Crear un campo calculado en una consulta (MDB)

 Nota   La información recogida en este tema sólo se aplicará a bases de datos de Microsoft Access (.mdb).

Puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un cálculo definido con una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) o que manipule los valores de campo.

  1. Abra la consulta en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
  2. Escriba una expresión en una celda en blanco de la fila Campo. Si la expresión incluye un nombre de campo, debe incluirlo entre corchetes.

Incluya los nombres de los campos de una expresión entre corchetes

Al presionar ENTRAR o al moverse a otra celda, Microsoft Access introduce el nombre de campo predeterminado ExprN, donde N es un número entero que se incrementa con cada nuevo campo de expresión de la consulta. El nombre aparece antes de la expresión y va seguido por dos puntos. En una hoja de datos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.), este nombre es el encabezado de la columna.

El nombre de campo predeterminado de la expresión es Expr1, que puede modificar.

Puede seleccionar ExprN y escribir un nombre más descriptivo, como NuevoPrecio.

  1. Si la expresión incluye una o más funciones Aggregate (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev o Var) y si la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) incluye uno o más campos que desee utilizar para agrupar, haga clic en Totales Imagen del botón en la barra de herramientas (a no ser que ya se muestre la fila Total). Deje Agrupar por en la celda Total del campo de agrupación y, en el campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.), cambie Agrupar por a Expresión.

Agregue Agrupar por y Expresión en la fila Total para agrupar registros

  1. Si lo desea, especifique criterios que afecten a los resultados del cálculo.

Mostrar¿Cómo?

En la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) de la consulta, el lugar donde especifique los criterios determina cuándo se realiza el cálculo, y puede generar resultados diferentes para la consulta.

 Nota   Aunque los siguientes ejemplos sólo muestran consultas que calculan totales, estas directrices se aplican también a los campos calculados (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.).

MostrarLimitar los grupos de registros antes de realizar cálculos en ellos

  • Especifique los criterios en el campo Agrupar por como se muestra en el ejemplo siguiente.

Limitar los grupos de registros antes de realizar cálculos en ellos

Llamada 1   Esta consulta calcula el total de los precios ampliados para ...

Llamada 2   ... las organizaciones de Canadá y Reino Unido.

MostrarDevolver los resultados seleccionados después de realizar los cálculos

  • Especifique los criterios en el campo que contiene el cálculo, como se muestra en el ejemplo siguiente.

Realizar un cálculo y devolver los resultados seleccionados

Llamada 1   Esta consulta calcula el total de los precios ampliados para las organizaciones de Canadá y Reino Unido ...

Llamada 2   ... pero muestra únicamente aquéllos inferiores a 10.000 $.

MostrarLimitar los registros antes de ser agrupados y antes de que se realicen los cálculos

  • Agregue el campo cuyos registros desea limitar a la cuadrícula de diseño y, a continuación, especifique criterios en la celda Criterios del campo.

Si está calculando totales en la misma consulta, establezca la celda Total del campo que contiene el criterio a Dónde. Esta regla es aplicable tanto si está calculando el total sobre todos los registros o sobre grupos de registros. (Microsoft Access desactiva automáticamente la casilla de verificación Mostrar).

El ejemplo siguiente utiliza dos veces el campo PrecioConDescuento, una para limitar los registros y otra para calcular el total. No obstante, puede utilizar un campo diferente para limitar los registros arrastrando ese campo a la cuadrícula de diseño y estableciendo su celda Total a Dónde.

Limitar los registros antes de agruparlos y realizar cálculos

Llamada 1   De estos registros, la consulta recupera sólo aquéllos con precios ampliados superiores a 500,00 $ antes de agruparlos o calcular los totales ...

Llamada 2   ... y después suma y muestra sólo los totales de las organizaciones de Canadá o Reino Unido.

Llamada 3   Este total de Seven Seas Imports no incluye el pedido de 210,00 $.

 Notas 

  • La consulta Detalle de pedidos extendido de la base de datos de ejemplo Neptuno contiene un ejemplo de un campo calculado denominado Precio con descuento. La consulta Subtotales por pedido contiene un ejemplo de un campo calculado denominado Subtotal que realiza cálculos con un grupo de registros. Para ver estas consultas, abra la base de datos Neptuno, situada en la subcarpeta Ejemplos de la carpeta Office y, a continuación, abra la consulta Detalle de pedidos extendido o Subtotales por pedido en la vista Diseño.
  • Puede establecer propiedades para el campo, como la propiedad Formato (Format), dado que el campo no hereda las propiedades de la tabla base.
 
 
Corresponde a:
Access 2003