Imagine que recibe un documento en un mensaje de correo electrónico enviado por un compañero. Sería un buen punto de partida para un documento que desea redactar, así que lo guarda con un nuevo nombre y lo ajusta a sus necesidades. Nunca se le ocurrió que su compañero dejara comentarios en el documento original porque no los puede ver en su copia. Ahora ya está listo para distribuir el documento a sus clientes, pero desea enviarles su documento, no una acumulación del documento original, los comentarios de su compañero y sus actualizaciones.

O bien, utilizó la característica Control de cambios de Word para llevar un control de las revisiones realizadas a su currículum. Ahora desea enviar su currículum a un posible empleador, que debería ver sólo el resultado de las modificaciones, no del reflexivo proceso por el que pasó para llegar al punto final.

En cualquiera de los casos, se queda atónito cuando quienes reciben el documento le indican que resulta difícil de leer con tanto texto tachado, subrayado y comentarios al margen. Fíjese: en el apartado de objetivos de su currículum hay tres objetivos marcados en formato tachado y el objetivo que desea usar aparece con formato de texto subrayado. Es muy posible que no consiga ese trabajo.

Ese texto no estaba en el documento cuando lo envió. ¿Cómo encontró y presentó Word ese contenido? ¿Qué puede hacer para que Word se comporte como debe?

Explicación de la característica Control de cambios

Puede que no se dé cuenta, pero está trabajando con las características Control de cambios o Comentarios de Word. Normalmente, cuando Word controla los cambios, muestra los elementos eliminados con formato de tachado y los agregados con formato subrayado. Tanto las eliminaciones como las adiciones, así como los comentarios (o "anotaciones") pueden mostrarse en globos de comentarios en los márgenes de las páginas.

Hay varias maneras de ocultar las revisiones o los comentarios, pero todas las revisiones realizadas mientras estaba activada la característica Control de cambios y todos los comentarios insertados siguen formando parte del documento hasta que se acepten o rechacen (o, en el caso de los comentarios, hasta que se eliminan).

Nota  Desactivar la característica Control de cambios no quita las marcas de revisión ni los comentarios del documento. En su lugar, desactivar esta característica le permite modificar el documento sin almacenar las adiciones y eliminaciones y mostrarlas como texto tachado, subrayado o en forma de comentarios al margen.

¿Cómo librarse de las revisiones?

Para quitar los cambios marcados y los comentarios, debe aceptar o rechazar los cambios y eliminar los comentarios. He aquí cómo:

1. En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Revisión.
2. En la barra de herramientas Revisión, haga clic en Mostrar para asegurarse de que aparece una marca de verificación junto a cada uno de los siguientes elementos:

   Comentarios

   Anotaciones manuscritas (sólo en Word 2003)

   Inserciones y eliminaciones

   Formato

   Revisores (seleccione Revisores y asegúrese de que está activada la opción Todos los revisores.)

   Si no aparece una marca de verificación junto a algún elemento, haga clic en él para seleccionarlo.

3. En la barra de herramientas Revisión, haga clic en Siguiente para pasar desde una revisión o comentario al siguiente.
4. En la barra de herramientas Revisión, haga clic en Aceptar cambio o en Rechazar cambiar o eliminar comentario en cada revisión o comentario.
5. Repita los pasos 3 y 4 hasta haber aceptado o rechazado todas las revisiones del documento y haber eliminado todos los comentarios.

Nota  Si sabe que desea aceptar todos los cambios, haga clic en la flecha que aparece junto a Aceptar cambio y, después en Aceptar todos los cambios del documento. Si está seguro de que desea rechazar todos los cambios, haga clic en la flecha que aparece junto a Rechazar cambiar o eliminar comentario y después en Rechazar todos los cambios del documento. Para quitar todos los comentarios, debe eliminarlos. Haga clic en la flecha que aparece junto a Rechazar cambiar o eliminar comentario y, a continuación, en Eliminar todos los comentarios del documento.

¿Cómo llegaron ahí esas revisiones y comentarios?

Puede que crea que quitó los comentarios o revisiones, o bien, que haya recibido el documento de otra persona sin darse cuenta de que contenía comentarios o revisiones. ¿Cómo almacena Word estos elementos sin que usted se de cuenta?

Usted o la persona que le envió el documento puede haber ocultado las revisiones o comentarios. Al ocultar estos elementos no se quitan, sino que permanecen en el documento. Dependiendo de la versión de Word y de los ajustes usados, las revisiones o comentarios pueden volver a aparecer cuando otra persona abra el documento.

Si no desea que otras personas vean las revisiones y comentarios, acéptelas o rechácelas y elimine los comentarios antes de compartir el documento con otras personas. Esto es así independientemente de la versión de Word utilizada, porque cualquier persona que abra el documento puede mostrar fácilmente las revisiones o comentarios existentes.

Nota  Si utiliza Word 2003, es menos probable que distribuya inadvertidamente documentos que contengan marcas de revisión y comentarios, ya que Word 2003 muestra las revisiones y comentarios de manera predeterminada.

Dónde pueden estar ocultos los comentarios y las revisiones

Hay varias maneras de ocultar las marcas de revisión y los comentarios, lo que le puede hacer pensar que no están en el documento.

Nota  Para mostrar la barra de herramientas Revisión, elija Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Revisión.

Cuadro Mostrar para revisión  En la barra de herramientas Revisión, el cuadro Mostrar para revisión ofrece cuatro opciones de visualización del documento. Si selecciona Final u Original, las marcas de revisión y comentarios estarán ocultos. Para mostrar las marcas de revisión, seleccione Marcas mostradas finales o Marcas mostradas originales.

Menú Mostrar  Puede ocultar los comentarios y revisiones desactivándolos en el menú Mostrar de la barra de herramientas Revisión. Los elementos que tienen una marca de verificación en el menú Mostrar estarán visibles, mientras que los elementos que no la tienen quedan ocultos. Para mostrar un elemento, como Inserciones y eliminaciones, selecciónelo en el menú Mostrar.

Opción para ocultar las marcas  Puede que en Word 2003 esté desactivada la opción Hacer visible el marcado oculto al abrir o guardar. Para activar dicha opción, haga clic en Opciones (menú Herramientas) y, en la ficha Seguridad, active la casilla de verificación Hacer visible el marcado oculto al abrir o guardar.

Por qué Word 2003 muestra las revisiones y los comentarios de manera predeterminada

Para evitar que distribuya inadvertidamente documentos que contengan marcas de revisión y comentarios que puede no saber que existen en el documento, Word 2003 muestra de manera predeterminada las marcas de revisión y los comentarios. Word 2003 posee una nueva opción, Hacer visible el marcado oculto al abrir o guardar, que está activada de forma predeterminada.

¿Se pueden tener ambas cosas?

Si desea conservar las marcas de revisión o comentarios en un documento y desea compartirlo con otras personas sin que vean las revisiones y comentarios, la mejor solución es tener copias del documento separadas: una para distribuirla y otra para su uso personal. En la versión pública del documento, acepte o rechace todas las marcas de revisión y elimine todos los comentarios como se explica en este artículo. En la versión privada del documento puede dejar las revisiones y comentarios en su lugar.