Crear y distribuir mensajes de correo electrónico combinados

• Haga clic en Utilizar documento actual.

A continuación, escriba el mensaje en la ventana del documento o espere a que el panel de tareas se lo indique en un paso posterior.

1. Haga clic en Empezar a partir de una plantilla.
2. Haga clic en Seleccionar plantilla.
3. En la ficha Combinar correspondencia del cuadro de diálogo Seleccionar plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

1. Haga clic en Empezar a partir de un documento existente.
2. En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.
3. Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
2. Haga clic en Elegir la carpeta de contactos.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta Lista de contactos, haga clic en la lista de contactos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Todos los contactos de la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

1. En Seleccionar los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente.
2. Haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, busque y haga clic en el origen de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.) que desee.

De manera predeterminada, Microsoft Word abre la carpeta Mis archivos de origen de datos.

4. Haga clic en Abrir.

Según el tipo de origen de datos seleccionado, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo solicitando información específica.

Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Excel con información sobre varias hojas de cálculo, deberá seleccionar la hoja de cálculo con la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar

Todos los elementos del origen de datos aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en Escribir una lista nueva.
2. Haga clic en Crear.
3. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información que desee incluir en la primera entrada en Incluir información de la dirección; por ejemplo, el cargo, nombres y direcciones. No es preciso rellenar todos los campos.
4. Para finalizar la primera entrada y pasar a la siguiente, haga clic en Nueva entrada.
5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya agregado todas las entradas de dirección que desee y, a continuación, haga clic en Cerrar.
6. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo y seleccione la carpeta en la que desee guardar la lista.

De manera predeterminada, la lista se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Se recomienda mantener la lista de direcciones en esta carpeta ya que también es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Word busca los orígenes de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.). De modo que si desea utilizar esta lista de direcciones en una combinación de correspondencia posterior, no deberá desplazarse por varios archivos y carpetas para buscarla.

7. Haga clic en Guardar.

Todos los elementos de la nueva lista aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

1. Siga uno de estos procedimientos:

Utilizar las casillas de verificación para designar los destinatarios

Ordenar los elementos de la lista

Filtrar los elementos de la lista

1. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinar correspondencia. Microsoft Word utilizará los destinatarios que haya designado para la combinación.

Sugerencias

1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo (campo: conjunto de códigos que indican a Microsoft Word que inserte texto, gráficos, números de página y otro material en un documento automáticamente. Por ejemplo, el campo DATE inserta la fecha actual.).
2. Inserte uno de estos elementos:

Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

Línea de saludo

Otros campos de información

1. Repita los pasos 1 y 2 para todos los campos que desee insertar.

 Notas 

• No puede escribir los caracteres de los campos combinados (« ») manualmente ni utilizar el comando Símbolo del menú Insertar. Debe utilizar el panel de tareas Combinar correspondencia.
• Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra códigos de campo (código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá la información especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de resultados de los campos (resultados de campo: texto o gráfico que se inserta en un documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los códigos de campo, los resultados de campo sustituirán a los códigos de campo.). Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo del menú contextual.

Para dar formato a los datos combinados, debe dar formato a los campos de combinación (campo de combinación: marcador de posición que se inserta en el documento principal. Por ejemplo, puede insertarse el campo de combinación <Ciudad> para que Word inserte un nombre de ciudad, como "París", que se almacena en el campo de datos Ciudad.) del documento principal. No aplique formato a los datos del origen de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.), ya que este formato se perderá cuando combine los datos en el documento.

1. En el documento principal, seleccione el campo que contenga la información a la que desee aplicar formato, incluyendo los caracteres de campo de combinación (« »).
2. En el menú Formato, haga clic en Fuente y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

Dar formato mediante los códigos de campo

Para agregar documentos adjuntos u otro tipo de información, haga clic en Archivo del menú Insertar y, a continuación, busque y seleccione el elemento que desee adjuntar. Haga clic en la flecha junto a Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar como vínculo. Microsoft Word inserta el contenido del elemento especificado.

1. En el cuadro Para, compruebe que se muestre Email_Address o el equivalente. De este modo, queda asegurado que Microsoft Word combina las direcciones de correo electrónico en la línea Para de los mensajes y ninguna otra información de campo de combinación.
2. En el cuadro Asunto, escriba la línea de asunto que desee utilizar para todos los mensajes.
3. En el cuadro Formato de correo, seleccione el formato de correo que desee utilizar.
4. En Enviar registros, seleccione los registros que desee combinar.