Cómo usar XML en Excel 2003

Se aplica a
Microsoft Office Excel 2003

 Nota   La información de este artículo asume que el usuario tiene un conocimiento básico del Lenguaje de marcado extensible (XML).

Una de la funciones más potentes de Microsoft Office Excel 2003 es una que realmente no se puede ver: la compatibilidad con esquemas XML definidos por el usuario. En otras palabras, se pueden agregar esquemas XML (un esquema es simplemente una estructura) y datos a los libros, independientemente de dónde se creara el código XML. Excel automatiza la mayoría de los procesos para usted. Todo lo que tiene que hacer es abrir el archivo y decidir cómo desea usar los datos.

Puede:

  • Ver los datos en una lista XML     Usar esta opción si desea ver todos los datos en una lista. Las listas actúan como unidades coherentes. Si sirve de ejemplo, piense en ellas como libros que están incluidos en libros más grandes. Puede manejar los datos en una lista independiente respecto al libro circundante. Por ejemplo, puede ordenar los datos, reorganizar las filas y, en cierto grado, reorganizar las columnas de una lista sin que se vean afectadas las celdas circundantes.
  • Ver los datos en un libro de sólo lectura     Use esta opción si necesita ver los datos de un archivo pero no necesita, o desea, manejarlos. Los libros de sólo lectura pueden resultar un método rápido para crear informes empresariales y otros tipos de archivos que no desee que modifiquen los usuarios. Si selecciona esta opción, Excel mostrará los datos en una cuadrícula estática.
  • Crear una asignación a partir de la estructura e importar datos en ella     Si usa el panel de tareas Origen XML para crear una asignación, deberá vincular o enlazar una celda de un libro a un elemento del archivo XML. La importación de datos a la asignación rellena las celdas con datos. Esta es la opción más flexible y potente para trabajar con datos XML. Por ejemplo, suponga que su departamento de ventas almacena sus datos como XML, y usted necesita crear un informe que resuma la actividad de ventas de cada mes. Cuando el departamento de ventas publique nuevos datos, puede importarlos a una asignación o configurar un sistema que actualice las hojas de cálculo automáticamente. Esta ilustración muestra una hoja de cálculo con una asignación rellena de datos. Excel rodea las celdas asignadas con un borde azul.

Un libro de Excel con una asignación XML rellena

Abrir y trabajar con un archivo XML

Siga estos pasos básicos para ver un archivo XML en Excel mediante uno de los métodos descritos anteriormente.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
  2. En la lista Mostrar archivos de tipo, seleccione archivos XML (*.xml).
  3. En el cuadro Buscar en, vaya al archivo XML que desee abrir, seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir XML.

Cuadro de diálogo Abrir XML

  1. Haga clic en una de las opciones del cuadro de diálogo Abrir XML y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La información de las siguientes secciones explica cómo usar cada opción:

MostrarComo lista XML

Si aparece un cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar para cerrarlo. Excel creará la lista. Observe que Excel agrega todos los datos del archivo a la lista.

Dependiendo de la estructura del archivo de origen, puede que vea muchos datos repetidos, como nombres y fechas. Puede eliminar redundancias mediante la opción Utilizar el panel de tareas Origen XML al abrir el archivo.

Más información

Los siguientes vínculos le llevan a más información sobre Excel y las listas XML:

 

MostrarComo libro de sólo lectura

Excel agrega todos los datos del archivo a la lista y "aplana" el archivo, o lo que es lo mismo, muestra los datos en una cuadrícula estándar en lugar de en una lista.

Dependiendo de la estructura del archivo de origen, puede que vea muchos datos repetidos, como nombres y fechas. Puede eliminar redundancias mediante la opción Utilizar el panel de tareas Origen XML al abrir el archivo.

 

MostrarUtilizar el panel de tareas Origen XML

El panel de tareas Origen XML aparece y muestra el esquema (la estructura) del archivo XML.

  1. Arrastre los items (o elementos) que desee asignar desde el panel de tareas a las celdas vacías de la hoja de cálculo.
  2. Seleccione cualquiera de las celdas asignadas. En el menú Datos, elija XML y, a continuación, haga clic en Importar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Importar XML.

  1. Use la lista Buscar en para localizar el archivo de origen que desee importar. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Importar.
  2. Haga clic en Aceptar para mostrar la asignación en el panel de tareas.

Más información

Los siguientes vínculos le llevan a más información sobre las asignaciones XML:

MostrarSugerencia

Los siguientes pasos demuestran otro modo de abrir el panel de tareas Origen XML y usarlo para crear una asignación XML:

  1. En el menú Datos, seleccione XML y haga clic en Origen XML.
  2. En el panel de tareas Origen XML, haga clic en Asignaciones XML y, a continuación, en Agregar.
  3. Use la lista Buscar en para localizar el archivo XML que desee abrir y, a continuación, haga clic en Abrir.

Si aparece un cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar para cerrarlo.

  1. En el cuadro de diálogo Asignaciones XML, haga clic en Aceptar para mostrar la asignación en el panel de tareas Origen XML.
  2. Arrastre los items (o elementos) que desee asignar desde el panel de tareas a las celdas vacías de la hoja de cálculo.
  3. Seleccione cualquiera de las celdas asignadas. En el menú Datos, elija XML y, a continuación, haga clic en Importar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Importar XML.

  1. Use la lista Buscar en para localizar el archivo de origen. Seleccione el archivo y haga clic en Importar.

Acerca de los elementos XML repetitivos y no repetitivos

Al crear una asignación XML, se pueden usar dos tipos de elementos XML: elementos simples, elementos no repetitivos y elementos de lista repetitivos. Los elementos simples, no repetitivos, ocurren una vez en un archivo XML determinado, mientras que los elementos de lista repetitivos pueden ocurrir cualquier número de veces. Por ejemplo, si crea el informe de gastos del ejercicio práctico al final de este artículo, usará una combinación de elementos no repetitivos (por ejemplo un nombre de empleado) y elementos de lista repetitivos (por ejemplo una descripción de cada elemento de gasto y el costo de cada elemento).

Tenga en cuenta estos hechos:

  • El panel de tareas Origen XML usa varios iconos para indicar los elementos de lista repetitivos. Para el ejercicio práctico, preste atención a estos:

Imagen del icono  Indica un elemento principal repetitivo.

Imagen del icono  Indica un elemento secundario repetitivo.

  • Excel aplica formato automáticamente a los elementos de lista repetitivos como listas XML si arrastra los elementos a la hoja de cálculo. Esto facilita la distinción entre elementos repetitivos y no repetitivos, porque las listas incluyen automáticamente el botón Autofiltro.
  • Si coloca elementos de lista repetitivos unos al lado de los otros en la misma fila, Excel incluirá cada elemento adyacente en una única lista XML grande.
  • Si coloca elementos repetitivos en solitario, o al lado de elementos no repetitivos, Excel les aplicará formato como listas XML individuales.

Importar, exportar y guardar archivos como XML

Si ha agregado una asignación XML a una hoja de cálculo, podrá importar datos a la asignación en cualquier momento. También podrá exportar los datos para que los usen otros usuarios. Dichos usuarios pueden aplicar sus propios esquemas a los datos para que se adapten a sus necesidades. Por ejemplo, un usuario puede crear un gráfico que use y vincule los datos, de forma que el gráfico se actualice automáticamente cuando lo hagan los datos.

 Nota   Para seguir los pasos de esta sección, la hoja de cálculo deberá contener una asignación XML. Para obtener información acerca de las asignaciones, consulte los pasos de Usar el panel de tareas Origen XML.

Importar datos

  1. Seleccione una de las celdas asignadas de una hoja de cálculo.
  2. En el menú Datos, seleccione XML y, a continuación, haga clic en Importar. Aparecerá el cuadro de diálogo Importar XML.
  3. Use la lista Buscar en para localizar el archivo que desee importar y, a continuación, haga clic en Importar.

Exportar datos

  1. En el menú Datos, elija XML y, a continuación, haga clic en Exportar. Aparecerá el cuadro de diálogo Exportar XML.
  2. Use la lista Guardar en para desplazarse a la carpeta a la que desee exportar los datos y, a continuación, haga clic en Exportar.

Guardar datos

  1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
  2. En la lista Guardar como tipo, seleccione Datos XML (*.xml).
  3. Haga clic en Guardar.

 Nota   Si usa el comando Guardar como, Excel también ofrecerá el formato de archivo Hoja de cálculo XML antiguo. Si guarda los datos con este formato, los demás usuarios deberán tener Microsoft Excel 2002 o una versión posterior para trabajar con los datos.

Más información

Los siguientes vínculos le llevan a más información sobre la importación y exportación de datos:

Ejercicio práctico: crear y rellenar una asignación

¿Necesita algo un poco más concreto? No hay ningún problema. Si no lo ha hecho aún, descargue el archivo de ejemplo XML. Utilizará use archivo para crear un informe de gastos ficticio. Agregará una asignación a una hoja de cálculo y a continuación la llenará con los datos importados.

Empiece preparando la hoja de cálculo

  1. Inicie Excel y abra el archivo de ejemplo.

Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir XML, haga clic en Utilizar el panel de tareas Origen XML y en Aceptar.

  1. En la celda A1, escriba Empleado y en la celda A3, escriba Administrador.
  2. En la celda C1, escriba Departamento, y en la celda C3, escriba Fecha de presentación.
  3. Aplique el formato que desee al texto para resaltarlo.

Agregue la asignación

  1. Arrastre el elemento ns1:EmployeeName del panel de tareas Origen XML a la celda B1 y, a continuación, arrastre el elemento ns1:Department a la celda D1.
  2. Arrastre el elemento ns1:ManagerName a la celda B3 y, a continuación, arrastre el elemento ns1:Date a la celda D3.
  3. En ns1:ExpenseItem, seleccione ns1:Description y arrástrelo a la celda B5.
  4. Aún en ns1:ExpenseItem: arrastre el elemento ns1:Account a la celda C5, arrastre ns1:Date a la celda D5 y, a continuación, arrastrens1:Total a la celda E5.
  5. Guarde el archivo. Esto agregará la asignación al archivo y enlazará los datos del archivo de origen a la asignación.

Ahora ya podrá...

Importar datos a la asignación

  1. Seleccionar cualquiera de las celdas asignadas. En el menú Datos, elija XML y, a continuación, haga clic en Importar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Importar XML.

  1. Use la lista Buscar en para localizar el archivo de ejemplo y haga clic en Importar.

Excel rellenará los campos asignados. Observe que Excel aplica automáticamente el formato de lista XML a los elementos repetitivos (en este caso, los elementos de gasto) en la asignación.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003