Crear un control calculado

Se pueden usar controles calculados para mostrar los resultados de un cálculo. Por ejemplo, en un informe en el que se muestra el número de elementos vendidos y el precio de cada unidad, se puede agregar un cuadro de texto calculado que multiplique esos dos campos de modo que muestre el precio total. La propiedad Origen del control del cuadro de texto calculado contiene una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) que multiplica dos campos (el número de elementos por el precio de la unidad) para obtener el resultado.

¿Qué desea hacer?


Crear un control calculado

Este proceso le ayuda a crear un control calculado sin necesidad de usar el asistente para controles.

  1. Haga clic con el botón secundario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista DiseñoImagen del botón.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee crear.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Para obtener una lista de los tipos de control que se pueden usar como controles calculados, vea la sección Obtener información sobre los tipos de control que pueden ser controles calculados.

  1. Sitúe el puntero en el lugar donde desee colocar el control en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en el formulario o informe para insertar el control.
  2. Si se inicia un asistente para los controles, haga clic en Cancelar para cerrarlo.
  3. Seleccione el control, presione F4 para que se muestre la hoja de propiedades y, a continuación, escriba una expresión en el cuadro de la propiedad Origen del control. Si desea usar el Generador de expresiones (Generador de expresiones: herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresión. Incluye una lista de expresiones comunes que puede seleccionar.) para crear la expresión, haga clic en Imagen del botón junto al cuadro de la propiedad Origen del control.
  4. Cambie a la vista Formulario o la vista Informe y compruebe que el control calculado funciona según lo previsto.

 Notas 

  • Coloque el operador = delante de cada expresión. Por ejemplo: =[PrecioUnidad]*.75.

Para obtener más información sobre la creación de expresiones, vea el artículo Crear una expresión.

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Convertir un control dependiente en un control calculado

Una buena forma de crear un control calculado es crear primero un control dependiente (por ejemplo, arrastrando un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe) y, a continuación, editar la propiedad Origen del control del control dependiente para crear una expresión. Esto funciona bien, siempre y cuando el nombre del control no entre en conflicto con ninguno de los nombres de campo incluidos en la expresión. Para obtener más información acerca de la creación de un control dependiente arrastrando un campo desde el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

Suponiendo que ya ha creado el control dependiente, siga el procedimiento que se describe a continuación para convertirlo en un control calculado y evitar cualquier conflicto de nombres.

  1. Haga clic con el botón secundario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista DiseñoImagen del botón.
  2. Haga clic en el campo que desee cambiar y, a continuación, presione F4 para que se abra la hoja de propiedades.
  3. En la ficha Todo de la hoja de propiedades, si la propiedad Nombre coincide con la propiedad Origen del control, edite la propiedad Nombre de modo que las dos propiedades no coincidan. Asegúrese de que el nombre que especifique no sea el nombre de ningún otro campo de la base de datos. Para obtener más información sobre estas palabras reservadas, vea el artículo Palabras y símbolos reservados de Access 2007.
  4. Edite la cadena en el cuadro de la propiedad Origen del control de modo que contenga la expresión que desee.
  5. Presione CTRL+G para guardar los cambios.
  6. Cambie a la vista Presentación o la vista Formulario y compruebe que el control calculado funciona según lo previsto.

Si el control no muestra los datos deseados (por ejemplo, si Access muestra #Nombre? en el control), compruebe el origen de registros del formulario o informe para asegurarse de que están disponibles todos los campos usados en la expresión. Si el origen de registros es una consulta, puede que tenga que agregar uno o varios campos a la consulta para que funcione la expresión.

 Notas 

  • Coloque el operador = delante de cada expresión. Por ejemplo: =[PrecioUnidad]*.75.
  • Si necesita más espacio para escribir una expresión en el cuadro de la propiedad Origen del control, presione MAYÚSCULAS+F2 para abrir el cuadro Zoom.
  • Si el formulario o informe está basado en una consulta, quizás desee colocar la expresión en la consulta en vez de colocarla en un control calculado. De este modo, puede mejorar el rendimiento y, si va a calcular totales de grupos de registros, es más fácil usar el nombre de un campo calculado de una función de agregado.
  • Al ordenar por un control calculado en un formulario o informe, asegúrese de que la propiedad Formato del control está debidamente configurada. En caso contrario, puede que los datos numéricos o de fecha calculados se ordenen alfabéticamente en vez de numéricamente.

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Obtener información sobre los tipos de control que pueden ser controles calculados

Los cuadros de texto son la opción más común para los controles calculados ya que pueden mostrar un gran número de tipos de datos diferentes. No obstante, cualquier control que tenga la propiedad Origen del control puede usarse como control calculado. En numerosos casos, no tiene sentido usar un tipo de control concreto como control calculado porque ese control no se puede actualizar de la misma manera que un control dependiente o independiente. Por ejemplo, si se coloca un control de casilla de verificación en un formulario y, a continuación, se escribe una expresión en la propiedad Origen del control de la casilla de verificación, ya no se puede activar ni desactivar la casilla de verificación haciendo clic en ella. La casilla de verificación aparecerá activada o desactivada según los resultados de la expresión. Si se hace clic en la casilla de verificación, Access mostrará una alerta en la barra de estado No se puede modificar el control. Depende de la expresión la expresión. En un informe, sin embargo, puede resultar útil basar un control de casilla de verificación en los resultados de un cálculo ya que los controles en los informes se usan únicamente para mostrar información.

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Corresponde a:
Access 2007