Crear e imprimir sobres para una distribución masiva

Si desea utilizar sobres para realizar envíos masivos de correo a su lista de direcciones, puede utilizar la combinación de correspondencia para crear un lote de sobres. Cada uno de los sobres contiene una dirección de su lista.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

  1. Configurar el sobre. El diseño de los sobres se configura una sola vez para todos los sobres de la combinación de correspondencia. En una combinación de correspondencia, el documento utilizado para hacer esta operación se denomina documento principal. En el documento principal de sobres también puede configurar cualquier contenido que desee repetir en cada uno de ellos, como un remite, el logotipo de la organización o texto marcador de posición.
  2. Conectar los sobres con su lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que utiliza Microsoft Office Word en la combinación de correspondencia. Se trata de un archivo que contiene las direcciones que se deben imprimir en los sobres.
  3. Acotar la lista de destinatarios. Word genera un sobre para cada dirección contenida en la lista de correo. Si desea generar sobres sólo para determinadas direcciones de la lista de correo, puede elegir qué direcciones o registros se deben incluir.
  4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los sobres. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en la lista de direcciones.
  5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada sobre antes de imprimirlo o de enviar todo el conjunto de sobres.

Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

 Sugerencia   También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas (panel de tareas: ventana de un programa de Office que proporciona los comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizarlos mientras trabaja en los archivos.) Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En el paso 1 del proceso, bajo Seleccione el tipo de documento, haga clic en Sobres.

Imagen de la cinta de opciones de Word

Configurar el sobre

Si desea incluir un remite en los sobres, puede configurarlo antes de empezar a trabajar en el documento principal de sobres. También es aconsejable imprimir unos cuantos sobres de prueba para comprobar que las opciones de impresión son correctas para la impresora.

Configurar un remite

  1. Inicie Word.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
  1. Haga clic en Avanzadas.
  2. Desplácese hacia abajo y, en General, escriba la dirección de remite en el cuadro Dirección.

Word almacena la dirección para que pueda utilizarla siempre que desee insertar el remite en un documento.

  1. Haga clic en Aceptar.

Comprobar las opciones de impresión

Antes de enviar a la impresora un lote de sobres incorrecto, puede comprobar que las opciones de la impresora están bien configuradas.

  1. En el grupo Crear de la ficha Correspondencia, haga clic en Sobres.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Haga clic en Opciones y después en la ficha Opciones de sobre.
  2. En el cuadro Tamaño de sobre, haga clic en la opción correspondiente al tamaño de sus sobres.

Si ninguna de las opciones corresponde al tamaño de sus sobres, desplácese hasta el final de la lista, haga clic en Tamaño personal y, a continuación, escriba las dimensiones de los sobres en los cuadros Ancho y Alto.

  1. Haga clic en la ficha Opciones de impresión.

El controlador de la impresora envía a Word la información de en qué posición deben cargarse los sobres en la impresora. Esta información se muestra en la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre.


Ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre

Llamada 1 El método de alimentación determina la posición del sobre (a la derecha, centrado, a la izquierda) y si se introduce en la impresora por el borde largo o por el corto.
Llamada 2 El sobre puede estar orientado boca arriba o boca abajo. La cara del sobre es el lado sobre el que se imprime la dirección del destinatario.
Llamada 3 Si el sobre se introduce con el borde corto en primer lugar, es posible que sea necesario girar el sobre para evitar que el texto aparezca invertido en la cara del sobre.

El sobre de la ilustración siguiente está colocado en el lado derecho, boca abajo, con la solapa en la parte superior e introduciendo el sobre en la impresora con el lado corto primero, de acuerdo con la configuración indicada en el cuadro de diálogo mostrado más arriba.

Impresora en la que se está introduciendo un sobre

Las imágenes anteriores se han tomado de la sección Curso de Microsoft Office Online.

  1. Cargue el sobre como se indica en el cuadro de diálogo.
  2. Haga clic en Aceptar.
  3. Escriba texto de prueba en el cuadro Dirección y haga clic en Imprimir para imprimir el sobre.
  4. Compruebe que el sobre se imprime correctamente.
  5. Si la impresión del sobre no es correcta, siga uno de estos procedimientos:
    • Consulte la documentación de la impresora, si dispone de ella, para averiguar cómo se deben cargar los sobres.
    • Actualice el controlador de la impresora.
    • Vuelva a la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre y ajuste las opciones de impresión. Imprima el sobre de nuevo. Repita este proceso hasta encontrar una configuración de opciones de impresión que produzca los resultados deseados.
  6. Cuando imprima el sobre de prueba correctamente, anote los valores usados en la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre, de forma que pueda reproducirlos después, durante la combinación de correspondencia.

Trabajar en el documento principal de sobre

  1. Inicie Word.

De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

  1. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Haga clic en Sobres.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de sobre, haga clic en la ficha Opciones de sobre y, a continuación, en el cuadro Tamaño de sobre, haga clic en la opción que corresponda al tamaño de los sobres que se van a utilizar.

Si ninguna de las opciones corresponde al tamaño de sus sobres, desplácese hasta el final de la lista, haga clic en Tamaño personal y, a continuación, escriba las dimensiones de los sobres en los cuadros Ancho y Alto.

  1. Realice los ajustes de formato que desee en las secciones Dirección y Remite. En la sección Vista previa del cuadro de diálogo puede ver el resultado de los ajustes de diseño.
  2. Si la comprobación de la configuración de impresión muestra que es necesario realizar ajustes en los valores, haga clic en la ficha Opciones de impresión y efectúe los ajustes necesarios.
  3. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Word crea un documento en el que la página tiene el tamaño del sobre con las dimensiones especificadas. Si tiene configurado un remite en Word, el remite aparece en un marco de la página. En otro marco en blanco se incluirá la dirección de destino. Para ver los límites del marco, haga clic en el cuerpo del sobre donde espera que aparezca la dirección de destino.

Reanudar una combinación de correspondencia

Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.

  1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.

Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.

  1. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en . Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.

Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.

  1. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

Volver al principio Volver al principio

Conectar los sobres con su lista de direcciones

Para combinar información en los sobres, debe conectar los sobres a la lista de direcciones, que también se denomina origen de datos o archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

Elegir un archivo de datos

  1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si desea utilizar su lista Contactos de Microsoft Office Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

MostrarSugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Office Outlook

Establecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algún problema. A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:

No encuentro la carpeta Contactos de Outlook

Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico en Microsoft Office Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.

Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico

  1. En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades en el menú contextual.
    Propiedades de un contacto en Outlook
  3. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.

Volver a las sugerencias de Outlook

Cambiar el perfil de usuario de Outlook

Un perfil de usuario de Microsoft Office Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones. Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para diferentes usos, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible.

Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.

Si no se le pide que elija un perfil y sabe que tiene más de uno, quizás desee configurar Outlook de manera que sí se le pida. A continuación se explica cómo:

  1. Salga de Outlook.
  2. En el Panel de control, cambie a Vista clásica y después haga clic en Correo.
  3. Haga clic en Mostrar perfiles.
  4. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.


Volver a las sugerencias de Outlook

Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas

Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice:

"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Office Outlook y establézcalo como el cliente predeterminado".

Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga este procedimiento:

  1. Salga de Word.
  2. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas.
  3. En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar.

Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.


Volver a las sugerencias de Outlook

No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas

Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje que dice lo siguiente:

"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde".

Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje.

Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia desde dentro de Microsoft Office Outlook.

Volver a las sugerencias de Outlook

Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos

No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinación de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Microsoft Outlook Express a un archivo de texto .csv y después conecte con dicho archivo.

Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express

  1. Inicie Outlook Express.
  2. En el menú Archivo, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.
  3. En el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar.
  4. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuación, haga clic en Examinar.
  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación.
  6. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desea exportar y haga clic en Finalizar.

 Nota   Cuando decida qué campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o etiquetas que desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte esos campos.

  1. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación, haga clic en Aceptar.
  2. Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express.

Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y llegue al paso de conexión con un archivo de datos, elija la opción Utilizar una lista existente y desplácese para buscar el archivo .csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carácter usado para separar unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y, a continuación, en Aceptar.


Volver a las sugerencias de Outlook

  • Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En el caso de Office Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Office Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:

MostrarSugerencias para aplicar formato a los datos en Office Excel

Si su archivo de datos es una hoja de cálculo de Office Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o códigos postales, puede conservar el formato numérico de los datos utilizando Intercambio dinámico de datos (DDE) para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un código postal de cinco dígitos de 07865 contenido en el archivo de datos no se muestra como el número 7865 (sin el cero a la izquierda).

Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
  1. Haga clic en Avanzadas.
  2. Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Con el documento principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.
  5. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
  6. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.

 Nota   Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar todo.

  1. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clic en Aceptar.

 Nota   Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la casilla de verificación Confirmar conversiones al abrir después de establecer la conexión con la hoja de cálculo.

  • Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.

 Nota   Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Office Word 2007 de forma independiente), también puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).

Volver al principio Volver al principio

Acotar la lista de destinatarios

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en los sobres la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos.

Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
    • Seleccionar registros individuales    Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.

  • Ordenar registros    Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).

Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por orden numérico.

  • Filtrar registros    Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir o excluir registros.

Para filtrar los registros, siga este procedimiento:

  1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
  2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro.

Por ejemplo, para generar sobres únicamente para las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.

  1. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y elija más criterios.

Por ejemplo, para generar sobres sólo para las empresas de Munich, puede filtrar los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.

 Nota   Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

Volver al principio Volver al principio

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los sobres

Después de conectar los sobres con la lista de direcciones, estará en condiciones de agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerán las direcciones en cada sobre. También puede agregar el contenido que desea que se repita en todos los sobres, como una imagen o el remite.

Los marcadores de posición de las direcciones se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que elija.


Archivo de datos con columnas (categorías) y filas (registros)

Llamada 1 Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados a los sobres son marcadores de posición para estas categorías.
Llamada 2 Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera un sobre por cada registro.

Colocando un campo en el sobre inicial que haya configurado (documento principal del sobre), indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

Campos insertados en un sobre

 Nota   Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal del sobre, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los sobres finales. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal del sobre.

Qué ocurre al realizar la combinación

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear el primer sobre. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente.

Combinar en el sobre la información del archivo de datos

Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al sobre como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar los sobres. Por ejemplo, suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal del sobre antes de ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en los sobres.

Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal del sobre de esta manera:

«Nombre» «Apellidos»

«Dirección»

«Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia»

Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.

Elementos del campo Bloque de direcciones

Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra). En el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".

Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos

Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Imagen de la cinta de opciones de Word

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Los elementos de la dirección se enumeran a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos se indican en el lado derecho.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el sobre de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Escribir el contenido y agregar los campos

Puede agregar el texto de marcador de posición y las imágenes al sobre inicial que configure (su documento principal de sobre). Estos elementos aparecen igual en todos los sobres de la combinación. Por ejemplo, puede incluir el logotipo de la empresa o el remite, si no ha configurado ya un remite reutilizable en Word.

Agregar el contenido

  1. Sitúe el cursor en el punto donde desea insertar el contenido.
  2. Para agregar un remite si no ha configurado ya uno en Word, haga clic en el área de remite del sobre. Aparecen los límites de un marco. Escriba el remite dentro de ese marco.
  3. Para agregar una imagen, haga clic en el remite o en el área de la dirección de destino del sobre, o bien, haga doble clic fuera de las áreas de dirección. A continuación, en la ficha Insertar, dentro del grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen. Busque la imagen y haga doble clic en ella. Si es necesario cambiar el tamaño de la imagen, selecciónela y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra el controlador de tamaño de una esquina. De esta manera se mantiene la relación entre alto y ancho. Para situar la imagen, haga clic en ella con el botón secundario del mouse, elija Ajuste del texto en el menú contextual y, por último, haga clic en cualquiera de las opciones de ajuste, excepto en En línea con el texto.

Agregar los campos

  1. En el sobre inicial configurado (el documento principal del sobre), haga clic en el área de la dirección de destino.

Aparecen los bordes de un marco.

  1. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Agregue una de estas opciones:

MostrarBloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

  1. Haga clic en Bloque de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

MostrarCampos individuales

Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal del sobre, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo.

Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:

  1. En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar campo de combinación.
  1. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
    • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
    • Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
  2. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
  3. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
  4. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha que aparece junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

 Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

MostrarCampos personalizados de los contactos de Office Outlook

La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde dentro de Microsoft Office Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se inicia Word automáticamente y puede completar la combinación.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados

  1. En los Contactos de Outlook, en el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos en el menú contextual.
  3. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta.
  4. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.
    Arrastrar un campo personalizado desde el Selector de campos hasta una vista de la carpeta de contactos

 Nota   Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.

  1. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos.
  2. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna.

Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook

  1. En Contactos de Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
  2. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
  3. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
  4. Si seleccionó contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
  5. Si configuró la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estén disponibles en la combinación de correspondencia.
  6. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.
  7. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma.
  8. Seleccione Sobres.
  9. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento principal del sobre.

 Notas 

Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado.

Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.

Volver al principio Volver al principio

Obtener una vista previa de la combinación y finalizarla.

Una vez agregados los campos al sobre inicial que haya configurado (el documento principal del sobre), estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación de correspondencia. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia.

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los sobres y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación de correspondencia.

Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

Imagen de la cinta de opciones de Word

  • Haga clic en Vista previa de resultados.
  • Hojee cada sobre haciendo clic en los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
  • Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.

 Nota   Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Imagen de la cinta de opciones de Word

Finalizar la combinación

Puede imprimir los sobres o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los sobres o sólo un subconjunto de ellos.

Imprimir los sobres

  1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Imprimir documentos.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Decida si desea imprimir todo el conjunto de sobres, sólo el sobre que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los sobres, que se especifica mediante los números de registro.

Cambiar sobres individuales

  1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Editar documentos individuales.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Decida si desea editar todo el conjunto de sobres, sólo el sobre que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los sobres, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada sobre.

Guardar el documento principal del sobre

Recuerde que los sobres que guarde son independientes del sobre inicial que configuró (el documento principal del sobre). Es conveniente guardar el propio documento principal del sobre si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal del sobre, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal del sobre, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal del sobre.

  • Si hace clic en , se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.
  • Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal del sobre y el archivo de datos. El documento principal del sobre se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

Volver al principio Volver al principio

 
 
Corresponde a:
Word 2007