Consolidar varias hojas de cálculo en un informe de tabla dinámica

La consolidación de datos constituye una forma eficaz de combinar datos de distintos orígenes en un informe. Por ejemplo, si tiene un informe de tabla dinámica de cifras de gastos de sus sucursales regionales, puede usar una consolidación de datos para resumir esas cifras en un informe de gastos corporativo. Dicho informe podría incluir datos sobre totales y medias de ventas, niveles de inventario actuales y productos que más se venden correspondientes a toda la empresa.

¿Qué desea hacer?


Obtener información acerca de la consolidación de varios rangos

Para resumir resultados de rangos de hojas de cálculo independientes y elaborar informes con ellos, puede consolidar los datos de cada rango de las hojas de cálculo independientes en un informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo principal. Los rangos de las hojas de cálculo independientes pueden encontrarse en el mismo libro que la hoja de cálculo principal o en uno distinto. Cuando consolida datos, está ensamblándolos para poder actualizar y agregar datos con más facilidad regularmente o según sus necesidades.

El informe de tabla dinámica consolidado resultante puede tener los siguientes campos en la Lista de campos de tabla dinámica, que se puede agregar al informe de tabla dinámica: Fila, Columna y Valor. Además, puede tener hasta cuatro campos de filtro de página denominados Página1, Página2, Página3 y Página4.

 Nota   El Asistente para tablas y gráficos dinámicos utiliza el término campo de página en la interfaz de usuario. En Microsoft Office Excel 2007, un campo de página ahora se denomina campo de filtro de informe en otras parte de la interfaz de usuario de tabla dinámica.

Configurar el origen de datos

Cada rango de datos debe organizarse en formato de tabla de referencias cruzadas, con los nombres coincidentes de fila y columna de los elementos que desea resumir. No incluya ninguna fila o columna de total del origen de datos al especificar los datos del informe. En el siguiente ejemplo se muestran cuatro rangos en formato de tabla de referencias cruzadas.


Orígenes de datos de ejemplo para consolidación de informe de tabla dinámica


Campos de página en consolidaciones de datos

La consolidación de datos puede emplear campos de página que contengan elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) que representen uno o más de los rangos de origen. Por ejemplo, si está consolidando datos presupuestarios de los departamentos de marketing, ventas y producción, un campo de página puede incluir un elemento que muestre los datos de cada departamento más un elemento que muestre los datos combinados. En el siguiente ejemplo se muestra un informe de tabla dinámica consolidado con un campo de página y varios elementos seleccionados.


Informe de tabla dinámica consolidado de ejemplo con un campo de página


Utilizar rangos con nombre

Si es probable que el rango de datos cambie la siguiente vez que consolide los datos (es decir, que el número de filas puede cambiar), considere la posibilidad de definir un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para cada rango de origen de las hojas de cálculo independientes. A continuación, utilice esos nombres a la hora de consolidar los rangos en la hoja de cálculo principal. Si un rango de datos se amplía, puede actualizarlo en la hoja de cálculo independiente de modo que incluya los nuevos datos antes de actualizar el informe de tabla dinámica.

Otras maneras de consolidar datos

Excel también ofrece otras maneras de consolidar datos con varios formatos y diseños. Por ejemplo, puede crear fórmulas con referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) o utilizar el comando Consolidar (en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos).

Para obtener más información, siga los vínculos de la sección Vea también.

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Consolidar varios rangos

Puede utilizar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para consolidar varios rangos. En este asistente puede optar por no utilizar campos de página, por emplear un único campo de página o varios.

Consolidar datos sin utilizar campos de página

Para combinar los datos de todos los rangos y crear una consolidación sin campos de página, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en una celda en blanco en el libro que no forma parte de un informe de tabla dinámica.
  2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, presione ALT+D+P.

MostrarSugerencia

Para agregar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos a la barra de herramientas de acceso rápido, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la flecha situada junto a la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Más comandos.
  2. En Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos.
  3. En la lista, seleccione Asistente para tablas y gráficos dinámicos, haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.

  1. En la página Paso 1 del asistente, haga clic en Rangos de consolidación múltiples y, a continuación, en Siguiente.
  2. En la página Paso 2a del asistente, haga clic en Campos de página personalizados y, a continuación, en Siguiente.
  3. En la página Paso 2b del asistente, haga lo siguiente:
  1. Para cada rango de celdas, haga clic en Contraer diálogoImagen del botón a fin de ocultar el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccione el rango de celdas en la hoja de cálculo, presione Expandir diálogoImagen del botón y, a continuación, haga clic en Agregar.

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Si el rango de celdas se encuentra en otro libro, ábralo primero a fin de facilitar la selección de los datos.


  1. En ¿Cuántos campos de página desea?, haga clic en 0 y, a continuación, en Siguiente.
  1. En la página Paso 3 del asistente, seleccione una ubicación para el informe de tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Consolidar datos mediante un único campo de página

Para incluir un único campo de página que tenga un elemento para cada rango de origen más un elemento que consolide todos los rangos, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en una celda en blanco en el libro que no forma parte de un informe de tabla dinámica.
  2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, presione ALT+D+P.

MostrarSugerencia

Para agregar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos a la barra de herramientas de acceso rápido, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la flecha situada junto a la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Más comandos.
  2. En Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos.
  3. En la lista, seleccione Asistente para tablas y gráficos dinámicos, haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.

  1. En la página Paso 1 del asistente, haga clic en Rangos de consolidación múltiples y, a continuación, en Siguiente.
  2. En la página Paso 2a del asistente, haga clic en Crear un solo campo de página y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Paso 2b del asistente, haga lo siguiente:
  • Para cada rango de celdas, haga clic en Contraer diálogoImagen del botón a fin de ocultar el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccione el rango de celdas en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogoImagen del botón.

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Si el rango de celdas se encuentra en otro libro, ábralo primero a fin de facilitar la selección de los datos.


  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En la página Paso 3 del asistente, seleccione una ubicación para el informe de tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Consolidar datos mediante varios campos de página

Puede crear varios campos de página y asignar sus propios nombres de elemento a cada rango de origen. Eso le permitirá crear consolidaciones parciales o totales; por ejemplo, un campo de página que consolide marketing y ventas independientemente de producción, y otro campo de página que consolide los tres departamentos. Para crear una consolidación que use varios campos de página, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en una celda en blanco en el libro que no forma parte de un informe de tabla dinámica.
  2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, presione ALT+D+P.

MostrarSugerencia

Para agregar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos a la barra de herramientas de acceso rápido, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la flecha situada junto a la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Más comandos.
  2. En Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos.
  3. En la lista, seleccione Asistente para tablas y gráficos dinámicos, haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.

  1. En la página Paso 1 del asistente, haga clic en Rangos de consolidación múltiples y, a continuación, en Siguiente.
  2. En la página Paso 2a del asistente, haga clic en Campos de página personalizados y, a continuación, en Siguiente.
  3. En la página Paso 2b del asistente, haga lo siguiente:
  1. Para cada rango de celdas, haga clic en Contraer diálogoImagen del botón a fin de ocultar el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccione el rango de celdas en la hoja de cálculo, presione Expandir diálogoImagen del botón y, a continuación, haga clic en Agregar.

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Si el rango de celdas se encuentra en otro libro, ábralo primero a fin de facilitar la selección de los datos.


  1. En ¿Cuántos campos de página desea?, haga clic en el número de campos de página que desea emplear.
  2. En ¿Qué rótulos de elemento desea que use cada campo de página para identificar el rango de datos seleccionado?, seleccione el rango de celdas de cada campo de página y, a continuación, escriba un nombre para ese rango.

MostrarEjemplo

  • Si ha seleccionado 1 en ¿Cuántos campos de página desea?, seleccione cada rango y, a continuación, escriba un nombre distinto en el cuadro Campo uno. Si tiene cuatro rangos y cada uno corresponde a un trimestre distinto del año fiscal, seleccione el primer rango, escriba T1, seleccione el segundo, escriba T2 y repita el proceso para T3 y T4.
  • Si ha seleccionado 2 en ¿Cuántos campos de página desea?, haga lo mismo que en el ejemplo anterior en el cuadro Campo uno. A continuación, seleccione dos rangos y escriba el mismo nombre, por ejemplo H1 y H2, en el cuadro Campo dos. Seleccione el primer rango, escriba H1, seleccione el segundo, escriba H1, seleccione el tercero, escriba H2, seleccione el cuarto y escriba H2.

  1. Haga clic en Siguiente.
  1. En la página Paso 3 del asistente, seleccione una ubicación para el informe de tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Finalizar.

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Corresponde a:
Excel 2007