Crear una tabla dinámica para analizar datos en varias tablas

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Si una empresa almacena datos importantes en bases de datos relacionales, tiene la posibilidad de analizar y crear informes con esos datos de forma periódica. Si los datos son relacionales, puede crearse una tabla dinámica como esta en cuestión de minutos:

Tabla dinámica que contiene varias tablas

¿Qué tiene de particular esta tabla dinámica? Observe que la lista de campos muestra una colección de tablas que contienen campos, que el usuario puede combinar en una sola tabla dinámica para segmentar los datos de varias formas. No es necesario preparar los datos ni aplicar formato de forma manual. Si tiene datos relacionales, en cuanto los importe podrá crear, de forma inmediata, una tabla dinámica basada en las tablas relacionadas.

¿Cómo puede obtener varias tablas en una lista de campos de tabla dinámica? Tiene dos opciones. La primera consiste en que, al importar datos de una base de datos relacional, puede importar también varias tablas de forma simultánea. La segunda opción consiste en importar tablas de una en una desde uno o varios orígenes de datos, agregarlas a un Modelo de datos de Excel, crear relaciones y usar el Modelo de datos para controlar una tabla dinámica.

Revisemos el proceso para importar varias tablas desde SQL Server.

  1. Asegúrese de conocer los nombres del servidor y de la base datos, así como las credenciales que debe usar para conectarse a SQL Server. El administrador de la base de datos puede facilitarle la información que necesite.
  2. Haga clic en Datos > Obtener datos externos > De otras fuentes > Desde SQL Server.
  3. En Nombre del servidor, escriba el nombre del equipo de red del equipo que ejecuta SQL Server.
  4. En Credenciales de conexión, haga clic en Usar autenticación de Windows para conectarse como usted mismo. De no ser así, escriba el nombre de usuario y la contraseña que le haya proporcionado el administrador de la base de datos.
  5. En Seleccionar base de datos y tabla, elija la base de datos y haga clic en Activar selección de varias tablas.

Casilla Activar selección de varias tablas

  1. Elija de forma manual las tablas con las que desea trabajar o, si lo prefiere, seleccione una o dos tablas, y haga clic en Seleccionar tablas relacionadas para seleccionar de forma automática tablas relacionadas con las que ha seleccionado.
  2. Si la opción Importar relaciones entre tablas seleccionadas está activada, manténgala así para que Excel pueda crear de nuevo en el libro las relaciones de tablas equivalentes.
  3. Haga clic en Finalizar.
  4. En el cuadro de diálogo Importar datos, elija Informe de tabla dinámica.

Cuadro de diálogo de importación de opciones

  1. Para iniciar la importación y rellenar la lista de campos, haga clic en Aceptar.
  2. Observe que la lista de campos contiene varias tablas. Se trata de todas las tablas que seleccionó durante la importación. Para ver los campos que contienen, puede expandirlas y contraerlas de forma individual. Siempre que las tablas estén relacionadas, puede crear su propio gráfico de tabla dinámica. Para ello, arrastre los campos desde cualquiera de estas tablas a las áreas VALORES, FILAS o COLUMNAS.

Lista de campos de tabla dinámica

  1. Arrastre los campos numéricos al área VALORES. Por ejemplo, si usa una base de datos de ejemplo de Adventure Works, arrastre ImporteVentas desde la tabla VentasInternetEfectuadas.
  2. Para analizar las ventas por fecha o zona, arrastre los campos de fecha o zona al área FILAS o COLUMNAS.
  3. En ocasiones puede ocurrir que, para usar dos tablas en una tabla dinámica, deba crear una relación entre ellas . Si un mensaje le indica que debe crear una relación, en primer lugar haga clic en Crear .

El botón Crear aparece cuando es necesaria una relación


 Notas 

Otros procedimientos para analizar varias tablas

Si desea trabajar con varias tablas en una lista de campos de tabla dinámica, puede usar otros orígenes de datos además de las bases de datos relacionales. Por ejemplo, puede usar tablas arbitrarias del libro o importar fuentes de distribución de datos para, posteriormente, integrarlas con otros datos tabulares del libro. Para unir todos estos datos no relacionados deberá agregar cada una de las tablas a un Modelo de datos, y crear relaciones entre ellas con valores de búsqueda coincidentes.

Iniciar una nueva tabla dinámica usando tablas en un Modelo de datos

Quizás ha relacionado varias tablas creando un Modelo de datos en el proceso y ahora está listo para usar los datos en el análisis. A continuación se incluye cómo iniciar una nueva tabla dinámica o gráfico dinámico usando el Modelo de datos en el libro.

  1. Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
  2. Haga clic en Insertar > Tabla dinámica.

Botón Tabla dinámica en la pestaña Insertar

  1. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Usar un origen de datos externo.

Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con uso de origen de datos externo seleccionado

  1. Haga clic en Elegir conexión.
  2. En la pestaña Tablas, en Este Modelo de datos de libro, seleccione Tablas en el Modelo de datos de libro.
  3. Haga clic en Abrir y en Aceptar para mostrar una Lista de campos que contiene todas las tablas del modelo.

Más información sobre tablas dinámicas y Modelos de datos

 
 
Corresponde a:
Excel 2013