Microsoft Office Excel facilita la importación de datos XML (Lenguaje de marcado extensible) (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) creados a partir de otras bases de datos y aplicaciones para asignar elementos XML de un esquema XML (esquema XML: especificación formal escrita en XML que define la estructura de un documento XML, incluidos los nombres de elementos y tipos de datos enriquecidos, los elementos que pueden aparecer combinados y los atributos que están disponibles para cada elemento.) a celdas de una hoja de cálculo y para exportar datos XML revisados con vistas a la interacción con otras bases de datos y aplicaciones. Estas características XML convierten a Office Excel en un generador de archivos de datos XML con una interfaz de usuario familiar.
En este artículo
¿Por qué utilizar XML en Excel?
XML es una tecnología diseñada para administrar y compartir datos estructurados en un archivo de texto legible para el usuario. XML se ajusta a las directrices estándar del sector y puede ser procesado por una amplia gama de bases de datos y aplicaciones. El uso de XML permite a los diseñadores de aplicaciones crear sus propias etiquetas personalizadas, estructuras de datos y esquemas. Para resumir, XML facilita considerablemente la definición, la transmisión, la validación y la interpretación de datos entre bases de datos, aplicaciones y organizaciones.
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Archivos de datos y esquema XML
Excel trabaja básicamente con dos tipos de archivos XML:
- Archivos de datos XML (.xml), que contienen las etiquetas personalizadas y los datos estructurados.
- Archivos de esquema (.xsd), que contienen etiquetas de esquema que imponen las reglas, como el tipo de datos y la validación.
Nota El estándar XML también define los archivos XSLT (Lenguaje de transformación basado en hojas de estilo) (transformación XSL (Lenguaje de transformación basado en hojas de estilo): archivo que se utiliza para transformar documentos XML en otros tipos de documentos, como HTML o XML. Está diseñado para su uso como parte de XSL.) (.xslt), que se utilizan para aplicar estilos y transformar datos XML a diferentes formatos de presentación. Es posible aplicar estas transformaciones antes de importar los archivos XML a Excel y después de exportarlos desde Excel. Si los archivos XSLT están vinculados a archivos de datos XML que se importan a Excel, se tiene la opción de aplicar o no el formato antes de agregar los datos a la hoja de cálculo, aunque únicamente cuando el archivo XML se abre mediante el comando Abrir del botón de Microsoft Office
.
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Situaciones clave de XML y Excel
Con XML y Excel, es posible administrar libros y datos de formas que anteriormente resultaban imposibles o muy difíciles. Gracias a las asignaciones XML, es posible agregar, identificar y extraer partes concretas de datos comerciales de los documentos de Excel con facilidad. Por ejemplo, una factura que contenga el nombre y la dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último trimestre ya no son informes estáticos. Esta información se puede importar fácilmente desde bases de datos y aplicaciones, revisar y exportar a las mismas bases de datos y aplicaciones o a otras distintas.
Las características de XML están diseñadas para las siguientes situaciones clave:
- Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas existentes. Eso facilita la especificación y la extracción de datos XML en las plantillas sin necesidad de volver a diseñarlas.
- Utilizar datos XML como entrada para los modelos de cálculo existentes al asignar elementos XML a las hojas de cálculo existentes.
- Importar archivos de datos XML a un nuevo libro.
- Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de cálculo de Excel.
- Exportar datos de las celdas de asignación a archivos de datos XML independientes de otros datos del libro.
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Proceso básico para el uso de datos XML en Excel
El siguiente diagrama muestra cómo los diferentes archivos y operaciones trabajan conjuntamente cuando se utiliza XML con Excel. Básicamente, el proceso se compone de cinco fases:
Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro
Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o tablas XML
Importar un archivo de datos XML (.xml) y enlazar los elementos XML con celdas de asignación
Especificar datos, mover celdas de asignación y aprovechar la funcionalidad de Excel sin perder la estructura y las definiciones XML
Exportar datos revisados desde celdas de asignación a un archivo de datos XML
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Trabajar con asignaciones XML
El usuario puede crear o abrir un libro en Excel, adjuntar un archivo de esquema XML (.xsd) a ese libro y, a continuación, utilizar el panel de tareas Origen XML para asignar elementos XML del esquema a celdas individuales o tablas. Después de asignar los elementos XML a la hoja de cálculo, puede importar y exportar datos XML a o desde las celdas de asignación.
Cuando se agrega un archivo de esquema XML (.xsd) al libro, se crea una asignación XML. En general, las asignaciones XML se utilizan para crear celdas de asignación y para administrar la relación entre éstas y elementos individuales del esquema XML. Además, estas asignaciones XML se utilizan para enlazar el contenido de las celdas de asignación con los elementos del esquema al importar o exportar archivos de datos XML (.xml).
Se pueden crear dos tipos de celdas de asignación: celdas de asignación única y celdas de repetición (que aparecen como tablas XML). Para que el diseño de la hoja de cálculo resulte más flexible, puede arrastrar las celdas de asignación a cualquier lugar de una hoja de cálculo y en cualquier orden, incluso uno distinto al del esquema XML. También es posible decidir qué elementos se van a asignar y cuáles no.
Es importante conocer las siguientes reglas acerca del uso de las asignaciones XML:
- Un libro puede contener una o más asignaciones XML.
- Sólo se puede asignar un elemento a una ubicación de un libro cada vez.
- Cada asignación XML es una entidad independiente, aunque haya varias asignaciones XML en el mismo libro que se refieran al mismo esquema.
- Una asignación XML sólo puede incluir un elemento raíz. Si se agrega un esquema que defina más de un elemento raíz, se le pedirá que decida cuál de ellos se va a utilizar para la nueva asignación XML.
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Utilizar el panel de tareas Origen XML
Utilice el panel de tareas Origen XML para administrar asignaciones XML. Para abrirlo, en la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Origen. El siguiente diagrama muestra las principales características de este panel de tareas.
Muestra las asignaciones XML que se han agregado al libro
Muestra una lista jerárquica de los elementos XML de la asignación XML que aparece en ese momento
Establece opciones cuando se trabaja con el panel de tareas
Origen XML y los datos XML, por ejemplo cómo obtener una vista previa de los datos y controlar los encabezados
Abre el cuadro de diálogo
Asignaciones XML, que se puede utilizar para agregar o eliminar asignaciones XML o cambiarles el nombre
Comprueba si es posible exportar los datos XML por medio de la asignación XML actual
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Tipos de elementos y sus iconos
La siguiente tabla contiene cada tipo de elemento XML con el que puede trabajar Excel, así como el icono que se utiliza para representarlo.
| Tipo de elemento |
Icono |
| Elemento principal |
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| Elemento principal obligatorio |
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| Elemento principal de repetición |
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| Elemento principal de repetición obligatorio |
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| Elemento secundario |
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| Elemento secundario obligatorio |
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| Elemento secundario de repetición |
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| Elemento secundario de repetición obligatorio |
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| Atributo |
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| Atributo obligatorio |
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| Contenido simple de una estructura compleja |
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| Contenido simple obligatorio de una estructura compleja |
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Trabajar con celdas de asignación única
Una celda de asignación única es una celda que se ha asignado a un elemento XML que no es de repetición. Una celda de asignación única se crea al arrastrar un elemento XML que no es de repetición desde el panel de tareas Origen XML a una celda única de la hoja de cálculo.
Cuando se arrastra un elemento XML que no es de repetición a la hoja de cálculo, es posible utilizar una etiqueta inteligente para optar por incluir el nombre de dicho elemento XML como encabezado por encima o justo a la izquierda de la celda de asignación única o emplear un valor de celda existente como encabezado.
En una celda de asignación única también es posible utilizar una fórmula, siempre que la celda esté asignada a un elemento XML con un tipo de datos XSD que Excel interprete como un número, una fecha o una hora.
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Trabajar con celdas de repetición en tablas XML
El aspecto y la funcionalidad de las tablas XML son parecidos a los de las tablas de Excel. Una tabla XML es una tabla de Excel que se ha asignado a uno o más elementos XML de repetición. Cada columna de la tabla XML representa a un elemento XML.
Las tablas XML se crean al:
- Utilizar el comando Importar (en el grupo XML de la ficha Programador) para importar un archivo de datos XML.
- Utilizar el comando Abrir (en el botón de Microsoft Office ) para abrir un archivo de datos XML y, a continuación, seleccionar Como tabla XML en el cuadro de diálogo Abrir XML.
- Utilizar el comando Desde importación de datos XML (desde el botón De otros orígenes del grupo Obtener datos externos, en la ficha Datos) para importar un archivo de datos XML y, a continuación, seleccionar Tabla XML en la hoja de cálculo existente u Hoja de cálculo nueva en el cuadro de diálogo Importar datos.
- Arrastrar uno o más elementos de repetición desde el panel de tareas Origen XML a una hoja de cálculo.
Cuando se crea una tabla XML, los nombres de los elementos XML se utilizan automáticamente como encabezados de columna. Es posible cambiarlos por cualquier encabezado de columna que se desee. No obstante, los nombres originales de los elementos XML siempre se utilizan al exportar datos de las celdas de asignación.
Existen dos opciones del botón Opciones del panel de tareas Origen XML que resultan de utilidad para trabajar con tablas XML:
- Combinar elementos automáticamente al asignar Si está activada, Excel crea una tabla XML a partir de varios campos a medida que se colocan en la hoja de cálculo. Esta opción funciona siempre que esos diversos campos se coloquen en la misma fila, uno junto al otro. Si la opción está desactivada, cada elemento aparece como su propia tabla XML.
- Mis datos tienen título Si está activada, los datos de encabezado existentes se utilizan como encabezados de columna de los elementos de repetición que se asignan a la hoja de cálculo. Si la opción está desactivada, los nombres de los elementos XML se utilizan como encabezados de columna.
Con las tablas XML, resulta sencillo importar, exportar, ordenar, filtrar e imprimir datos basados en un origen de datos XML. No obstante, las tablas XML tienen algunas limitaciones relacionadas con la forma en que se pueden organizar en la hoja de cálculo.
- Las tablas XML se basan en las filas, lo que significa que crecen a partir del encabezado hacia abajo. No es posible agregar nuevas entradas por encima de las filas existentes.
- No se puede transponer una tabla XML de modo que las nuevas entradas se agreguen a la derecha.
Es posible utilizar fórmulas en columnas asignadas a elementos XML con un tipo de datos XSD (Definición de esquemas XML) que Excel interprete como un número, una fecha o una hora. Al igual que ocurre en una tabla de Excel, las fórmulas de una tabla XML se rellenan hacia abajo cuando se agregan nuevas filas a la tabla.
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Consideraciones de seguridad sobre las asignaciones XML
Tanto la asignación XML como su información de origen de datos se guardan con el libro de Excel y no con una hoja de cálculo concreta. Un usuario malintencionado puede ver esta información de asignación mediante una macro de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Además, si el libro se guarda como un archivo de formato XML abierto de Office habilitado para macros de Excel, esta información de asignación se puede visualizar con el Bloc de notas de Microsoft o cualquier otro programa de edición de texto.
Si desea seguir utilizando la información de asignación pero quitar la información de origen de datos que pueda ser confidencial, puede eliminar la definición del origen de datos del esquema XML del libro, aunque podrá seguir exportando los datos XML al desactivar la casilla de verificación Guardar la definición del origen de los datos en el libro del cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML, disponible en el comando Propiedades de la asignación del grupo XML de la ficha Programador.
Si elimina una hoja de cálculo antes de eliminar una asignación XML, la información de asignación, aquélla sobre orígenes de datos y probablemente otra información confidencial, seguirá estando guardada en el libro. Si va a actualizar el libro para quitar información confidencial, asegúrese de eliminar la asignación XML antes de eliminar la hoja de cálculo, de modo que la información de asignación se elimine de forma permanente del libro.
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Importar datos XML
Es posible importar datos XML a una asignación XML existente en el libro. Cuando se importan datos, los datos del archivo se enlazan con una asignación XML almacenada en el libro. Eso significa que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento correspondiente en el esquema XML que se ha asignado desde un archivo de esquema XML o un esquema deducido. Cada asignación XML sólo puede tener un enlace de datos XML; un enlace de datos XML está enlazado con todas las asignaciones creadas desde una única asignación XML.
Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML (haga clic en Propiedades de la asignación en el grupo XML de la ficha Programador), que tiene tres opciones activadas de forma predeterminada que sirven para controlar el comportamiento de un enlace de datos XML:
- Validar datos con el esquema para importar y exportar Especifica si Excel valida los datos con el esquema XML al importar datos. Haga clic en esta opción si desea asegurarse de que los datos XML que importe se ajustan al esquema XML.
- Sobrescribir los datos existentes con los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al importar datos. Haga clic en esta opción si desea sustituir los datos actuales por datos nuevos, por ejemplo, si hay datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML.
- Anexar los nuevos datos a las tablas XML existentes Especifica si el contenido del origen de datos se anexa a los datos existentes en la hoja de cálculo. Haga clic en esta opción, por ejemplo, si está consolidando datos de varios archivos de datos XML parecidos en una tabla XML o si no desea sobrescribir el contenido de una celda que contiene una función.
Al importar datos XML, es posible que desee sobrescribir algunas celdas asignadas pero no otras. Por ejemplo, algunas de ellas pueden contener fórmulas, por lo que no desea sobrescribir la fórmula al importar un archivo XML. Hay dos soluciones:
- Cancelar la asignación de los elementos que no desea sobrescribir antes de importar los datos XML. Después de importar los datos XML, puede volver a asignar el elemento XML a las celdas que contienen las fórmulas para poder exportar los resultados de las mismas al archivo de datos XML.
- Crear dos asignaciones XML a partir del mismo esquema XML. Utilice una asignación XML para importar los datos XML. En esta asignación XML "Importación", no asigne elementos a las celdas que contienen fórmulas o a otros datos que no desee sobrescribir. Utilice otra asignación XML para exportar los datos. En esta asignación "Exportación", asigne los elementos que desea exportar a un archivo XML.
Nota La característica que permitía importar datos XML de un servicio Web mediante un archivo de conexión de servicio de recuperación de datos (.uxdc) para conectarse a un origen de datos ya no es compatible con Microsoft Office Excel 2007 mediante la interfaz de usuario. Si abre un libro creado en Office Excel 2003, podrá ver los datos, pero no podrá editar ni actualizar los datos de origen.
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Trabajar con un esquema deducido
Si importa datos XML sin haber agregado un esquema XML correspondiente para crear una asignación XML, Excel intentará deducir un esquema basándose en las etiquetas definidas en el archivo de datos XML. El esquema deducido se almacena con el libro y permite trabajar con datos XML si no hay ningún esquema XML asociado con el libro.
Cuando se trabaja con datos XML importados que tienen un esquema deducido, también es posible personalizar el panel de tareas Origen XML. Si ha importado datos XML asociados a la asignación XML en la sesión actual de Excel, active la opción Vista previa de los datos en el panel de tareas del botón Opciones para mostrar la primera fila de datos como datos de ejemplo en la lista de elementos.
No es posible exportar el esquema deducido de Excel como un archivo de datos de esquema XML (.xsd) independiente. Aunque existen editores de esquemas XML y otros métodos para crear un archivo de esquema XML, es posible que no disponga de acceso a estos editores o no sepa cómo utilizarlos. Como alternativa, puede utilizar la versión 1.1 del complemento Herramientas XML de Excel 2003, que permite crear un archivo de esquema a partir de una asignación XML. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo usar el complemento Herramientas XML de Excel 2003 XML, versión 1.1.
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Exportar datos XML
La exportación de datos XML se lleva a cabo al exportar el contenido de las celdas de asignación de la hoja de cálculo. Cuando se exportan datos, Excel aplica las siguientes reglas para determinar qué datos se guardan y cómo:
- No se crean elementos vacíos cuando hay celdas en blanco para un elemento opcional, aunque sí cuando hay celdas en blanco para un elemento obligatorio.
- Para escribir los datos se utiliza codificación UTF-8 (Unicode Transformation Format-8).
- Todos los espacios de nombre se definen en el elemento XML raíz.
- Excel sobrescribe los prefijos del espacio de nombre existentes. Al nombre de espacio predeterminado se le asigna un prefijo ns0. Los espacios de nombre sucesivos son ns1, ns2 a ns<recuento> donde <recuento> es el número de espacios de nombre escritos en el archivo XML.
- Los nodos de comentarios no se conservan.
Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML (haga clic en Propiedades de la asignación en el grupo XML de la ficha Programador) y, a continuación, utilizar la opción Validar datos con el esquema para importar y exportar (activada de forma predeterminada) para especificar si Excel valida los datos con la asignación XML al exportar datos. Haga clic en esta opción cuando desee garantizar que los datos XML que exporte se ajusten al esquema XML.
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Utilizar el formato de archivo XML abierto de Office habilitado para macros de Excel
Los libros de Excel se pueden guardar en diversos formatos de archivo, como el archivo de formato XML abierto de Office habilitado para macros de Excel (.xlsm). Excel cuenta con un esquema XML definido que define el contenido de un libro de Excel, lo que incluye etiquetas XML que almacenan toda la información del libro, como los datos y las propiedades, y definen su estructura general. Las aplicaciones personalizadas pueden usar el archivo de formato XML de Office habilitado para macros de Excel. Por ejemplo, los programadores pueden crear una aplicación personalizada para buscar datos en varios libros guardados en este formato y crear un sistema de informes basado en los datos encontrados.
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