Trabajar con botones de acción

Al crear o usar una aplicación de Microsoft Access, se usan los botones de acción para realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Las acciones se parecen a los controles de un formulario. Algunas de ellas son predefinidas y no se pueden cambiar o eliminar, pero puede agregar acciones personalizadas que se ajusten a sus necesidades de aplicación. Cada vista en una aplicación de Access muestra acciones predefinidas concretas que se pueden realizar desde dicha vista. Este artículo contiene información general sobre las acciones predefinidas, y en él se explica cómo agregar acciones personalizadas a una vista. En caso de que el desarrollador de la aplicación haya ocultado la Barra de acciones que recoge las acciones, estas no estarán visibles; de igual modo, si el origen de un registro está definido como de solo lectura, las acciones no estarán disponibles, ya que solo podrá ver los datos.

Para obtener información, consulte cómo crear una aplicación de Access.

¿Qué quiere hacer?


Información general

El tipo de acción que refleja la Barra de acciones depende de la vista en la que esté. Las acciones predefinidas realizan tareas concretas de forma automática. Si mantiene el mouse en un botón de acción, verá para qué sirve. La siguiente imagen es un ejemplo de acciones en la Barra de acciones y sus funcionalidades correspondientes:

Acciones: botones en la Barra de acciones en las aplicaciones de Access
Funcionalidad: Agregar Eliminar Editar Guardar Cancelar Filtrar

Acciones como agregar, eliminar y guardar son acciones predefinidas en Access que se pueden realizar en el orden en el que aparecen. Este tipo de acciones no se puede quitar de la vista ni modificarse. Se pueden agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas (nos detendremos en esto más adelante). En la siguiente sección echaremos un vistazo al modo en que se pueden usar las acciones predefinidas.

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Acciones predefinidas

Las aplicaciones de Access proporcionan cuatro acciones predefinidas que aparecen recogidas en la Barra de acciones según la vista que haya seleccionado. Estas acciones no se pueden modificar ni eliminar, pero puede cambiar el orden en el que se muestran u ocultar la Barra de acciones por completo en una vista.

 Nota    Ocultar la Barra de acciones no es aconsejable a menos que exista otra forma de navegación por la aplicación.

La siguiente tabla muestra las acciones predefinidas, su funcionalidad y los métodos abreviados de teclado correspondientes:

Botón Acción Método abreviado de teclado
Botón Agregar nuevo registro de la Barra de acciones Agregar nuevo registro N
Botón Eliminar registro de la Barra de acciones Eliminar registro Supr
Control de acción de modificación Editar registro E
Acción de guardado Guardar registro Ctrl + G

 Nota    Cuando se crea una aplicación en la vista En blanco, las acciones predefinidas no se muestran.

Usar acciones predefinidas

Agregar un registro

La acción Agregar está disponible en las vistas Lista y Hoja de datos siempre que la tabla sea actualizable. Use la acción Agregar para agregar un registro nuevo a una tabla. Haga lo siguiente en una aplicación de Access abierta para usar esta acción:

Agregar registros a una tabla
  1. Haga clic en la vista Lista (también puede recurrir a la vista Hoja de datos).
  2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador.
Agregar un registro a una tabla
  1. Haga clic en Agregar botón Agregar registro de la Barra de acciones. Se muestran los campos.

 Nota    Llegado este punto solo está disponible la acción Cancelar pero, en cuanto empiece a agregar datos, podrá disponer también de las acciones Guardar y Agregar.

  1. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar Acción de guardado.

Repita el paso 3 para agregar más registros.

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Eliminar un registro

La acción Eliminar está disponible en las vistas Lista y Hoja de datos siempre que la propiedad de la tabla se haya definido como actualizable.

  1. Para eliminar un registro, abra la tabla en las vistas Lista u Hoja de datos.
  2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar Botón Eliminar registro de la Barra de acciones.
  3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones:
  • Para cancelar la eliminación, haga clic en Cancelar.
  • Para proseguir con la eliminación, haga clic en Eliminar.

Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:

  • El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado.
  • Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado.
  • El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros.

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Modificar un registro

La acción Editar Control de acción de modificación está disponible únicamente en la vista Lista cuando la propiedad de datos de la tabla está establecida como actualizable. Cuando se abre la vista Lista, las acciones Editar, Agregar y Eliminar están disponibles.

  1. Para modificar un registro existente, abra la tabla en la vista Lista y haga clic en la acción Editar.
  2. Realice los cambios necesarios y haga clic en la acción Guardar.

 Nota    Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a estar disponibles.

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Guardar un registro

La acción Guardar pasa a estar disponible después de modificar la información de un registro en la vista Lista. Cuando hace clic en la acción Guardar de una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor y, si existe un conflicto para guardarlos, Access muestra un mensaje de error.

 Nota    La acción Guardar no estará disponible en caso de que el registro esté en modo de lectura o cuando la propiedad de la tabla está definida como no actualizable.

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Cancelar los cambios de un registro

Cualquier modificación que se haga en la vista Lista se puede cancelar si un registro tiene cambios sin guardar y la propiedad está establecida en actualizable.

Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado:

  • Haga clic en la acción Cancelar. Los campos que haya modificado reflejan los valores que constan en la base de datos.

 Nota   Las acciones Guardar y Cancelar no estarán disponibles después de efectuar una acción de cancelación, y los campos pasan a modo de solo lectura.

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Vistas y acciones

Access muestra acciones específicas de vistas en función de las tareas que se pueden realizar en la vista en cuestión. La siguiente tabla recoge la disponibilidad de los botones de acción de cada vista.

Lista   : en esta vista se muestra el mayor número de acciones.

Condición Acciones disponibles
Al agregar el primer registro Guardar y Cancelar
Al agregar registros cuando ya existen otros Cancelar
Al agregar un registro después de modificar otro anterior Guardar y Cancelar
Al leer datos actualizables Agregar, Eliminar y Editar
Al leer datos no actualizables Ninguna
Al modificar un registro Guardar y Cancelar

Vista Hoja de datos   : solo están disponibles las acciones Agregar y Eliminar.

Vista Resumen   : no habrá ninguna acción disponible.

Vista En blanco   : las acciones solo se muestran cuando se define la propiedad de origen del registro. Las acciones que aparezcan se heredan de la vista Lista.

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Crear y usar acciones personalizadas

Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access.

Hay un límite que restringe el número máximo de acciones que se puede agregar a una vista. Cuando dicho límite se alcanza, Access muestra un mensaje que informa al respecto. Si este mensaje aparece, puede eliminar cualquier acción personalizada que exista para poder agregar otras.

Al contrario que las acciones predefinidas, las acciones personalizadas se pueden crear, modificar y eliminar. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su colocación en la Barra de acciones.

  • Para cambiar el orden en el que una acción se muestra, haga clic en el botón de la acción correspondiente y arrástrelo a la nueva posición. El orden de las pestañas cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.

Agregar una acción personalizada

  1. Abra la aplicación de Access. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario al que quiera agregar la acción y, después, haga clic en Abrir.

 Sugerencia    Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio.

  1. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada.

Cómo agregar una nueva acción personalizada a la Barra de acciones.

  1. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos.

Agregar controles personalizados en una aplicación de Access

  1. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades:
  • Nombre: escriba el nombre de la acción.
  • Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón.
  • Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados.
  1. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón.
  2. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela.

Modificar una acción personalizada

  1. Haga clic para seleccionar la acción.
  2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee.

Eliminar una acción personalizada

  • Seleccione la acción y presione Supr en el teclado.

También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos.

Deshacer una acción personalizada eliminada

  • Haga clic en el botón para deshacer Imagen del botón en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Mover un botón de acción en la Barra de acciones

  • Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones.

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Corresponde a:
Access 2013