Importar y vincular datos y objetos de base de datos

Microsoft Access proporciona dos opciones para utilizar datos de un origen de datos externo. Permite:

Puede importar o vincular datos de una gran variedad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles.

Mostrar¿Debo importar o vincular una tabla?

Razones para importar datos en una tabla

Si sabe que utilizará los datos sólo en Microsoft Access, deberá importarlos. Microsoft Access trabaja generalmente más rápido con sus propias tablas, y de todas maneras si lo necesitara, podría modificar la tabla importada, para satisfacer sus necesidades, como cualquier otra tabla creada con Microsoft Access.

Razones para vincular datos de una tabla externa

Es posible que desee vincular a tablas de otras bases de datos de Microsoft Access si, por ejemplo, desea utilizar una tabla de otra base de datos de Microsoft Access compartida en una red. Esto es particularmente útil si desea guardar todas sus tablas en una base de datos en un servidor de red, mientras se mantienen formularios, informes y otros objetos en una base de datos separada que está copiada entre los usuarios de la base de datos compartida. Puede dividir fácilmente una base de datos existente en dos bases de datos, denominadas base de datos cliente y base de datos servidor.

Si los datos que desea utilizar en una base de datos de Access los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estén utilizando en el programa original.

También puede que desee vincular a tablas de SQL Server desde el proyecto de Access. Puede crear una vista de tabla vinculada mediante el Administrador de tablas vinculadas. Estas vistas podrán utilizarse en formularios, informes, páginas de acceso a datos y consultas como cualquier otra tabla.

MostrarQué ocurre al importar datos.

Al importar datos, se crea una copia de la información en una nueva tablas de la base de datos de Access o del proyecto de Access. El archivo o la tabla de origen no experimentan modificaciones en este proceso.

Cuando se importan datos, se pueden agregar datos a tablas existentes (salvo cuando se importan archivos de texto u hojas de cálculo). Sin embargo, una vez importada una tabla, en una base de datos de Access puede realizar una consulta de datos anexados (consulta de datos anexados: consulta de acción que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla existente.), o en un proyecto de Access puede utilizar un procedimiento almacenado (procedimiento almacenado: colección precompilada de instrucciones SQL e instrucciones de control de flujo opcionales almacenadas con un único nombre y procesadas como una unidad. La colección se almacena en una base de datos SQL y se puede ejecutar con una llamada desde una aplicación.) o una consulta de datos anexados para agregar los datos de la tabla a otra tabla.

También se pueden importar objetos de base de datos que no sean tablas, como por ejemplo formularios o informes, desde otra base de datos u otro proyecto de Access.

MostrarQué ocurre al vincular datos.

Al vincular datos, podrá leer y, en la mayoría de los casos, actualizar los datos del origen de datos externo sin necesidad de importarlos. El formato del origen de datos externo no experimenta modificaciones, por lo que se puede continuar utilizando el archivo con el programa que lo creó originalmente, y también se pueden agregar, eliminar o modificar datos utilizando Microsoft Access.

Microsoft Access utiliza diferentes iconos para representar tablas vinculadas y tablas almacenadas en la base de datos actual. Si se elimina el icono correspondiente a una tabla vinculada, se eliminará el vínculo a la tabla, pero no la propia tabla externa.

Iconos para tablas vinculadas en la ventana Base de datos

Llamada 1   Tabla vinculada de DBASE

Llamada 2   Tabla vinculada de Paradox

Llamada 3   Tabla vinculada de Access

En los proyectos de Microsoft Access, se crea una vista que hace referencia a la tabla vinculada. A continuación, se podrá hacer referencia a la vista en formularios, informes, páginas de acceso a datos y consultas. La capacidad de insertar, actualizar o eliminar registros de la vista resultante depende de las capacidades del origen de datos seleccionado.

Vista Tabla vinculada

MostrarImportar y vincular datos de orígenes de datos ODBC.

Puede importar o vincular datos de bases de datos ODBC (base de datos ODBC: base de datos para la que se dispone de un controlador ODBC (conectividad abierta de bases de datos) que puede usarse para importar, vincular o exportar datos.), tales como Microsoft SQL Server y Visual FoxPro, así como otros programas que proporcionen controladores de acuerdo con ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.) , nivel 1, para tener acceso a los correspondientes archivos de datos. Para ello, debe estar conectado al origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).) apropiado. Para conectarse a un origen de datos ODBC, debe tener instalado el controlador ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de base de datos, como Access o dBASE, o sistema de administración de bases de datos, como SQL Server, requiere un controlador diferente.) correcto y definido el nombre de un origen de datos.

Al importar una tabla a un proyecto de Access, Microsoft Access importa los datos de la tabla, las definiciones de los datos y la clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.), pero no las demás propiedades (incluyendo las restricciones, relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) e índices).

MostrarProgramas no compatibles.

Si se posee un programa cuyos datos no se almacenan en uno de los formatos de archivo o base de datos externa compatibles, pero el programa puede exportar, convertir o guardar sus propios datos como uno de estos formatos, entonces se pueden importar dichos datos. Además, cuando se importa o vincula un formato de base de datos externa como, por ejemplo, dBASE o Paradox, Access conserva normalmente los índices. Por ejemplo, no se puede importar o vincular una base de datos de Microsoft Works directamente, pero sí se pueden exportar los datos de Microsoft Works a un archivo de base de datos dBASE IV (.DBF) y, a continuación, importar dichos datos a Microsoft Access para conservar los índices y nombres de campos.

En general, la mayoría de los programas no compatibles, incluso los pertenecientes a sistemas operativos diferentes, pueden exportar datos a un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una tabulación.) o de ancho fijo (archivo de texto de longitud fija: archivo con datos en el que cada campo tiene una longitud fija.), que se puede importar o vincular posteriormente desde Microsoft Access, aunque no se conserven los índices.

MostrarAutomatizar operaciones de importación.

Para que las operaciones frecuentes de importación sean más cómodas de realizar, podrá automatizarlas creando una macro o un procedimiento de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.). Esto resulta útil, por ejemplo, cuando se han de importar datos con regularidad o cuando se tiene una condición compleja o poco habitual para importar datos.

MostrarPropiedades de tabla vinculada.

Cuando abre una tabla vinculada en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.), se parece mucho a una tabla normal de Microsoft Access. Aunque no puede cambiar el modo en el que están definidos la tabla y sus campos en la base de datos externa, puede establecer las propiedades que controlan el modo en el que aparecen los campos en Microsoft Access. Los cambios que haga a las propiedades de las tablas vinculadas sólo afectan al modo en que Microsoft Access controla y presenta los datos de la tabla vinculada, no afectan en cambio a la tabla de origen. Las propiedades de campo que puede establecer para las tablas vinculadas se muestran en la tabla siguiente.

Propiedad Efecto
Formato (Format) Controla como se presentan los datos en un campo
LugaresDecimales (DecimalPlaces) Controla el número de lugares decimales presentados
MáscaraDeEntrada (InputMask) Crea una máscara de entrada (máscara de entrada: formato que consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis, puntos y guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde se han de insertar datos, así como el tipo de datos y el número de caracteres permitidos.) de datos con caracteres separadores y espacios en blanco para rellenar
Título (Caption) Cambia el nombre utilizado para el encabezado de columna de los campos de la base de datos y especifica un nombre de forma predeterminada para usarlo como etiqueta cuando se agregue un campo a un formulario


No puede cambiar otras propiedades de campo de las tablas vinculadas. Sin embargo, para ayudar a hacer la entrada de datos más eficiente y de confianza, puede crear formularios para agregar o editar los datos de sus tablas vinculadas y establecer propiedades para los controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.) dependientes de los campos de las tablas vinculadas. Por ejemplo, podría establecer las propiedades Valor predeterminado (DefaultValue), Regla de validación (ValidationRule), Texto de validación (ValidationText) para los controles de esos formularios.

Si vincula dos tablas de la misma base de datos de Access, cualquier relación (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que se haya establecido entre las tablas de la otra base de datos, continuará vigente.

Si vincula tablas de otra base de datos de Microsoft Access, las tablas utilizarán los valores de propiedades de la base de datos en la que estén almacenadas. Por ejemplo, si una tabla tiene reglas de validación en la base de datos original, los datos que vaya a introducir en la tabla vinculada también deberán observar dichas reglas. Si necesita cambiar estas propiedades, debe abrir la tabla en la base de datos en la que está guardada.

Podría desear dar nombre a las tablas vinculadas. Debido a que los nombres de las tablas de Microsoft Access pueden contener espacios y hasta 64 caracteres, puede dar a la tabla vinculada un nombre más descriptivo después de vincularla. Por ejemplo, si vincula una tabla de dBASE denominada DATOSVNT, podrá asignar a la tabla vinculada el nombre de "Datos de ventas (de dBASE)". Observe que esto no cambiará el nombre de la tabla original, sólo cambiará el nombre con el que Microsoft Access se referirá al vínculo con esa tabla

MostrarEspecificaciones de importación o exportación y archivos SCHEMA.INI.

Una especificación de importación o exportación contiene información, como el formato de archivo, el orden de las fechas o los formatos de número, que Microsoft Access utiliza para importar o exportar un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una tabulación.) o de ancho fijo. Un especificación de importación o exportación se almacena con el nombre predeterminado: Nombrearchivo_ImportSpec o Nombrearchivo_ExportSpec en la base de datos a la que se importa o desde la que se exporta.

Puede crear una especificación de importación o exportación mediante el Asistente para importación de texto o el Asistente para exportación de texto. Utilice una especificación de importación o exportación cuando desee importar a la misma tabla, exportar al mismo archivo, o automatizar el proceso de importación o exportación, repetidamente.

También puede utilizar un archivo schema.ini en un programa de Microsoft Visual Basic para proporcionar un mayor control sobre los datos del archivo de texto, por ejemplo, especificar formatos de moneda especiales o manipular tipos de datos de coma flotante. Un archivo SCHEMA.INI es un archivo de texto que contiene entradas que anulan los valores de controladores de texto predeterminados en el Registro de Microsoft Windows. Debe almacenar un archivo SCHEMA.INI en la misma carpeta que el archivo de texto importado o exportado, y su denominación debe ser siempre SCHEMA.INI.

 
 
Corresponde a:
Access 2003