Fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).

Partes de una fórmula

Partes de una fórmula

Llamada 1 Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Llamada 2 Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.

Llamada 3 Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Llamada 4 Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

MostrarFunciones en las fórmulas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

Estructura de una función

Estructura de una función

Llamada 1 Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Llamada 2 Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.

Llamada 3 Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.

Llamada 4 Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Escribir fórmulas       Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

MostrarFunciones anidadas

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Funciones anidadas

Resultados válidos       Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento       Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

MostrarReferencias en las fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.

MostrarEstilo de referencia A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo       En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro

Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango.

MostrarDiferencia entre referencias relativas y absolutas

Referencias relativas       Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas       Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

Fórmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas       Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

Fórmula copiada con referencia mixta

MostrarEstilo de referencia 3D

Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo

En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar     Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

Eliminar       Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores del cálculo.

Mover       Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.

Calcular un punto final       Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final       Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

MostrarEstilo de referencia L1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

Referencia Significado
L[-2]C Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.
L2C2 Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) a la celda de la segunda fila en la segunda columna.
L[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
L Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo A1.

Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1

  1. Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha General.
  2. En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de referencia L1C1.

MostrarNombres en las fórmulas

Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Es posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.

MostrarUtilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulas

Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(C20:C30).

Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo.

Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.

También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(Ventas.xls!VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro denominado Ventas.

 Nota   De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).

Directrices para los nombres

Caracteres permitidos   El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

Nombres iguales que referencias   Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como Z$100 o L1C1.

Usar varias palabras   Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores de palabras; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.

Número de caracteres permitido   Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.

 Nota   Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres, no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre.

Distinción entre mayúsculas y minúsculas   Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.

MostrarUtilizar rótulos de filas y columnas existentes como nombres

Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una hoja de cálculo, se pueden utilizar los rótulos de fila y de columna de la hoja para hacer referencia a datos. Por ejemplo, para calcular el valor total de la columna Producto, utilice la fórmula =SUMA(Producto).

Utilizar un rótulo

Utilizar un rótulo

Si tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto 3 correspondiente a la división Este (es decir, al valor 110,00), puede utilizar la fórmula =Producto 3 Este. El espacio que hay en la fórmula "Producto 3" y "Este" es el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección. Este operador designa que Microsoft Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la intersección de la fila que tiene el rótulo Este y la columna que tiene el rótulo Producto 3.

 Nota   De manera predeterminada, Excel no reconoce los rótulos de las fórmulas. Para utilizar rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las fórmulas.

Rótulos apilados       Si utiliza rótulos para las columnas y filas en la hoja de cálculo, pueden utilizarlos para crear fórmulas que hagan referencia a los datos de la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene rótulos de columna apilados  (un rótulo en una celda va seguido de uno o más rótulos por debajo de él),  pueden utilizarse en las fórmulas para hacer referencia a los datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el rótulo Oeste está en la celda E5 y el rótulo Previstas está en la celda E6, la fórmula =SUMA(Oeste Previstas) devolverá el valor total de la columna Oeste Previstas.

Orden de los rótulos apilados       Si se hace referencia a la información mediante el uso de rótulos apilados, la referencia se hará en el orden en que aparezcan los rótulos, de arriba a abajo. Si el rótulo Oeste está en la celda F5 y el rótulo Real está en la celda F6, puede hacer referencia a los números reales de Oeste mediante el uso de Oeste Real en una fórmula. Por ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de Oeste, utilice la fórmula =PROMEDIO(Oeste Real).

Utilizar fechas como rótulos       Si se asigna un rótulo a un rango mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos y el rango contiene un año o una fecha como un rótulo, Excel definirá la fecha como un rótulo encerrándolo entre comillas sencillas cuando se escriba en una fórmula. Por ejemplo, supongamos que la hoja de cálculo contiene los rótulos 2007 y 2008 y que éstos se han especificado mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos. Cuando escriba la fórmula =SUMA(2008), Excel actualizará automáticamente la fórmula a =SUMA('2008').

MostrarOperadores de cálculo en las fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

MostrarTipos de operadores

Operadores aritméticos       Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)
+ (signo más) Suma (3+3)
- (signo menos) Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación       Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)
= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto       Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia       Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia Significado (Ejemplo)
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
 (espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

MostrarOrden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos)

  (un solo espacio)

, (coma)

Operadores de referencia
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
* y / Multiplicación y división
+ y - Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

MostrarConstantes en las fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003