Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo

En vez de escribir datos manualmente en una hoja de cálculo, puede usar la característica Autorrelleno para rellenar celdas con datos que siguen un patrón o que se basan en datos de otras celdas.

En este artículo no se explica cómo escribir datos manualmente o escribir datos simultáneamente en varias hojas de cálculo. Para obtener información sobre cómo escribir datos manualmente, consulte el artículo Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo.

¿Qué desea hacer?


Repetir automáticamente valores que ya existen en la columna

Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada existente en esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo completa automáticamente las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente.

Después de que Excel completa lo que empezó a escribir, realice uno de los siguientes procedimientos:

  • Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTRAR.

La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la entrada existente.

  • Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe escribiendo.
  • Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione RETROCESO.

 Notas 

Desactivar el autocompletado de valores de celda

Si no desea que Excel complete automáticamente los valores de celda, puede desactivar esta opción.

  1. Haga clic en la ficha Archivo.
  2. En Excel, haga clic en Opciones.
  3. Para activar o desactivar la finalización automática de valores de celda, haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

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Utilizar el controlador de relleno para rellenar datos

Para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, puede seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) Celda seleccionada con controlador de relleno. Para usar el controlador de relleno, seleccione las celdas que desee usar como base para rellenar celdas adicionales y arrastre el controlador de relleno hacia el costado o abajo para que se rellenen las celdas que desee.

Ocultar o mostrar el controlador de relleno

El controlador de relleno se muestra de forma predeterminada, pero se puede ocultar, o mostrar si está oculto.

  1. Haga clic en la ficha Archivo.
  2. En Excel, haga clic en Opciones.
  3. Para mostrar u ocultar el controlador de relleno, haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.
  4. Para evitar reemplazar datos existentes al arrastrar el controlador de relleno, asegúrese de que la casilla de verificación Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas está activada. Si no desea ver un mensaje sobre la sobrescritura de celdas no vacías, desactive esta casilla de verificación.

Usar las Opciones de autorrelleno para cambiar la forma en que se rellena la selección

Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno Imagen del botón para poder cambiar el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar solo los formatos de celda, haga clic en Rellenar formatos sólo y para rellenar solo el contenido de la celda, haga clic en Rellenar sin formato.

Activar o desactivar las Opciones de autorrelleno

Si no desea que aparezca el botón Opciones de autorrelleno cada vez que arrastra el controlador de relleno, puede desactivarlo. Del mismo modo, si el botón Opciones de autorrelleno no aparece al arrastrar el controlador de relleno, es posible que deba activarlo.

  1. Haga clic en la ficha Archivo.
  2. En Excel, haga clic en Opciones.
  3. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Cortar, copiar y pegar, desactive la casilla de verificación Mostrar botón Opciones de pegado al pegar contenido.

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Rellenar datos en celdas adyacentes mediante el comando Rellenar

Puede utilizar el comando Rellenar para rellenar la celda activa o el rango seleccionado con el contenido de una celda o rango adyacente, o bien, rellenar rápidamente las celdas adyacentes arrastrando el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) Controlador de relleno.

Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente

  1. Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda de la celda que contiene los datos que desee utilizar para rellenar la celda vacía.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y luego en Hacia abajo, Hacia la derecha, Hacia arriba o Hacia la izquierda.

Grupo Modificar de la ficha Inicio

 Sugerencia   Para rellenar rápidamente una celda con el contenido de una celda adyacente, puede presionar CTRL+J para rellenar con el contenido de la celda superior o CTRL+D para rellenar con el de la celda de la izquierda. Para rellenar una celda con el contenido de una celda que está debajo (es decir, para rellenar hacia arriba), en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y luego en Hacia arriba. Para rellenar una celda con el contenido de una celda que está a la derecha (rellenar hacia la izquierda), en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y luego en Hacia la izquierda.

Arrastrar el controlador de relleno para rellenar datos en celdas adyacentes

  1. Seleccione las celdas que contienen los datos con los que va a rellenar las celdas adyacentes.
  2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.
  3. Para cambiar la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de autorrelleno Imagen del botón y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.

 Nota   Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una selección y se detiene en las celdas seleccionadas sin pasar por la primera columna o por la fila superior de la selección, Excel eliminará los datos que haya dentro de la selección. Deberá arrastrar el controlador de relleno fuera del área seleccionada antes de soltar el botón del mouse (ratón).

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Rellenar fórmulas en celdas adyacentes

  1. Seleccione la celda que contiene la fórmula con la que desea rellenar las celdas adyacentes.
  2. Arrastre el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) Controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.
  3. Para elegir la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de autorrelleno Imagen del botón y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.

 Nota   Si el cálculo de libro automático no está habilitado, las fórmulas no se volverán a calcular al rellenar las celdas. Para comprobar las opciones de cálculo de libro, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la ficha Archivo.
  2. En Excel, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas.
  3. En Opciones de cálculo, busque en Cálculo de libro.

Sugerencias

  • También puede rellenar la celda activa con la fórmula de una celda adyacente. Para ello, utilice el comando Rellenar (en la ficha Inicio, en el grupo Modificar), o presione CTRL+J o CTRL+D para rellenar una celda situada debajo o a la derecha de la celda que contiene la fórmula.
  • Puede rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas adyacentes a las que se aplica, haciendo doble clic en el controlador de relleno de la primera celda que contiene la formula. Por ejemplo, las celdas A1:A15 y B1:B15 contienen números, y escribe la fórmula =A1+B1 en la celda C1. Para copiar esta fórmula en las celdas C2:C15, seleccione la celda C1 y haga doble clic en el controlador de relleno.

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Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados

Con el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) puede llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o años.

  1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar.
  2. Escriba el valor inicial de la serie.
  3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.

Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en blanco la segunda celda.

MostrarOtros ejemplos de series que se pueden rellenar

Al rellenar una serie, las selecciones se extienden como se muestra en la tabla siguiente. En esta tabla, los elementos separados coma se colocan en celdas adyacentes individuales de la hoja de cálculo.

Selección inicial Serie extendida
1, 2, 3 4, 5, 6,...
9:00 10:00, 11:00, 12:00,...
lun mar, mié, jue,...
Lunes martes, miércoles, jueves,...
ene feb, mar, abr,...
ene, abr jul, oct, ene,...
ene-07, abr-07 jul-07, oct-07, ene-08,...
15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct,...
2007, 2008 2009, 2010, 2011,...
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...
texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...
1er período 2do período, 3er período,...
Producto 1 Producto 2, Producto 3,...
  1. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.
  2. Arrastre el controlador de relleno Celda seleccionada con el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Sugerencias

Rellenar celdas con una serie de números

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y luego en Series.

Grupo Modificar de la ficha Inicio

  1. En Tipo, haga clic en una de las opciones siguientes:
  • Lineal    Crea una serie que se calcula agregando el valor del cuadro Incremento a cada valor de celda.
  • Crecimiento    Crea una serie que se calcula multiplicando el valor del cuadro Incremento por cada valor de celda.
  • Fecha    Crea una serie que rellena valores de fecha incrementalmente por el valor del cuadro Incremento y que depende de la unidad definida en Unidad de tiempo.
  • Autorrellenar    Crea una serie que produce los mismos resultados que arrastrar el controlador de relleno.
  1. La función Autorrellenar de series se puede suprimir manteniendo presionada la tecla CTRL mientras se arrastra el controlador de relleno de una selección de dos o más celdas. Los valores seleccionados se copian en las celdas adyacentes y Excel no extiende una serie.

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Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada

Para facilitar la especificación de una secuencia determinada de datos (como una lista de nombres o zonas de venta), puede crear una serie de relleno personalizada. Las series de relleno personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes en una hoja de cálculo o puede crearse la lista desde cero. No es posible modificar ni eliminar una serie de relleno integrada (como una serie de relleno para meses y días), pero se puede modificar o eliminar una serie de relleno personalizada.

 Nota   Una lista personalizada sólo puede contener texto o texto combinado con números. Para crear una lista personalizada que contenga sólo números, por ejemplo de 0 a 100, deberá crear en primer lugar una lista de números con formato de texto.

Dar formato de texto a los números

  1. Seleccione suficientes celdas para la lista de los números a los que va a dar formato de texto.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, a continuación, en Texto.

Grupo Número de la ficha Inicio

 Sugerencia   Tal vez sea necesario hacer clic en Más formatos de número para ver el formato de Texto en la lista.

  1. En las celdas con formato, escriba la lista de números.

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista existente de elementos

  1. En la hoja de cálculo, seleccione la lista de elementos que desea utilizar en la serie de relleno.
  2. Haga clic en la ficha Archivo.
  3. En Excel, haga clic en Opciones.
  4. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
  5. Compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos seleccionada aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic en Importar.

Los elementos de la lista seleccionados se agregarán al cuadro Listas personalizadas.

  1. Haga clic dos veces en Aceptar.
  2. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.
  3. Arrastre el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) Celda seleccionada con el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista nueva de elementos

  1. Haga clic en la ficha Archivo.
  2. En Excel, haga clic en Opciones.
  3. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
  4. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, empezando por la primera entrada.
  5. Presione ENTRAR después de cada entrada.
  6. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.
  7. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.
  8. Arrastre el controlador de relleno Celda seleccionada con el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada

  1. Haga clic en la ficha Archivo.
  2. En Excel, haga clic en Opciones.
  3. Haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
  4. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que va a modificar o eliminar y siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para modificar la serie de relleno, realice los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a continuación, haga clic en Agregar.
    • Para eliminar la serie de relleno, haga clic en Eliminar.

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Corresponde a:
Excel 2010