Exportar datos y objetos de la base de datos

La exportación es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportación es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden exportar (exportar: trasladar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, otro archivo de hoja de cálculo u otro formato de archivo, de manera que otra base de datos u otro programa pueda usarlos. Puede exportar datos a una gran variedad de bases de datos, programas o formatos de archivo compatibles.) datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La mayoría de los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) de una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se clasifica en categorías en tablas, registros y campos.) o de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft­ Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) se pueden exportar a otra base de datos u otro proyecto de Access.

MostrarExportar objetos de base de datos.

No se puede exportar diagramas de bases de datos (diagrama de base de datos: representación gráfica de una parte del esquema de una base de datos. Puede ser una imagen completa o parcial de la estructura de la base de datos. Incluye tablas, las columnas que contienen y las relaciones entre las tablas.) a un proyecto de Access o a una base de datos de Access. No se pueden exportar consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) o relaciones de una base de datos de Access a un proyecto de Access.

Al exportar datos a un documento XML, puede exportarse la tabla principal y las tablas relacionadas. Al exportar a otra base de datos, sólo se permite exportar un objeto a la vez. Si desea exportar múltiples objetos a una base de datos, abra la base de datos a la que desea realizar la exportación e importe (importar: copiar datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de datos en una tabla de Access. Puede utilizar los datos importados para crear una tabla nueva; o bien, puede anexarlos (agregarlos) a una tabla existente que tiene una estructura de datos coincidente.) los objetos.

Al exportar un objeto a otra base de datos, también conviene exportar los objetos relacionados para que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta como origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.), y dicha consulta puede basarse en una relación entre dos tablas.

Al exportar una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), se está exportando únicamente el vínculo al archivo HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) correspondiente. El archivo HTML permanece en la misma ubicación, lo que significa que se dispone de dos páginas de acceso a datos apuntando al mismo archivo HTML correspondiente. Para que no se produzca esta situación, guarde una de las páginas de acceso a datos con otro nombre y escriba otra ubicación para el nuevo archivo HTML correspondiente.

Puede utilizar el Asistente para la transferencia de bases de datos con el fin de crear una nueva base de datos de SQL Server y exportar los objetos de una base de datos de Access existente. Consulte la Ayuda para obtener más información acerca del Asistente para la transferencia de bases de datos.

MostrarEnviar por correo de objetos de base de datos.

Se pueden enviar por correo electrónico los resultados de un objeto de base de datos adjuntándolos a un mensaje de correo electrónico en diferentes formatos de archivo, entre los que se incluyen Microsoft Excel (.xls), formato de texto enriquecido (.rtf), texto MS-DOS (.txt), HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) (.html), IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft Internet Information Server utiliza un archivo IDC y un archivo HTX para recuperar datos de un origen de datos ODBC y darles el formato de un documento HTML.), ASP (página Active Server (ASP): archivo que contiene scripts de servidor insertados que se ejecutan en un servidor y se envían y muestran en un explorador web cliente como un archivo HTML estándar.) y página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). También se puede enviar una página como el cuerpo de un mensaje de correo electrónico

Para enviar un objeto de base de datos en un correo electrónico, se ha de disponer de Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft Mail u otra aplicación de correo electrónico compatible con MAPI (Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería).

MostrarConsideraciones al enviar una página de acceso a datos por correo electrónico.

Cuando se envía una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) en un mensaje de correo electrónico, deben tenerse en cuenta determinados aspectos de conexión y seguridad para obtener la máxima fiabilidad.

MostrarCompartir la base de datos.

MostrarUtilizar rutas de acceso UNC.

Antes de crear la página, abra la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. con una ruta de acceso UNC (Convención de nomenclatura universal) (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo.) en el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Abrir (menú Archivo, comando Abrir). De esta forma, el origen de datos de la página se define con una ruta de acceso UNC en lugar de con una letra de unidad de red asignada en el Explorador de Microsoft Windows. Una letra de unidad puede variar en un equipo o puede no estar definida en todo momento, mientras que una ruta de acceso UNC es un método coherente y de confianza para localizar la página.

Al crear la página, guárdela mediante una ruta de acceso UNC en el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como página de acceso a datos. Si guarda la página con una ruta de acceso UNC, favorecerá la seguridad en el envío de punteros a la página por correo electrónico.

MostrarAlmacenar la base de datos y la página en el mismo servidor.

MostrarPublicar desde una zona de seguridad de intranet de confianza.

En función del nivel de seguridad de Microsoft Internet Explorer configurado en el equipo del destinatario, cuando éste abra un mensaje de correo electrónico que contenga una página de acceso a datos, pueden ocurrir tres cosas: la página se inhabilitará automáticamente, se preguntará al destinatario si permite el acceso a datos o bien la página se habilitará automáticamente.

 Nota   Se recomienda establecer la configuración de seguridad de Internet Explorer Tener acceso a origen de datos entre dominios en Pedir datos.

Si utiliza una intranet corporativa, podrá publicar las páginas desde un sitio Web en una área de seguridad de confianza. Así se minimizan los problemas derivados de las configuraciones de seguridad de Internet Explorer del destinatario y las páginas funcionan mejor. Para obtener más información acerca de los niveles y zonas de seguridad, vea la Ayuda de Internet Explorer. Para averiguar los requisitos específicos de seguridad de las páginas en el sitio Web, póngase en contacto con el administrador del sistema.

MostrarEnviar un puntero en lugar de una copia del código de origen HTML.

Microsoft Access puede enviar una página de acceso a datos en un mensaje de correo electrónico de tres formas distintas.

  • En el cuerpo del mensaje, como una copia del código de origen HTML de la página
  • En el cuerpo del mensaje, como puntero al archivo HTML asociado a la página
  • Como datos adjuntos al mensaje, incluida una copia del archivo HTML asociado a la página

En el mensaje de correo electrónico, una copia del código de origen HTML de una página tiene un aspecto muy diferente al de un puntero a la página. Esta copia contendrá todas las etiquetas y objetos HTML necesarios para reproducir la página. El puntero contendrá algunas etiquetas HTML y la ruta de acceso absoluta - un URL (Uniform Resource Locator, Localizador de recursos uniforme) (Localizador uniforme de recursos (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.) o una ruta de acceso UNC (Convención de nomenclatura universal) (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo.) - a la página.

Es preferible no enviar ninguna copia del código de origen HTML de una página, puesto que Microsoft Outlook no permitirá que un usuario se conecte a los datos de distintos dominios a menos que el destinatario o administrador del sistema modifique la configuración predeterminada de la zona de seguridad de Internet Explorer. Si se envía un puntero a la página se asume que la página y el origen de datos al que se conecta la página se hallan en un servidor o un recurso de red pública. De este modo, se minimiza la posibilidad de que existan temas de dominios cruzados en Microsoft Outlook.

El envío de un puntero en lugar de una copia de la página también constituye una precaución de seguridad frente a los usuarios que intenten interceptar una copia del código de origen HTML de una página que se ha enviado a un usuario y revisarla para obtener acceso clandestino a una base de datos corporativa.

La mejor forma de enviar una página de acceso a datos consiste en enviar un puntero a la página en cuestión en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Existen diferentes maneras de enviar un puntero:

  • Guardar la página en una carpeta de Sitios de red o en un servidor Web, de modo que la ubicación de la página sea una dirección URL.
  • Guardar la página en un equipo compartido con una ruta UNC.

En ambos casos, Access utiliza la etiqueta HTML <IFRAME> para enviar un puntero a la página. El puntero es la dirección URL o la ruta UNC de la página.

Cuando crea el mensaje de correo electrónico, Access muestra cuadros de diálogo de confirmación para ayudarle a tomar la decisión correcta.

Para garantizar la seguridad al enviar una página, envíese primero un puntero a la página a usted mismo y abra el mensaje de correo electrónico. En la ventana de mensaje, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Ver código de origen. Si el texto HTML muestra un código parecido al que se proporciona a continuación, significa que ha enviado un puntero a la página (y no una copia del código de origen HTML):

<HTML><BODY  BOTTOMMARGIN=0
LEFTMARGIN=0 TOPMARGIN=0 RIGHTMARGIN=0>
<IFRAME FRAMEBORDER=0 HEIGHT=100% WIDTH=100%
SRC="http://NWWeb/Northwind pages/View Products.htm"></IFRAME>
</BODY><HTML>
                  

MostrarExportar a una página Web.

Hay cuatro modos de utilizar datos u objetos de base de datos de Microsoft Access para crear una página Web:

MostrarExportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de texto.

Existen tres formas de utilizar los datos de Microsoft Access en programas de procesamiento de texto:

  • En una base de datos de Access, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word para crear un documento de combinación de correspondencia en Word vinculado con datos de Access. Una vez establecido el vínculo, puede abrir el documento activo en Word cuando lo desee, para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo utilizando los datos actuales de Access.
  • Para cualquier versión de Microsoft Word, puede exportar datos de Microsoft Access a un archivo de origen de datos de combinación de correspondencia que se pueda utilizar con la función de combinación de correspondencia de Word.
  • Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo con formato de texto enriquecido (.rtf) o un archivo de texto (.txt). Un archivo con formato de texto enriquecido (RTF) conserva el formato, como por ejemplo las fuentes y los estilos, y se puede abrir con Microsoft Word y otros programas de autoedición o procesamiento de texto de Microsoft Windows.

MostrarExportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo.

Hay tres modos de utilizar datos de Microsoft Access con Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo:

MostrarExportar o copiar una vista de Tabla dinámica o de Gráfico dinámico.

Si conoce los informes de Tabla dinámica de Microsoft Excel y desea trabajar con los datos en Excel, existen dos maneras de hacerlo.

MostrarExportación de datos a un informe interactivo de Tabla dinámica de Excel.

Para ver y modificar el contenido de una vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.) utilizando Excel, puede exportar la vista Tabla dinámica a Excel.

Preparar exportación a Excel       Los informes de Tabla dinámica de Excel no pueden mostrar campos de detalle (campo de detalle: campo que muestra todas las filas, o registros, del origen de registros subyacente.). Cuando exporta a Excel, los campos de detalle estarán disponibles en la barra de herramientas de Tabla dinámica de Excel, pero los campos no se mostrarán en el informe. Si desea que el informe de la tabla dinámica de Excel refleje el aspecto de la vista Tabla dinámica, desplace todos los campos fuera del área de detalle antes de exportar a un informe de tabla dinámica de Excel o bien oculte los datos de detalle para elementos y celdas de manera que no aparezca el área de detalle.

Después de exportar       Puede que observe algunas diferencias en la vista Tabla dinámica después de exportarla a Excel. Estas diferencias se dan porque las vistas de tabla dinámica utilizan el componente de Tabla dinámica de Microsoft Office y los informes de tabla dinámica de Excel no son compatibles con determinadas características de la lista de tabla dinámica o bien porque algunas características se implementan de otra manera. Para obtener información sobre las diferencias entre las listas de tabla dinámica e informes de tabla dinámica de Excel, consulte la ayuda de Excel.

MostrarCopiar datos a otro programa para un uso no interactivo.

Copiar a Microsoft Word o Excel       Si desea trabajar con una instantánea de los datos que se están mostrando en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.), puede copiar y pegar los datos a Excel o Word. Si copia toda la vista Tabla dinámica a otro programa o copia determinadas secciones de datos, el texto y los valores de la vista Tabla dinámica pasan a formar parte del documento de Word o un libro de Excel. No se establece ninguna conexión entre los datos originales y la copia al documento o libro. De esta manera no se pueden actualizar los datos copiados.

Copiar a otros programas       También puede copiar datos mostrados en la vista Tabla dinámica a otros programas como, por ejemplo, Microsoft FrontPage. Cuando copia datos en un programa que no es ni Excel ni Word y que no es compatible con el formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) utilizado en las vistas Tabla dinámica, los datos se copian como texto sin formato.

MostrarExportar a SharePoint Services de Microsoft Windows.

Puede exportar el contenido de una tabla a o una consulta a una lista de Windows SharePoint Services. Después de realizar dicha exportación, puede modificar la lista de Windows SharePoint Services sin que esto afecte a la tabla o a la consulta de Access.

MostrarExportar a XML.

Cuando se exportan datos a XML, puede exportar sólo los datos, el esquema o ambas cosas.También puede seleccionar exportar un archivo de presentación XSL. Dicho archivo se genera a partir de la información de presentación del formulario, informe u hoja de datos de Access.

Puede exportar a XML datos estáticos de tablas y consultas, y formularios e informes que tengan tablas o consultas como orígenes de datos. Puede especificar un archivo de transformación y aplicar la transformación a continuación de la exportación. Puede exportar tablas y consultas relacionadas y transferir cualquier filtro o criterio de ordenación, especificados en el objeto exportado, al resultado.

También puede exportar datos activos en tablas, consultas, procedimientos almacenados, funciones, formularios e informes de Microsoft Access Projects (ADP) a XML. El origen de datos activos de estos objetos de bases de datos es SQL server. Puede especificar los nombres de SQL server y la base de datos como el directorio virtual y exportar los objetos de base de datos a un archivo XML.

MostrarAutomatizar operaciones de exportación.

Para que las operaciones frecuentes de exportación sean más cómodas de realizar, puede automatizarlas creando una macro o un procedimiento de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.). Esto es muy útil cuando se han de exportar datos con regularidad o cuando se está creando un sitio Web utilizando numerosos objetos de base de datos.

MostrarEspecificaciones de importación o exportación y archivos SCHEMA.INI.

Una especificación de importación o exportación contiene información, como el formato de archivo, el orden de las fechas o los formatos de número, que Microsoft Access utiliza para importar o exportar un archivo de texto delimitado o de ancho fijo. Un especificación de importación o exportación se almacena con el nombre predeterminado: Nombrearchivo_ImportSpec o Nombrearchivo_ExportSpec en la base de datos a la que se importa o desde la que se exporta.

Puede crear una especificación de importación o exportación mediante el Asistente para importación de texto o el Asistente para exportación de texto. Utilice una especificación de importación o exportación cuando desee importar a la misma tabla, exportar al mismo archivo, o automatizar el proceso de importación o exportación, repetidamente.

También puede utilizar un archivo SCHEMA.INI en un programa de Microsoft Visual Basic para proporcionar un mayor control sobre los datos del archivo de texto, por ejemplo, especificar formatos de moneda especiales o manipular tipos de datos de coma flotante. Un archivo SCHEMA.INI es un archivo de texto que contiene entradas que anulan los valores de controladores de texto predeterminados en el Registro de Microsoft Windows. Debe almacenar un archivo SCHEMA.INI en la misma carpeta que el archivo de texto importado o exportado, y su denominación debe ser siempre SCHEMA.INI.

 
 
Corresponde a:
Access 2003