Ordenar registros por valores numéricos, de texto o de fecha

La forma en que están ordenados los datos puede desempeñar un papel importante a la hora de crear un informe o formulario eficaz y fácil de utilizar. Por ejemplo, un catálogo de productos que muestra los productos en orden alfabético o por precio de la unidad es mucho más fácil de usar que uno que muestra los productos en un orden aleatorio.

En este tema se explica cómo ordenar los registros al ver y diseñar una tabla, una consulta, un formulario o un informe.

En este artículo


Introducción

Muchas de las listas que vemos en la vida cotidiana ya están ordenadas o nos permiten ordenarlas. Un calendario o una agenda vienen ordenados por fecha. Por otro lado, al buscar billetes de avión o explorar las entradas del buzón de entrada del correo electrónico, tenemos la opción de ordenar por uno o varios campos. Podemos ordenar los billetes de avión por precio, hora de salida o línea aérea, y las entradas del buzón del correo electrónico las podemos ordenar por remitente, asunto o fecha. Una lista ordenada ayuda a los usuarios a revisar y encontrar lo que están buscando sin tener que buscar en todos los datos.

Los registros de una tabla, una consulta, un formulario o un informe se pueden ordenar por uno o varios campos. Con un trabajo de diseño mínimo, los usuarios del formulario o informe pueden elegir cómo desean ordenar los registros.

Por ejemplo, al diseñar un informe de catálogo de productos, podrá optar por mostrar los productos en orden alfabético. El orden elegido durante el diseño de un objeto se convierte en el criterio de ordenación predeterminado del objeto. Sin embargo, al ver la consulta o el informe, los usuarios podrán ordenar los registros según su propio criterio, como por ejemplo, por precio o proveedor.

 Nota   Una vista se puede ordenar por cualquier campo que se muestre en la vista, excepto los campos que contienen datos adjuntos u objetos OLE.

Los resultados se pueden ajustar ordenando los registros por varios campos. Al ordenar por varios campos, es importante identificar los campos de ordenación más ocultos y los más visibles. Designar los campos apropiados como campos de ordenación más ocultos y más visibles es necesario para obtener los resultados deseados. Por ejemplo: supongamos que desea ordenar la tabla Contactos por los campos Nombre y Apellidos. Si desea ordenar los nombres de la A a la Z (o bien, de la Z a la A) dentro de cada apellido, el campo Nombre es el campo más oculto. Por otro lado, si desea ordenar los apellidos dentro de cada nombre, el campo Apellidos es el campo más oculto. Dicho de otra manera, los registros se ordenan primero (más visible) por el campo Apellidos y, a continuación (más oculto), por el campo Nombre.

Campos de ordenación más ocultos y más visibles

Llamada 1 Apellidos es el campo más visible y Nombre es el campo más oculto
Llamada 2 Nombre es el campo más visible y Apellidos es el campo más oculto

Recuerde que al aplicar criterios de ordenación, los números, texto y caracteres especiales se ordenan de acuerdo con el idioma y la configuración regional seleccionados del equipo. Si el idioma y la configuración regional especificados en el cuadro de diálogo Opciones de Access no coinciden con los especificados en el Panel de control, puede que los criterios de ordenación resultantes no den los resultados previstos.

MostrarRevisar o cambiar el idioma o la región predeterminados

Para revisar la configuración de idioma en Access, haga clic en el botón Microsoft OfficeImagen del botón y haga clic en Opciones de Access. En Configurar, revise o cambie el valor en el cuadro de lista Nuevo criterio de ordenación de la base de datos. Establezca la opción en General si desea utilizar uno de estos idiomas: afrikaans, albanés, árabe, vasco, búlgaro, bielorruso, catalán, neerlandés, inglés, faroés, persa, alemán estándar, griego, hebreo, hindú, indonesio, italiano, malayo, portugués, ruso, serbio, swahili y urdú. Observe que esta configuración sólo afecta a las nuevas bases de datos. Para aplicarla a una base de datos existente, es preciso compactar primero la base de datos. 

Para compactar la base de datos:

  • Haga clic en botón de Microsoft Office Imagen de botón, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.

Para revisar la configuración regional de su equipo, abra Configuración regional y de idioma en el Panel de control. En la ficha Opciones regionales, revise y realice los cambios que desee. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Windows.


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Ordenar los registros en una vista

 Nota   En Access, ordenar un informe es ligeramente diferente de ordenar una tabla, una consulta o un formulario.

Ordenar un informe

Ordenar una tabla, una consulta o un formulario

Ordenar un informe

  1. Abra un informe en la vista Presentación o Diseño.
  2. Si no está abierto el panel Agrupación, orden y total, en el grupo Agrupación y totales (en la ficha Formato de la vista Presentación, o bien, en la ficha Diseño de la vista Diseño), haga clic en Agrupar y ordenar.
  3. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si el informe no está agrupado ni ordenado, haga clic en Agregar un grupo en el panel Agrupación, orden y total. A continuación, seleccione el campo de ordenación más visible. Haga clic en la segunda flecha desplegable y elija cómo desea ordenar los valores. Haga clic en Más y, a continuación, en la flecha situada a la derecha de con una sección de encabezado y seleccione sin una sección de encabezado. Repita estos pasos para cada campo de ordenación, con el campo de ordenación más oculto en la parte inferior.
    • Si el informe ya está agrupado u ordenado, revise los niveles existentes y realice los cambios oportunos con cuidado. Para cambiar un campo, utilice la primera flecha desplegable. Para cambiar el orden, haga clic en la segunda flecha desplegable. Para cambiar un nivel de agrupamiento a un nivel de ordenación, cambie con una sección de encabezado a sin una sección de encabezado.

 Sugerencia   Para ordenar un informe por un solo campo, abra el informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el campo y seleccione el comando de ordenación que desee. Por ejemplo, si selecciona el campo Edad, haga clic en Ordenar de menor a mayor o en Ordenar de mayor a menor. Sin embargo, si el informe está agrupado o si desea ordenar por varios campos, deberá utilizar el panel Agrupación, orden y total.

Ordenar una tabla, una consulta o un formulario

  1. Identifique los campos por los que desee ordenar. Para ordenar por dos o más campos, identifique los campos que van a actuar como los campos de ordenación más ocultos y más visibles.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en alguna parte de la columna o del control correspondiente al campo más oculto y haga clic en uno de los comandos de ordenación. Los comandos varían según el tipo de datos del campo seleccionado.

 Nota   Al ordenar los datos de un campo que es del tipo de datos Sí/No, un valor "Sí", "No" o "Activado" se considera "Seleccionado" y un valor "No", "Falso" o "Desactivado" se considera "Borrado". La pantalla predeterminada de este tipo de campo es una casilla de verificación pero puede configurarlo para que muestre un cuadro de texto o un cuadro combinado. Si cambia la pantalla de este tipo de campo por un cuadro de texto o combinado, se sigue ordenando aun así como "Seleccionado" o "Borrado".

Opciones de ordenación

Llamada 1 Número, Moneda, Autonumérico
Llamada 2 Texto, Memo, Hipervínculo
Llamada 3 Sí/No
Llamada 4 Fecha/Hora
  1. Repita el paso anterior para cada campo de ordenación, terminando con el campo de ordenación más visible.

Los registros se reorganizan de acuerdo con el criterio de ordenación.

 Nota   Si un campo de texto contiene valores nulos o cadenas de longitud cero, cuando se ordenan en orden ascendente, los registros con valores nulos aparecerán primero, después los registros con cadenas de longitud cero y, finalmente, los registros con valores no vacíos.

MostrarObtenga información sobre cómo se controlan los caracteres especiales, espacios iniciales y valores negativos durante la ordenación

Si un valor de un campo comienza con un carácter especial, como un guión, paréntesis u otro símbolo, observará el siguiente comportamiento al ordenar en orden ascendente:

  • Los valores que comienzan con un carácter de espacio aparecerán antes que los valores alfanuméricos.
  • Los valores entre comillas aparecerán después de los valores que comienzan con un espacio, pero antes que los valores alfanuméricos.
  • Los valores que comienzan con el signo menos (-) aparecerán antes que los valores que comienzan con el signo más (+).
  • Para todos los demás símbolos, el orden viene determinado por los códigos de caracteres ASCII. Por ejemplo, el código correspondiente al símbolo del dólar ($) es 36 y el código correspondiente al signo igual (=) es 61, por lo que los valores que empiezan con el símbolo $ aparecerán antes que los valores que comienzan con el signo =.

Para cambiar este orden, puede optar por omitir el primer carácter de todos los valores del campo. Esta técnica funciona si los valores del campo comienzan siempre con un solo carácter especial, como el signo menos, o con el mismo número de caracteres especiales. De esta forma, sabrá cuántos caracteres debe omitir. Para obtener información paso a paso sobre cómo ordenar por valores parciales, vea el artículo Ordenar registros por valores parciales de un campo. Si varía el número de caracteres que se desea omitir, se puede especificar un criterio de ordenación personalizado. Para obtener información paso a paso, vea el artículo Ordenar registros de manera personalizada.


Recuerde que no se puede quitar un criterio de ordenación de un solo campo. Para quitar los criterios de ordenación de todos los campos de ordenación, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los criterios de ordenación y, a continuación, aplique los criterios de ordenación que desee.

Más escenarios de ordenación    

Cuando se utilizan los comandos de ordenación, se utilizan el tipo de datos del campo y los valores completos de cada campo para determinar el orden de los registros. Pero, ¿qué sucede cuando se desean ordenar valores de texto, como lunes, martes, etc., de manera personalizada en lugar de ordenarlos alfabéticamente, o bien, cuando se desea ordenar un campo de texto que contiene direcciones IP? Vea los siguientes temas si no puede realizar la ordenación deseada con los comandos de ordenación:

  • Ordenar registros por valores parciales de un campo ¿Desea ordenar los registros por los primeros o últimos caracteres de un campo? Si sabe escribir expresiones sencillas, vea este tema en el que se explica cómo utilizar las expresiones para extraer valores parciales.
  • Ordenar registros distinguiendo mayúsculas de minúsculas Access omite si los valores de texto están en mayúsculas o minúsculas. Por ejemplo, los valores martín y Martín se tratarán exactamente de la misma manera y no se puede controlar cuál de los dos aparecerá primero. Vea este tema si desea ordenar distinguiendo mayúsculas de minúsculas.
  • Ordenar registros por valores numéricos almacenados en un campo de texto ¿Qué debe hacer si ve registros ordenados por los dígitos individuales en lugar del valor numérico? Por ejemplo, si aparecen registros con los valores 11 y 121 antes que registros con los valores 2 ó 25. Vea este artículo.
  • Ordenar registros de manera personalizada Si desea ordenar determinados valores, como los nombres de los días (lunes, martes, etc.) o los cargos de los empleados (Administrador, Director) en un orden personalizado, vea este artículo.
  • Ordenar direcciones IP Un campo con direcciones IP contiene varios números y puntos (.), por lo que no funcionará la ordenación por valores de texto o valores numéricos. Vea este tema para obtener información sobre cómo ordenar las direcciones IP.

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Quitar un criterio de ordenación

  • Para quitar un criterio de ordenación de una tabla, una consulta o un formulario, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los criterios de ordenación.

De este modo, quitará el criterio de ordenación de todos los campos en la vista.

  • Para quitar un criterio de ordenación de un informe, abra el panel Agrupación, orden y total haciendo clic en Agrupar en el grupo Agrupar y ordenar (en la ficha Formato de la vista Presentación, en la ficha Diseño de la vista Diseño). A continuación, haga clic en el nivel de ordenación que desee quitar y haga clic en Eliminar. Una entrada correspondiente a un campo de ordenación comenzará con las palabras Ordenar por. Evite eliminar las entradas que empiecen con Agrupar por, ya que de este modo cambiará el diseño del informe.

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Guardar un criterio de ordenación con un objeto

El último criterio de ordenación aplicado se guarda automáticamente con la tabla, la consulta, el formulario o el informe. Si desea que se aplique automáticamente la próxima vez que abra el objeto, asegúrese de que la propiedad OrdenarPorAlCargar (OrderByOnLoad) del objeto está establecida en .

Dado que el último criterio de ordenación aplicado cambiará de vez en cuando, quizás desee definir un criterio de ordenación permanente (o predeterminado). Se puede especificar un criterio de ordenación predeterminado para una consulta o un informe. Es importante saber que, si bien el criterio de ordenación predeterminado no lo sobrescribe el criterio de ordenación actual o el último criterio guardado, sólo surte efecto cuando se quita el criterio actual o el último criterio guardado de la vista.

  • Si desea definir un criterio de ordenación predeterminado para una consulta, ábrala en la vista Diseño. Agregue los campos de ordenación a la cuadrícula de diseño y, en la fila Orden, especifique el orden deseado.
  • Si desea definir un criterio de ordenación predeterminado para un informe, utilice el panel Agrupación, orden y total en la vista Presentación o Diseño. Para obtener información paso a paso, vea la sección Ordenar un informe.

Para ver los registros ordenados según el criterio de ordenación predeterminado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los criterios de ordenación. De este modo, se quita el filtro actual o el último filtro guardado de la vista y se pueden ver los registros en el orden predeterminado.

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Corresponde a:
Access 2007