Agregar o eliminar una columna de una hoja de datos

Microsoft Office Access 2007 proporciona varias maneras de agregar o eliminar columnas de una hoja de datos. Ahora, se puede usar la vista Hoja de datos para agregar o eliminar columnas y configurar los tipos de datos de esas columnas. Además, se pueden agregar campos desde un panel de tareas o abrir la tabla subyacente de la hoja de datos y agregar un campo en la vista Diseño. En este tema se explica cómo se usa cada método.

 Nota   La información incluida en este tema explica cómo llevar a cabo algunas de las tareas, si bien no todas, que se pueden realizar en una hoja de datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

¿Qué desea hacer?


Comprender lo que son las columnas en hojas de datos

Una hoja de datos es la representación visual de la información incluida en una tabla de base de datos, o bien, de los resultados devueltos por una consulta. Una columna de una hoja de datos representa lo mismo que un campo de una tabla de base de datos. Cuando se agrega o se quita una columna de una hoja de datos, se agrega o se quita un campo de la tabla subyacente de la hoja de datos. Si ese campo contiene datos, también queda eliminada esa información.

Nuevas características para trabajar con columnas

Office Access 2007 permite agregar o quitar con mayor facilidad y rapidez un campo de una tabla ya que ahora se pueden llevar a cabo esas tareas en la vista Hoja de datos. De forma predeterminada, todas las tablas en la vista Hoja de datos contienen una columna en blanco denominada Agregar nuevo campo. Para agregar una columna, se escriben datos en la primera celda en blanco debajo de ese encabezado de columna. Asimismo, se pueden pegar datos en la columna en blanco. Ya no se requiere la vista Diseño para agregar o quitar columnas, si bien se puede seguir usándola si así se desea.

Además, ya no hay que configurar los tipos de datos más comunes para la nueva columna. De forma predeterminada, los campos de una tabla de base de datos contienen tipos específicos de datos, como texto, fechas y horas, números, etc. Normalmente, los tipos de datos se configuran cuando se diseñan las tablas de una base de datos. Sin embargo, Access deduce ahora la mayoría de los tipos de datos cuando se escriben datos en una nueva columna. Por ejemplo, si se escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla, Access establece el tipo de datos de ese campo en Texto. Si se pega una fecha, Access establece el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora, etc. Si se pega una mezcla de datos, como códigos postales de diferentes países o regiones, Access selecciona el tipo de datos que mejor conserve la información, normalmente el tipo de datos Texto. Para obtener más información, vea la sección  Comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se escribe información, que aparece más adelante en este artículo.

 Nota   No se puede usar la vista Hoja de datos para establecer todos los tipos de datos disponibles. Asimismo, recuerde que las bases de datos relacionales cumplen con un conjunto de reglas de diseño.

Para obtener más información sobre cómo usar la vista Hoja de datos y establecer los tipos de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco. Si no está familiarizado con las reglas de diseño de las bases de datos relacionales, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Los pasos que se describen en las siguientes secciones explican cómo se agregan y se quitan columnas de las hojas de datos mediante la vista Hoja de datos y la vista Diseño.

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Agregar una columna mediante la vista Hoja de datos

Los pasos que se explican en esta sección indican cómo se utiliza la vista Hoja de datos para agregar una columna a una hoja de datos, asignar un nombre a la columna y escribir datos. Recuerde que con los siguientes pasos va a agregar y cambiar un campo de la tabla subyacente de la hoja de datos.

  1. En el panel de exploración, busque la tabla a la que desee agregar el campo y haga doble clic en ella.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  1. Vaya a la derecha o izquierda de la hoja de datos (según la configuración regional y de idioma de Windows) y busque la columna en blanco.

De forma predeterminada, las palabras Agregar nuevo campo aparecen en el encabezado de la columna en blanco. En esta ilustración se muestra una típica columna en blanco.

Un campo nuevo en una hoja de datos

  1. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el nuevo campo.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna y haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual. A continuación, escriba un nombre para el campo.

  1. Escriba algunos datos en la primera fila en blanco situada debajo del encabezado.

O bien,

Pegue uno o varios datos en el campo, empezando por la primera celda en blanco.

Guarde los cambios.

Según el tipo de los datos que haya especificado, Access establece un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe un nombre, Access establece el tipo de datos en Texto.

Para obtener más información sobre cómo Access establece los tipos de datos, vea Comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se escribe información, que aparece más adelante en este artículo. Para obtener información sobre cómo se establecen manualmente los tipos de datos, vea Establecer los tipos de datos que no deduce la vista Hoja de datos, que también aparece más adelante en este artículo.

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Quitar una columna mediante la vista Hoja de datos

Antes de quitar una columna de una hoja de datos, recuerde varios hechos importantes:

  • Cuando se quita una columna, se eliminan todos los datos de la columna y no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la tabla antes de eliminar la columna.
  • La eliminación de determinados tipos de columnas requiere un trabajo adicional. Por ejemplo, no se puede usar la vista Hoja de datos para eliminar un campo de clave principal. Es preciso usar la vista Diseño para llevar a cabo esa tarea. Tampoco se puede eliminar un campo de clave principal o de búsqueda sin eliminar primero la relación entre el campo y las tablas de las que el campo toma sus datos. En este artículo no se aborda cómo se eliminan los campos relacionados.

Para obtener más información, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal, Crear, editar o eliminar una relación y Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores.

Quitar una columna en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado de la columna que desee quitar.
  2. Haga clic en Eliminar columna en el menú contextual.
  3. Haga clic en para confirmar la eliminación.
  4. Guarde los cambios.

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Agregar una columna mediante la vista Diseño

Si está familiarizado con las versiones anteriores de Access, probablemente tenga un poco de experiencia con la vista Diseño. La herramienta no ha sufrido cambios en Office Access 2007. La vista Diseño proporciona mayor flexibilidad que la vista Hoja de datos porque se pueden establecer todos los tipos de datos disponibles y se puede crear un campo de búsqueda sin tener que abandonar la vista Diseño.

Agregar una columna en la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

  1. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.
  2. En la columna Tipo de datos, situada junto al nombre del nuevo campo, seleccione un tipo de datos para la columna nueva.
  3. Guarde los cambios.

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Quitar una columna mediante la vista Diseño

Las reglas para eliminar una columna en la vista Hoja de datos se aplican también a la vista Diseño: si se elimina una columna, se pierden todos los datos de esa columna. Además, para poder eliminar un campo de clave principal o de búsqueda, es preciso eliminar primero las relaciones de esos campos.

Para obtener más información, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal y Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores.

Quitar una columna en la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

  1. Seleccione el campo (la fila) que desee eliminar.
  2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar filas.

O bien,

Presione SUPRIMIR.

  1. Guarde los cambios.

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Comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se escribe información

Cuando se crea una hoja de datos en blanco, Access asigna un tipo de datos a cada campo cuando se escriben por primera vez datos en ese campo. En la siguiente tabla se muestran los diversos tipos de datos que se pueden especificar y el tipo de datos que Access aplica a cada uno de ellos.

 Nota   No se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos ni Objeto OLE escribiendo datos en un campo, ni tampoco se puede habilitar la compatibilidad con la edición de texto enriquecido escribiendo datos en un campo.

Para obtener información sobre cómo se establecen esos tipos de datos y cómo se habilita la edición de texto enriquecido, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

En la siguiente tabla se muestra cómo Access establece el tipo de datos de un campo cuando se escriben datos en la vista Hoja de datos.

Si se escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto
Un bloque de texto o una cadena de texto, así como y números de más de 256 caracteres.

Memo

 Nota   No se puede usar la vista Hoja de datos para habilitar el formato de texto enriquecido. Además, si habilita una propiedad denominada Sólo anexar para el campo Memo, de forma predeterminada, Access ocultará el texto si se coloca el cursor en dicho campo.

Para obtener información sobre cómo habilitar el formato de texto enriquecido, vea el artículo Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

 Nota   Para que Access reconozca el protocolo y establezca el tipo de datos Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido de un carácter que no sea un espacio en blanco.

Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora especificados en la configuración regional y de idioma de Windows controlan el formato que asigna Access a los datos de fecha y hora.

MostrarCómo establecer o cambiar esta configuración

En Microsoft Windows Vista

  1. Haga clic en el botón InicioImagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de control.
  2. Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En la ficha Formatos, bajo Formato actual, haga clic en Personalizar este formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista clásica)

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control.

  1. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

  1. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.
Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006

 Nota   Hay que escribir o pegar algo más que el nombre del día para que Access pueda deducir el tipo de datos Fecha/Hora. Por ejemplo, si se escribe "martes", Access selecciona el tipo de datos Texto. Para que Access deduzca el tipo de datos Fecha/Hora, es preciso escribir el mes además del día.

Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora

12,50 $

Access reconoce el símbolo de moneda especificado en la configuración regional y de idioma de Windows.

MostrarCómo establecer o cambiar esta configuración

En Microsoft Windows Vista

  1. Haga clic en el botón InicioImagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de control.
  2. Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista clásica)

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparece el Panel de control.

  1. En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control.

  1. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

  1. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

  1. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

  1. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.
Moneda
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble

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Establecer los tipos de datos que la vista Hoja de datos no deduce

De forma predeterminada, hay algunas tareas que no se pueden llevar a cabo en la vista Hoja de datos:

  • No se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos ni Objeto OLE pegando datos en una celda en blanco.
  • No se puede habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo pegando datos. Para habilitar la compatibilidad con texto enriquecido, es preciso configurar una opción para el campo en la vista Diseño.

Los pasos que se describen en esta sección explican cómo se llevan a cabo esas tareas.

Para obtener información más completa sobre cada tarea, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

Establecer los tipos de datos Objeto OLE o Datos adjuntos

  1. Si aún no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (denominada Agregar nuevo campo) en la hoja de datos.
  2. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.
  3. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

Lista de tipos de datos

  1. Guarde los cambios.

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Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo

Se puede usar la vista Hoja de datos para agregar un campo Memo a una tabla, pero hay que usar la vista Diseño para habilitar la edición de texto enriquecido para ese campo Memo. En los siguientes pasos se explica cómo se llevan a cabo ambas tareas.

Agregar un campo Memo a una tabla

  1. Si aún no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (denominada Agregar nuevo campo) en la hoja de datos.
  2. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.
  3. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.
  1. Guarde los cambios y continúe con el siguiente procedimiento para habilitar la edición de texto enriquecido.

Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo

  1. Cambie la tabla de la vista Hoja de datos a la vista Diseño. Access incluye varias formas de hacerlo:

Si usa fichas de objetos, haga clic con el botón secundario en la ficha correspondiente a la hoja de datos abierta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente de la hoja de datos y haga clic en Vista Diseño.

  1. En la vista Diseño, seleccione el campo Memo.
  2. En el panel Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en la flecha de la celda situada junto a Formato de texto y, a continuación, seleccione Texto enriquecido en la lista.

Aparecerá un mensaje de confirmación, preguntándole si desea convertir la columna en texto enriquecido. Haga clic en para convertir la columna.

  1. Guarde los cambios.

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Convertir una columna en un campo de búsqueda

De forma predeterminada, no se puede usar la vista Hoja de datos para convertir una nueva columna en un campo de búsqueda. Si es la primera vez que usa Access, en un campo de búsqueda se muestran en una lista los datos de otro origen, ya sea una tabla o una lista de elementos. De forma predeterminada, Access usa una lista desplegable para mostrar los datos de búsqueda, pero puede usar asimismo un cuadro de lista (una lista que no se abre ni se cierra) en un formulario.

Se pueden crear dos tipos de campos de búsqueda: listas basadas en una tabla y listas de valores. Una lista basada en una tabla usa una consulta para recuperar los datos de otra tabla mientras que una lista de valores muestra un conjunto de valores codificados. En el siguiente procedimiento se explica cómo se crean ambos tipos de lista.

Agregar un campo de búsqueda

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y haga clic en Vista Diseño.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

La tabla se abre en la vista Diseño.

  1. Seleccione el campo que desee convertir.

O bien,

Seleccione una fila en blanco de la columna Nombre de campo y escriba un nombre para el nuevo campo.

  1. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Columna de búsqueda.

O bien,

En la vista Diseño, en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha abajo y seleccione Asistente para búsquedas.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Crear una lista basada en tablas    
      1. Seleccione Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en Siguiente.
      2. En Vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o una consulta en la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en Tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en Consultas. Para ver una lista de todas las tablas y consultas de la base de datos, haga clic en Ambas.

  1. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda desde el panel Campos disponibles hasta el panel Campos seleccionados y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. Si lo desea, puede elegir una o varias opciones de ordenación para los campos seleccionados en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.
  3. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente.
  4. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto.
  5. Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

  1. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .

Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos especificados, además de los valores de clave principal de la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de búsqueda de modo que coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número.

  1. Vuelva a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista.
  • Crear una lista basada en valores    
  1. Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. En el cuadro Número de columnas, escriba el número de columnas que desea que aparezcan en la lista; a continuación, vaya a la primera celda en blanco y escriba un valor.

Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la actual.

  1. Cuando termine de escribir el primer valor, use la tecla TAB o la tecla de flecha abajo para desplazarse a la siguiente celda y escriba un segundo valor.
  2. Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. Si lo desea, puede escribir un nombre para el nuevo campo. Después, haga clic en Finalizar.

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Corresponde a:
Access 2007