Exportar datos a Word

Puede exportar datos desde su base de datos de Microsoft Office Access 2007 a un documento de Microsoft Office Word 2007 utilizando el Asistente para exportación. En este artículo se explica cómo utilizar el Asistente para exportación y cómo guardar la configuración de exportación como especificación para su uso posterior.

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Exportar datos a Word: nociones básicas

Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes a Office Word 2007. Al exportar un objeto mediante el Asistente para exportación, Office Access 2007 crea una copia de los datos del objeto en un archivo de formato de texto enriquecido (*.rtf) de Microsoft Word. Para tablas, consultas y formularios, los campos y registros visibles aparecen como tabla en el documento de 2nd_Word12. Al exportar un informe, el Asistente exporta los datos y el diseño del informe: intenta hacer que el documento de Word se parezca lo más posible al informe.

  • Iniciar la operación desde Access    Para exportar datos de Access a Word, debe trabajar en Access. En Word no existe una funcionalidad para importar datos desde una base de datos de Access. Tampoco es posible guardar una base de datos o tabla de Access como documento Word utilizando el comando Guardar como de Access.
  • Objetos que puede exportar     Puede exportar una tabla, consulta, formulario o informe. También puede exportar sólo los registros seleccionados en una vista. No puede exportar macros ni módulos. Al exportar un formulario o una hoja de datos que contiene subformularios u hojas secundarias de datos, sólo se exporta el formulario o la hoja de datos principal. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario y hoja secundaria de datos que desea ver en Word. A la inversa, al exportar un informe, se exportan los subformularios o subinformes que están incluidos en el informe junto con el informe principal.
  • Resultado de la operación     El Asistente para exportación siempre exporta datos con formato. Esto significa que sólo se exportan los campos y registros que son visibles en un objeto o una vista junto con la configuración de formato de presentación. No se exportan las columnas y los registros que están ocultos, debido a la configuración de los filtros. Al exportar un informe, se conserva su diseño.
  • Combinar con un documento existente     Al exportar un documento de Access a Word, los datos siempre se exportan a un nuevo archivo de Word. Si desea insertar los datos en un documento de Word existente, primero debe exportar desde Access a un nuevo documento de Word y, a continuación, copiar los datos desde el nuevo documento de Word y pegarlos en el documento existente. Como alternativa, puede copiar filas directamente desde una tabla, consulta, formulario o informe de Access y pegarlas después en el documento existente.

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Exportar datos a Word

El proceso de exportar datos a un documento de Word sigue estos pasos generales:

  • Preparar los datos de origen para la exportación. Como parte de este paso, hay que asegurarse de que los datos no contengan errores y decidir si se desea exportar parte o todos los datos de la tabla de origen.
  • Ejecutar el Asistente para exportación.
  • Guardar opcionalmente la configuración como especificación de exportación para su uso posterior.

Los pasos que se describen en las siguientes secciones indican cómo se lleva a cabo cada tarea.

Prepararse para la exportación

  1. Abra la base de datos de origen.
  2. En el panel de exploración, seleccione el objeto que contiene los datos que desea exportar.

Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes.

  1. Revise los datos de origen para garantizar que no contienen indicadores de error (triángulos verdes) ni valores de error como #Num.

Asegúrese de que ha resuelto cualquier error antes de exportar los datos a Word. De lo contrario, verá que estos valores están reemplazados por valores nulos (Null: valor que puede especificarse en un campo o usarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener un valor Null.).

  1. Si el documento de destino de Word existe y está abierto, ciérrelo antes de continuar. El Asistente le solicita su confirmación antes de sobrescribir el documento.

 Nota   No puede anexar datos a un documento de Word existente.

  1. En la base de datos, si desea exportar sólo una parte de una tabla, una consulta o un formulario, abra el objeto y seleccione sólo los registros que desea.

Exportar los datos

  1. En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haga clic en Word.Imagen del botón

 Nota   Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta.

  1. En el Asistente para exportación, especifique el nombre del archivo de destino.
  2. El Asistente siempre exporta datos con formato. Si desea ver el documento de Word tras completar la operación de exportación, active la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.
  3. Si ha seleccionado los registros que desea exportar antes de que inicie la operación de exportación, puede activar la casilla de verificación Exportar sólo los registros seleccionados. No obstante, si desea exportar todos los registros de la vista, deje la casilla de verificación desactivada.

 Nota   Esta casilla de verificación no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. Si existe el documento de destino, se le pide que haga clic en para sobrescribir el archivo. Haga clic en No para cambiar el nombre del archivo de destino y vuelva a hacer clic en Aceptar.

Access exporta los datos y abre el documento de destino en Word, en función de las opciones de exportación especificadas en el Asistente. Access también muestra el estado de la operación en la última página del Asistente. Vaya a los pasos siguientes si desea guardar la configuración de importación para su uso posterior.

Guardar la configuración de exportación

  1. En la última página del Asistente para exportación, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la exportación.

Aparece un conjunto de controles adicionales.

  1. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para las especificaciones de la exportación.
  2. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
  3. Haga clic en Guardar exportación.

O bien,

Para ejecutar la operación de exportación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente), active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook y luego haga clic en Guardar exportación. De este modo, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 que le permitirá ejecutar la especificación en el futuro.

Si no crea la tarea de Outlook, Access guarda la especificación. Si elige crear la tarea de Outlook, Access muestra el cuadro de diálogo Exportar nombre tarea. Vaya a los pasos siguientes para obtener información sobre el uso de este cuadro de diálogo.

 Nota   Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error cuando hace clic en Guardar exportación. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

Crear una tarea de Outlook

  1. En el cuadro de diálogo Exportación nombre tarea, revise y modifique la configuración de tareas tales como Vencimiento y Aviso.

Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. La figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos:

Programador de tareas de Outlook

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.

  1. Una vez finalizada la configuración, haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

  1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.
  2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar exportaciónImagen del botón.
  3. Abra el archivo de texto y revise el contenido del archivo.

Vea la sección siguiente para obtener ayuda para solucionar problemas de valores que faltan o no son correctos.

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Comprender cómo exporta Access objetos a Word

En la tabla siguiente se describe cómo exporta Access varios objetos y valores a Word. Esto puede ayudar a determinar lo que no funciona si la operación de exportación no sale del modo previsto.

Elemento Consideraciones sobre exportación
Nombres de campos Cuando exporta una tabla, consulta o formulario, los nombres de campo se colocan en la primera fila de la tabla en el documento de Word. Cuando exporta un informe, la ubicación de los nombres de campo en el documento de Word varía con la presentación del informe.
Campos multivalor Un campo en Access que admite varios valores se exporta a una única columna de Word. Los valores están separados por comas (,).
Imágenes, objetos y datos adjuntos No se exportan todos los elementos gráficos, como logotipos, datos de campos de objetos OLE y datos adjuntos que forman parte de los datos de origen.
Gráficos Los objetos de Microsoft Graph no se exportan.
Expresiones Las expresiones no se exportan al documento de Word. Sólo se exportan los resultados de las expresiones.
Subformularios y hojas secundarias de datos Al exportar un formulario o una hoja de datos, sólo se exporta el formulario o la hoja de datos principal. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario y hoja secundaria de datos.

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Corresponde a:
Access 2007