Insertar dos combinaciones de numeración de páginas en un documento de Word 2002

A veces, es suficiente un conjunto de números de página. Si ha combinado dos documentos en uno o ha incluido un prefacio, una introducción o una tabla de contenido en el documento, puede que desee dos combinaciones de numeración de páginas. En Microsoft Word 2002, puede utilizar una combinación para numerar las páginas por tipo de sección, y otra para contar el número total de páginas del documento. Por ejemplo, la siguiente imagen ilustra un documento de cinco páginas que contiene dos secciones, cada una numerada de forma independiente del número total de páginas del documento.

Documento com más de un esquema de numeración

1 Documento de 5 páginas con dos secciones.

2 Página 2 de la primera sección del documento de 5 páginas.

3 Página 1 de la primera sección del documento de 5 páginas.

Cuando inserta un número de página en el documento (en realidad se inserta el código de campo PAGE en el encabezado o en el pie de página del documento), Word muestra el número de las páginas dentro de la sección o el número de la página dentro de todo el documento, pero no muestra ambos números. Fundamentalmente, Word no contiene ningún método integrado para aplicar dos combinaciones de numeración de páginas en un solo documento. Una solución sencilla consiste en insertar códigos de campo mediante Encabezado y pie de página.

En este artículo se describen dos formas de hacerlo: un método rápido, que requiere la actualización de los números de página en el código de campo si se revisa el documento, y un método más técnico, que automatiza todo el proceso. Primero, será conveniente comprender mejor el funcionamiento de la numeración de páginas en Word.

MostrarPor tanto, ¿qué es un número de página?

El valor que muestra el campo PAGE en una página concreta lo determinan dos factores: el valor de inicio que se asigne a una sección del documento (tanto si se establece continuar la numeración de la sección anterior como si se inicia en un nuevo valor) y la ubicación de la página dentro de esa sección. Un documento nuevo, en blanco, consta de una sola sección. Si inserta un salto de sección en ese documento, entonces constará de dos secciones, y el salto de sección real contendrá el formato y los estilos de la segunda sección o parte del documento.

La comprensión de la función básica de secciones ayuda a aprender cómo funcionan los números de página en Word, puesto que éstos dependen de la propiedad de sección, no de la propiedad de documento. Las secciones son saltos formales dentro del documento que permiten la especificación de un nuevo formato o tamaño de papel. Esos nuevos formatos pueden incluir el cambio de información en el encabezado y pie de página de un documento, justamente las ubicaciones donde se almacenan los números de página.

Cuando inserta números de página en el documento mediante el cuadro de diálogo Números de página o el botón Insertar número de página de la barra de herramientas Encabezado y pie de página, en realidad Word está colocando un código de campo en el encabezado o en el pie de página (lo que especifique inicialmente). Específicamente, ese código de campo se denomina campo PAGE y aparece como { PAGE } cuando se muestra en el documento. Este campo es simplemente un código o mensaje que indica a Word que muestre el número de página actual en la página en la que reside el código de campo. A medida que cambian los números de página se realiza la actualización correspondiente, gracias a los útiles códigos de campo.

En los siguientes procedimientos, ciertos pasos requieren que se especifiquen números de página y otra información mediante la inserción de códigos de campo. Para insertar todos los códigos de campo, asegúrese de que presiona CTRL+F9 en el teclado y escribe la información especificada entre los corchetes. Word no reconoce los corchetes como códigos de campo si los inserta de cualquier otro modo. Ahora, veamos lo fácil que puede ser trabajar con varios conjuntos de números de página

MostrarEl método rápido

Antes de numerar las páginas por secciones en el documento, si aún no lo ha hecho, debe crear las secciones. El documento puede contener secciones independientes para un prefacio, una tabla de contenido o un documento insertado, por ejemplo, de siete páginas.

Para insertar un salto de sección
  1. Haga clic en el lugar del documento donde desea insertar un salto de sección.
  2. En el menú Insertar, haga clic en Salto.
  3. En Tipos de saltos de sección, haga clic en la opción que desee.
    Para obtener información acerca de saltos de sección, consulte la Ayuda de Microsoft Word.
  4. Repita los pasos 1 a 3 para cada salto de sección adicional que desee insertar.
Para mostrar los números de página por secciones en el documento
  1. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
  2. Si desea colocar los números de página por secciones en el pie de página y no en el encabezado, haga clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie.
  3. En la barra de herramientas Formato, elija la opción de alineado que desee.
  4. Para insertar números de página, haga clic en el botón Insertar número de página.
  5. Para iniciar la numeración en la página 1 de la primera sección del documento, haga clic en Formato del número de página, en la casilla de verificación Iniciar en, escriba 1 y haga clic en Aceptar.
  6. Para comenzar la numeración en la página 1 en cada sección consecutiva, haga clic en el botón Mostrar siguiente y, a continuación, repita el paso 5.
  7. Para mostrar números de página por secciones si el campo PAGE se muestra en el documento, presione ALT+F9.
Para mostrar el número total de páginas en el documento

Para que Word reconozca los corchetes como códigos de campo, deben especificarse presionando CTRL+F9 en el teclado. No se puede copiar y pegar directamente en el documento la sintaxis de código de campo que se proporciona en estos procedimientos.

  1. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
  2. Con el puntero situado en la Sección 1 del encabezado o pie de página (donde desee que aparezca la numeración de páginas global), en la barra de herramientas Formato, haga clic en la opción de alineación que desee.
  3. Especifique la siguiente información en la primera sección del documento presionando CTRL+F9 en el teclado:

    Página { PAGE } de { NUMPAGES }

    y, a continuación, haga clic en el botón Mostrar siguiente para pasar a la siguiente sección del documento.
  4. Para que los números de página continúen desde la primera sección del documento, agregue el número de páginas que contiene la sección anterior al código de campo PAGE. Por ejemplo, si la primera sección contiene 4 páginas, el código de campo en la segunda sección sería: Página { = { PAGE} + 4 } de { NUMPAGES }.

 Nota   Para agregar el número de páginas que contiene la sección anterior al código de campo PAGE, antes tendrá que eliminar el código de campo { PAGE }.

  1. Repita el paso 4 para cada sección del documento que siga a la primera.
    Debe tener en cuenta que el número de páginas que agrega a la fórmula aumenta con cada nueva sección. Por ejemplo, si la primera sección contiene 4 páginas y la segunda 8, el código de campo en el primer encabezado de la tercera sesión sería: Página { = { PAGE} +12 } de { NUMPAGES }. Además, si revisa el documento de modo que cambia el número de páginas, deberá ajustar el número en el código de campo en consecuencia.
  2. Haga clic en Cerrar en la barra de herramientas Encabezado y pie de página y, a continuación, presione ALT+F9 para mostrar la combinación de numeración global.
  3. Para comprobar que la combinación de numeración de páginas es correcta, en el menú Ver, cambie entre las vistas Diseño de página y Normal. De este modo se actualizarán todos los códigos de campo.

 Nota   Si no desea mostrar los números del documento en el formato "x de y", simplemente elimine todo excepto el campo PAGE. Como resultado, el encabezado de la primera sección mostraría { PAGE }, y el de las secciones siguientes sería { = { PAGE} + 4 }, etc.

MostrarEl método más técnico (automatiza todo el proceso de numeración de páginas)

Word no tiene integrado un comando de numeración de páginas doble. No obstante, existe un modo de agregar dos conjuntos de números de página mediante códigos de campo. Si no lo ha hecho, lo primero que debe hacer es colocar las partes del documento en secciones con la función de salto de sección de Word. Las secciones pueden incluir un prefacio, una tabla de contenido o un documento insertado, por ejemplo, de siete páginas.

Para insertar un salto de sección
  1. Haga clic en el lugar del documento donde desea insertar un salto de sección.
  2. En el menú Insertar, haga clic en Salto.
  3. En Tipos de saltos de sección, haga clic en la opción que desee.
  4. Repita los pasos 1 a 3 para cada salto de sección adicional que desee insertar.
Para mostrar los números de página por secciones en el documento
  1. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
  2. Si desea colocar los números de página por secciones en el pie de página y no en el encabezado, haga clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie.
  3. En la barra de herramientas Formato, elija la opción de alineado que desee.
  4. Para asegurarse de que está en la sección 1 del documento, haga clic en el botón Mostrar el anterior hasta llegar a la primera página del documento.
  5. Para insertar números de página, haga clic en el botón Insertar número de página.
  6. Para comenzar la numeración en la página 1 en la primera sección del documento, haga clic en Formato del número de página. En la casilla de verificación Iniciar en, escriba 1 y haga clic en Aceptar.
  7. Para comenzar la numeración en la página 1 en cada sección consecutiva, haga clic en el botón Mostrar siguiente y, a continuación, repita el paso 6.
  8. En la barra de herramientas Encabezado y pie de página, haga clic en Cerrar y, a continuación, para mostrar números de página por secciones en el documento, presione ALT+F9.
Para calcular páginas por secciones y páginas totales

Para que Word reconozca los códigos de campo, deben especificarse llaves presionando CTRL+F9 en el teclado. No se puede copiar y pegar directamente en el documento la sintaxis de código de campo que se proporciona en estos procedimientos.

  1. Sitúe el puntero al principio del documento, sin crear ningún espacio entre el puntero y el texto que pueda existir, y escriba lo siguiente:

    { SEQ variable1 \h \r { SectionPages } } { SEQ variable2 \h \r0 }

 Nota   \r va seguido del número cero, y el modificador \h da formato oculto a los campos.

  1. Coloque los siguientes códigos de campo al principio de cada sección que siga a la primera, igualmente sin crear ningún espacio entre el puntero y el texto que pueda tener en cada sección:

    { SEQ variable2 \h \r { ={ SEQ variable1 \c } } } { SEQ variable1 \h \r { ={ SectionPages }+{ SEQ variable2 \c } } }
  2. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
  3. Si desea insertar números de página totales en el pie de página y no en el encabezado, haga clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie.
  4. Para volver al encabezado o pie de página de la sección 1 del documento, haga clic en el botón Mostrar anterior hasta llegar a la primera página del documento.
  5. En el encabezado o pie de página donde desea que aparezcan los números de página totales, escriba lo siguiente:

    Página { ={ SEQ variable2 \c }+{ Page } } de { NumPages }
  6. En la barra de herramientas Encabezado y pie de página, haga clic en Cerrar y, a continuación, presione ALT+F9 para mostrar la combinación de numeración global.
  7. Para comprobar que la combinación de numeración de páginas es correcta, en el menú Ver, cambie entre las vistas Diseño de impresión y Normal. De este modo se actualizarán todos los códigos de campo.