Establecer valores predeterminados para campos o controles

En este artículo de explica cómo establecer un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario en una base de datos de Access. Los valores predeterminados que establezca aparecerán en el campo o en el control cada vez que cree un nuevo registro en la base de datos.

En este artículo


Comprender los valores predeterminados

Agregue un valor predeterminado a un campo de tabla o un control de formulario siempre que desee que Access introduzca un valor en un nuevo registro automáticamente. Por ejemplo, puede hacer que Access siempre agregue la fecha actual a nuevos pedidos.

Normalmente, tiene que agregar un valor predeterminado para los campos de tabla. Agregue el valor abriendo la tabla en la vista Diseño y, a continuación, al especificar un valor en la propiedad Valor predeterminado del campo. Si establece un valor predeterminado para un campo de tabla, Access lo aplica a todos los controles que base en ese campo. Si no puede enlazar un control a un campo de tabla, o establece un vínculo a los datos de otras tablas, se establece un valor predeterminado para los controles de formulario.

Puede establecer un valor predeterminado para los campos de tabla establecido en los tipos de datos Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo. Si no proporciona un valor, el campo queda nulo (en blanco) hasta que se introduzca uno. Después de definir un valor predeterminado, Access lo aplica a los nuevos registros que agregue. Si lo desea, puede cambiar el valor de un registro del valor predeterminado a otro valor, a menos que una regla de validación lo prohíba.

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Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla

Cuando se establece un valor predeterminado para un campo de tabla, todos los controles que se enlazan a dicho campo mostrarán el valor predeterminado.

Establecer un valor predeterminado

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  2. Seleccione el campo que desee cambiar.
  3. En la pestaña General, escriba un valor en el cuadro de propiedades Valor predeterminado.

El valor que puede introducir depende del tipo de datos que se establece para el campo. Por ejemplo, puede escribir =Fecha() para insertar la fecha actual en un campo Fecha/Hora. Para obtener ejemplos de valores predeterminados, consulte Ejemplos de valores predeterminados, más adelante en este artículo.

  1. Guarde los cambios.

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Establecer un valor predeterminado para un control

Normalmente, se establece un valor predeterminado para un control solo cuando no enlaza dicho control a un campo de tabla, o cuando establece un vínculo a los datos de otra tabla.

Establecer un valor predeterminado

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  2. Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades o presione F4.
  3. Haga clic en la pestaña Todos en la hoja de propiedades, busque la propiedad Valor predeterminado, y, a continuación, escríbalo.
  4. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

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Establecer una fila predeterminada para un cuadro de lista o un cuadro combinado

De forma predeterminada, los controles de cuadro de lista y de cuadro combinado muestran dos tipos de listas: listas de valores y listas de búsqueda. Una lista de valores es una lista de elementos codificada de forma rígida que reside en la propiedad Origen de la fila de un control de cuadro de lista o cuadro combinado. En contraste, una lista de búsqueda toma sus datos de un campo de búsqueda (un campo que utiliza una consulta para recuperar datos de otra tabla), y, a continuación, los carga en un control de cuadro combinado.

Para listas de valores y listas de búsqueda, puede especificar qué elemento de lista aparece de forma predeterminada, pero seguirá un procedimiento diferente para cada tipo de lista. En los siguientes pasos se explica cómo establecer valores predeterminados para una lista de valores y una lista de búsqueda.

Establecer un valor predeterminado para una lista de valores

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  2. Haga clic con el botón secundario en el control de cuadro de texto o cuadro de lista que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades o presione F4.
  3. Asegúrese de que la propiedad Origen de la fila contiene una lista de valores. Los elementos de una lista de valores van entre comillas dobles y separados por punto y coma. Por ejemplo, es posible que vea una lista similar a esta: "Bueno";"Justo";"Malo".
  4. Si la propiedad Origen de la fila contiene una consulta (una cadena de texto que comienza con SELECT), continúe con los pasos siguientes.
  5. En el cuadro de propiedades Valor predeterminado, escriba lo siguiente:

[ nombre_control ].ItemData( n )

En este caso, nombre_control es el nombre del control del cuadro de lista o cuadro combinado, y n es el número del elemento de lista que desea establecer como predeterminado. Si no conoce el nombre del control, observe el valor en la propiedad Nombre, situada en la parte superior de la hoja de propiedades.

Por ejemplo, supongamos que tiene un control de cuadro combinado denominado Propietario, y desea usar el tercer valor de la lista como valor predeterminado. Escriba lo siguiente en el cuadro de propiedades Valor predeterminado:

[Propietario].ItemData(2)

Escribe 2 en lugar de 3 porque ItemData está basado en cero, es decir, empieza a contar desde cero y no uno.

  1. Guarde los cambios, y, a continuación, vuelva a la vista Formulario. El valor predeterminado seleccionado debería aparecer en la lista o el cuadro combinado al agregar un registro a la base de datos.

Establecer un valor predeterminado para una lista de búsqueda

  1. Abra la tabla que proporciona los datos de origen del campo de búsqueda en la vista Hoja de datos.
  2. Anote el valor clave está asociado al elemento que desea que sea el valor predeterminado.

 Nota    De forma predeterminada, Access oculta los campos clave principal y externo. Si no ve el campo clave, haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la fila de encabezado de la tabla, haga clic en Mostrar columnas, y en el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccione el campo clave y haga clic en Cerrar.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y después haga clic en Vista Diseño.
  2. Seleccione el campo de búsqueda, y en la pestaña General, en el cuadro de propiedades Valor predeterminado, escriba el valor de clave que anotó en los pasos 1 y 2. Este es el valor que corresponde al elemento de la lista que desea usar como predeterminado.

Por ejemplo, suponga que tiene 10 proveedores y desea que el nombre de su proveedor más usado aparezca de forma predeterminada. Para hacerlo, busque el valor clave que identifica de forma exclusiva al proveedor, y escríbalo en el cuadro de propiedades Valor predeterminado del campo de clave externa.

  1. Guarde los cambios, cambie a la vista Hoja de datos, e introduzca un nuevo registro. El valor predeterminado aparece en el campo de búsqueda cuando agrega el registro.

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Ejemplos de valores predeterminados

En la tabla siguiente se enumeran y describen algunos valores predeterminados. Puede adaptar estos ejemplos para usarlos con sus propios datos.

Expresión Valor de campo predeterminado
1 1
"MT" MT
"Nueva York, Nueva York" Nueva York, Nueva York (Tenga en cuenta que debe encerrar el valor entre comillas si incluye puntuación)
"" A Zero-length string (cadena de longitud cero: cadena que no contiene caracteres. Puede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabe que no hay ningún valor para un campo. Para especificar una cadena de longitud cero, escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas (" ").)
Fecha(·) Fecha actual
=Sí "Sí" se muestra en el idioma local del equipo

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Corresponde a:
Access 2010, Access 2007