambiar los datos igual que en un libro del equipo.

Abrir un libro compartido

  1. Haga clic en Archivo, y debajo de Abrir un libro reciente, haga doble clic en el libro compartido. También puede ir directamente a la carpeta de red que contiene el archivo, y hacer doble clic para iniciar Excel y abrir el archivo.
  2. Si esa es la primera vez que ha abierto el libro, en la ficha Archivo, haga clic en Opciones.
  3. En el cuadro Nombre de usuario de Personalizar la copia de Office en la categoría General, escriba el nombre de usuario que desea usar para identificar su trabajo en el libro compartido y haga clic en Aceptar.

Editar el libro

  1. Especifique y modifique datos en las hojas de cálculo de forma habitual. Recuerde que no puede agregar o cambiar algunos elementos, incluyendo las celdas combinadas y los hipervínculos. Para obtener más información acerca de qué puede o no puede hacer en un libro compartido, vea la sección Características que no admite un libro compartido, posteriormente en este artículo.
  2. Agregue la configuración de filtro e impresora que desee para su uso personal. También puede usar la configuración de filtros e impresora agregada por el propietario del libro. Excel guarda la configuración de cada usuario de manera individual.

Para usar la configuración de filtro y de impresora original

  1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
  2. Haga clic en la ficha Avanzadas y debajo de Incluir en vista personal, desactive la casilla Configuración de impresora o Configuración de filtro y haga clic en Aceptar.
  3. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios guardados por otros usuarios desde la última vez que guardó el libro, haga clic en GuardarImagen del botón en la barra de herramientas de acceso rápido, o presione Ctrl+G.
  4. Si aparece el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, resuelva los conflictos. Para obtener ayuda, vea Resolver conflictos de cambios en un libro compartido más adelante en este artículo.

Notas     

  • Puede ver quién más tiene abierto el libro mediante la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro (pestaña Revisar, grupo Cambios, botón Compartir libro).
  • Puede elegir si desea obtener actualizaciones automáticas de los cambios de los demás usuarios periódicamente, guardarlas o no, en Actualizar cambios, en la pestaña Uso avanzado del cuadro de diálogo Compartir libro.

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Quitar un usuario de un libro compartido

Si es necesario, puede desconectar usuarios de un libro compartido.

Importante     Antes de desconectar usuarios, asegúrese de que han acabado de usar el libro. Si quita a algún usuario activo, se perderá todo el trabajo que el usuario no haya guardado.

  1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
  2. Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro de la pestaña Modificación.
  3. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar usuario.

Nota     De esta manera se desconecta al usuario del libro compartido pero no impide a dicho usuario modificar de nuevo el libro compartido.

  1. Para eliminar la configuración de vista personal del usuario, haga lo siguiente:
  1. Haga clic en Vista, en el grupo Vistas de libro y en Vistas personalizadas.
  2. En la lista Vistas, seleccione la vista que desea quitar y haga clic en Eliminar.

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Dejar de compartir un libro

Antes de dejar de compartir un libro, asegúrese de que el resto de usuarios han completado su trabajo porque se perderán todos los cambios no guardados. Dado que también se eliminará el historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.), puede que desee imprimirlo o copiarlo en otro libro.

Copiar la información del historial de cambios

  1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y, después, haga clic en Resaltar cambios.
  2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
  3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
  4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
  5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
  • Imprima la hoja de cálculo de historial.
  • Copie el historial en otro libro mediante el siguiente procedimiento:
  1. Seleccione las celdas que desea copiar y haga clic en CopiarImagen del botón en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio.
  2. Pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y haga clic en PegarImagen del botón en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio.

Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

Dejar de compartir un libro

  1. En el libro compartido, haga clic en la opción Compartir libro en el grupo Cambios de la pestaña Revisar.
  2. En la pestaña Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.

 Sugerencia    Para quitar cualquier usuario adicional, vea la sección Quitar un usuario de un libro compartido..

  1. Desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

Nota     Si esta casilla no está disponible, deberá desproteger el libro. Para quitar la protección del libro compartido, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
  2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
  3. Si se le solicita, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) y haga clic en Aceptar.
  4. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
  5. En la pestaña Modificación, desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
  6. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en .

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Características que no admite un libro compartido

Un libro compartido no admite todas las características en Excel. Si desea incluir alguna de las siguientes características, deberá agregarlas antes de guardar el libro como un libro compartido. No podrá realizar cambios en estas características después de compartir el libro.

En los libros compartidos no se puede: Sin embargo, esta funcionalidad está disponible:
Crear una tabla de Excel
Insertar o eliminar bloques de celdas Puede insertar filas y columnas completas
Eliminar hojas de cálculo
Combinar celdas o dividir celdas combinadas
Ordenar o filtrar por formato Puede ordenar o filtrar por número, texto o fecha, aplicar filtros integrados y filtrar usando el cuadro Buscar
Agregar o cambiar formatos condicionales Puede usar formatos condicionales existentes como cambio de los valores de celda
Agregar o cambiar la validación de datos Puede usar la validación de datos cuando escriba nuevos valores
Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico Puede ver los gráficos e informes existentes
Insertar o cambiar imágenes u otros objetos Puede ver las imágenes y objetos existentes
Insertar o cambiar hipervínculos Puede usar los hipervínculos existentes
Usar herramientas de dibujo Puede ver las imágenes y gráficos existentes
Asignar, cambiar o quitar contraseñas Puede usar las contraseñas existentes
Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro Puede usar la protección existente
Crear, cambiar o ver escenarios
Use el comando Texto a columnas
Agrupar o esquematizar datos Puede usar los esquemas existentes
Insertar subtotales automáticos Puede ver los subtotales existentes
Crear tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.) Puede ver las tablas de datos existentes
Crear o cambiar informes de tabla dinámica Puede ver los informes existentes
Crear o aplicar segmentación de datos La segmentación de datos que existe en un libro está visible una vez que el libro se haya compartido, pero no se puede cambiar para la segmentación de datos independiente ni volver a aplicarla en datos de tablas dinámicas o funciones del cubo. Cualquier filtrado que se haya aplicado a la segmentación de datos permanecerá intacto, tanto si la segmentación de datos es independiente como si la usan datos de tablas dinámicas o funciones del cubo en el libro compartido.
Crear o modificar minigráficos Los minigráficos existentes en un libro se muestran una vez que el libro se haya compartido, y cambiarán para reflejar los datos actualizados. Sin embargo, no se pueden crear nuevos minigráficos, cambiar su origen de datos ni modificar sus propiedades.
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros Puede ejecutar las macros existentes que no tienen acceso a las características no disponibles. También puede grabar las operaciones del libro compartido en una macro almacenada en otro libro no compartido.
Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Excel 4
Cambiar o eliminar fórmulas de matriz (fórmula de matriz: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.) Excel calculará las fórmulas de matriz existentes correctamente

Trabajar con datos XML, que incluye:

  • Importar, actualizar y exportar datos XML
  • Agregar, cambiar el nombre o eliminar asignaciones XML
  • Asignar celdas a elementos XML
  • Usar el panel de tareas Origen XML, la barra de tareas XML o los comandos XML del menú Datos
Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos Puede usar un formulario de datos para buscar un registro

Más información sobre cómo compartir libros

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Corresponde a:
Excel 2013