Guardar como PDF

Para conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros usuarios o imprime mediante métodos comerciales, puede usar los programas de Microsoft Office para guardar los archivos como PDF sin necesidad de otro software ni de complementos. Use el formato PDF si desea que un archivo:

• Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos.
• Tenga un tamaño de archivo pequeño.
• Cumpla con un formato de la industria.

Por ejemplo, currículos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e impresión únicamente, y archivos para impresión profesional.

También puede guardar el archivo en formato XPS para obtener los mismos resultados. Para más información, vea Guardar como XPS.

 Importante   Una vez guardado un documento como un archivo PDF, necesitará un software especializado o un complemento de otros fabricantes para volver a convertirlo a un formato de archivo de Microsoft Office. Para más información, vea Realizar cambios en un archivo PDF en este artículo.

• ¿Qué es el formato PDF?
• Guardar un archivo como PDF
• Realizar cambios en un archivo PDF

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¿Qué es el formato PDF?

• Formato de documento portátil (PDF, por Portable Document Format)     El formato PDF conserva el formato del documento y permite compartir archivos. Cuando el archivo en formato PDF se ve en línea o se imprime, conserva el formato deseado. El formato PDF también es útil para documentos que se reproducirán mediante métodos de impresión comercial. PDF está aceptado como formato válido por muchas agencias y organizaciones, y los visores están disponibles en una gran variedad de plataformas aparte de XPS.

 Importante   Para ver un archivo PDF, debe tener un lector de archivos PDF instalado en el equipo, como Acrobat Reader, disponible en Adobe Systems.

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Guardar un archivo como PDF

• Access
• Excel
• OneNote
• PowerPoint
• Project
• Publisher
• Visio
• Word

Access (tablas e informes)

1. Abra la tabla o el informe que desea publicar como PDF.
2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en PDF o XPS.

3. En el campo Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el documento.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
• Si necesita una alta calidad de impresión en el documento, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
• Si el tamaño del archivo es más importante que la calidad de impresión, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
5. Haga clic en Opciones para definir la página que se va a imprimir, para indicar si se deben imprimir las marcas y seleccionar las opciones de impresión. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Publicar.

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Excel

Esta información también se aplica a Microsoft Excel Starter 2010.

 Nota    No se pueden guardar hojas de Power View como archivos PDF.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
   Para ver el cuadro de diálogo Guardar como en Excel 2013, deberá seleccionar una ubicación y una carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si aún no lo ha hecho.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
• Si desea abrir el archivo en el formato seleccionado después de guardarlo, active la casilla Abrir archivo tras publicación.
• Si necesita una alta calidad de impresión en el documento, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
• Si el tamaño del archivo es más importante que la calidad de impresión, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
5. Haga clic en Opciones para definir la página que se imprimirá, para indicar si se deben imprimir las marcas y seleccionar las opciones de impresión. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.

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OneNote

OneNote 2013

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Exportar
3. En Exportar actual, haga clic en la parte del bloc de notas que desee guardar como PDF.
4. En Seleccionar formato, haga clic en PDF (*.pdf) y luego en Exportar.
5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para el bloc de notas.
6. Haga clic en Guardar.

OneNote 2010

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como y, a continuación, haga clic en la opción que represente la parte del bloc de notas que desee guardar como PDF.
3. En Guardar sección como, haga clic en PDF (*.pdf) y, a continuación, en Guardar como.
4. En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para el bloc de notas.
5. Haga clic en Guardar.

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PowerPoint

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
   Para ver el cuadro de diálogo Guardar como en PowerPoint 2013, deberá seleccionar una ubicación y una carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si aún no lo ha hecho.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
• Si desea abrir el archivo en el formato seleccionado después de guardarlo, active la casilla Abrir archivo tras publicación.
• Si necesita una alta calidad de impresión en el documento, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
• Si el tamaño del archivo es más importante que la calidad de impresión, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
5. Haga clic en Opciones para definir la página que se imprimirá, para indicar si se deben imprimir las marcas y seleccionar las opciones de impresión. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.

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Project

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
   Para ver el cuadro de diálogo Guardar como en Project 2013, deberá seleccionar una ubicación y una carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si aún no lo ha hecho.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf) y, a continuación, haga clic en Guardar.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de exportación de documentos, seleccione un Intervalo de publicación, si desea Incluir información no imprimible y Compatible con ISO 19500-1 (solo PDF).

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Publisher

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
   Para ver el cuadro de diálogo Guardar como en Publisher 2013, deberá seleccionar una ubicación y una carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si aún no lo ha hecho.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
5. Si desea modificar la forma en que se optimiza el documento, haga clic en Cambiar.
• Para realizar cambios en la resolución de imagen y la información no imprimible, haga clic en Avanzadas.
• Haga clic en Opciones de impresión para realizar cambios en las opciones de impresión del documento.
• Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
6. Si desea abrir el archivo en el formato seleccionado después de guardarlo, active la casilla Abrir archivo tras publicación.
7. Haga clic en Guardar.

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Visio

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
   Para ver el cuadro de diálogo Guardar como en Visio 2013, deberá seleccionar una ubicación y una carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si aún no lo ha hecho.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
• Si desea abrir el archivo en el formato seleccionado después de guardarlo, active la casilla Abrir archivo tras publicación.
• Si necesita una alta calidad de impresión en el documento, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
• Si el tamaño del archivo es más importante que la calidad de impresión, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
5. Haga clic en Opciones para ara definir la página que se va a imprimir, para indicar si se deben imprimir las marcas y seleccionar las opciones de impresión. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.

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Word

Esta información también se aplica a Microsoft Word Starter 2010.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
   Para ver el cuadro de diálogo Guardar como en Word 2013, deberá seleccionar una ubicación y una carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si aún no lo ha hecho.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
• Si desea abrir el archivo en el formato seleccionado después de guardarlo, active la casilla Abrir archivo tras publicación.
• Si necesita una alta calidad de impresión en el documento, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
• Si el tamaño del archivo es más importante que la calidad de impresión, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).
5. Haga clic en Opciones para definir la página que se imprimirá, para indicar si se deben imprimir las marcas y seleccionar las opciones de impresión. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.

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Realizar cambios en un archivo PDF

Puesto que uno de los propósitos del formato PDF es impedir que se modifique el formato original de los archivos, no es posible convertir o guardar fácilmente un archivo PDF en otro formato de archivo si no tiene el archivo de origen.

Para cambiar el archivo PDF, realice uno de estos procedimientos:

• Abra el archivo de Office original en el programa de Office, incorpore los cambios y, a continuación guarde el archivo en formato PDF otra vez.
• Use una aplicación de otro fabricante, como Adobe Acrobat para PDF, o visite la Tienda Office para buscar otros productos de conversión. Después de comprar una solución de otros fabricantes, siga las instrucciones del proveedor para su instalación y uso.

 Nota   Los productos de otros fabricantes analizados en este artículo son fabricados por proveedores independientes de Microsoft; Microsoft no ofrece ninguna garantía, implícita ni de ningún otro tipo, con respecto al rendimiento o la confiabilidad de estos productos.

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