Introducción al formato de archivo de Access 2010

Access 2010 crea archivos con un nuevo formato .accdb que no pueden abrirse con versiones de Access anteriores a 2007. En este artículo se describen las nuevas características del formato de archivo de Access 2010, se analizan algunos problemas que se producen al realizar la conversión a formatos de archivo anteriores y se brinda un resumen del modo en que cambiaron algunos tipos de archivo relacionados en relación con versiones anteriores.

En este artículo


Características nuevas del formato de archivo de Access 2010

El formato de archivo de Access 2010 le permite crear bases de datos web de Access , aplicaciones de Access que pueden publicarse como una base de datos en un servidor de Microsoft SharePoint y luego usarse mediante un explorador de Internet. Además, el nuevo formato de archivo habilita campos calculados en tablas, macros adjuntadas a eventos de tabla, métodos de cifrado mejorados y otras mejoras. Este artículo contiene una breve introducción a muchas de estas nuevas características.

Bases de datos web    Access 2010 presenta una nueva manera de implementar una aplicación de base de datos en un servidor de SharePoint como base de datos web. Esto permite al usuario y a sus compañeros de trabajo usar la base de datos en un explorador web, o mediante el uso de Access 2010, abrirla desde un sitio de SharePoint. Si diseña una base de datos para que tenga compatibilidad web y para que tenga acceso a un servidor de SharePoint que ejecute Access Services, puede aprovechar este nuevo método de implementación.

Por ejemplo, supongamos que creó una aplicación de Access que sus colegas usan para registrar el número de horas destinadas a diferentes proyectos. Publicando la base de datos como una base de datos web de Access, puede centralizar el almacenamiento de datos e implementar con facilidad actualizaciones a formularios, informes y demás objetos a medida que los modifica. Como desarrollador de la aplicación, puede abrir la base de datos en Access 2010, realizar cambios y luego sincronizar los cambios con el servidor.

No todas las características de Access tienen compatibilidad web. Por lo tanto, Access  2010 brinda un entorno de "modo web" que restringe el uso de características que no pueden publicarse en un servidor de SharePoint o Access Services. Si publica una base de datos que incluye características que no tienen compatibilidad web, no puede usar esas características mediante un explorador web. No obstante, puede usar el comando "Abrir en Access" en SharePoint para abrir la aplicación completa en Access 2010.

Para obtener más información sobre las aplicaciones web de Access, vea el artículo sobre cómo compilar una base de datos para compartir en la Web.

Tipo de datos Calculado    En versiones anteriores de Access, si quería calcular un valor (como [Cantidad] * [Precio unitario]), era necesario realizar el cálculo en una consulta, un control, una macro o un código de VBA. En Access 2010, puede usar el tipo de datos Calculado para crear un campo calculado en una tabla. Esto hace que sea más fácil mostrar y usar los resultados del cálculo en la base de datos. Access actualiza los campos calculados siempre que se edite un registro, manteniendo constantemente el valor correcto del campo.

Por ejemplo, para agregar el cálculo [Cantidad] * [Precio unitario] a una tabla, tendría que escribir el cálculo en la vista Diseño de tabla como se muestra en la siguiente ilustración:

Crear un campo calculado en una tabla

 Notas 

  • También puede crear un campo calculado en la vista Hoja de datos; para ello, haga clic en Haga click para agregar y, a continuación, en Campo calculado.
  • Un campo calculado no puede hacer referencia a campos de otras tablas o consultas.

Para obtener más información sobre cómo crear un campo calculado, vea el artículo sobre cómo crear una expresión.

Macros de datos    Como los desencadenadores en Microsoft SQL Server, las macros de datos le permiten ejecutar tareas de programación siempre que se cambien los datos en una tabla. Puede adjuntar macros directamente a eventos específicos como Después de insertar, Después de actualizar o Antes del cambio, o puede crear macros de datos independientes llamadas desde los eventos.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que contiene información sobre el estado de un proyecto. Puede adjuntar una macro de datos al evento Después de actualizar de la tabla y luego programar la macro para que establezca automáticamente el campo Porcentaje completado en 100% cuando el campo Estado esté en Completo. La macro ayuda a que dos campos se mantengan sincronizados y se ejecuta sin importar que el campo Estado de un formulario, una consulta, una macro o un código de VBA esté actualizado.

Conectividad con los servicios de datos    Access 2010 incluye compatibilidad con los Servicios de conectividad empresarial (BCS). Los BCS fueron creados para Windows SharePoint Services 2007 para brindar a los usuarios una manera de comunicarse con los orígenes de datos del servicio web que generalmente se encuentran en un entorno de arquitectura orientada a servicios (SOA) de una empresa. Access puede usar archivos XML de definición de aplicación de BCS para crear expresiones y tablas vinculadas en función de estos orígenes de datos del servicio web.

Para obtener más información sobre la arquitectura orientada a servicios, consulte el artículo sobre arquitectura orientada a servicios en MSDN.

Control de navegación    Access 2010 cuenta con un nuevo control de navegación, que permite agregar con facilidad navegación básica a una aplicación de base de datos, y que es especialmente útil si está creando una base de datos web de Access. Al agregar un control de navegación a la página principal de su aplicación, los usuarios pueden cambiar con rapidez entre formularios e informes usando una interfaz intuitiva y con fichas, como se muestra en la siguiente ilustración:

Control de navegación que contiene dos objetos

Criterios de ordenación    Access 2010 incluye cambios que permiten mejorar la ordenación de datos en configuraciones regionales como Japón, China e India. Esto incluye compatibilidad de ordenación para caracteres suplentes en configuraciones regionales de Asia oriental.

Nuevos tipos de cifrado    Para seguir cumpliendo con los estándares criptográficos actuales, Access 2010 implementa tipos de cifrado más nuevos y también permite el cifrado de archivos de Access para productos que no son de Microsoft. Esto ayuda a permitir una mayor protección de los datos almacenados en Access.

Para obtener más información sobre cómo cifrar una base de datos de Access, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también.

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Conversión a formatos de archivo anteriores

Las nuevas características descritas en la sección anterior no están disponibles en versiones de Access anteriores a Access 2010. Si crea una base de datos de Access 2010 que usa alguna de estas características y luego intenta guardarla como una base de datos de una versión anterior a 2007 (por ejemplo, como base de datos de Access 2002-2003), Access muestra el siguiente mensaje:

Mensaje de Access

No puede convertir la base de datos a un formato de una versión anterior a 2007 a menos que revise la base de datos para que no use ya las características mencionadas en el mensaje.

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Tipos de archivo

En esta sección se resumen los tipos de archivo que el formato de archivo de Access 2010 usa.

  • .accdb    Ésta es la extensión de nombre de archivo estándar para base de datos en el formato de archivo de Access 2010. Las bases de datos de Access 2010 se pueden diseñar como bases de datos "cliente" o bases de datos web.
    • Base de datos cliente    Una base de datos cliente es un archivo de base de datos de Access tradicional que se almacena en el disco duro local, un recurso compartido o una biblioteca de documentos. Sus tablas no han sido diseñadas para ser compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access; por lo tanto, requiere que se ejecute el programa Access. Todas las bases de datos que se crearon con versiones anteriores de Access se abren como bases de datos cliente en Access 2010.
    • Base de datos web    Una base de datos web es aquélla que se creó con el comando Base de datos web en blanco en la vista Backstage de Microsoft Office, o que ha obtenido un resultado positivo en las pruebas aplicadas por el Comprobador de compatibilidad (ubicado en Publicar en Servicios de Access, en la ficha Guardar y publicar de la vista Backstage). Las tablas de una base de datos web están estructuradas para ser compatibles con la característica de publicación y no pueden abrirse en la vista Diseño (aunque puede modificar su estructura en la vista Hoja de datos). Una base de datos web también contiene al menos un objeto (por ejemplo, un formulario o un informe) que se representará en el servidor. Cualquiera que se conecte con ese servidor puede usar los componentes de la base de datos que se representa en él, sin necesidad de tener instalado Access 2010 en el equipo. No obstante, cualquier componente de la base de datos que no se represente en el servidor puede usarse también en un equipo que tenga instalado Access 2010 seleccionando Abrir en Access en el menú Acciones en SharePoint.
  • .accdw    Los archivos .accdw se crean automáticamente y se usan para abrir una base de datos web en el programa Access. Se pueden considerar como un acceso directo a la aplicación web que siempre abre la aplicación en Access, en lugar de en el explorador. Access y los Servicios de Access crean automáticamente el archivo .accdw cuando se usa comando de SharePoint Abrir en Access del menú Acciones del sitio del sitio de la aplicación web. Puede abrir el archivo .accdw directamente desde el servidor, o puede guardarlo en su equipo y, a continuación, hacer doble clic en él para ejecutarlo. En cualquier caso, al abrir el archivo .accdw, la base de datos se copia al equipo como un archivo .accdb.
  • .accde    Esta es la extensión del nombre de archivo para bases de datos de escritorio de Access 2010 compiladas como versión bloqueada o de solo ejecución del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb contenía código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), solo se incluye el código compilado en el archivo .accde. Por lo tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además, los usuarios que trabajen con el archivo .accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o informes. Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:
  1. En Access 2010, abra la base de datos que desea guardar como un archivo .accde.
  2. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar y publicar y, en Guardar base de datos como, haga clic en Crear ACCDE.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
  • .accdt    Esta es la extensión de nombre de archivo de plantillas de base de datos de Access. Puede descargar plantillas de base de datos de Access desde Office.com o puede guardar una base de datos como plantilla haciendo clic en Plantilla (*.accdt) en el apartado Compartir de la vista Backstage de Microsoft Office.
  • .accdr    La extensión de nombre de archivo .accdr permite abrir una base de datos en modo de tiempo de ejecución. Cambiando simplemente la extensión de nombre de archivo de una base de datos de .accdb a .accdr, puede crear una versión "bloqueada" de la base de datos de Access 2010. Puede modificar la extensión de nombre de archivo de nuevo a .accdb para que recupere toda su funcionalidad .
  • .mdw    Los archivos de información de grupo de trabajo almacenan información para bases de datos seguras. No se ha realizado ningún cambio en el formato de archivo .mdw en Access 2010. El administrador del grupo de trabajo de Access 2010 creará archivos .mdw idénticos a los que se crean en Access 2000 hasta Access 2007. Los archivos .mdw creados en las versiones anteriores se pueden usar en las bases de datos de Access 2010.

 Nota   Puede usar Access 2010 para abrir una base de datos de una versión anterior que se aseguró usando seguridad a nivel de usuario. No obstante, la seguridad a nivel de usuario no existe en las bases de datos de Access 2010. No hay comandos en la cinta para iniciar el administrador de grupo de trabajo, pero aún puede iniciar dicho administrador en Access 2010 usando el comando DoCmd.RunCommand acCmdWorkgroupAdministrator en código de VBA o creando una macro de Access que contenga la acción EjecutarComando con un argumento de comando de AdministradorDeGruposDeTrabajo.

  • .laccdb    Cuando abre una base de datos de Access 2007 o Access 2010 (.accdb), se controla el bloqueo de archivos mediante un archivo de bloqueo con la extensión de nombre de archivo .laccdb. Cuando abre un archivo de una versión anterior de Access (.mdb), el archivo de bloqueo tiene una extensión .ldb. El tipo de archivo de bloqueo que se crea depende del tipo de archivo de la base de datos que se abre, no de cuál versión de Access está usando. Los archivos de bloqueo se eliminan automáticamente cuando todos los usuarios cierran la base de datos.

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Tablas vinculadas

Una base de datos de Access puede contener vínculos a tablas de otras bases de datos de Access que se crearon usando la misma versión o versiones anteriores de Access. No obstante, una base de datos de Access no puede contener vínculos a tablas en bases de datos creadas usando versiones posteriores de Access. Por ejemplo, una base de datos de Access 2010 puede contener un vínculo a una tabla de una base de datos que se creó usando Access 2007. No obstante, una base de datos de Access 2007 no puede contener un vínculo a una tabla de una base de datos creada usando Access 2010.

Replicación

Los formatos de archivo de Access 2010 o Access 2007 no admiten la replicación de archivos. No obstante, puede usar Access 2010 o Access 2007 para replicar una base de datos que existe actualmente en un formato de archivo anterior a Access 2007.

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Corresponde a:
Access 2010