Las mejores sugerencias para Excel: trabajar con datos

Se aplica a
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2000 y 2002

¿Alguna vez ha deseado tener a un experto a su lado mientras trabaja, siempre dispuesto a ofrecer buenas sugerencias y trucos para mejorar el trabajo con los datos? Si es así, este artículo es lo que necesitaba. Consulte las siguientes secciones para aprender nuevas y más rápidas maneras de trabajar con datos en Excel.

Seleccionar datos

  • Seleccione celdas o rangos no adyacentes seleccionando la primera celda o rango y, después, mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar otras celdas o rangos.
  • Para seleccionar sólo las celdas en blanco en una región, selecciónela, haga clic en Ir a en el menú Edición, luego en el botón Especial y, después, en la opción En blanco.
  • Seleccionar un rango mayor es fácil. Sólo tiene que hacer clic en la celda de una de las esquinas del rango, desplazarse hasta la esquina opuesta y, después, mantener presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la celda de esta última esquina.
  • Puede especificar la dirección en la desea que se mueva la selección después de especificar los datos en una celda (por ejemplo, hacia la derecha si trabaja con filas). Haga clic en Opciones en el menú Herramientas y asegúrese de que la casilla de verificación Mover selección después de ENTRAR de la ficha Modificar está activada. A continuación, haga clic en el cuadro Dirección.
  • Puede moverse a un área concreta de la hoja de cálculo (como a la zona actual o a la última celda) haciendo clic en Ir a del menú Edición. Haga clic en Especial y seleccione la opción que desee.

Modificar datos

  • En vez de utilizar la barra de fórmulas para modificar el contenido de una celda, puede hacerlo directamente en la celda haciendo doble clic en ella.
  • Si no desea realizar las modificaciones directamente en las celdas, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, seleccione la ficha Modificar y, a continuación, desactive la casilla de verificación Modificar en celda.
  • Para incrementar un solo número, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de relleno situado en la esquina de la selección.
  • Para incrementar series de días, trimestres u otras, seleccione el primer elemento de la serie y después arrastre el controlador de relleno de la esquina.
  • Cree su propia serie de rellenado personalizada para rellenar celdas adyacentes de una repetición. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Listas personalizadas.
  • Hacer clic en una celda, un objeto o un elemento de gráfico con el botón secundario del mouse (ratón) presenta un menú contextual que contiene comandos útiles.
  • Especifique el modo en que los datos de una celda o rango seleccionados se deben rellenar en otras celdas arrastrando con el botón secundario del mouse el controlador de relleno de la esquina de esa celda o rango y haciendo clic en una de las opciones de relleno del menú contextual que aparece.
  • Al rellenar celdas automáticamente, Excel puede incrementar el trimestre y el año a la vez. Por ejemplo: 1T93, T193, 1er trim. 93, 1er trimestre de 1993.
  • Elimine un rango de celdas seleccionadas manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra el controlador de relleno (situado en la esquina inferior derecha de la selección) hacia arriba y hacia la derecha.
  • Puede distribuir el contenido de una celda, o de una columna de celdas, a lo largo de varias columnas. Seleccione la celda o la columna y, a continuación, haga clic en Texto en columnas en el menú Datos.
  • Inserte rápidamente un rango de celdas vacías manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra el controlador de relleno de la esquina de la selección.
  • Puede revisar todas las celdas o rangos con nombre que haya utilizado en un libro haciendo clic en la flecha abajo situada junto al cuadro Nombre de la barra de fórmulas.
  • Inicie el corrector ortográfico presionado la tecla F7.
  • Para mover el contenido de las celdas, arrastre el borde de las celdas seleccionadas a otra ubicación. Para copiar el contenido de las celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
  • Puede modificar el contenido de más de una hoja al mismo tiempo. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las hojas que desea modificar y luego modifique los datos.
  • Haga una copia de seguridad cada vez que guarde. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Herramientas, en Opciones generales y, luego, active la casilla de verificación Crear siempre una copia de seguridad.

Aplicar formato a los datos

  • Puede utilizar los botones Aumentar sangría y Disminuir sangría de la barra de herramientas Formato para aplicar sangría a un texto de una celda.
  • Una manera fácil de incluir un estilo personalizado de otro libro es copiar las celdas que presenten dicho estilo y pegarlas en el nuevo libro.
  • Al hacer clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de una columna o fila, aparece un menú contextual que incluye los comandos Ancho de columna, Alto de fila, Ocultar y Mostrar.
  • Si hace doble clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar, lo seleccionará y podrá aplicar el mismo formato a varias áreas.
  • Para inmovilizar una fila en la parte superior de la ventana, seleccione la fila debajo de ella y luego haga clic en Inmovilizar paneles en el menú Ventana.
  • Para aplicar un formato de tabla integrado a un rango de celdas, haga clic en Autoformato en el menú Formato.
  • Puede establecer la fuente predeterminada que se aplicará a los futuros libros. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas y cambie las opciones de Fuente estándar y Tamaño de la ficha General.
  • Para cambiar el formato de texto predeterminado de todo el libro, haga clic en Estilo en el menú Formato y cambie el formato del estilo Normal.
  • Para convertir en una tabla texto HTML con formato previo, selecciónelo y, luego, haga clic en Texto en columnas en el menú Datos.
  • Agrupe filas y columnas para mostrarlas y ocultarlas con facilidad. Seleccione las filas y columnas, elija Agrupar y esquema en el menú Datos, haga clic en Agrupar y, a continuación, en Filas o en Columnas.
  • Para mostrar los nombres en miles o millones, cree una formato de número nuevo. Haga clic en Celdas en el menú Formato y, a continuación, en la categoría Personalizada. En el cuadro Tipo, escriba 0, o #, para miles, y 0,, o #,, para millones.
  • Especifique un valor en formato de dólar escribiendo el signo de dólar ($) delante del valor.
  • Especifique un valor en formato de porcentaje escribiendo el signo de porcentaje (%) detrás del valor.
  • Muestre los números negativos en rojo haciendo clic en Celdas en el menú Formato. En la ficha Número, haga clic en la categoría Número o Moneda y, a continuación, seleccione un formato en color rojo en Números negativos.

Informes de tablas dinámicas y de gráficos dinámicos

  • Cambie el nombre de un campo de una tabla dinámica® seleccionando el botón de campo y escribiendo luego el nombre nuevo.
  • Mueva la leyenda de un informe de gráfico dinámico® haciendo clic en Opciones de gráfico en el menú Gráfico. En la ficha Leyenda, seleccione la opción de ubicación que desee.
  • Personalice un informe de tabla dinámica haciendo clic en Dar formato al informe en la barra de herramientas Tabla dinámica.
  • Cambie los campos directamente en la hoja sin iniciar el Asistente para tablas dinámicas arrastrando los botones de campo.
  • Puede reducir la cantidad de espacio necesario para un informe de tabla dinámica arrastrando algunos de los campos de fila y columna a las áreas de colocación del campo de página.
  • Muestre u oculte datos detallados de una celda en el área de datos de un informe de tabla dinámica haciendo doble clic en esa celda en la tabla.
  • Puede volver a colocar un elemento dentro de su campo de tabla dinámica arrastrando su borde.
  • Los cambios realizados en los datos de la hoja de cálculo de origen se pueden incluir rápidamente en el informe de tabla dinámica. Sólo tiene que hacer clic en Actualizar datos en la barra de herramientas Tabla dinámica.

Funciones y fórmulas

  • Si necesita ayuda para elegir funciones o introducir argumentos, haga clic en fx (Insertar función) en la Barra de fórmulas.
  • En vez de hacer clic en el botón Autosuma, también puede presionar ALT+SIGNO IGUAL(=).
  • Para copiar la fórmula de la celda activa en todas las celdas del rango seleccionado, presione F2 y después presione CTRL+ENTRAR.
  • Inserte subtotales en un rango haciendo clic en cualquier celda del rango y, a continuación, en Subtotales en el menú Datos.
  • Para disminuir los valores de un rango en un 10 por ciento, escriba ,9 en una celda vacía. Copie la celda y, después, seleccione el rango. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial y, a continuación, en Multiplicar.
 
 
Corresponde a:
Excel 2003