Introducción a formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja de cálculo

Ejemplos de formularios de hoja de cálculo Sí, es verdad. Puede crear excelentes formularios con poco o ningún código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o en Microsoft Excel. Mediante el uso de formularios y de los numerosos controles y objetos que es posible agregarles, puede mejorar de manera notable la entrada de datos en las hojas de cálculo y el modo en que dichas hojas se muestran.

En este artículo


¿Qué es un formulario?

Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento diseñado con formato y estructura estándar que facilita la captura, la organización y la edición de la información.

  • Los formularios impresos contienen instrucciones, formato, etiquetas y espacios en blanco para escribir datos. Puede usar Excel y plantillas de Excel para crear formularios impresos.

Para obtener más información acerca de las plantillas de Excel, vea la sección Vea también.

Puede usar Excel de diversas maneras para crear formularios impresos y en línea.

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Tipos de formularios de Excel

Existen diversos tipos de formularios que puede crear en Excel: formularios de datos, hojas de cálculo que contienen controles ActiveX y de formulario, y formularios del usuario de VBA. Puede usar cada tipo de formulario por separado o puede combinarlos de diferentes maneras para crear una solución que sea apropiada para su caso particular.

Formulario de datos

Un formulario de datos (formulario de datos: cuadro de diálogo que muestra un registro completo cada vez. Puede utilizar formularios para agregar, cambiar y eliminar registros.) brinda una forma conveniente de escribir o mostrar una fila completa de información en un intervalo o una tabla sin desplazarse horizontalmente. Verá que la entrada de datos será más sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no tendrá que desplazarse de columna en columna en caso de que tenga más columnas de datos que las que pueden verse en pantalla. Use un formulario de datos cuando sea suficiente un formulario simple de cuadros de texto que enumeren los encabezados de columna como etiquetas y no necesite características de formulario personalizadas ni sofisticadas, como un control de número o cuadro de lista.

Ejemplo de un formulario de datos típico Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) o la tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).). El formulario de datos muestra todos los encabezados de columna como etiquetas en un único cuadro de diálogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco adyacente en el que el usuario puede escribir los datos para cada columna, hasta un máximo de 32 columnas. En un formulario de datos, puede agregar nuevas filas, buscar nuevas filas mediante navegación o, según el contenido de la celda, actualizar o eliminar filas. Si una celda contiene una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).), su resultado se muestra en el formulario de datos, pero no puede cambiar la fórmula mediante dicho formulario.

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Hoja de cálculo con controles ActiveX y de formulario

Una hoja de cálculo es un tipo de formulario que permite que el usuario escriba datos y los vea en una cuadrícula; existen diversas características similares a los controles ya integradas en las hojas de cálculo de Excel, como validación de datos y comentarios. Las celdas se asemejan a cuadros de texto dado que el usuario puede escribir texto y aplicarles formato de diversas maneras. Las celdas con frecuencia se usan como etiquetas y, ajustando su alto y ancho, así como combinándolas, puede hacer que una hoja de cálculo se comporte como un simple formulario de entrada de datos. Otras características similares a los controles, como los comentarios de celda, los hipervínculos, las imágenes de fondo, la validación de datos, el formato condicional, los gráficos incrustados y el Filtro automático, pueden hacer que una hoja de cálculo se comporte como un formulario avanzado.

Para incrementar la flexibilidad, puede agregar controles y otros objetos de dibujo al lienzo de dibujo (lienzo de dibujo: área en la que se pueden dibujar muchas formas. Puesto que las formas están contenidas en el lienzo de dibujo, se pueden mover y se les puede cambiar el tamaño como una unidad.) de una hoja de cálculo, y combinarlos y coordinarlos con las celdas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, puede usar un control de cuadro de lista para facilitar la selección por parte del usuario de un elemento de una lista, o bien puede usar un control de control de número para facilitar la escritura de un número por parte de un usuario.

Dado que los controles y objetos se almacenan en el lienzo de dibujo, puede mostrarlos o verlos a lo largo de texto asociado que es independiente de los límites de fila y columna sin cambiar el diseño de una cuadrícula o tabla de datos en la hoja de cálculo. La mayor parte del tiempo, muchos de estos controles también pueden vincularse con celdas de la hoja de cálculo y no requieren código de VBA para hacer que funcionen. Puede establecer propiedades que determinan si un control flota libremente o se mueve y cambia de tamaño junto con una celda. Por ejemplo, probablemente tenga una casilla de verificación que desee mover junto con su celda subyacente cuando se ordene el intervalo. No obstante, si tiene un cuadro de lista que desee mantener en una ubicación específica en todo momento, probablemente no desee que se mueva junto con dicha celda.

Excel tiene dos tipos de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Además de estos conjuntos de controles, también puede agregar objetos desde las Herramientas de dibujo, como autoformas (Autoformas: grupo de formas ya elaboradas que incluye formas básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas y conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.), WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.), elementos gráficos SmartArt o cuadros de texto.

Las siguientes secciones describen estos objetos de dibujo y controles, y además explican en más detalle cómo trabajar con estos controles y objetos.

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Controles de formulario

Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones anteriores de Excel, a partir de la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario también están diseñados para usarse en hojas de macros XLM.

Los controles de formulario se usan cuando se desea hacer referencia e interactuar fácilmente con datos de celda sin usar código de VBA y cuando se desea agregar controles a hojas de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.). Por ejemplo, después de agregar un control de cuadro de lista a una hoja de cálculo y vincularlo con una celda, puede devolver un valor numérico para la posición actual del elemento seleccionado en el control. Después, puede usar dicho valor numérico junto con la función INDICE para seleccionar elementos diferentes de la lista.

También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro.

No obstante, estos controles no se pueden agregar a formularios del usuario, usarse para controlar eventos, ni modificarse para que ejecuten scripts web en páginas web.

Resumen de controles de formulario
Nombre del botón Ejemplo Descripción
Imagen del botón Etiqueta Ejemplo de un control de etiqueta de formulario Identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o muestra texto descriptivo (como títulos, leyendas, imágenes) o breves instrucciones.
Imagen del botón Cuadro de grupo Ejemplo de control de cuadro de grupo de la barra de herramientas Formularios Agrupa controles relacionados en una unidad visual en un rectángulo con una etiqueta opcional. Generalmente, se agrupan botones de opción, casillas de verificación o contenido estrechamente relacionado.
Imagen del botón Botón Ejemplo de un control de botón de la barra de herramientas Formularios Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un usuario hace clic en él. Los botones también se conocen como botones de comando.
Imagen del botón Casilla de verificación Ejemplo de control de casilla de verificación de la barra de herramientas Formularios Activa o desactiva un valor que representa una selección inequívoca entre opuestos. Puede seleccionar más de una casilla de verificación en una hoja de cálculo o en un cuadro de grupo. Una casilla de verificación puede tener uno de tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una combinación de los estados activada y desactivada (como en una selección múltiple).
Imagen del botón Botón de opción Ejemplo de control de botón de opción de la barra de herramientas Formularios Permite una única elección dentro de un conjunto limitado de opciones que se excluyen mutuamente; un botón de opción generalmente está contenido en un cuadro de grupo o un marco. Un botón de opción puede tener uno de tres estados: activado, desactivado y mixto, lo que significa una combinación de los estados activado y desactivado (como en una selección múltiple). Los botones de opción también se conocen como botones de radio.
Imagen del botón Cuadro de lista Ejemplo de un control de cuadro de lista de formulario

Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede elegir el usuario. Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de opciones que varían en número o contenido. Existen tres tipos de cuadros de lista:

  • Un cuadro de lista de selección única permite solamente una elección. En este caso, un cuadro de lista se asemeja a un grupo de botones de opción, a excepción de que un cuadro de lista puede controlar un gran número de elementos de manera más eficiente.
  • Un cuadro de lista de selección múltiple permite una elección o elecciones contiguas (adyacentes).
  • Un cuadro de lista de selección extendida permite una elección, elecciones y no contiguas, o inconexas.
Imagen del botón Cuadro combinado Ejemplo de un control de cuadro combinado de formulario Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista pero requiere que el usuario haga clic en la flecha abajo para mostrar una lista de elementos. Use un cuadro combinado para permitir que un usuario escriba una entrada o elija solamente un elemento de la lista. El control muestra el valor actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en que dicho valor se haya proporcionado.
Imagen del botón Barra de desplazamiento Ejemplo de control de barra de desplazamiento de la barra de herramientas Formularios Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento. Además, se puede mover por una página (en un intervalo preestablecido) de valores haciendo clic en el área entre el cuadro de desplazamiento y cualquiera de las flechas de desplazamiento. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados.
Imagen del botón Control de número Ejemplo de control de número de la barra de herramientas Formularios Aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hora o una fecha. Para incrementar el valor, es necesario hacer clic en la flecha arriba; para disminuirlo, se debe hacer clic en la flecha abajo. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados.

 Nota   Los siguientes controles no están disponibles en libros de Excel 2010. Solamente pueden usarse en hojas de diálogo de la versión 5.0 de Excel.

Nombre del botón
Imagen del botón Campo de texto
Imagen del botón Cuadro combinado de lista - Editar
Imagen del botón Cuadro combinado desplegable - Editar
Imagen del botón Ejecutar cuadro de diálogo

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Controles ActiveX

Los controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o scripts que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o scripts en Microsoft Script Editor.) pueden usarse en formularios de hoja de cálculo, con o sin el uso de código VBA, y en formularios del usuario de VBA. En general, use controles ActiveX cuando necesite requisitos de diseño más flexibles que los proporcionados por los controles de formulario. Los controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede usar para personalizar su apariencia, comportamiento, fuentes y demás características.

También puede controlar los diversos eventos que se producen cuando se interactúa con un control ActiveX. Por ejemplo, puede realizar diferentes acciones, según qué opción seleccione el usuario en un control de cuadro de lista, o puede consultar una base de datos para rellenar un cuadro combinado con elementos cuando el usuario hace clic en un botón. También puede escribir macros que respondan a eventos asociados con controles ActiveX. Cuando un usuario del formulario interactúa con el control, el código de VBA se ejecuta para procesar cualquier evento que se produzca para dicho control.

El equipo también contiene muchos controles ActiveX instalados por Excel y otros programas, como el Control de calendario 12.0 y el Reproductor de Windows Media.

 Importante   No se pueden usar todos los controles ActiveX directamente en hojas de cálculo. Algunos solamente pueden usarse en formularios del usuario de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Si intenta agregar alguno de estos controles ActiveX en particular a una hoja de cálculo, Excel muestra el mensaje "No se puede insertar el objeto".

No obstante, los controles ActiveX no se pueden agregar a hojas de gráfico desde la interfaz de usuario ni a hojas de macros XLM. Tampoco se puede asignar una macro para ejecutarla directamente desde un control ActiveX del mismo modo en que puede hacerlo desde un control de formulario.

Resumen de controles ActiveX
Nombre del botón Ejemplo Descripción
Imagen del botón Casilla de verificación Ejemplo de un control de casilla de verificación ActiveX Activa o desactiva un valor que representa una selección inequívoca entre opuestos. Puede seleccionar más de una casilla de verificación a la vez en una hoja de cálculo o en un cuadro de grupo. Una casilla de verificación puede tener uno de tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una combinación de los estados activada y desactivada (como en una selección múltiple).
Imagen del botón Cuadro de texto Ejemplo de un control de cuadro de texto ActiveX Permite al usuario ver, escribir o editar texto o datos enlazados a una celda, en un cuadro rectangular. Un cuadro de texto también puede ser un campo de texto estático que presenta información de solo lectura.
Imagen del botón Botón de comando Ejemplo de un control de botón de comando ActiveX Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un usuario hace clic en él.
Imagen del botón Botón de opción Ejemplo de un control de botón de opción ActiveX Permite una única elección dentro de un conjunto limitado de opciones que se excluyen mutuamente; generalmente está contenido en un marco o cuadro de grupo. Un botón de opción puede tener uno de tres estados: activado, desactivado y mixto, lo que significa una combinación de los estados activado y desactivado (como en una selección múltiple). Los botones de opción también se conocen como botones de radio.
Imagen del botón Cuadro de lista Ejemplo de un control de cuadro de lista ActiveX

Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede elegir el usuario. Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de opciones que varían en número o contenido. Existen tres tipos de cuadros de lista:

  • Un cuadro de lista de selección única permite solamente una elección. En este caso, un cuadro de lista se asemeja a un grupo de botones de opción, a excepción de que un cuadro de lista puede controlar un gran número de elementos de manera más eficiente.
  • Un cuadro de lista de selección múltiple permite una elección o elecciones contiguas (adyacentes).
  • Un cuadro de lista de selección extendida permite una elección, elecciones y no contiguas, o inconexas.
Imagen del botón Cuadro combinado Ejemplo de un control de cuadro combinado ActiveX Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista pero requiere que el usuario haga clic en la flecha abajo para mostrar una lista de elementos. Úselo para permitir que un usuario escriba una entrada o elija solamente un elemento de la lista. El control muestra el valor actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en que dicho valor se haya proporcionado.
Imagen del botón Botón de alternancia Ejemplo de un control de botón de alternancia ActiveX Indica un estado, como Sí/No, o un modo, como Activado/Desactivado. El botón alterna entre un estado habilitado o deshabilitado cuando se hace clic en él.
Imagen del botón Control de número Ejemplo de un control de control de número ActiveX Aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hora o una fecha. Para incrementar el valor, es necesario hacer clic en la flecha arriba; para disminuirlo, se debe hacer clic en la flecha abajo. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto en un cuadro de texto o una celda asociados.
Imagen del botón Barra de desplazamiento Ejemplo de un control de barra de desplazamiento ActiveX Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento. Además, se puede mover por una página (en un intervalo preestablecido) de valores haciendo clic en el área entre el cuadro de desplazamiento y cualquiera de las flechas de desplazamiento. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados.
Imagen del botón Etiqueta Ejemplo de un control de etiqueta ActiveX Identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o muestra texto descriptivo (como títulos, leyendas, imágenes) o breves instrucciones.
Imagen del botón Imagen Ejemplo de control de imagen ActiveX Inserta una imagen, como mapa de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen tener la extensión .bmp.), JPEG (JPEG: formato de archivo de gráficos (extensión .jpg en Microsoft Windows) compatible con numerosos exploradores de Web que se desarrolló para comprimir y almacenar imágenes fotográficas. Está especialmente indicado para gráficos con muchos colores, como fotografías digitalizadas.) o GIF (GIF: formato de archivo de gráficos (extensión .gif en Windows) utilizado para mostrar gráficos con colores indizados en el World Wide Web. Admite hasta 256 colores y utiliza compresión sin pérdida, es decir, no se pierde ningún dato de la imagen cuando se comprime el archivo.).
Control de marco Ejemplo de un control de cuadro de grupo ActiveX

Un objeto rectangular con una etiqueta opcional que agrupa controles relacionados en una única unidad visual. Generalmente, se agrupan en un control de marco los botones de opción, las casillas de verificación o contenido estrechamente relacionado.

 Nota   El control de marco ActiveX no está disponible en la sección Controles ActiveX del comando Insertar. No obstante, puede agregarlo desde el cuadro de diálogo Más controles seleccionando Microsoft Forms 2.0 Frame.

Imagen del botón Más controles   Muestra una lista de controles ActiveX adicionales disponibles en el equipo que puede agregar a un formulario personalizado, como el Control de calendario 12.0 y el Reproductor de Windows Media. También puede registrar un control personalizado en este cuadro de diálogo.

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Objetos de herramientas de dibujo

Ejemplos de formas Probablemente también desee incluir elementos gráficos SmartArt, formas, WordArt y cuadros de texto en el formulario. Puede cambiar el tamaño, girar, voltear, colorear y combinar estos objetos para crear formas aún más complejas. Cuando escribe texto directamente en un objeto de cuadro de texto o una forma, el texto se convierte en parte del objeto, si gira o voltea el objeto, el texto gira o se voltea junto con él. A diferencia de los controles ActiveX, puede asignar diferentes atributos, como tamaño de fuente o estilo de fuente, a caracteres o palabras individuales en el objeto. También puede asignar macros y agregar hipervínculos a estos objetos. Incluso puede vincular texto en un objeto de cuadro de texto o una forma con una celda de una hoja de cálculo y mostrar dinámicamente valores actualizados en dichos objetos.

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Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de cálculo

Después de agregar controles ActiveX y de formulario a un formulario de una hoja de cálculo, generalmente el usuario desea ajustar y reorganizar los controles de diversas maneras para crear un formulario fácil de usar y correctamente diseñado. Las tareas comunes son, entre otras, las siguientes:

  • Controlar la visualización de las líneas de la cuadrícula mientras se trabaja con los controles y decidir si se muestran las líneas de la cuadrícula a los usuarios en el formulario de la hoja de cálculo final.
  • Seleccionar y anular la selección de los controles para que el usuario pueda especificar propiedades o realizar ajustes adicionales.
  • Editar texto en un control, como la leyenda o la etiqueta.
  • Agrupar, copiar, mover y alinear controles para organizar el diseño del formulario de la hoja de cálculo.
  • Cambiar el tamaño y aplicar formato a los controles para obtener la apariencia que desea.
  • Posicionar o cambiar el tamaño de un control con una celda.
  • Proteger controles y celdas vinculadas de acuerdo con sus necesidades de protección de datos específicas.
  • Habilitar o deshabilitar la impresión de controles cuando se imprime el formulario de la hoja de cálculo.
  • Eliminar controles no usados.

Puede diseñar un formulario de hoja de cálculo con o sin líneas de la cuadrícula de celda en el fondo. Por ejemplo, probablemente desee desactivar las líneas de la cuadrícula de celdas y luego aplicar formato a todas las celdas con el mismo color o trama, o incluso usar una imagen como fondo de una hoja. Para ocultar o mostrar las líneas de la cuadrícula, en la ficha Ver, en el grupo Mostrar u ocultar, active o desactive la casilla de verificación Líneas de la cuadrícula.

Para obtener más información, vea la sección Vea también de este tema.

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Determinar el tipo de control en una hoja de cálculo

Debido a que hay tres tipos diferentes de controles y objetos que puede modificar de forma única, probablemente no tenga certeza de qué tipo de control es con tan solo mirarlo. Para determinar el tipo de control (formulario o ActiveX), seleccione el control, haga clic con el botón secundario en él y luego muestre el menú contextual:

  • Si el menú contextual contiene el comando Propiedades, el control es un control ActiveX y se encuentra en el modo de diseño.
  • Si el menú contextual contiene el comando Asignar macro, el control es un control de formulario.

 Sugerencia   Para mostrar el menú contextual correcto para el control de formulario de cuadro de grupo, asegúrese de seleccionar el perímetro en lugar del interior del cuadro de grupo.

  • Si el menú contextual contiene el comando Editar texto, el objeto es un objeto de dibujo.

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Formularios del usuario de VBA

Para obtener una máxima flexibilidad, puede crear formularios del usuario, que son cuadros de diálogo personalizados que generalmente incluyen uno o más controles ActiveX. La disponibilidad de los formularios del usuario se establece mediante código de VBA creado en el Editor de Visual Basic (Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones.). A continuación, se ofrece un esquema de los pasos para crear un formulario del usuario:

  1. Inserte un formulario del usuario en el proyecto de VBA del libro. Para obtener acceso al proyecto de VBA de un libro, primero abra el Editor de Visual Basic (presione ALT+F11) y, a continuación, haga clic en Formulario del usuario en el menú Insertar del Editor de Visual Basic.
  2. Escriba un procedimiento para mostrar el formulario del usuario.
  3. Agregue controles ActiveX.
  4. Modifique las propiedades para los controles ActiveX.
  5. Escriba procedimientos del controlador de eventos para los controles ActiveX.

Mediante los formularios del usuario, también puede usar la funcionalidad de formularios avanzados. Por ejemplo, puede agregar mediante programación un botón de opción diferente para cada letra del alfabeto o puede agregar una casilla de verificación para cada elemento en una gran lista de fechas y números.

Antes de crear un formulario del usuario, considere usar cuadros de diálogo integrados disponibles desde Excel que puedan adaptarse a sus necesidades. Estos cuadros de diálogo integrados incluyen las funciones de VBA CuadroEntr y CuadroMsj, el método de Excel InputBox, el método GetOpenFilename, el método GetSaveAsFilename y el objeto Dialogs del objeto Application, que contiene todos los cuadros de diálogo de Excel integrados.

Para obtener más información, vea el tema de la Ayuda Obtener ayuda sobre el desarrollo de soluciones con Visual Basic para Aplicaciones  y explore el Centro para desarrolladores de Microsoft Office Excel.

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Corresponde a:
Excel 2010