Ejemplos de formularios

Se aplica a
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 97, 2000 y 2002

En Access, un formulario es la ventana a los datos almacenados en el equipo. Mediante un formulario, puede agregar datos a la base de datos, o ver, modificar y eliminar datos existentes.

Un formulario tiene uno o varios controles que muestran o aceptan cada unidad de información. Por ejemplo, un formulario "Cliente" puede disponer de un control de cuadro de texto "Nombre" para mostrar el nombre del cliente, un control de cuadro de texto "Dirección" para especificar la dirección del cliente, un control de casilla de verificación "Suspendido" para indicar si se trata de un cliente en la actualidad, etc.

No confunda el formulario con un informe. Los formularios suelen usarse para especificar datos en una tabla o consulta en una base de datos, mientras que los informes se usan para imprimir y distribuir información. Dos buenos ejemplos de informes serían un catálogo de productos y un resumen trimestral de ventas.

Si desea obtener formularios de ejemplo, como un formulario de factura o una carta de presentación para un currículum, visite la página Plantillas de Microsoft Office Online. Esta página incluye plantillas que se pueden descargar y modificar en programas como Microsoft Office Word 2003 y Microsoft Office Excel 2003. Observe que estas plantillas no se pueden abrir en Access. Sin embargo, las puede usar para diseñar formularios similares en Access.

 Nota   Si desea imprimir etiquetas postales, es preciso crear un informe en lugar de un formulario.

Para obtener información sobre cómo crear e imprimir etiquetas postales, vea Crear etiquetas postales.

Funcionamiento de los formularios

En Access, puede crear dos tipos de formularios: formularios dependientes e independientes.

Formularios dependientes     Un formulario dependiente se crea cuando se desea especificar, modificar y trabajar de alguna otra manera con datos que están almacenados en una tabla o consulta. Los controles en un formulario dependiente permanecen conectados a los campos de una tabla o consulta. Por ejemplo, el control de cuadro de texto "Nombre" en el formulario "Cliente" está enlazado al campo Nombre de la tabla Clientes. Al abrir el formulario, en el cuadro de texto "Nombre" aparece el nombre del primer cliente. Al modificar el contenido del cuadro de texto, Access actualiza el campo Nombre del correspondiente registro de cliente en la tabla Clientes.

Para obtener más información sobre cómo agregar y modificar datos mediante formularios dependientes, vea Agregar, modificar y eliminar datos.

Formularios independientes     Los formularios independientes no están conectados a ninguna tabla o consulta de una base de datos. No se puede especificar ni ver los datos de la base de datos mediante un formulario independiente. Algunos ejemplos de un formulario independiente son los paneles de control y cuadros de diálogo. Un panel de control es un formulario que aparece cuando se abre una base de datos y que muestra un menú de tareas. Para obtener más información sobre los paneles de control, vea la sección "Un formulario de panel de control" de este tema. Un cuadro de diálogo es una ventana en la que aparece un mensaje estándar, como "¿Desea cerrar la base de datos?". Ni la cadena de mensaje ni la respuesta del usuario se almacenan en una tabla o consulta. Para obtener más información sobre los cuadros de diálogo, vea la sección "Cuadro de diálogo personalizado" de este tema.

Tipos de formulario

Se pueden crear diferentes tipos de formularios en Access para así satisfacer diversos requisitos. Se puede crear un formulario basado en más de una tabla o consulta, un formulario con varias páginas o fichas, o un formulario con un menú de opciones.

MostrarUn formulario basado en más de una tabla o consulta

Utilizar el Asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un formulario que combine datos de más de una tabla o consulta. Al utilizar el Asistente para formularios para seleccionar campos de más de una tabla o consulta, Access crea un formulario plano, formulario jerárquico o formulario sincronizado, y escribe una instrucción SQL para enlazar el formulario con su origen de registros. La instrucción SQL indica qué tablas, consultas y campos se han de utilizar.

Formulario plano    Un formulario simple que contiene controles enlazados con diferentes tablas y consultas. Un ejemplo de formulario plano es un formulario que presenta productos y proveedores.

Formulario plano basado en varias tablas

1 Los datos de estos campos proceden de la tabla Productos.

2 Los datos de estos campos proceden de la tabla Proveedores.

Formulario jerárquico    Un formulario que tiene uno o varios formularios incrustados. Un formulario incrustado se denomina asimismo subformulario. Los subformularios son útiles cuando desea mostrar datos de tablas que tienen una relación uno a varios. Por ejemplo, podría tener un formulario "Categorías" que incluyera datos de una tabla Categorías y de una tabla Productos.

Formulario jerárquico basado en varias tablas

1 Los datos de estos campos proceden de la tabla Categorías, el lado "uno" de la relación uno a varios.

2 Los datos de estos campos proceden de la tabla Productos, el lado "varios" de la relación uno a varios.

Para obtener más información sobre cómo crear un formulario jerárquico, vea los siguientes temas:

Formulario sincronizado    Puede que desee presentar los datos jerárquicamente sin utilizar un subformulario. Por ejemplo, si tiene un formulario con varios controles, quizás no le quede suficiente espacio para un subformulario. En ese caso, puede utilizar el Asistente para formularios para crear formularios sincronizados. Al hacer clic en un botón de comando de un formulario, Access abrirá otro formulario sincronizado con el registro del primer formulario.

Formularios sincronizados

1 Este formulario muestra los datos de la tabla Proveedores, el lado "uno" de una relación uno a varios.

2 Este botón...

3...muestra los registros relacionados de la tabla Productos, el lado "varios" de una relación uno a varios.

Para obtener más información sobre cómo crear estos formularios, vea el tema Crear un formulario.

MostrarUn formulario con varias páginas o fichas

Formulario con varias páginas    Se puede crear un formulario con varias páginas utilizando el control de salto de página. Dicho control marca un salto horizontal entre los controles o grupos de controles de un formulario. Al presionar las teclas RE PÁG o AV PÁG, Access se desplaza a la página anterior o posterior al control de salto de página.

Formulario con fichas    Se puede crear un formulario con fichas utilizando el control ficha. Usar un control ficha es el método más fácil y efectivo para crear un formulario de varias páginas.

Un formulario con fichas

1 La información general del empleado se muestra en esta página.

2 La información personal del empleado, como la dirección y el número de teléfono del domicilio particular, se muestra en esta página.

Para obtener más información sobre cómo crear formularios con varias páginas o fichas, vea los siguientes temas:

MostrarUn formulario emergente o cuadro de diálogo personalizado

Formulario emergente    Se puede crear un formulario emergente para presentar la información a un usuario o para pedirle datos. Un formulario emergente permanece visible sobre otros formularios abiertos, incluso cuando otro formulario está activo. Un formulario emergente puede ser modal (modal: ventana o cuadro de diálogo que requiere que el usuario realice alguna acción antes de que el foco cambie a otro formulario o cuadro de diálogo. Los cuadros de diálogo y los mensajes suelen ser modales.) o sin modo. Un formulario emergente modal se denomina asimismo cuadro de diálogo personalizado.

Con un formulario emergente sin modo, se puede tener acceso a otros objetos y comandos de menú mientras el formulario permanece abierto. Por ejemplo, en un formulario "Proveedores", puede agregar un botón de comando que presente un formulario emergente de lista de productos. El formulario emergente presenta los productos disponibles del proveedor actual en el formulario Proveedores.

Formulario emergente sin modo

1 Este botón muestra el formulario emergente sin modo.

2 Un formulario emergente sin modo permanece visible sobre otros formularios, pero se puede mover el enfoque a otra ventana sin cerrar el formulario.

Cuadro de diálogo personalizado    Cuando un formulario emergente es modal, no se puede tener acceso a ningún otro objeto o comando de menú a menos que se oculte o cierre el formulario. Por ejemplo, podría crear un cuadro de diálogo personalizado que preguntara qué informe se desea imprimir.

Cuadro de diálogo personalizado

1 Un cuadro de diálogo personalizado permanece visible sobre otras ventanas y no permite mover el enfoque a otra ventana a menos que se cierre u oculte el formulario.

Para obtener más información sobre cómo crear formularios emergentes o cuadros de diálogo personalizados, vea los siguientes temas:

MostrarUn formulario del panel de control

Al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Access crea automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. El panel de control tiene botones en los que se puede hacer clic para abrir formularios e informes (o para abrir otros paneles de control que contengan otros formularios e informes), salir de Access o personalizar el panel de control. Se puede crear un panel de control similar al que crea el Asistente para bases de datos mediante el Administrador del panel de control.

 Nota   Para buscar el comando Administrador del panel de control:

  • En Access 2000 y posterior, elija Utilidades de la base de datos en el menú Herramientas.
  • En Access 97, elija Complementos en el menú Herramientas.

Un formulario del panel de control

 Nota   Los formularios del panel de control residen con los demás formularios en la base de datos. Para buscar un formulario del panel de control, en la ventana Base de datos, haga clic en Formularios debajo de la barra Objetos situada a la izquierda.

MostrarUn formulario en una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico

Se puede abrir un formulario enlazado en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico. En estas vistas, se puede agregar o mover campos a diferentes áreas de las vistas para cambiar el diseño o la presentación de los datos. También se puede ordenar, filtrar y agrupar los datos mostrados en estas vistas.

Vista Tabla dinámica    

Un formulario en la vista Tabla dinámica

1 Campo de filtro

2 Campo de columna

3 Campo de fila

4 Campos de detalle

Vista Gráfico dinámico    

Un formulario en la vista Gráfico dinámico

1 Campo de filtro

2 Campo de categoría

3 Campo de datos

Para obtener más información sobre las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico de un formulario, vea el tema Diseñar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico.

¿Cuál es el siguiente paso?

¿Desea ver algunos formularios de ejemplo antes de crear uno? Descargue la base de datos de formularios de ejemplo desde Office Online. Esta base de datos contiene varios ejemplos de trabajo de formularios, y cada formulario va acompañado de un tema de ayuda en el que se explica cómo crearlo.

Tras crear un formulario, puede personalizarlo de distintas maneras. Las siguientes secciones incluyen vínculos a información sobre cómo modificar y mejorar los formularios.

MostrarPersonalizar formularios

La apariencia y la funcionalidad de los formularios pueden cambiarse en la vista Diseño. Por ejemplo, se puede configurar la fuente y el color del texto que aparece en un formulario, o cambiar el tamaño y la posición de la ventana de formulario.

Para obtener más información, vea los siguientes temas:

MostrarPublicar un formulario en el Web

Si desea que otros usuarios puedan obtener acceso al formulario a través de Internet o una intranet, guárdelo como página de acceso a datos y, a continuación, publique esa página. Esta técnica también la puede usar cuando desea distribuir el formulario a los usuarios que no tengan instalado Access en su equipo.

Para obtener más información sobre cómo guardar formularios como páginas de acceso a datos, vea Guardar un objeto de base de datos como otro tipo de objeto. Para obtener más información sobre la publicación de páginas de acceso a datos, vea Publicar páginas Web.

MostrarFiltrar, ordenar o imprimir un formulario

MostrarUsar un formulario para filtrar una consulta o un informe

Se puede usar un formulario para aceptar los criterios de usuarios y, a continuación, usar esos criterios para filtrar una consulta o un informe. Para obtener más información, vea Usar la técnica Consulta mediante formulario.

MostrarAgregar cálculos a un formulario

Además de mostrar los datos almacenados en tablas subyacentes, consultas y valores constantes, un control de un formulario también puede mostrar valores calculados. Se especifica una fórmula o expresión como el origen del control en la vista Diseño y Access muestra el valor calculado en la vista Formulario u Hoja de datos. Se pueden calcular valores detallados y agregados.

Para obtener más información, vea los siguientes temas:

MostrarEscribir código para ampliar la funcionalidad de un formulario y de sus controles

Si desea agregar funciones personalizadas a un formulario, como deshabilitar u ocultar un cuadro de texto cuando un usuario activa una casilla de verificación o rellenar un cuadro de lista basándose en lo que el usuario escribe en un cuadro combinado, deberá escribir código VBA (Visual Basic® para Aplicaciones) o crear macros.

Para obtener más información sobre cómo escribir código VBA o crear macros, vea los siguientes temas:

 
 
Corresponde a:
Access 2003