Preparar la impresión de hojas de cálculo

Se aplica a
Microsoft Excel 2002

La hoja de cálculo queda bien en la pantalla, así que parece estar lista para imprimirse, pero esto no es del todo cierto. Ahorrará tiempo y papel si sigue los pasos que se describen en este artículo para ajustar el aspecto de la hoja de cálculo, evitar problemas de impresión comunes e imprimir el resultado.

Facilitar la lectura de la hoja de cálculo

Para ayudar a los usuarios a buscar y comprender los datos de la hoja de cálculo, siga uno o varios de estos procedimientos:

MostrarCrear un encabezado y pie de página

Puede agregar un encabezado y pie de página que contengan información útil sobre la hoja de cálculo impresa como, por ejemplo, los números de página o el título de la hoja de cálculo.

Hoja de cálculo con encabezado y pie de página

1  Encabezado

2  Pié de página

 Nota   Los encabezados y pies de página especificados aparecen automáticamente en cada página impresa. No se puede imprimir encabezados o pies de página únicamente en la primera página.

Agregar un encabezado o pie de página

  1. Haga clic en Configurar página, en el menú Archivo.
  2. Haga clic en la ficha encabezado y pié de página.
  3. Seleccione las opciones de encabezado y pié de página.

 Sugerencia   Para obtener más información acerca de los encabezados y pies de página integrados y personalizados, vea:

MostrarImprimir rótulos de fila o columna en cada página

Si una hoja de cálculo abarca más de una página, puede imprimir los rótulos de fila y columna (también denominados títulos impresos) en cada página para asegurarse de que los datos queden debidamente identificados.

Hoja de cálculo con títulos impresos

1  Rótulos de columna

Repetir los títulos de fila y de columna en páginas impresas

  1. Haga clic en Configurar página, en el menú Archivo.
  2. Haga clic en la ficha Hoja y, a continuación, siga uno de estos pasos o los dos:
    • Para repetir los rótulos de fila en cada página, haga clic en Repetir filas en extremo superior e introduzca las filas que contienen los rótulos.
    • Para repetir los rótulos de columna en cada página, haga clic en Repetir columnas a la izquierda e introduzca las columnas que contienen los rótulos.

MostrarAsegurar que todos los datos son visibles

Si el texto o los números son demasiado anchos para caber en la columna, el texto impreso se truncará y los números impresos aparecerán como símbolos de números (#). Puede aumentar el ancho de la columna para que quepan los datos.

Lista con formato para vistas en pantalla

1   Ajuste del tamaño de las columnas

2  Ajuste del tamaño de las filas

Ajustar el ancho de columna para que aparezca el resto del texto

  1. Seleccione la columna, elija Columna en el menú Formato.
  2. Haga clic en Ajustar a la selección.

Ajustar el texto para que se ajuste al ancho de columna

  1. En el menú Formato, haga clic en Celdas.
  2. En la ficha Alineación haga clic en Ajustar texto.

MostrarAsegurar que los datos son fáciles de buscar

Para que los datos sean fáciles de buscar, puede imprimir líneas de división en la hoja de cálculo para que los datos destaquen más. También puede aplicar un autoformato diferente para ayudar a sus lectores a centrarse en la información importante.

Imprimir líneas de división

  1. Haga clic en Configurar página, en el menú Archivo.
  2. En la ficha Hoja, haga clic en Líneas de división.

Aplicar un autoformato diferente a datos específicos

  1. Seleccione los datos y, a continuación, haga clic en Autoformato en el menú Formato.
  2. Seleccione el formato y las opciones de formato que desee.

 Nota   Recuerde que los formatos que se ven bien en pantalla pueden no imprimirse correctamente. Por ejemplo, si ve la pantalla en color pero va a imprimir en blanco y negro, asegúrese de utilizar colores que contrasten bien.

MostrarCentrar la hoja de cálculo y ajustar sus márgenes

Para obtener una buena presentación, puede ser buena idea centrar una hoja de cálculo horizontal o verticalmente.

Controladores de tamaño

1  Controladores de tamaño de los márgenes

2  Controladores de tamaño de las columnas

Centrar una hoja de cálculo

  1. Haga clic en Configurar página, en el menú Archivo.
  2. En la ficha Márgenes, en Centrar en la página, active la casilla de verificación Horizontalmente o Verticalmente.

MostrarAjustar los márgenes

Para agregar espacio adicional alrededor de la hoja de cálculo o para dejar espacio para un encabezado o pie de página grande, podrá mover los márgenes hasta la anchura que desee.

Ajustar los márgenes a medidas específicas

  1. Haga clic en Configurar página, en el menú Archivo.
  2. En la ficha Márgenes, especifique el tamaño de los márgenes en los cuadros Superior, Derecho, Inferior e Izquierdo.

Ajustar los márgenes arrastrando los controladores de tamaño de los márgenes

  1. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar
  2. Haga clic en Márgenes para mostrar los controladores de márgenes y, a continuación, arrastre el controlador del margen superior, derecho, inferior o izquierdo hasta el ancho que desee.

Obtener una vista previa de cómo se va a imprimir la hoja de cálculo

En la ventana Vista preliminar, se muestran los elementos que no se ven en la hoja de cálculo que aparece en la pantalla como, por ejemplo, los márgenes, encabezados y pies de página, así como títulos impresos.

MostrarObtener una vista previa antes de imprimir

  • Para ver cada página tal y como se va a imprimir, haga clic en Vista preliminar en el menú Archivo.

Los botones situados en la parte superior de la ventana de vista preliminar permiten tener acceso rápido a las opciones de diseño e impresión de la hoja de cálculo. Por ejemplo, podrá activar o desactivar las líneas de división, agregar números de página o cambiar el orden en que se imprimen las páginas. Tras realizar un cambio, asegúrese de obtener de nuevo una vista previa de la hoja de cálculo.

 Sugerencia   Puede ajustar los saltos de página en la ventana Vista preliminar. Para obtener una vista previa y ajustar los saltos de página, haga clic en Vista previa de saltos de página. Para obtener más información sobre cómo trabajar con saltos de página, vea Corregir saltos de página inoportunos.

Ajustar la hoja de cálculo al ancho de la página

Si la hoja de cálculo es demasiado ancha para caber en la página impresa, siga uno o varios de estos procedimientos:

MostrarCambiar a la orientación horizontal

Si la hoja de cálculo tiene muchas más columnas de las que pueden incluirse en una página en posición vertical, puede cambiar a la orientación horizontal.

  1. Haga clic en Configurar página en el menú Archivo.
  2. En la ficha Página, en Orientación, haga clic en Horizontal.

Opciones de orientación

MostrarReducir la hoja de cálculo hasta que se ajuste a la página

Para ajustar algunas columnas más en la página impresa, puede comprimir el contenido de la hoja de cálculo hasta que se ajuste a la página.

  1. Haga clic en Configurar página en el menú Archivo.
  2. En la ficha Página, haga clic en Ajustar a, y escriba 1 en el cuadro páginas de ancho.

 Sugerencia   También puede especificar un número determinado de páginas de ancho y alto, o puede dejar en blanco uno de los valores.

  1. Puede que desee obtener otra vez una vista previa de la página para comprobar que el tamaño de la fuente no sea demasiado pequeño.

MostrarAjustar los márgenes

Para que quepan algunas columnas más en la página impresa, puede ajustar el ancho de los márgenes o columnas.

  1. Haga clic en Configurar página en el menú Archivo.
  2. En la ficha Márgenes, especifique el tamaño de los márgenes en los cuadros Superior, Derecho, Inferior e Izquierdo.

 Sugerencia   También puede modificar los márgenes en el modo Vista preliminar. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar. Haga clic en el botón Márgenes para mostrar los controladores de los márgenes y las columnas. A continuación, arrastre los controladores hasta el ancho que desee.

Controladores de tamaño

1  Controladores de tamaño de los márgenes

2  Controladores de tamaño de las columnas

MostrarAjustar un salto de página vertical

Si los datos son demasiado anchos para una sola página, puede ajustar los saltos de página verticales.

  1. Haga clic en Vista previa de salto de página en el menú Ver.
  2. Arrastre un salto de página vertical hasta la nueva ubicación que desee.

 Sugerencia   Al dividir verticalmente una hoja de cálculo, su lectura puede resultar confusa, por lo que se recomienda imprimir los rótulos de las filas o columnas en todas las páginas para aclarar los datos.

MostrarOcultar columnas

Si algunas columnas contienen datos cuya impresión no es necesaria, puede ocultar temporalmente dichas columnas.

  • Seleccione las columnas que desee ocultar, elija Columna en el menú Formato y, a continuación, haga clic en Ocultar.

 Nota   Para mostrar columnas ocultas, seleccione las columnas que se encuentran a los lados de las ocultas, elija Columna en el menú Formato y, a continuación, haga clic en Mostrar.

 Sugerencia   Si está oculta la primera columna de una hoja de cálculo, haga clic en Ir a en el menú Edición. Escriba A1 en el cuadro Referencia y haga clic en Aceptar. Elija Columna en el menú Formato y, a continuación, haga clic en Mostrar.

MostrarAjustar las hojas de cálculo a papel de carta

Asegúrese de que las hojas de cálculo A4 se ajusten automáticamente al tamaño de carta en una impresora que sólo admite la impresión en papel de carta.

  1. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas.
  2. En la ficha Internacional, en Impresión, active la casilla de verificación Permitir alternar entre A4 y Carta.

MostrarImprimir sólo parte de la hoja de cálculo

También puede intentar imprimir sólo un área específica de una hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo imprimir áreas específicas de una hoja de cálculo, vea Imprimir toda o parte de la hoja de cálculo.

Corregir saltos de página inoportunos

Si el texto es demasiado ancho o largo para una sola página o, si desea mantener juntos en la misma página determinados datos, puede ajustar los saltos de página verticales y horizontales que se establecieron automáticamente.

MostrarAjustar un salto de página vertical

  1. Haga clic en Vista previa de salto de página en el menú Ver.
  2. Arrastre un salto de página vertical hasta la nueva ubicación.

 Sugerencia   Al dividir verticalmente una hoja de cálculo, su lectura puede resultar confusa, por lo que se recomienda imprimir los rótulos de las filas o columnas en todas las páginas para aclarar los datos. Para obtener más información sobre los rótulos de fila o de columna, vea el Paso 1: facilitar la lectura de la hoja de cálculo.

MostrarAjustar un salto de página horizontal

  1. Haga clic en Vista previa de salto de página en el menú Ver.

 Nota   En la vista previa de saltos de página, hay líneas discontinuas azules que indican saltos de página automáticos insertados por Microsoft Excel para dividir la hoja de cálculo en varias páginas.

  1. Para mover un salto de página, arrástrelo hasta su nueva posición.

El salto de página se convierte en una línea continua azul que indica que se trata de un salto de página manual.

MostrarInsertar un salto de página manual nuevo

  • Haga clic en el título de la fila situada debajo de aquélla donde desee insertar el salto de página y, a continuación, haga clic en Salto de página en el menú Insertar.

Vista previa de salto de página

1  Saltos de página automáticos

2  Saltos de página automáticos

Imprimir toda o parte de la hoja de cálculo

Puede seleccionar exactamente lo que desee imprimir. Puede seguir estos procedimientos:

MostrarImprimir todas las hojas de cálculo de un libro

  1. Haga clic en Imprimir en el menú Archivo.
  2. En Imprimir, haga clic en Todo el libro.

MostrarImprimir una o más hojas de cálculo

  1. Haga clic en las hojas de cálculo que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.

 Sugerencia   Mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar más de una hoja de cálculo.

  1. En Imprimir, haga clic en Hojas activas.

MostrarImprimir parte de una hoja de cálculo

  1. Seleccione los datos que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.
  2. En Imprimir, haga clic en Selección.

Si planea imprimir sólo un área específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir dicha área como área de impresión. De ese modo, cada vez que imprima la hoja de cálculo, Excel imprimirá sólo el área de impresión.

  • Para establecer un área de impresión, seleccione el área que desee imprimir, elija Área de impresión en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.

 Nota   Sólo se puede establecer un área de impresión al mismo tiempo. Para borrar un área de impresión, elija Área de impresión en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Borrar área de impresión.